Projektmanagement im Schulalltag

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1 Projektmanagement im Schulalltag Dillingen, 29./ Johannes Laws-Hofmann AOK Bayern - Die Gesundheitskasse

2 Die gute gesunde Schule Ein Projekt? Komplexität Einmaligkeit Risiken klare Zielsetzung Projekt Neuartigkeit Termin Interdisziplinärität begrenzte Ressourcen Methoden des Projektmanagements werden im Schulentwicklungsprozess angewendet! 1

3 Bausteine und Schritte Prozessschleife der Schulprogrammentwicklung Übersicht Fortschreibung Wirkungsmessung Einstieg Vorhaben planen und umsetzen Schulentwicklung (SE) Programm- und Projektmanagement in der ggs Steuergruppe bilden Bestandsaufnahme durchführen Entwicklungsziele definieren optional: Leitbild entwickeln Daueraufgabe: Projektkommunikation 2

4 In welcher Phase befindet sich Ihre Schule aktuell? 1. wilde Begeisterung 2. Ernüchterung 3. Frustration 4. Konfusion 5. Suche nach den Schuldigen 6. Suche nach den Unschuldigen 7. Beförderung der Unbeteiligten 8. Gras über die Sache wachsen lassen 3

5 Steuergruppe bilden Es ist das Planungs- und Steuerungsgremium für den Programmprozess Analysen Maßnahmen Erfolgskontrolle Schulleitung Lehrer Schüler Eltern AOK 4

6 Der Einstieg erfolgt bewusst! klare Entscheidung für das Projekt Analyse der bisherigen Situation Verteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten Rolle, Funktion und Aufgaben von Personen und Gremien klären Transparenz des Informationsflusses gewährleisten Klare Absprachen treffen Verständigung über Grundsätze und Schwerpunkte der Projektarbeit herbeiführen Ressourcen erkennen, abklären und gezielt und planend einsetzen Prozess in Teilschritte untergliedern 5

7 Das Projektumfeld beeinflusst das Projekt und wird seinerseits vom Projekt beeinflusst Partner Schulverwaltung Projektteam Bildungs- Politik Lieferanten andere Projekte betroffene Fachbereiche Schulleitung Projekt Internes Umfeld externes Umfeld Schüler Elternbeirat Eltern Umfeldanalyse: Identifikation und Analyse der wichtigsten Einflussbereiche auf das Projekt 6

8 Identifikation der Beteiligten (Stakeholder) und deren Sichtweisen Person oder Personengruppe, die... aktiv am Projekt beteiligt am Projekterfolg/-nutzen interessiert den Projektverlauf oder das Projektergebnis beeinflussen kann oder vom Projektergebnis betroffen ist Ziel: Potentielle Widerstände geistig vorwegnehmen Akzeptanz für das Projekt Stake: Anspruch, Interesse, Erwartung oder Forderung 7

9 Stakeholdermanagement Ermittlung der Anforderungen und Erwartungen der Stakeholder. Berücksichtigung dieser Anforderungen bei der Projektplanung und -durchführung. Aktive und proaktive Betreuung der Betroffenen, insbesondere der einflussstarken Entscheider. Die Analyse ist immer eine Momentaufnahme. Sie sollte in sinnvollen Abständen wiederholt werden. Gibt es neue Interessensgruppen? Haben sich bisherige Positionen wesentlich verändert? Waren die durchgeführten Maßnahmen erfolgreich? Sind neue Maßnahmen zu veranlassen? 8

10 Ableitung von Maßnahmen für die priorisierten Stakeholder - Maßnahmen zur Verringerung der Widerstände (Ängste) Pro-kontra-Argumente herausarbeiten Botschaften für Zielgruppen erarbeiten Vertrauensbasis schaffen ehrliche und klare Kommunikation evtl. Partizipation in der Projektarbeit + Maßnahmen zur Stärkung der Förderung lückenlose Information der Förderer persönlichen Draht aufbauen Einbeziehung von Meinungsbildnern und Multiplikatoren 9

11 Entwicklungsziele definieren nach dem SMART-Prinzip Todsünde im Projektmanagement: Unklares oder unzureichend definiertes Projektziel Projektleitung ist verantwortlich für klare Ziele Definition der Ziele ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für das Gelingen eines Projektes 10

12 Projektstrukturplan (PSP) Eine Orientierungshilfe PSP bieten Orientierung in komplexen Projekten Ziele des PSP: Systematische Strukturierung und übersichtliche Darstellung des Projektinhalts Erfassen aller Aktivitäten des Projektes (Arbeitspakete) Erkennen der Schwerpunktaufgaben Zuordnung der Arbeitspakete/Aufgaben zu Personen Entwicklung: TOP DOWN oder BOTTOM UP 11

13 Projektstrukturplan ein Beispiel Bewegter Pausenhof Arbeitspakete Finanzen Ausstattung Beteiligte Fördermittel fest instal. Geräte Lehrer Aufgaben Sponsoren bewegliche Geräte Eltern

14 Meilensteine wichtige Schritte auf dem Weg zum Erfolg Um Projekte überschaubar und steuerbar zu gestalten, werden Meilensteine gesetzt Meilensteine sind wesentliche Projektergebnisse oder Zwischenprodukte,die zu bestimmten (Meilenstein-)Terminen vorliegen müssen Beispiel: Meilensteinplan : Grobkonzept abgeschlossen : Projektstrukturplan erstellt : Teilprojekt ausgewählt : Teilprojekt durchgeführt : Bilanzierung erfolgt, Erfahrungen in Konzept eingearbeitet : allgemeine Umsetzung : Abschluss 13

15 Kommunikationsmanagement Grundregeln der Kommunikation (nach Paul Watzlawick) Man kann nicht nicht kommunizieren Jede Kommunikation hat einen Inhaltsund einen Beziehungsaspekt. Der Beziehungsaspekt bestimmt den Inhaltsaspekt. Wenn zwei Personen sprechen oder handeln, so bedingt das Verhalten der einen Person das Verhalten der anderen. Dabei erleben beide oft das Verhalten des anderen als Ursache des eigenen Verhaltens. Es ist nicht so wichtig, was A sagt, sondern wie es bei B ankommt Kommunikation findet durch Sprache und Körpersprache statt. Nicht nur das gesprochene Wort, sondern auch die nonverbalen Äußerungen teilen etwas mit. 14

16 Kommunikationskonzept: Die fünf W s Wen Zielgruppen Was Inhalte Wie Medien Wer Verantwortlich Wann Termine 15

17 Kommunikationsplan Wann? Was? Wer? Wie? Wen? Projektbeginn Projektinhalte Steuergremium Projektverantwortliche z. B. Persönlich Intranet Projektzeitung Elternsprechtag z. B. Ganze Schule, Eltern Im Projektverlauf Zwischenergebnisse Projektverantwortliche z. B. Persönlich Plakate Projektzeitung z. B. Ganze Schule, Eltern Projektende Ergebnisse Steuergremium Projektverantwortliche z. B. Persönlich Intranet Presse z. B. Ganze Schule, Eltern Schulträger Projektkommunikation ist ein kritischer Erfolgsfaktor! 16

18 Ziele der Projektkommunikation Akzeptanz für das Projekt wird geschaffen Vertrauensbasis für störungsfreies Arbeiten Optimale Unterstützung für das Projekt Spannungen und Konflikte werden proaktiv vermieden (Gerüchteküche etc. ) Wertigkeit/Bedeutung des Projektes wird gesteigert Motivation der Projektmitarbeiter wird erhöht Motto: Tue Gutes und rede darüber 17

19 Kommunikation zum Projektstart Projektname Einprägsamen Namen fürs Projekt finden Projektlogo Projektname und Logo in allen schriftlichen bzw. visuellen Medien verwenden Unterstützer im Lehrerkollegium und bei den Eltern gewinnen Projekt gezielt öffentlich bekannt machen Intranet Schüler-/Schulzeitung Informationsblatt oder Broschüre über das Projekt Informationspolitik mit dem Projektteam festlegen! Wer darf Informationen nach außen geben? Unstimmigkeiten und Konflikte werden im Team geregelt 18

20 Wirkungsmessung und Projektabschluss bezogen auf: die Zielerreichung (auch der Teilziele) den Zeitplan die Kosten die Qualität das Arbeitsklima die Informationspolitik Voraussetzung: Ziele smart formuliert Meilensteine erfolgreich geeignete Instrumente zur Bewertung - Auswertung objektiver Daten - Auswertung subjektiver Daten Projektdokumentation Feedback-Management Projektabschluss 19