Ihr Messeauftritt gut geplant. Effiziente Vor- und Nachbereitung eines Messeauftritts

Transkript

1 Ihr Messeauftritt gut geplant Effiziente Vor- und Nachbereitung eines Messeauftritts Dr.- Ing. Eberhard Döring Messeleitung EuroMold 1

2 5 Schritte zur Messe: 1. Ziele, Konzeption, Etat 2. Planung und erste Schritte 3. Standgestaltung 4. Messevorbereitung und Durchführung 5. Nachbearbeitung 2

3 1. Ziele, Konzeption, Etat Präsentationskonzept Messeziel Präsentationskonzept Marktanteil mit neuen Produkten wesentlichen Nutzen herausstellen produktorientierte Präsentation Marktanteile mit alten Produkten neue Nutzen herausstellen lösungsorientierte Präsentation Marktgenerierung mit neuen Problemlösungen Problembewusstsein schaffen beratungsorientierte Präsentation Marktpflege Sicherheit und Kontaktqualität betonen kontaktorientierte Präsentation 3

4 1. Ziele, Konzeption, Etat Struktur der Messekosten Grundkosten: Standmiete u. Ä. 20% Transport und Entsorgung Andere Kosten 3% 5% Standbau /-ausstattung /- gestaltung 39% Personal- und Reisekosten 21% Standservice und Kommunikation 12% Kostenstruktur bei Messebeteiligungen in Deutschland im Durchschnitt aller Veranstaltungstypen 4

5 1. Ziele, Konzeption, Etat Messe-Kalkulationshilfe Checkliste Datum Kostenplan, Kostenverfolgung, Endabrechnung Plankosten Ist-Kosten am Ist-Kosten am Ist-Kosten am Endkosten 1. Platzkosten 1.1. Platzmiete Messegesellschaft 1.2. Nebenkosten 1.3. Elektro-Installation und Verbrauch 1.4. Wasser-Installation und Verbrauch 1.5. Druckluft-Installation und Verbrauch 1.6. Telefon-Installation und Gebühren 1.7. Fax-Installation und Gebühren 1.8. Sonstige Platzkosten 1.9. Reserve Gesamt Platzkosten

6 2. Planung und erste Schritte Leitfaden zur Planung Aktivitäten ca. 6-8 Wochen vor der Messe OK Bestätigung der Personaleinteilung, Verteilen von Firmenund Veranstaltungsinformationen Fertigung der Namensschilder für das Standpersonal Überprüfung der Herstellung der Display-Grafiken Bestellung von Produktmustern, Prospekten, Give-Aways Bestätigung der Werbung und Presseveröffentlichungen Catering / Hostessenservice beauftragen 6

7 2. Planung und erste Schritte Leitfaden zur Planung Aktivitäten ca. 3-4 Wochen vor der Messe OK Verfassen und Versenden der Kundeneinladungen, Planung und Festlegung der VIP-Gästeveranstaltungen Bestätigung der Verladeinformationen an die Spediteure Trainingsmaterial für das Messepersonal vorbereiten Messetraining durchführen 7

8 2. Planung und erste Schritte Leitfaden zur Planung Auf der Messe vor der Eröffnung OK Abholen der Ausstellerausweise bei der Messeorganisation und Verteilung Bestätigung der Ankunft der Displays, Ausstattung und Prospekte Überwachung des Aufbaus Durchführung eines Messebriefings mit dem Standpersonal und Hostessen 8

9 2. Planung und erste Schritte Leitfaden zur Planung Während der Messe OK Organisation täglicher Mitarbeiter-Meetings mit Manöverkritik und Motivation Bewertung des Verlaufes und Bearbeiten der Kontakte Platzreservierung für das nächste Jahr ( die Folgeveranstaltung vornehmen) 9

10 2. Planung und erste Schritte Standleiter Aufgaben des Standleiters: Standabnahme vor Beginn der Veranstaltung Delegation bestimmter Aufgaben an einzelne Mitarbeiter Erstellung und Überwachung des Dienst- und Anwesenheitsplans Empfang wichtiger Besucher Hilfe bei Kundengesprächen Weitergabe wichtiger Mitteilungen an die Firmenzentrale Der Projektleiter kann auch die Standleitung übernehmen. Top-Eigenschaften eines Standleiters sollten sein: Vorbildfunktion, Organisationstalent, gerechter Führungsstil, Zuverlässigkeit, Flexibilität, Akzeptanz, Ansprechbarkeit und Freundlichkeit 10

11 2. Planung und erste Schritte Werbemaßnahmen 1. Werbemittelangebot des Veranstalters verwenden 2. Direktwerbung, persönlich gehaltene Einladungen versenden 3. Hinweis auf die Messe auf der Unternehmens-Homepage 4. Anzeigen in Tages- und Fachpresse, die auf Messebesuch hinweisen 5. Anzeigen in Medien des Veranstalters, z.b. im Katalog, Internetkatalog 6. Bannerschaltungen, z.b. auf der Homepage des Veranstalters 7. Während der Messe: Großfotos, Dias, Schautafeln, Kataloge, Prospekte, Werbegeschenke etc. 8. Werbung am Messegelände: Prospektverteilung etc. 11

12 2. Planung und erste Schritte Checkliste Exponate / Ausstellungsprogramm Kann die gesamte Produktpalette gezeigt werden oder sollen ausgewählte, anschaulich dargestellte Problemlösungen präsentiert werden? Was muss unbedingt gezeigt werden? Was ist neu, verbessert, der Konkurrenz überlegen? Was muss besonders herausgestellt werden? Stimmen Design, Farbgebung, Verpackung? Sollen besondere Messemodelle angefertigt werden? Was muss durch Texttafeln, Displays, Videos erläutert werden? Können Produkte praxisnah vorgeführt werden? Welche Hilfs- und Betriebsmittel sind dafür notwendig? Wie viel Platz wird dafür benötigt? Sind die ausgewählten Exponate zur Messe verfügbar? 12

13 3. Standgestaltung Die Füße gehen dorthin, wo die Augen schon waren! Der Messestand als Visitenkarte des Unternehmens sollte folgende Kriterien erfüllen: - Einwandfreie technische Ausführung - - Kundengerechte Präsentation der Exponate - - Ansprache aller Sinne der Besucher - - Imagegerechte Ausrichtung des Standes - 13

14 3. Standgestaltung Standfläche und Standform Soll das gesamte Sortiment ausgestellt werden? In großzügiger Reihung oder konzentriert? Sollen Anwendungsgebiete visualisiert werden? Welche graphischen oder textlichen Aussagen sollen auf Wandflächen gemacht werden? Möchte man viele Kunden einladen und benötigt daher mehr Sitzgruppen (jede sollte mit etwa 3,5 m² kalkuliert werden, + Küche/Pantry)? 14

15 3. Standgestaltung Fertigstand Type Westend Je nach Größe sind folgende Artikel im Preis enthalten: Teppichboden Fertigstand Beleuchtung Blendenbeschriftung Möbel 102,- Euro/m² Dieser Preis versteht sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Im Preis nicht enthalten sind Strom-, Wasser- und Druckluftanschlüsse. 15

16 3. Standgestaltung Wer zeigt, anbietet oder wirbt, muss dies sichtbar machen! Fernerkennung Ziel: - Interesse wecken Mittel: - Größe und Lage des Standes - Positionierung des Firmenlogos - Aktivitäten und Aktionen Naherkennung Ziel: - Themenbezogenen Rahmen schaffen Mittel: - Firmenschriftzug - Themenüberschriften - Grafiken, Dias - Produktfarben Detailerkennung Ziel: - Information Mittel: - kurze technische Angaben - grafische Darstellung - Fotografien, Dias - Filmprojektion - Multivisionsschauen 16

17 4. Messevorbereitung und -durchführung Eintrittsgutscheine 17

18 4. Messevorbereitung und -durchführung Grundsätzliche Voraussetzung für eine ideale Standbesetzung Setzt sich das Messeteam aus freiwilligem Personal zusammen? Ist das Messeteam motiviert? Ist das Messeteam auf dem gleichen Informationsstand? Bildet das Messepersonal eine Einheit bzw. entwickelt es Teamgeist? Tragen die Mitarbeiter das Messeziel mit? Wurde die Messekommunikation vorbereitet und geprobt? Wurde das Messepersonal auf die Wünsche und Bedürfnisse der Messebesucher vorbereitet? 18

19 4. Messevorbereitung und -durchführung Die Standordnung Vor der Messe ist das Standpersonal vorzustellen und die Standordnung zu erläutern: - Vorstellung der Mannschaft, evtl. Fremdpersonal - Information über die Messe - Information über die Messeziele - Aktionen und besondere Anlässe - Erläuterung der Besuchererfassung - Anweisung zur Kundenbetreuung - Hinweise für den Pressebeauftragten - Nochmalige Erläuterung des Dienstplans - Verhaltenskodex 19

20 4. Messevorbereitung und -durchführung Jeder Mitarbeiter sollte über folgende Punkte informiert sein: das eigene Produkt- und Leistungsangebot die Preise und die Konditionen den Wettbewerb und Wettbewerbsangebote die Zielgruppe die Besucherstruktur der Messe wichtige Kunden und Interessen die schriftliche Erfassung der Besucherkontakte die Standordnung und der Dienstplan die Bedeutung der Messe für die Branche den Messeplatz und das Messegelände die Besucher und ihre Ziele das Messeziel des Unternehmens das persönliche Messeziel 20

21 4. Messevorbereitung und -durchführung Kleiner Knigge für das Standpersonal Informationen für das Standpersonal Freundlichkeit, Höflichkeit, Aufmerksamkeit und echtes Interesse an den Besuchern erleichtern den Kontakt Hemmschwellen zu nehmen, ist Aufgabe des Standpersonals Die Kontaktaufnahme und der Gesprächsabschluß liegen beim Standmitarbeiter Jede Selbstbeschäftigung signalisiert Desinteresse Körpersprache ist immer ehrlich: Die Körpersprache kann einladend oder abweisend sein Angewohnheiten wie nervöses Herumlaufen oder die breitbeinige Position auf der Standgrenze verhindern den Kontakt Gespräche mit Kollegen ersetzen nicht die Gespräche mit den Besuchern 21

22 5. Nachbereitung Messe-Erfolgskontrolle In Besuchsberichten Besucher Besucher Differenz erfasste Messebesucher anvisiert erreicht Ergebnis Neukunden - kurzfristig aktivierbar Neukunden - mittelfristig aktivierbar Neukunden - langfristig aktivierbar bestehende Kunden Altkunden (nicht aktiv) Partnerfirmen Multiplikatoren (z.b. Presse, Politiker) Sonstige Besucher (Bewerber etc.) Summe Erfasste Messebesucher Besucher Besucher Differenz in Prozent anvisiert erreicht Ergebnis Neukunden - kurzfristig aktivierbar 14% 11% 84% Neukunden - mittelfristig aktivierbar 14% 24% 175% Neukunden - langfristig aktivierbar 27% 32% 119% bestehende Kunden 27% 14% 52% Altkunden (nicht aktiv) 5% 4% 84% Partnerfirmen 5% 5% 105% Multiplikatoren (z.b. Presse, Politiker) 5% 4% 84% Sonstige Besucher (Bewerber etc.) 5% 6% 126% Summe 100% 100% 22

23 5. Nachbereitung Messe-Erfolgskontrolle Eine Messeerfolgskontrolle durchzuführen, bedeutet, die Messerentabilität zu berechnen, Kontaktkosten zu erfassen und Messebeteiligungen des Unternehmens über die Jahre hinweg zu vergleichen. Diese Informationen sind wichtige Entscheidungskriterien für die Teilnahme an zukünftigen Messen. Wer wissen will, wie erfolgreich sein Messeauftritt tatsächlich war, darf nicht nur den Umsatz zugrunde legen. Statt dessen müssen Kennzahlen für die Messeerfolgskontrolle gebildet werden. In diesem Zusammenhang ist die Basis jeder Erfolgskontrolle die systematische Kontakterfassung mit Hilfe eines Messeberichts auf einer Messe. WICHTIG: Kostenkontrolle nach der Messe 23

24 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 24