INVENTORY360. Migrationshandbuch (Release 2.1) EntekSystems GmbH V

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1 INVENTORY360 Migrationshandbuch (Release 2.1) V EntekSystems GmbH EntekSystems GmbH Großmannstraße Haibach Amtsgericht Aschaffenburg HRB 13797

2 Inhaltsverzeichnis 1 Migrationshinweise Vorbereitung Geprüfte Tools Migration Backup Vorlagen Datenstruktur Erzeugung der Importdaten Besonderheit bei Excel Prüfung der Importdaten Importreihenfolge Importergebnis Prüfung des Imports Backup Aufbau Datenstruktur und Pflichtfelder Formulare Updates Hotline und Support Abbildungsverzeichnis

3 1 Migrationshinweise Das Programm selbst bedarf keiner stetigen Administration und Pflege. Sie sollten am Anfang die Grundeinstellungen vornehmen um einen Import gewährleisten zu können. 2 Vorbereitung Zu den Vorbereitungen gehören prinzipiell die nachfolgenden Kapitel: - Systempflege / Customized Fields - Backup(s) - Vorlagen - Konsistenter Datenbestand - Freigegeben Tools 3 Geprüfte Tools Folgende Tools sind geprüft und freigegeben: Microsoft Office 2010 (Office 365 wird aktuell zur Freigabe geprüft) Libre Office ( Notepad++ Die Grundvoraussetzung für die Tools besteht in dem Exportformat (csv mit Semikolon und Anführungsstrichen) sowie die Formatierung als UTF-8 Datei und ggf. die Ausführung der Konvertierungsmakros. Alternativ, wenn diese Bedingungen gegeben sind können auch andere Tools verwendet werden. 4 Migration Einleitend zur Migration empfehlen wir Ihnen sich Punktgenau an die Kapitel und Abläufe zu halten. Sie haben jeweils die Möglichkeit das komplette System in einem Zug zu migrieren oder die Bereiche einzeln nach einander zu importieren. 4.1 Backup Wir empfehlen hier jeweils davor ein Backup über die interne Backupfunktion sowie über die virtuelle Plattform, bspw. als Snapshot zu erstellen. (Siehe Punkt 5 Backup). 4.2 Vorlagen Im Admin-Bereich finden Sie unter dem Menüpunkt Migration finden Sie die von uns vorbereiteten Vorlagen zur Migration. Diese bitte ausschließlich mit den freigegeben Tools öffnen und bearbeiten. 2

4 Abbildung 1 Vorlagen zur Migration 4.3 Datenstruktur Nun sollten Sie die Ihre Datenstruktur im System und auch in den Formularen prüfen und ggf. um die Custom Fields erweitern. Bitte beachten Sie ebenfalls die Groß- /Kleinschreibung. Diese muss stimmig sein! Details finden Sie im Punkt 7 Formulare Zudem müssen die Pflichtfelder im Inventory360, ebenso die Custom Fields vor der Migration bereits erstellt werden, bzw. sein. Auch hier gilt die 4.4 Erzeugung der Importdaten Nach dem Befüllen der Excel Tabellen können Sie über den Exportbutton die CSV-Datei erstellen. Auch hier bitte beachten, diese nicht anschließend mit Excel zu öffnen und editiert zu speichern. Wir empfehlen hier Notepad++ oder einen anderen CSV-Editor. Bitte hier explizit die nötige Formatierung beachten: - Datum JJJJ-MM-TT - Zahl Komma für Währungen verwenden - Text In Excel auch Text und nicht Standard wählen - Bool / Zahl Hier steht ein Wert von 0 für nein und 1 für ja Nach Abschluss aller Eingaben in die Excel Vorlage, bitte über Export die CSV-Datei erstellen. Diese Datei darf anschließend nur noch mit einem CSV Editor (bspw. Notepad++) im UTF-8 Format editiert werden. 3

5 Abbildung 2 Export CSV-Datei 4.5 Besonderheit bei Excel Bei Excel werden bspw. Werte wie Inventarnummern welche mit 0 beginnen abgeschnitten, wir empfehlen hier ein Hochkomma davor zusetzten. 4.6 Prüfung der Importdaten Vor der Einspielung sollten die erstellente Daten in einem CSV Editor wie Notepad++ geöffnet und auf gewisse Merkmale geprüft( siehe Screenshot) sein. Folgende Merkmale sind in der CSV wichtig: Anführungsstriche Semikolon UTF-8 Abbildung 3 Importdatenprüfung - korrekt 4

6 Die CSV Dateien sollten nur mit einem entsprechenden CSV Editor wie dem kostenfreien Tool Notepad++ bearbeitet werden. Zudem dürfen in der CSV nicht mehr als eine Leerzeile enthalten sein. Diese werfen jedoch nur ereignislose Fehler auf. Abbildung 4 Importdatenprüfung fehlerhaft 4.7 Importreihenfolge Ein kompletter Import aller Assets mit den dazugehörigen Daten möglich, jedoch zeigt die Praxis in der Regel einen mehrstufigen Import als gängigste Verfahrensweise. IMPORTREIHENFOLGE 0. Schlüsseltabellen füllen (Gesellschaft, Standort, Abteilung, Projekt, Customized Fields) 1. Benutzer 2. Material / Lagerwirtschaft 3. Bestellungen 4. Verträge 5. Leasingverträge 6. Telefonverträge 7. SIM Karten 8. Hardware 9. Software 9.1 Software-Benutzer (Zuordnungen) 9.2 Software-Hardware (Zuordnungen) 10. Lizenzen 10.1 Lizenz-Benutzer (Zuordnungen) 10.2 Lizenz-Hardware (Zuordnungen) 11. Fahrzeuge 12. Parkplätze 13. Tankkarten 14. Mitarbeiter / Employees (aus Personalbereich) Diese Reihenfolge muss zwingend eingehalten werden, bzw. auch bei nur teilweiser Migration können Bereiche ausgelassen werden. Abhängigkeiten zwischen den Bereichen müssen jedoch beachtet werden. 5

7 4.8 Importergebnis Nach dem kompletten oder einzelnen Import erhalten Sie direkt eine Erfolgsmeldung oder Fehlerinformation. Bei Fehlern sind im Normalfall Standardfelder wie bspw. Betriebssysteme oder Gesellschaften fehlerhaft oder fehlen komplett. Bspw. Vergessenes Custom Field Abbildung 5 Fehlerhafte Migration / Log Im Folgenden Beispiel sehen Sie eine erfolgreiche Migration ohne Fehler. Abbildung 6 Erfolgreiche Migration / Log 6

8 4.9 Prüfung des Imports Über die Abschlussmeldung erhalten Sie direkt einen Status zum Import. Bei einer fehlerhaften Migration empfehlen wir Ihnen eine Wiederherstellung des Backups, Kontrolle / Sichtprüfung der Daten auf Basis der Hinweise und Korrektur. Gerne stehen wir Ihnen hier unter support@enteksystems.de zur Verfügung. 5 Backup Der Punkt Backup wird hier regelmäßig erwähnt und verdient daher auch ein eigenes Kapitel. Bitte beachten Sie vor Imports oder grundlegenden Änderungen stets ein Backup zu erstellen, zudem raten wir als weitere Sicherung parallel ein Backup über Ihre virtuelle Plattform eine separate Sicherung zu erstellen. Bspw. Snapshot bei VM Ware. Abbildung 7 Dashboard Adminbereich / Backup Nach der manuellen Sicherung finden Sie die vorhandenen Backups und können diesen Stand über einen Klick auf Wiederherstellen zurückspielen. Nach dem Durchlauf des Wiederherstellungsstatus können Sie Ihre Tätigkeit fortführen. Abbildung 8 Wiederherstellung Backup 7

9 6 Aufbau Datenstruktur und Pflichtfelder Abbildung 9 Datenstruktur 7 Formulare Über Ihren Wartungsvertrag erhalten Sie neue Updates oder Programmerweiterungen. 8 Updates Über Ihren Wartungsvertrag erhalten Sie neue Updates oder Programmerweiterungen. Diese werden je nach Betreibermodell automatisiert (Info vorab per Mail) installiert oder bei On Premise in Ihrem Inventory360 zur Ausführung bereitgestellt. Diese haben keinen Einfluss auf Migrationsdaten oder Customized Fields. 9 Hotline und Support Eine Mailadresse sowie ggf. eine Hotline Nummer wird Ihnen je nach Support-Level direkt zur Verfügung gestellt. Generell erhalten Sie unter support@enteksystems.de in einem kurzen Zeitraum eine erste Reaktion. Bitte beachten Sie hier Ihre persönliche Software Assurance. Gerne unterstützten wir Sie bei der Migration oder führen diese für Sie durch. Bitte beachten Sie jedoch dieses müsste separat angeboten und beauftragt werden. Bitte stellen Sie in der Supportmail Beispieldaten (xlsm und csv) und Log als Screenshots mit bereit. 8

10 10 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 Vorlagen zur Migration... 3 Abbildung 2 Export CSV-Datei... 4 Abbildung 3 Importdatenprüfung - korrekt... 4 Abbildung 4 Importdatenprüfung fehlerhaft... 5 Abbildung 5 Fehlerhafte Migration / Log... 6 Abbildung 6 Erfolgreiche Migration / Log... 6 Abbildung 7 Dashboard Adminbereich / Backup... 7 Abbildung 8 Wiederherstellung Backup... 7 Abbildung 9 Datenstruktur... 8 Vielen Dank! Solutions made in Germany - empowering Innovation Tel: info@enteksystems.de EntekSystems GmbH Großmannstraße Haibach Amtsgericht Aschaffenburg HRB Geschäftsführer: Michael Kostka Copyright 2017 EntekSystems GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Alle anderen genannten Produkt- und Unternehmensnamen sind Marken oder eingetragene Marken ihres jeweiligen Inhabers. 9