100 Tage E-Government-Initiative in Kitzingen ein Erfahrungsbericht

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1 100 Tage E-Government-Initiative in Kitzingen ein Erfahrungsbericht Wie können die Ziele von Mitarbeitern, Bürgern und Kommunen zu E-Government mit eigenen Bordmitteln umgesetzt werden?

2 Agenda Situation E-Government in Kitzingen bis Mitte 2012 Die Anforderungen sind seit langem klar formuliert Intelligente PDF-Formulare (+eid) sind die Lösung Ein Akzeptanzkonzept für die Einführung Unsere Erfolge nach 100 Tagen Fazit der E-Government-Lösung der Stadt Kitzingen 22. Januar Tage E-Government-Initiative - Erfahrungsbericht der Gr. Kreisstadt Kitzingen 2

3 Situation E-Government in der Stadt Kitzingen bis Januar Tage E-Government-Initiative - Erfahrungsbericht der Gr. Kreisstadt Kitzingen 3

4 Bisherige Situation E-Government E-Government wird von den BürgerInnen sehr selten genutzt. Gründe hierfür sind: geringe Fallzahlen, persönlicher Ansprechpartner wird bevorzugt Hohe Hürden durch Schriftformerfordernisse??? Der DerNutzen Kundennutzen Nutzen Start 22. Januar 2013 Der DerAufwand Kundennutzen Mehrere zehntausend Euros sind bisher bereits für kleinste E-GovernmentLösungen aufzubringen. Damit hätte man eine handvoll Nutzer erreichen können: NoGo! zehntausende von Euros Sehr hohe Aufwände für Lizenzen, Hardware, Schnittstellen, Betrieb und Implementierung von üblichen egovernment-lösungen Aufwand 100 Tage E-Government-Initiative - Erfahrungsbericht der Gr. Kreisstadt Kitzingen 4

5 Die Anforderungen zu E-Government in der Stadt Kitzingen sind seit langem klar formuliert 22. Januar Tage E-Government-Initiative - Erfahrungsbericht der Gr. Kreisstadt Kitzingen 5

6 Anforderungen zu E-Government E-Government darf nicht mehr kosten als es an Nutzen bringt Die medienbruchfreie Vorgangsbearbeitung über Unternehmens- und Verwaltungsgrenzen hinweg muss unter Berücksichtigung aller datenschutzrechtlichen Aspekte das Ziel für alle formulargestützten Vorgänge sein Die betroffenen Menschen (BürgerInnen, MitarbeiterInnen und andere Vorgangsbeteiligte) müssen das System annehmen 22. Januar Tage E-Government-Initiative - Erfahrungsbericht der Gr. Kreisstadt Kitzingen 6

7 Intelligente PDF-Formulare mit Option zur Nutzung der Onlineausweisfunktion und von D sind die Lösung 22. Januar Tage E-Government-Initiative - Erfahrungsbericht der Gr. Kreisstadt Kitzingen 7

8 Intelligente PDF-Formulare sind die Lösung Ausgereifte High-End-Technik inkl. XöV, npa und D Integration Die flexible Anbindung von Webservices aus dem Formular heraus erlaubt vollständige Integration von OpenData (Straßennamen, Zuständigkeiten usw.) Antragsteller, aber auch externe Vorgangsbeteiligte, werden einfach per -Attachement eingebunden Durch den Dienstleister SiXFORM wird ein transaktionsorientiertes Bezahlmodell (80 Cent/Vorgang) zur Verfügung gestellt Papiernahes look&feel (DIN-A4) verbunden mit dahinterliegenden XöV- Strukturen schafft den Übergang von der analogen zur digitalen Welt und kann damit auch digital outsiders erreichen Hohe Flexibilität des Systems ermöglicht der Sachbearbeitung das Ausschöpfen vielfältiger E-Government-Potenziale je nach gegebener Situation: Download durch die Nutzer über das Portal der Kommune oder Vorbefüllen in der Sachbearbeitung und Zusendung per oder Ausdrucken und im klassischen Papierprozess verwenden 22. Januar Tage E-Government-Initiative - Erfahrungsbericht der Gr. Kreisstadt Kitzingen 8

9 Intelligente PDF-Formulare sind die Lösung Der Dienstleister verwaltet und organisiert Statusinformationen für alle (PDF-)Kopien zu einem Vorgang. keine personenbezogenen Daten beim Dienstleister SiXFORM! Statusinf. SiXFORM-Diensteplattform inkl. ID-Safe für Formulare (Onlineausweisfunktion npa) verschlüsselter Transport (De-/ ) verschlüsselter Transport (De-/ ) AntragstellerIn nutzt intelligentes PDF-Formular SachbearbeiterIn A Datenübernahme: XöV SachbearbeiterIn B Datenübernahme: XöV 22. Januar Tage E-Government-Initiative - Erfahrungsbericht der Gr. Kreisstadt Kitzingen 9

10 Ein Akzeptanzkonzept für die Einführung (Veränderungsmanagement) 22. Januar Tage E-Government-Initiative - Erfahrungsbericht der Gr. Kreisstadt Kitzingen 10

11 Ein Akzeptanzkonzept für die Einführung Ausgangslage Akzeptanzkonzept Ziel Desinteresse bei E- Government auf Seiten der Bürger und der Verwaltung Bürger und Bürgerinnen sind aufgrund der wenigen eigenen Fallzahlen nicht informiert Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen müssten für neue Dienste wie npa, D und intelligente Formulare aufwändige Überzeugungsarbeit leisten. Diese Zeit steht nicht zur Verfügung, die neuen Themen werden schlecht geredet Das Akzeptanzkonzept beschreibt den Einsatz vorhandener Bordmittel zur Akzeptanzsteigerung für neue Services: Serviceanschreiben wenn Ausweis abläuft E-Government-Sprechstunde Bürgerterminal zum Ausprobieren und Erleben Intelligentes Formularsystem mit hoher Wiedererkennung Formularvorbefüllung (Sachb.) Infoveranstaltungen/Werbung Mit minimalen Ressourcen maximale Motivation für das Neue herstellen Bereits nach 100 Tagen konnte die fallende Kurve bei eid-freischaltungen in einen steigenden Verlauf gebracht werden Erste Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter setzen sich mit den neuen Möglichkeiten von npa, D und intelligenten Formularen auseinander 22. Januar Tage E-Government-Initiative - Erfahrungsbericht der Gr. Kreisstadt Kitzingen 11

12 Unsere Erfolge nach 100 Tagen E-Government-Initiative 22. Januar Tage E-Government-Initiative - Erfahrungsbericht der Gr. Kreisstadt Kitzingen 12

13 Unsere Erfolge nach 100 Tagen Gewinnung eines ersten Sachgebietes: SG 31 (Sicherheit und Ordnung) Herstellung und Implementierung der Formulare in fünf Prozessen Gewerbe, Fischereischein, Sondernutzung, verkehrsrechtliche Anordnung und Parkerleichterung Gründung einer Arbeitsgruppe gemeinsam mit dem Landratsamt Kitzingen und der Verwaltungsgemeinschaft Kitzingen Erste unternehmens- und behördenübergreifende Anwendung Antrag auf Fahrerlaubnis ist kurz vor der Fertigstellung E-Government in Kitzingen Erzielung eines Transaktionsmodells auch für die npa-nutzung über unseren Dienstleister SiXFORM Steigerung der eid-freischaltquote (Maßnahmen aus dem Akzeptanzkonzept!) Einladung vom Bundesministerium des Inneren auf der CeBIT 2013 mitzuwirken (Vortrag im Public Sector Parc Forum Kommune und Unterstützung am BfIT-Stand) 22. Januar Tage E-Government-Initiative - Erfahrungsbericht der Gr. Kreisstadt Kitzingen 13

14 Fazit der E-Government- Lösung der Stadt Kitzingen 22. Januar Tage E-Government-Initiative - Erfahrungsbericht der Gr. Kreisstadt Kitzingen 14

15 Fazit der E-Gov-Lösung Stadt Kitzingen Der Kundennutzen Der Nutzen Der Nutzen entsteht durch zunehmende Medienbruchfreiheit (Anforderung 2) auf Seite der MitarbeiterInnen. Die PDF-Formulare erlauben den MitarbeiterInnen die Bürger- Innen mitzunehmen. (Anforderung 3) Nutzen hunderte von Euros Start Wir sind auf einem gangbaren Weg zu E- Government Unsere drei Anforderungen werden erfüllt. Das System kann leicht multipliziert werden! hunderte von Euros Aufwand Der Kundennutzen Der Aufwand Der Aufwand bewegt sich nur noch bei hunderten von Euros (vorher zehntausende). Der Aufwand von 80 Cent je Vorgang leistet mehr Nutzen als an Kosten entstehen (Anforderung 1 ) 22. Januar Tage E-Government-Initiative - Erfahrungsbericht der Gr. Kreisstadt Kitzingen 15

16 Vielen Dank! 22. Januar Tage E-Government-Initiative - Erfahrungsbericht der Gr. Kreisstadt Kitzingen 16

17 Fragen? 22. Januar Tage E-Government-Initiative - Erfahrungsbericht der Gr. Kreisstadt Kitzingen 17

18 Anhang 22. Januar Tage E-Government-Initiative - Erfahrungsbericht der Gr. Kreisstadt Kitzingen 18

19 Die Chance für behördenübergreifende Zusammenarbeit besteht in einem digitalen Ersatz des bisher verwendeten Papierweges! Neue Wege für behördenübergreifende Zusammenarbeit Bisher: Antragsteller/ Melder Portal Behörde B Neue Chance: Papierformular + Unterschrift + Papiertransport (Kuvert, Telefax usw.) Elektronisches Formular (z.b. SiXFORM) + neuer Personalausweis (npa) + verschlüsselter Transport (z.b. D ) 22. Januar Tage E-Government-Initiative - Erfahrungsbericht der Gr. Kreisstadt Kitzingen 19

20 Screenshot Initialisierung 22. Januar Tage E-Government-Initiative - Erfahrungsbericht der Gr. Kreisstadt Kitzingen 20

21 Screenshot Gewerbe-Anmeldung 22. Januar Tage E-Government-Initiative - Erfahrungsbericht der Gr. Kreisstadt Kitzingen 21

22 Screenshot E-Kuvert 22. Januar Tage E-Government-Initiative - Erfahrungsbericht der Gr. Kreisstadt Kitzingen 22

23 Screenshot Gewerbe-Anmeldung 22. Januar Tage E-Government-Initiative - Erfahrungsbericht der Gr. Kreisstadt Kitzingen 23

24 Screenshot Datenexport 22. Januar Tage E-Government-Initiative - Erfahrungsbericht der Gr. Kreisstadt Kitzingen 24

25 Screenshot Integration Originallayout 22. Januar Tage E-Government-Initiative - Erfahrungsbericht der Gr. Kreisstadt Kitzingen 25

26 Die E-Government-Initiative: Ziele Ziele der E-Government-Initiative I. Entwicklung erfolgreicher Musteranwendungen für alle II. Darstellung der Mehrwerte und Aufbau eines Wissensmanagements III. Breiter Einsatz von neuem Personalausweis und D in der öffentlichen Verwaltung IV. Prüfung und Abbau von Hürden in den Bereichen Recht, Technik und Organisation V. Erhöhung der eid-einschaltquote in Ausweisbehörden 26

27 Die E-Government-Initiative: Anreize schaffen! Politische Unterstützung der Initiative Bund, Länder, Kommunale Spitzenverbände Säule 1: Wissens- und informationsplattform Säule 2: Förderung von Anwendungen in Kommunen, Landkreisen und auf Länderebene Säule 3: Förderung von Bundesanwendungen Säule 4: Prüfung und Abbau rechtlicher, technischer und organisatorischer Hürden 22. Januar Tage E-Government-Initiative - Erfahrungsbericht 27 der Gr. Kreisstadt Kitzingen

28 Das Prinzip der Förderung: Einer für alle! Unterstützungsleistungen BMI Informations-veranstaltungen Beratung im Projektmanagement Beratung zu Prozessen Beratung zur technischen Integration Bereitstellung von Informationen Workshop und Fachberatung zum technischen Einsatz durch das Test- und Demonstrationszentrum (TDZ) Ergebnistypen Interessent Machbarkeitsstudie Wirtschaftlichkeits-betrachtung Fachkonzept Sicherheitskonzept Einführungskonzept Schulungskonzept Technische Komponente eid/d - Anwendung Schnittstelle Multiplikation der Ergebnisse 22. Januar Tage E-Government-Initiative - Erfahrungsbericht 28 der Gr. Kreisstadt Kitzingen