Das neue Verkehrsleitsystem der MESSE ESSEN

Transkript

1 Das neue Verkehrsleitsystem der MESSE ESSEN Manual Slot-Management Teil 2 - Disposition der Zeitfenster - Version 1.0 November 2011 Modern, international, marktnah!

2 Das neue Verkehrsleitsystem der MESSE ESSEN Als moderner Messeplatz bieten wir unseren Kunden ein neues Verkehrsleitsystem an. Dadurch ermöglichen wir Ihnen deutlich verbesserte logistische Abläufe. Als Kunde, Aussteller, Messebauer oder Transportdienstleister profitieren Sie von der Möglichkeit einer frühzeitigen Reservierung von Zeitfenstern auf einer eigens dafür angebotenen Webplattform. Voraussetzung für die Nutzung dieses Systems ist die Bestellung einer Leistung unseres offiziellen Messespediteurs, das heisst die Verladung Ihres Nutzfahrzeuges mit einem Gabelstapler. Das Manual zum Slot-Management Mit diesem Manual möchten wir Ihnen die Bedienung der Webplattform erleichtern und Ihnen Orientierungshilfe geben. Die wesentlichen Arbeitsschritte werden übersichtlich dargestellt. Dieses Manual informiert Sie über alle wichtigen Aspekte rund um den Standard-Buchungsprozess der Zeitfenster-Steuerung - von der Suche nach freien Ressourcen bis zum Editieren der Einfahrtscheine. Seite 1

3 Inhaltsverzeichnis 1. Das Menü Disposition / Zeitfenster... Seite 3 2. Der Bildschirmaufbau... Seite 4 3. Die Suche nach freien Lade-Slots... Seite 5 4. Die Reservierung... Seite Die Buchungsbestätigung... Seite Die Einfahrtsgenehmigung... Seite Die Stornierung von Buchungen... Seite 18 Auf einen Blick URL der Selbstregistrierung URL der Webplattform Hotline zur Zeitfenster-Steuerung Tel.: +49.(0) Seite 2

4 1. Das Menü Disposition / Zeitfenster Für den Buchungsprozess steht Ihnen das Menü Zeitfenster zur Verfügung. Dieses steuern Sie in der Registerleiste über den Reiter Disposition an. Auf dem erscheinenden Bildschirm ermöglichen Ihnen die Reiter Freie Ressourcen, Reservierungen und Buchungen die Navigation zu den drei grundlegenden Aktionen bzw. Optionen des Scheduling: 1. Freie Ressourcen (=Lade-Slots) suchen und reservieren 2. Ihre aktuellen Reservierungen ansehen 3. Ihre aktuellen Buchungen ansehen und editieren Seite 3

5 2. Der Bildschirmaufbau Der Bildschirmaufbau dieser drei Untermenüs Freie Ressourcen, Reservierungen und Buchungen ist jeweils gleich: Der mittlere Abschnitt Suchen ermöglicht Ihnen über eine Maske den Zugriff auf Daten (freie, reservierte oder gebuchte Slots) nach bestimmten Kriterien. Im unteren Bildschirmabschnitt werden die Ergebnisse Ihrer Suche bzw. Abfrage angezeigt. Folgende Suchkriterien stehen Ihnen immer zur Verfügung: 1. Messe (als Dropdown-Auswahlliste) 2. Halle (als Dropdown-Auswahlliste) 3. Datum / Zeit (Eingabefelder) In den Untermenüs Reservierungen und Buchungen steht Ihnen zusätzlich noch die Suche nach bestimmten Referenzen zur Verfügung. Dazu später mehr. Das Feld Status zeigt Ihnen nachrichtlich den aktuellen Zustand des / der abgefragten Lade-Slots je Untermenü. Seite 4

6 3. Die Suche nach freien Lade-Slots Ihr erster Arbeitsschritt in der Disposition der Zeitfenster ist die Suche nach freien Ressourcen. Schließlich wollen Sie zunächst einen Überblick über die für Sie gegebenenfalls relevanten Lade- Slots erhalten. Dazu definieren Sie die drei Parameter Messe, Halle und Datum / Zeit in der Suchmaske. Ob sie das jeweilige Kriterium definieren und in welcher Reihenfolge ist fakultativ. Bedenken Sie aber, dass eine zu weit gefasste Suche (bspw. Alle Messen und Alle Hallen ohne terminliche Einschränkung) zu unerwünscht vielen und dadurch unübersichtlichen Ergebnissen führt. 3.1 Die Definition der Messe Die Messe legen Sie in der entsprechenden Auswahlliste fest. Hier sind alle Veranstaltungen aufgeführt, für die wir im betroffenen Messejahr dieses neue Instrument des Verkehrsleitsystems anbieten - in der Abbildung die Messen für Für unser Beispiel wählen wir die LEBEN PLUS KOMFORT im Januar Seite 5

7 3.2 Die Definition der Halle Die Einstellung dieses Parameters für die Suchabfrage ist von besonderer Relevanz. Bitte lesen Sie unsere Ausführungen sorgfältig durch. Zum besseren Verständnis stellen wir diesen Arbeitsschritt ausführlich dar. Im Produktivsystem ist eine feste Zuordnung von Messehallen und Logistikflächen mit jeweils einer bestimmten Anzahl von Ladezonen hinterlegt. Bleiben wir beim Beispiel der Messe LEBEN PLUS KOMFORT. Die Veranstaltung findet in Halle 5 statt. Wählen Sie nun im Listenfeld diese Halle aus, so wird damit automatisch die Suche nach freien Lade-Slots auf eine ganz bestimmte Logistikfläche beschränkt. Dadurch werden Ihnen nur Ladezonen und Slots angeboten, welche die Halle 5 optimal erschließen und somit die Fahrtwege der Gabelstapler minimieren. Die räumliche Struktur des Messegeländes macht es nun erforderlich, dass einige Hallen in bestimmte Segmente gegliedert werden. Nur so kann eine sinnvolle Zuordnung von Hallen oder eben Hallen-Segmenten und Logistikflächen erreicht werden. In unserem Beispiel der Halle 5 ist dieses zwar nicht der Fall - hier steuern Sie ganz einfach die 5" an. Analog gilt dieses für die Hallen 4, 4A, 6.0, 6.1, 7.1, 8.0, 8.1, 9.0, 9.1, 10, 11 und 12. Seite 6

8 Für die Hallen 1, 2, 3, 7.0 und Galeria allerdings würde diese einfache Zuordnung eine zu grobe Granularität und somit zu weite Fahrbeziehungen zwischen Messestand und Ladezone für die Gabelstapler bedeuten. Daher wurden die genannten Hallen in Hallenbereiche aufgeteilt. Die entsprechende Bezeichnung dieser Segmente setzt sich aus der Hallennummer sowie, in Klammern, dem Hallenbereich zusammen. Die Bezeichnung 3(3/1) steht also für die Halle 3, Hallenbereich 2. Eine vollständig Übersicht dieser Bezeichnungen entnehmen Sie der Abbildung. Diese entspricht dem Listenfeld in der Suchmaske des Produktivsystems. Bitte Halle auswählen... 1(1/1) 1(1/2) (2/1) 2(2/2) 3(3/1) 3(3/2) 3(3/3) (7.0/1) 7.0(7.0/2) GAL(GAL/1) GAL(GAL/2) Entscheidende für Sie ist nun die richtige Auswahl des Hallenbereichs, in dem Ihr Stand liegt. Dazu orientieren Sie sich auf dem Übersichtsplan Hallen und Hallenbereiche für die Zeitfenster- Steuerung. Den Plan finden Sie auf Seite 8 des Manuals, er ist aber auch als Pdf-Datei im Produktivsystem hinterlegt. Seite 7

9 Die Aufteilung der zuvor genannten Hallen 1, 2, 3, 7.0 und Galeria in verschiedene Hallenbereiche zieht keine strengen Grenzen zwischen den einzelnen Segmenten. Sollte der Messestand in einer der Übergangszonen zwischen zwei Hallenbereichen liegen, können Sie beide Bereiche für die Slot-Suche ausprobieren. 7.0/2 Tor 2 GAL/1 7.0/1 GAL/2 Tor 6 3/2 3/3 2/1 2/2 1/1 1/2 3/1 Tor 4 Tor 1 Für die Hallen 1, 2, 3, Galeria und 7.0 wählen Sie bitte in der Suchmaske des Webportals den Hallenbereich (rote Schriftfarbe) aus, in welchem Ihr Messestand liegt. Für die Hallen 4, 4A, 5, 6.0, 6.1, 7.1, 8.0, 8.1, 9.0, 9.1, 10, 11 und 12 reicht die Suche nach der einfachen Hallenbezeichnung (weiße Schriftfarbe) aus. Seite 8

10 3.3 Die Datums- und Zeit-Definition Über diese Abfrage grenzen Sie die Suche auf die von Ihnen gewünschte Zeitspanne eines bestimmten Tages ein. Achten Sie bitte bei der Eingabe des Datum darauf, dass zu diesem Termin die Zeitfenster-Steuerung für die jeweilige Messe grundsätzlich angeboten wird. Entlang unseres Beispiels: Die Zeitfenstersteuerung zur LEBEN PLUS KOMFORT startet mit Aufbaubeginn am Die Zeitfenster-Steuerung zur parallel stattfindenden DEUBAU startet ebenfalls am Zu diesem Zeitpunkt befindet sich die DEUBAU allerdings schon seit einigen Tagen in der Aufbauphase. Würden Sie für die DEUBAU eine Suche für bspw. den tätigen, wäre das Ergebnis (also die Trefferanzahl an freien Lade-Slots) gleich null. Für diesen Tag wurde ja kein Zeitfenster von uns eingerichtet - das DEUBAU-Szenario startet wie oben erwähnt erst ab dem Seite 9

11 4. Die Reservierung Nach dem Sie alle gewünschten Parameterwerte in die Suchmaske eingegeben haben, erhalten Sie durch Anklicken der Schaltfläche Suchen das Ergebnis im unteren Bildschirm angezeigt. Wir greifen das Beispiel der LEBEN PLUS KOMFORT auf und wählen als Messe ebendiese aus dem Listenfeld, als Halle die 5 und als Datum / Zeit den zwischen Uhr und Uhr an. Als Resultat dieser Abfrage werden vier Lade- Slots angezeigt, welche die Kriterien der Suche erfüllen. Aus dem Ergebnis wählen Sie den von Ihnen favorisierten Slot, und setzen einen Haken in das Kontrollfeld der rechten Spalte. Durch Anklicken der Schaltfläche Reservieren lösen Sie ebendiese Aktion aus. Seite 10

12 In dem nun erscheinenden Fenster werden in der Überschrift die relevanten Daten des von Ihnen gewählten Slots aufgeführt. Sie können kontrollieren, ob die Angaben zur Messe und zum Datum stimmen. Der angezeigte Status des Slots ist noch frei. Im Detailfeld können Sie Ihre ersten Angaben, soweit bekannt, eintragen. Ausstellername, Halle und Standnummer sollten Ihnen zu diesem Zeitpunkt schon bekannt sein. Neben den ausgewiesenen Pflichtfeldern sollten Sie hier schon den Fahrzeugtyp sowie die Zollgutdeklaration ausfüllen - dieses wird später nicht mehr möglich sein. Die eigentliche Reservierung wird durch Anklicken der Schaltfläche Speichern ausgelöst. Die Eingabefelder im Detailbereich werden bis auf Weiters eingefroren und der Status des Slots verändert sich auf reserviert. Seite 11

13 Über diese erfolgreiche Reservierung erhalten Sie eine Bestätigung per . Darin enthalten der Hinweis, dass es sich noch nicht um eine Buchungsbestätigung handelt. Hierzu fehlt noch eine entsprechende Servicebestellung zur Be- oder Entladung bei unserem offiziellen Messespediteur. Dieses, so können Sie der entnehmen, muss innerhalb von 24 Stunden (unter Berücksichtigung von Wochenend- und Feiertagen) erfolgen. Geht diese Bestellung nicht oder nicht rechtzeitig ein, verfällt die Reservierung. Der Lade-Slot steht somit wieder allen Bookern zur Reservierung zur Verfügung. Auch hierüber erhalten Sie eine Benachrichtigung per . Seite 12 Jeder Lade-Slot muss einzeln über die hier beschriebene Prozedur reserviert werden. Sammelbestellungen durch Anklicken mehrerer Kontrollkästchen werden vom Produktivsystem nicht akzeptiert. Gleichwohl können Sie bei Bedarf für verschiedene Messen, für verschiedene Hallen, an verschiedenen Tagen oder zu verschiedenen Uhrzeiten Lade-Slots in Ihrem Warenkorb sammeln und entsprechende Stapler-Bestellungen tätigen. Seite 12

14 Um diesen Warenkorb, also alle oder eine Auswahl der aktuellen Reservierungen ansehen zu können, wechseln Sie nun auf der Registerleiste durch Anklicken des Reiters Reservierungen in die Ansicht derselben. Wie bereits beschrieben, besteht auch hier die Möglichkeit der Suchabfrage. Dadurch können Sie die Übersichtlichkeit der Ergebnisliste verbessern. Zusätzlich zu den Kriterien Messe, Halle und Datum / Zeit kann hier nach den Referenzen gesucht werden, die im Detaillformular jedes einzelnen Lade-Slots (vgl. Seite 11) abgefragt und von Ihnen ausgefüllt wurden. In unserem Beispiel hat der Aussteller drei Lade-Slots reserviert, die in der Ergebnisliste angezeigt werden. Seite 12 Seite 13

15 5. Die Buchungsbestätigung Die Buchung eines von Ihnen reservierten Lade-Slots ist eine Aktion, die nicht von Ihnen, sondern von unserem Messespediteur im Produktivsystem vorgenommen wird. Veranlasst wird die Buchung durch den Eingang ihrer Slot-spezifischen Bestellung des Gabelstaplers. Über diese Statusänderung von reserviert auf gebucht werden Sie wiederum per benachrichtigt. Analog zu den Reservierungen können Sie auch Ihre Buchungen, bei Bedarf nach den Kriterien über die Suchabfrage gefiltert, einsehen. Seite 12 Seite 14

16 6. Die Einfahrtsgenehmigung Mit der Buchungsbestätigung wird für jeden Lade-Slot eine Einfahrtsgenehmigung im Produktivsystem hinterlegt. Dieses Dokument bildet die Schnittstelle zwischen dem Scheduling und der Performance und ist gewissermaßen der Resonanzboden des neuen Verkehrsleitsystems. Die Einfahrtsgenehmigung kann von Ihnen editiert, ausgedruckt sowie bei Bedarf Ihrem Transporteur zugesendet werden. Auf jeden Fall ist Sie zur Performance mitzuführen, beim Check-In, bei der Toreinfahrt und der Anfahrt der Ladezone dem Personal vorzuzeigen und beim Verlassen des Messegeländes am Tor abzugeben. Die Einfahrtsgenehmigung sollte bereits während des Scheduling möglichst vollständig von Ihnen ausgefüllt werden. Dazu steht Ihnen die Funktion des Editierens zur Verfügung. Diese rufen Sie durch die rote Schaltfläche mit eingebettetem weißen Dreieck auf, welche in der Ergebnisliste Ihrer Buchungsansicht im rechten Teil der Tabelle erscheint. Seite 12 Seite 15

17 Sie gelangen zu der Ihnen schon bekannten Eingabemaske (vgl. Seite 11). Im Detaillbereich füllen Sie die noch leeren Felder aus oder korrigieren bei Änderungen die ursprüngliche Angabe. Abschließend bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Anklicken der Schaltfläche Speichern. Seite 12 Nach finaler Eingabe der abgefragten Daten rufen Sie durch Anklicken der Dokument-Ikons in der Tabelle die Slot-spezifische Einfahrtsgenehmigung auf. Seite 16

18 Diese Einfahrtsgenehmigung mit den relevanten Daten können Sie ausdrucken oder, nachdem Sie das Dokument als Pdf-Datei gespeichert haben, Ihrem Transportunternehmen per zusenden. Seite 12 Seite 17

19 7. Die Stornierung von Buchungen Die Rückgabe von gebuchten Lade-Slots, also die Stornierung von Buchungen, ist nur in Ausnahmefällen möglich. Diese Aktion können Sie im Produktivsystem nicht selber ausführen. Bitte kontaktieren Sie hierzu unseren Messespediteur. Seite 18