ERWEITERTER SOURCING OPTIMIZER

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1 ERWEITERTER SOURCING OPTIMIZER LIEFERANTEN-KURZANLEITUNG Letzte Aktualisierung: JAGGAER Vertraulich Copyright 2017, JAGGER.

2 LIEFERANTEN-KURZANLEITUNG Lieferanten-Startseite Die Lieferanten-Startseite zeigt alle Gebotsschritte in einem einzigen Ereignis an. Wenn Sie an mehreren Ereignissen teilnehmen, kann sich das Aussehen Ihrer Startseite von einem Ereignis zum nächsten ändern. Außerdem hängt dies davon ab, wie der Käufer jedes Ereignis einrichtet. Jeder Abschnitt weist 4 Spalten auf: Aufgaben Zeigt die Aufgabe. Aktionen Zeigt die durchzuführende Aktion. JAGGAER 1

3 Überprüfen/Fertigstellen Dieser Abschnitt gibt an, was zu tun ist und ob Sie die Aufgabe ausgeführt haben. Details Dieser Abschnitt enthält Informationen über Ihre bisherigen Aktionen. Informationen/Meldungen 1. Begrüßungsmitteilung anzeigen Klicken Sie unter Aktionen auf Meldung anzeigen, um die Begrüßungsmitteilung einzublenden. 2. Benachrichtigungen Wenn Benachrichtigungen vorliegen, können Sie diese durch Klicken auf Benachrichtigungen anzeigen unter Aktionen anzeigen. 3. Fragen und Antworten Klicken Sie auf Fragen & Antworten anzeigen unter Aktionen, um Fragen und Antworten anzuzeigen. Hinweis: Sehen Sie in diesem Abschnitt nach neuen Meldungen/Mitteilungen, Benachrichtigungen oder Fragen und Antworten nach, die hier veröffentlicht oder aktualisiert werden. Der Status Überprüft kann wieder von Grün zu Rot gewechselt haben, wenn seit Ihrem letzten Zugriff neue Informationen verfügbar wurden. Aufgaben vor dem Bieten 1. Angebotsabsicht Klicken Sie auf Angebotsabsicht abschließen unter Aktionen. Antworten Sie mit Ja, wenn Sie zu bieten beabsichtigen, und mit Nein, wenn dies nicht der Fall ist. 2. Eignungsprüfung per Erklärung Klicken Sie auf Gating abschließen unter Aktionen und erklären Sie Ihr Einverständnis mit jeder Eignungsprüfungserklärung. 3. Eignungsprüfung per Unterlage Klicken Sie auf Gating abschließen unter Aktionen und laden Sie alle erforderlichen Eignungsprüfungsunterlagen herunter. 4. Ereignisdokument-Gating Klicken Sie auf Gating abschließen unter Aktionen und laden Sie alle erforderlichen Dokumente zum Ereignis-Gating herunter. Eventuell müssen Sie auch erforderliche Ereignisdokumente hochladen. Der Genehmigungsstatus aller hochgeladenen Dokumente wird im Feld Vollständig? angezeigt. angezeigt. 5. Referenzdokument Klicken Sie auf Referenzdokumente ansehen unter Aktionen. Laden Sie alle vom Käufer geposteten Referenzdokumente herunter. Referenzdokumente haben während eines Sourcing- Events lediglich Informationscharakter. Beispiele sind Begrüßungsschreiben und Geschäftsbedingungen. Hinweis: Dokumente, auf die im Schritt Eignungsprüfung per Unterlage zugegriffen wird, sind in diesem Abschnitt ebenfalls aufgeführt. Unter Details wird angegeben, wie viele Dokumente zusätzlich zu den Eignungsprüfungsdokumenten Sie noch nicht geprüft haben. 6. RFI Klicken Sie auf RFI vervollständigt. Beantworten Sie die Fragen im RFI. Sie müssen jede (mit einem Sternchen markierte) Pflichtfrage beantworten. Wenn eine Frage eine Antwort in Form eines Datei-Uploads erfordert, müssen Sie das jeweilige Dokument im Abschnitt Gebotsdokumente hochladen. Gehen Sie nach dem Hochladen des Dokuments zum RFI zurück und wählen Sie im Dropdown-Feld den Namen des Dokuments aus. Die Datei muss in den Abschnitt Gebotsdokumente hochgeladen worden sein, damit ihr Name im Dropdown-Feld für die RFI-Datei-Upload-Antworten erscheinen kann. Klicken Sie auf Absenden. Bestätigen Sie die Absendung. Sie müssen Ihr RFI bestätigen, damit es als vollständig erscheint. Hinweis: Das RFI wird nicht in jedem Beschaffungsvorhaben verwendet. JAGGAER 2

4 7. Gebotsdokumente Klicken Sie auf Gebotsdokumente vervollständigen. Laden Sie Gebotsdokumente für RFI-Fragen, die ein Datei-Upload erfordern, hier hoch. Aufgaben Ausschreibung 1. Einzelposten-Gebote Klicken Sie auf Gebot vervollständigen. Sie können Ihre Gebote online oder offline eingeben (per Download/Upload mit Excel) Online bieten: Geben Sie für jeden Posten, für den Sie bieten möchten, Ihre Gebote online ein. Sie müssen alle mit einem Sternchen markierten Felder ausfüllen. Alle Felder müssen ausgefüllt werden. Klicken Sie auf Angebote aktualisieren bevor Sie eine andere Seite aufrufen, um Ihre Einträge zu speichern. Offline bieten: Laden Sie das Angebotsblatt in Excel herunter. Füllen Sie das Angebotsblatt aus. Speichern Sie es häufig und laden Sie es oft hoch. Eventuelle Fehler beim Hochladen können nur auf dem Fehler- Arbeitsblatt (das nur angezeigt wird, wenn Upload-Fehler auftreten) korrigiert werden; anschließend wird das Blatt wieder hochgeladen. Hinweis: Wenn Sie nicht für alle Artikel im Sourcing-Event Gebote abgeben, wird als Vollständigkeitsstatus für den betreffenden Einzelposten stets Teilweise angegeben. Das ist in Ordnung, wenn Sie nicht vorhaben, auf alle Artikel im Ereignis zu bieten. 2. Kapazität Klicken Sie unter Aktionen auf Kapazität vervollständigen. a. Wenn das Menü Kapazität verfügbar ist, geben Sie neben Ihrer Angebots-Gesamtsumme auf der Artikelebene Ihre Kapazität auf höherer Ebene ein. b. Klicken Sie auf Senden, um Ihre Arbeit zu speichern. Diese zusätzliche Kapazitätssummierung verhindert, dass mehr Aufträge an Sie vergeben werden, als Sie dem Käufer zusagen können. Die Kapazität auf Artikelebene (falls erforderlich) ist von der Kapazität getrennt, die im Menü Kapazität verfügbar gemacht wird. 3. Pakete - Klicken Sie auf "Pakete vervollständigen" a. Klicken Sie auf Paket erstellen. b. Geben Sie einen Namen für das Paket ein und klicken Sie auf OK. c. Kommentare zum Paket sind eine Option und werden zur Identifizierung des Paketinhalts verwendet. d. Markieren Sie die Kästchen neben den Artikeln, die Sie in Ihr Paket einbeziehen möchten, und klicken Sie auf Ausgewählte Artikel zum Paket hinzufügen. e. Klicken Sie immer auf Ausgewählte Artikel zum Paket hinzufügen, bevor Sie zu einer anderen Seite übergehen. f. Versehen Sie jeden Artikel in Ihrem Paket mit einem Preis. g. Die eingereichten Preise sind nur gültig, wenn Ihnen das gesamte Paket zuerkannt wird. h. Preise können auch durch Klicken auf Preise importieren aus Ihren Einzelposten-Geboten importiert werden. Dies ermöglicht einen allgemeinen Rabatt auf Ihre Gebote, der für alle Artikel in Ihrem Paket gilt. JAGGAER 3

5 Die Zusammenstellung von Paketangeboten ist ein optionaler Schritt. Für manche Ereignisse muss ein Gebot auf jeden in einem Paket enthaltenen Artikel abgegeben werden. 4. Bedingte Angebote Klicken Sie auf Bedingte Angebote vervollständigen. Die Zusammenstellung von bedingten Angeboten ist ein optionaler Schritt. a. Klicken Sie auf Bedingtes Angebot erstellen. b. Geben Sie einen Namen für Ihr bedingtes Angebot ein und klicken Sie auf Nächster Schritt. c. Markieren Sie alle Artikel oder spezifischen Artikel, für die Sie den Zuschlag erhalten müssen, damit Ihr Rabatt zum Tragen kommt. Klicken Sie auf Nächster Schritt. d. Wählen Sie Wie in Auslösegruppe, Alle Artikel oder wählen Sie spezifische Artikel aus, für die Sie einen Rabatt anbieten werden, wenn Ihre Angebotskriterien erfüllt werden. Klicken Sie auf Nächster Schritt. e. Geben Sie an, für wie viele Aufträge Sie den Zuschlag erhalten müssen, damit das Angebot zum Tragen kommt, und wie hoch Ihr Rabatt sein wird. Klicken Sie auf Speichern. Durch Klicken auf das Symbol + können abgestufte Angebote eingegeben werden. 5. Ereignisdokumente Klicken Sie auf Ereignisdokumente vervollständigen. Wenn ein Käufer wünscht, dass Sie Dokumente in das Ereignis hochladen, gelangen Sie zu den Ereignisdokumenten. Dort befindet sich ein Platzhalter für die Stelle, an die Sie die Dokumente in das Ereignis hochladen können. Wenn Sie mehrere Dokumente haben, aber nur ein Platzhalter vorhanden ist, können Sie alle Dateien zu einer Zip-Datei komprimieren und diese dann in das Ereignis hochladen. Eingänge 1. Beleg Angebotsstatus Zeigen Sie den Angebotsstatus unter Aktionen an. 2. Gebotsbeleg Zeigen Sie den Gebotsbeleg unter Aktionen an. Hinweis: Der angezeigte Gebotsbeleg ist die Standardansicht, in der eventuell nicht alle Felder enthalten sind, die Sie beim Abgeben Ihres Angebots ausgefüllt haben. Wenn Sie auf Ansicht klicken, können Sie auch die Detailansicht mit einer Darstellung sämtlicher Felder sehen. a. Sie sollten alle Ihre Eingänge anzeigen, herunterladen und für Ihre Unterlagen speichern. b. Die Daten in Ihren Eingängen entsprechen genau dem, was JAGGAER von Ihrem Unternehmen erhalten hat. 3. Beleg Bedingtes Angebot Zeigen Sie den Beleg für ein bedingtes Angebot unter Aktionen an. Bietersupport 1. Erste Schritte Klicken Sie auf Video ansehen unter Aktionen. 2. Geschäftsbezogene Fragen Klicken Sie auf Fragen und Antworten absenden unter Aktionen. Hier sollten Sie Ihre vom Käufer zu beantwortenden Fragen zu diesem Ereignis posten. Wenn der Käufer Ihre Fragen beantwortet, erhalten Sie eine entsprechende Benachrichtigung. Sie können die Antwort im Abschnitt Fragen und Antworten nachlesen. JAGGAER 4

6 3. Technische Fragen Klicken Sie auf Support unter Aktionen, um ein Support-Ticket einzugeben. Geben Sie Ihre technischen Support-Fragen zu dem Ereignis hier ein, damit der JAGGAER Support sie beantworten kann. JAGGAER 5