Anleitung Verlinkung zahlungsbegründende Unterlagen (ZBU) mit zentralem File-Server beim LDI. Auslieferung mit (08.06.

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1 Anleitung Verlinkung zahlungsbegründende Unterlagen (ZBU) mit zentralem File-Server beim LDI Auslieferung mit ( ) Version 1.1 1/14

2 1 ZBU-Verlinkungs-Lösung in Nachfolgend wird die seitens des Ministeriums der Finanzen freigegebene neue ZBU-Verlinkungs-Lösung beschrieben. Mit dem Release wurden die Konfiguration der Verlinkungspflicht vom Formular EXT 3000 Einstellungen in das Formular BZP1110 Benutzergruppen- Details verlagert, so dass die Verlinkungspflicht nun nicht mehr für den gesamten sondern für einzelne Ermächtigungsbereiche definiert werden kann. 1.1 Mitgeltende Unterlagen Einbezogen in die Konzeption der ZBU-Verlinkungs-Lösung wurden die Bestimmungen zu den 70 bis 80 LHO (Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung) - Anlage 5: Bestimmungen über die Aufbewahrung von Unterlagen im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Landes Rheinland-Pfalz (BüdA- HKR) 1.2 Zentraler File-Server Die neue Lösung wurde auf einem, im LDI betriebenen, zentralen File-Server implementiert. Dies beseitigt die Schwächen der seitherigen Lösung, indem a) an jedem IRM@-Arbeitsplatz auch bei verteilten Standorten ZBU verlinkt sowie angezeigt werden können. b) bei der Jahresüberleitung für alle offenen Soll-Stellungen und Dauer- Anordnungen die betreffenden ZBU in die neuen HH-Jahr-bezogenen Verzeichnisse kopiert und die dementsprechenden Datei-Links in die Daten der neuen Anordnungen übernommen werden. c) verlinkte ZBU in der Anwendung mit dem Dateiname angezeigt, auf dem File-Server jedoch unter einem GUID (Globally Unique Identifier) gespeichert werden. In einer Referenz-Tabelle in der IRM@-Datenbank werden die Zuordnungen GUID Dateiname gehalten, sodass ein Zugriff auf alle drei Systeme (IRM@, File-Server und DB-Server) erforderlich ist, um die Authentizität von zentral abgelegten ZBU zu kompromittieren. d) Änderungen gegenüber der seitherigen ZBU-Lösung Anleitung ZBU-Verlinkung ( ).docx 2/ :58:00

3 Mit er neuen Lösung ist die Verlinkung mehrerer Dateien ermöglichen. Ab der sachlich-richtig-prüfung sind zugeordnete ZBU gesperrt, d.h. sie können nicht verändert werden. Im Falle einer Abweisung wird die Sperre wieder aufgehoben. Auch nach der sachlich-richtig-prüfung können durch Verlinkung weitere Dateien zugeordnet werden. Diese sind dann aber nicht gesperrt und können nachträglich noch geändert werden. Anleitung ZBU-Verlinkung ( ).docx 3/ :58:00

4 2 Beschreibung der Lösung Nachfolgend werden die Lösung mit den sowie deren Funktionen beschrieben. Implementiert sind zwei Varianten der Ablage von ZBU-Dateien: a) Dateien werden z.b. durch eine zentrale Poststellen - zunächst in eine zentrale ZBU-Ablage des LDI-File-Servers hochgeladen und erst in einem zweiten Schritt durch Zuordnung in einer Anordnung in ein mandantenspezifisches, Haushaltsjahr-, Kapitel- und Titel-bezogenes Verzeichnis verschoben. b) Alternativ kann der Benutzer ZBU-Dateien im Kontext der Anordnungserstellung hochladen, die mit dem Speichern der Anordnung ebenfalls auf dem zentralen LDI-File-Server im Haushaltsjahr-, Kapitel- und Titel-bezogenen Verzeichnis gespeichert werden. Für das Hochladen einer Datei besteht eine Größenbeschränkung von 3 MB. Anleitung ZBU-Verlinkung ( ).docx 4/ :58:00

5 3 BWL4013 Ablage Zahlungsbegründender Unterlagen Das Formular wird aus dem Hauptmenü EXTRAS über die (neue) Funktion ZBU- Ablage aufgerufen. 3.1 Formularbeschreibung Die ZBU-Ablage ist ein mandantenbezogenes Verzeichnis des Systems, in das zu verlinkende Dateien hochgeladen werden, um Sie in Anordnungen auswählen und verlinken zu können. In bestimmten Anwendungsfällen (z.b. Stornierung von Anordnungen) werden verlinkte Dateien aus den Unterverzeichnissen zur Neu-Verlinkung automatisch wieder in die ZBU-Ablage kopiert. 3.2 Berechtigungen Für das Formular werden keine besonderen Berechtigungen benötigt. Es steht damit jedem Anwender zur Verfügung. Anleitung ZBU-Verlinkung ( ).docx 5/ :58:00

6 3.3 Beschreibung der Felder Datei In dem Feld wird nach Auswahl der hochzuladenden Datei im Windows-Explorer der Dateiname angezeigt. Liste Dokumente Es werden alle als zahlungsbegründende Unterlagen hochgeladenen Dateien mit Dateiname und Speicherdatum angezeigt. 3.4 Beschreibung der Schaltflächen Durchsuchen Es wird der Windows-Explorer Datei zum Hochladen auswählen geöffnet. Hierüber kann eine Datei auf einem lokalen Laufwerk ausgewählt werden. Durch Betätigen der Schaltfläche Öffnen wird der Dateiname in das Feld Datei übernommen. HINWEIS: Für hochzuladende Dateien besteht eine Größenbeschränkung von 3 MB. Hochladen Durch Betätigen der Schaltfläche wird die ausgewählte Datei in das Verzeichnis ZBU-Ablage des zentralen File-Systems beim LDI hochgeladen. Dabei wird anhand einer Prüfung sichergestellt, dass keine gleichen Dateinamen verwendet werden, um ein Überschreiben einer Datei mit gleichem Namen zu verhindern. Anmerkung: Es empfiehlt sich, in diesem Kontext Namenskonventionen festzulegen, um bei der Verlinkung das betreffende Dokument leichter finden zu können. Beispiel: [Datum des Dokumentes / der Rechnung]_[Art des Dokumentes]_ [Ersteller des Dokumentes / Nr. der Rechnung], also bspw _Vergabevermerk-Bildschirme_Ref _Rechnung-Fa-Müller-GmbH_ Löschen Anzeigen Durch Auswahl eines Datensatzes und Betätigen der Schaltfläche wird die Datei in der ZBU-Ablage gelöscht. Durch Auswahl eines Datensatzes und Betätigen der Schaltfläche wird die Datei heruntergeladen und kann gespeichert bzw. geöffnet werden (Windows- Funktionen). Anleitung ZBU-Verlinkung ( ).docx 6/ :58:00

7 Schließen Durch Betätigen der Schaltfläche wird das Formular geschlossen. Anleitung ZBU-Verlinkung ( ).docx 7/ :58:00

8 4 BWL4014 zahlungsbegründende Unterlagen In das Formular wird aus allen Anordnungsformularen durch Betätigung einer Schaltfläche ZBU ( Dokumente) verzweigt. Die Schaltfläche ist jeweils neben dem Feld Verwendungszweck platziert. 4.1 Formularbeschreibung In dem Formular können jederzeit Dateien als zahlungsbegründende Unterlagen zugeordnet bzw. in die ZBU-Ablage zurück verschoben werden. Allerdings sind verlinkte Dateien nach dem Betätigen der Schaltfläche Sachlich richtig Anleitung ZBU-Verlinkung ( ).docx 8/ :58:00

9 zum Verschieben gesperrt. Nach dem Abweisen einer Anordnung ist die Sperre aufgehoben. Auch nach dem Signieren können weitere Dateien verlinkt werden. Diese werden dann jedoch nicht gesperrt und können jederzeit in die ZBU-Ablage verschoben werden. 4.2 Berechtigungen 4.3 Beschreibung der Felder Um dieses Formular aufrufen zu können, wird die Berechtigung für das jeweilige Anordnungsformular benötigt. Anordnungs- Informationen Bei einer gespeicherten Anordnung werden hier die folgenden Anordnungs-Informationen angezeigt: Anordnungsnummer Summe Annahme bzw. Auszahlung HÜL-Nr. Erstellt am. Datei Hier kann zum Suchen einer Datei der Dateiname erfasst werden. Die Verwendung des * ersetzt dabei beliebig viele Zeichen. Speicherdatum von Erfassung oder Auswahl eines Speicherdatums, ab dem gesucht werden soll. Beim Aufruf ist das Feld leer. Bleibt es leer, erfolgt die suche ohne Einschränkung des Speicherdatums von. Speicherdatum bis Erfassung oder Auswahl eines Speicherdatums, bis zu dem gesucht werden soll. Beim Aufruf ist das Feld leer. Bleibt es leer, erfolgt die suche ohne Einschränkung des Speicherdatums bis. Verfügbar Hier werden alle Dateien angezeigt, die in der zentralen ZBU-Ablage des Mandanten gespeichert sind. Datei In dem Feld wird nach Auswahl der hochzuladenden Datei im Windows-Explorer der Dateiname angezeigt. HINWEIS: Für hochzuladende Dateien besteht eine Größenbe- Anleitung ZBU-Verlinkung ( ).docx 9/ :58:00

10 schränkung von 3 MB. zugeordnet Es werden alle als zahlungsbegründende Unterlagen aus der ZBU-Ablage bzw. durch Hochladen zugeordneten Dateien mit Dateiname und Speicherdatum angezeigt. Wurde die Datei durch die Jahresüberleitung zugeordnet (verlinkt), wird das Datum der Überleitung angezeigt. 4.4 Beschreibung der Schaltflächen Suchen Durch Betätigen der Schaltfläche werden die den Suchkriterien entsprechenden Dokumente in der Liste verfügbar angezeigt. Anmerkung: Durch eine Einschränkung der in der Liste angezeigten Dokumente aus der ZBU-Ablage nach Dateinamen (Wild-Card * ist möglich) und / oder Speicherdatum soll das Auffinden der den Vorgang betreffenden ZBU erleichtert werden. Grüner Pfeil nach unten Durch Markieren eines Eintrages in der Liste verfügbare ZBU und Betätigen der Schaltfläche wird der Datei- Eintrag des ausgewählten Dokumentes in die Liste zugeordnete ZBU verschoben. Erst mit dem Speichern der Anordnung wird die ausgewählte Datei im Hintergrund automatisch aus dem Verzeichnis ZBU_ABLAGE in das dem Haushaltsjahr und der Buchungsstelle entsprechende Unterverzeichnis verschoben. Roter Pfeil nach oben Durch Markieren eines Eintrages in der Liste zugeordnete ZBU und Betätigen der Schaltfläche wird der Datei-Eintrag des ausgewählten Dokumentes in die Liste verfügbare ZBU verschoben. ZBU, die bis zur sachlich-richtig-prüfung einer AO zugefügt wurden, können danach nicht mehr verschoben werden, es sei denn, die Anordnung wird in IRM@ bzw. durch die Kasse abgewiesen. Erst mit dem Speichern der Anordnung wird die ausgewählte Datei im Hintergrund automatisch aus dem Haushaltsjahr-/ Buchungsstellen-Unterverzeichnis ins Verzeichnis ZBU_Ablage verschoben. Eine Löschung von ZBU ist nur im Formular BWL4014 ZBU-Ablage möglich. Anleitung ZBU-Verlinkung ( ).docx 10/ :58:00

11 Durchsuchen Durch Betätigen der Schaltfläche wird der Windows- Explorer Datei zum Hochladen auswählen geöffnet. Hierüber kann eine Datei auf einem lokalen Laufwerk ausgewählt werden. Durch Doppelklick oder Betätigen der Schaltfläche Öffnen im Datei-Explorer wird der Dateiname in das Feld Datei übernommen. HINWEIS: Für hochzuladende Dateien besteht eine Größenbeschränkung von 3 MB. Hochladen Durch Betätigen der Schaltfläche wird die Datei in das zentrale IRM@-File-System hochgeladen. Die Speicherung erfolgt zunächst in der ZBU-Ablage. Erst mit dem Speichern der Anordnung wird die zugeordnete Datei im Hintergrund automatisch aus der ZBU- Ablage in das dem Haushaltsjahr und der Buchungsstelle entsprechende Unterverzeichnis verschoben. Anzeigen Durch Auswahl eines Datensatzes in der Liste verfügbare ZBU oder zugeordnete ZBU und Betätigen der Schaltfläche wird die Datei heruntergeladen und kann angezeigt oder gespeichert werden. Sind in beiden Listenfeldern Einträge ausgewählt, wird die Meldung Es dürfen nur in einem der beiden Listenfelder ein Einträge ausgewählt werden. OK Abbrechen Durch Betätigen der Schaltfläche werden die Zuordnungen gespeichert, das Formular geschlossen und in das aufrufendende Anordnungs-Formular gewechselt. Durch Betätigen der Schaltfläche wird das Formular ohne Speichern geschlossen. Anleitung ZBU-Verlinkung ( ).docx 11/ :58:00

12 5 BZP1110 Benutzergruppendetails In das Formular wird durch Betätigen einer der folgenden Schaltflächen im Formular BZP1100 Benutzergruppen verzweigt: Neu Kopie erstellen Details 5.1 Formularbeschreibung In dem Formular können Details zu einer Benutzergruppe festgelegt und geändert werden, die in dem aufrufenden Formular BZP1100 Benutzergruppen ausgewählt wurde. Es kann eine Benutzergruppe als Ermächtigungsbereich definiert werden. Dadurch werden die folgenden Felder eingeblendet. ZBU-Verlinkungspflicht KLR-Konfiguration Anleitung ZBU-Verlinkung ( ).docx 12/ :58:00

13 USt.-Konfiguration 5.2 Berechtigungen Um dieses Formular aufrufen zu können, wird eine der folgenden Berechtigungen benötigt: BZP1110_E : Benutzergruppendetails editieren BZP1110_L : Benutzergruppendetails lesen 5.3 Beschreibung der Felder ZBU-Verlinkungspflicht Wird das Kontrollkästchen ZBU-Verlinkungspflicht aktiviert, dann können in dem betreffenden Ermächtigungsbereich Anordnungen nur gespeichert werden, wenn mindestens eine zahlungsbegründende Unterlage in der Anordnungen verlinkt ist. 5.4 Beschreibung der Schaltflächen OK Abbrechen Durch Betätigen der Schaltfläche werden die Daten gespeichert und das Formular geschlossen. Durch Betätigen der Schaltfläche wird das Formular ohne Speichern geschlossen. Anleitung ZBU-Verlinkung ( ).docx 13/ :58:00

14 6 Fallgestaltungen Sperren von Dateien Das Sperren von Dateien erfolgt, wenn die sachlichrichtig-prüfung einer Anordnung ausgeführt wird. Zuordnung nach der sachlich-richtig-prüfung Stornieren einer Anordnung Auch nach der sachlich-richtig-prüfung einer Anordnung können weitere ZBU zugeordnet bzw. hochgeladen werden. Diese Dateien werden jedoch nicht gesperrt. Durch das Stornieren einer Anordnung werden die zugeordneten ZBU automatisch in das Verzeichnis ZBU-Ablage kopiert, so dass Sie wieder zur Zuordnung zur Verfügung stehen. Da die ZBU nur kopiert werden, stehen Sie in der stornierten Anordnung noch zur Anzeige zur Verfügung. Jahres-Überleitung einer Anordnung Datei-Links werden bei der Jahresüberleitung in die für das neue HH-Jahr erzeugte Anordnung übernommen. Bei der Jahresüberleitung wird für offene Soll- Stellungen sowie Dauer-Anordnungen jeweils eine neue Anordnung erzeugt. Verlinkte Dateien werden daher im Rahmen der Jahresüberleitung ebenfalls in das buchungsstellenabhängige Verzeichnis des neuen HH-Jahres kopiert und die Verlinkung entsprechend übernommen. Löschen nicht verwendeter ZBU in der ZBU- Ablage ZBU-Dateien können wenn sie nicht mehr benötigt werden - im Formular BWL4013 ZBU-Ablage manuell gelöscht werden. Anleitung ZBU-Verlinkung ( ).docx 14/ :58:00