ProcurePASS. Procurement - Partner Assured Sourcing Solution

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1 ProcurePASS Procurement - Partner Assured Sourcing Solution 1

2 Es besteht eine immense Nachfrage von Kunden, die mit nachhaltigen Supply Chain Partnern zusammenarbeiten möchten. ProcurePASS unterstützt die Unternehmen unserer Kunden, indem es die Effizienz ihrer Lieferkette steigert und Schwachstellen verringert. Es reduziert Reputations-, Finanz-, und Regulierungsrisiken, die aus dem Verstoß gegen gesetzliche Vorschriften in Verbindung mit Beschaffungs- oder Auslagerungsmaßnahmen in den von ihnen betriebenen Bereichen resultieren. MARTIN GAARN THOMSEN ISS Group COO 2

3 Die zwei wichtigsten Leistungsversprechen, die wir unseren Kunden geben sind Markenschutz und Risikokontrolle. Das bedeutet für ISS, dass wir uns um das Unternehmen unseres Kunden so kümmern, als wäre es unser Eigenes. Wir sind uns unseren wachsenden Kundenanforderungen und gesetzlichen Anforderungen sehr bewusst, was der Grund für das Erfassen eines breiten Datenspektrums ist. ISS hat sich mit Achilles, einem der weltweit größten Dienstleister für Supply-Chain- Risikomanagement Lösungen zusammengetan, um eine neue globale Registrierungs- und Absicherungslösung für Lieferanten einzuführen. Sie nennt sich ISS-ProcurePASS (kurz für Procurement - Partner Assured Sourcing Solution) und unterstützt die leistungsfähige und risikoreduzierte Erbringung unserer Dienstleistungen. WARUM PROCUREPASS: ProcurePASS hilft ISS dabei, eine globale Datenbank über aktuelle und bestätigte Lieferantendaten zu verwalten, um Supply Chain und Beschaffungsentscheidungen zu unterstützen. Sie unterstützt eine objektive und effiziente Lieferantenbewertung mithilfe einer globalen Plattform, die für alle Lieferanten fair und transparent ist. Sie macht unseren Supply Chain und Beschaffungsprozess leistungsfähiger, wodurch sowohl unsere Teams, als auch unsere Lieferanten Zeit sparen. Sie hilft unseren Lieferanten dabei, bewährte Verfahren der Branche zu übernehmen, indem sie ihnen ermöglicht die notwendigen Standards nachzuvollziehen. Sie bietet den Nachweis an unsere Kunden, dass wir nachhaltige Geschäftslösungen anwenden um Neugeschäft zu gewinnen. 3

4 ProcurePASS VORTEILE: Bescheinigt Ihren Konformitätsstatus und weist nachhaltige Geschäftspraktiken nach, um Ihre Geschäftsbeziehung mit ISS zu stärken und zu sichern. Spart Zeit und Mühe, da die Daten an ausschließlich einem Ort, sichtbar für alle Beteiligten hochgeladen werden. Führt zu einer wesentlichen Effizienzsteigerung im Beschaffungsprozess, da Lieferanten Daten und Compliance- Informationen an einem Ort bereitstellen, auf den alle ISS-Einkäufer weltweit zugreifen können. Verbessert die Datenqualität zur Überprüfung und für eine fairere Beurteilung, indem es einen effizienteren Beschaffungs- und Vertragsprozess bietet. ProcurePASS kann genutzt werden, um anderen Kunden Ihre Fähigkeiten zu veranschaulichen. 4

5 ProcurePASS ABLAUF Die Registrierung bei ProcurePASS läuft über eine Einladung und besteht aus drei möglichen Stufen. STUFE 1 Alle Lieferanten sollen einen Fragebogen ausfüllen, der Folgendes erfasst: Grundlegende Informationen über das Unternehmen, wie bspw. Kontaktdaten Produkte und Dienstleistungen, die an ISS geliefert werden Akzeptanz des ISS Code of Conduct Wesentliche Dokumente für eine einfache Überprüfung Die Kosten für Stufe 1 werden von ISS übernommen. STUFE 2 Lieferanten, die eine weitere Überprüfung, basierend auf den von ihnen angebotenen Produkten und Dienstleistungen benötigen, werden gebeten, an der Achilles Services Community (ProcurePASS Stufe 2) teilzunehmen. Dieser Fragebogen erfasst detaillierte Informationen bezogen auf: Qualität Gesundheit, Sicherheit und Umwelt (HSE) Soziale Unternehmensverantwortung (CSR) Personalwesen Versicherung und Finanzen Informationssicherheitseinhaltung STUFE 3 Lieferanten werden eventuell gebeten, eine Auditierung zu durchlaufen, sollte dies von ISS für notwendig gehalten werden. JÄHRLICHER AKTUALISIERUNGSSPROZESS Alle Lieferanten haben die Pflicht, ihre Daten auf dem neuesten Stand zu halten. Sollte es Änderungen geben, muss dies so bald wie möglich angegeben werden. Die Risikostufe aller Lieferanten wird im Rahmen eines standardisiertem Aktualisierungsverfahren, das von Achilles durchgeführt wird, jährlich neu bewertet. Dies könnte dazu führen, dass die Registrierungsstufe eines Lieferanten heraufoder herabgestuft wird. Im Normalfall bleibt es jedoch gleich. Stufe 2 unterliegt einer jährlichen Gebühr, die direkt an Achilles bezahlt wird. Weitere Informationen über die Services Community und Jahresgebühren erhalten Sie auf 5

6 Häufig gestellte Fragen Welche Faktoren legen die Stufen fest, die ein Lieferant durchlaufen muss? Das Kernstück von ProcurePASS ist ein Risikomodell, das verschiedene Parameter auswertet, die mit den Waren und Dienstleistungen, die an ISS und unsere Kunden geliefert werden, verbunden sind. ISS möchte mit Lieferanten zusammenarbeiten, die die ISS-Verhaltensgrundsätze gänzlich einhalten, die kundenspezifischen Anforderungen befolgen und die verantwortungsbewusst und nachhaltig agieren. Als Teil von Stufe 1 werden alle Lieferanten gebeten, grundlegende Unternehmensinformationen über ihren Betrieb anzugeben. Sollte aufgrund der gegebenen Antworten mehr Information benötigt werden, werden die Lieferanten aufgefordert Stufe 2 und eventuell Stufe 3 zu durchlaufen. Es ermöglicht ISS die Risiken, die mit den gebotenen Waren und Dienstleistungen verbunden sind, zu bewerten. Ist es ausreichend, den Registrierungsprozess einmal zu durchlaufen? Es ist notwendig, dass die Lieferantendaten ordnungsgemäß verwaltet und aktualisiert werden. Dies bedeutet, dass Veränderungen dieser Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung erfasst und dokumentiert werden. Lieferanten sind aufgefordert, relevante Registrierungen jährlich zu erneuern. Sollte ein Lieferant in den letzten 12 Monaten keine Geschäfte mit ISS gemacht haben oder nicht mehr mit ISS zusammenarbeiten wollen, ist es nicht erforderlich die Registrierung zu erneuern. Sollten Lieferanten jedoch in Zukunft mit ISS zusammenarbeiten wollen, müssen sich die Lieferanten erneut bei ProcurePASS registrieren, um für neue Verträge in Erwägung gezogen zu werden. Lieferanten haben zudem die Möglichkeit, den Achilles-Stempel und das Achilles-Zertifikat im Verkauf und im Marketing zu verwenden. Weiterhin stellt Achilles sicher, dass ISS als Ihr Kunde qualifizierte und validierte Daten erhält Was passiert, wenn ich mich weigere, bei ProcurePASS teilzunehmen? ProcurePASS ist ein Kernstück des ISS-Beschaffungsprozesses und der Risikomanagementrichtlinien. Die Registrierungsanforderungen werden entsprechend unserer Bedürfnisse festgelegt. Wenn sich ein Lieferant gegen eine Registrierung entscheidet, ist er im Grunde nicht mehr konform mit den Richtlinien von ISS, und er geht das Risiko ein, für eine Zusammenarbeit mit ISS, nicht mehr in Betracht gezogen zu werden. Wie beeinflusst dies aktuelle Verträge/ Aufträge mit ISS? Aktuelle Verträge sind davon nicht betroffen. Jedoch werden Verträge nicht verlängert oder erneuert, sollte der Lieferant nicht den Anforderungen von ISS entsprechen. Dasselbe gilt für die Vergabe neuer Verträge. Sollte ein Lieferant sich nicht bei ProcurePASS registrieren, entspricht er nicht mehr den Richtlinien von ISS und riskiert damit, für eine Zusammenarbeit mit ISS nicht in Betracht gezogen zu werden, da es uns nicht möglich ist, den Risikostatus des jeweiligen Lieferanten zu bewerten. Wieso muss ich in Stufe 2 eine Gebühr an Achilles bezahlen, um der Services Community beizutreten? Sie profitieren von der weltweiten Services Community, die andere potentielle Kunden auf Ihr Unternehmen aufmerksam macht. 6

7 ISS SCHLIESST SICH MIT ACHILLES, EINEM GLOBALEN ANBIETER FÜR SUPPLY- CHAIN-MANAGEMENT-LÖSUNGEN ZUSAMMEN Achilles ist einer der weltweit größten Dienstleister für globale Supply- Chain-Risikomanagement-Lösungen. Achilles arbeitet im Auftrag von Einkaufsorganisationen weltweit, um grundlegende Daten über Lieferanten zu sammeln, überprüfen, pflegen, und gleichzeitig Lieferanten eine größere Bekanntheit ihres Unternehmens zu liefern. ACHILLES-KONTAKTDATEN, WENN SIE HILFE BENÖTIGEN Australien und Neuseeland Britische Inseln und Irland +44 (0) Zentral-, Ost- und Westeuropa Ostasien Lateinamerika services.chile@achilles.com Mittlerer Osten, Südasien, Indischer Subkontinent und Afrika services.ind@achilles.com Nordamerika und englischsprachige Karibik services.usa@achilles.com Nordeuropa services.no@achilles.com Südeuropa services.esp@achilles.com Weitere Informationen zum ProcurePASS erhalten Sie auf com/procurepass. Sie können sich auch an Ihr ISS-Beschaffungsteam vor Ort wenden, um Einzelheiten zu erfahren. 1