FSW-Qualitätsaudit Fragebogen an die Einrichtungsleitung

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1 Fonds Soziales Wien Fachbereich Betreutes Wohnen Wiener Wohnungslosenhilfe 1030 Wien, Guglgasse 7-9 Tel.: FSW-Qualitätsaudit Fragebogen an die Einrichtungsleitung Name der Einrichtung: Datum: Nr Qualitätsstandard Frage Antwort Anmerkungen (gerne für Stichworte nutzen) 1 Bauliche und räumliche Gegebenheiten Ist die Einrichtung an öffentliche Verkehrsmittel angebunden? Stehen in der Einrichtung die für das gesamte Betreuungs- und Leistungsangebot (z.b. Beratung, PsychiaterIn medizinische Behandlung) notwendigen Räumlichkeiten zur Verfügung? Liegt ein auf das Angebot der Einrichtung abgestimmtes Sicherheitskonzept (z.b. Regelungen zu Brandschutz, Verhalten in Notfällen, Umgang mit Videoüberwachung/-aufzeichnung, Pandemieplan, konzeptionelle Überlegungen zum Thema Sicherheit in der Betreuung) vor? 2 Konzept Liegt ein aktuelles schriftliches Konzept in der Einrichtung vor? Können Sie belegen, dass das Konzept den MA (=MitarbeiterInnen) zur Kenntnis gebracht wurde? Wird die Einhaltung der konzeptorientierten Arbeit systematisch überprüft? Werden den KundInnen im Zuge der Aufnahme relevante Inhalte des Konzepts in adäquater Form vermittelt? Liegen relevante Teile des Konzepts in schriftlicher Form für KundInnen zugänglich auf? 3 Stellen- und Funktionsbeschreibung Liegen für alle MA die gültigen Stellen- und Funktionsbeschreibungen in der Einrichtung vor? Werden die Stellen- und Funktionsbeschreibungen den jeweiligen MA zur Kenntnis Bezeichnung der Stelle und der Funktion? Aufgaben und Kompetenzen (Befugnisse, Verantwortungen)? Einbindung in die Organisationsstruktur (vorgesetzte und nachgeordnete Stelle(n), Vertretungsregelungen)? erforderlichen Qualifikationen und Anforderungen? WWH FSW-Qualitätsaudit Fragebogen für ambulante und mobile Angebote Stand:

2 4 Personalmanagement Einschulung von MA vor und werden diese neuen MA zur Kenntnis Wird die Einschulung neuer MA innerhalb eines angemessenen Zeitraumes nach Tätigkeitsbeginn durchgeführt? Findet ein strukturiertes Feedback zwischen MA und dem/der Vorgesetzen (z.b. standardisiertes MA-Gespräch) regelmäßig statt? strukturiertes Feedback zwischen MA und dem/der Vorgesetzten vor und werden diese neuen MA zur Kenntnis Fortbildung der MA vor und werden diese neuen MA zur Kenntnis Nehmen MA in angemessenen Zeitabständen an Fortbildungsveranstaltungen teil (mind. 75% des Personals im Vorjahr rechne: Anzahl der MA die Fortbildung besucht haben dividiert durch Anzahl aller MA x 100)? 5 Freiwilligenarbeit Ist der Einsatz von freiwilligen MA in der Einrichtung vorgesehen? Ist der Einsatz freiwilliger MA in der Einrichtung schriftlich geregelt? Wird mit freiwilligen MA eine schriftliche Vereinbarung über ihre Tätigkeit getroffen? Werden diese Regelungen und Vereinbarungen allen Beteiligten zur Kenntnis Trifft die Organisation versicherungsrechtliche Vorsorge (Haftpflicht, Unfall) für den Einsatz freiwilliger MA? Gibt es eine Ansprech- und Begleitperson für freiwillige MA? Wird der Einsatz freiwilliger Arbeit dargestellt (z.b. im hresbericht)? 6 Interne Kommunikation Ist die Grundstruktur der Kommunikationsforen (z.b. Inhalte, TeilnehmerInnen und die Frequenz) schriftlich geregelt? Werden die Kommunikationsforen in geeigneter Form Finden die Kommunikationsforen innerhalb der Arbeitszeit statt? Stellt die Organisation die Möglichkeit der Supervision durch fachlich ausgebildete einrichtungsexterne SupervisorInnen zur Verfügung? Sind die Rahmenbedingungen der Supervision (Arbeitszeitanrechnung, Grenzen der Kostenübernahme, Auswahl der SupervisorInnen) in der Organisation schriftlich geregelt? 7 Maßnahmen zur Qualitätssicherung Legt Ihre Organisation/Einrichtung Qualitätsziele für die Leistung der Einrichtung schriftlich fest? Werden daraus Maßnahmen zur Qualitätssicherung abgeleitet und umgesetzt? WWH FSW-Qualitätsaudit Fragebogen für ambulante und mobile Angebote Stand:

3 7.3.1 Wird die Wirkung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung hinsichtlich der festgelegten Ziele regelmäßig überprüft? Fließen die Ergebnisse der Überprüfung regelmäßig in neue Pläne und Maßnahmen für die Verbesserung und Entwicklung der Qualität ein? Ist dieser Prozess zur Qualitätssicherung entsprechend dem PDCA-Kreis schriftlich festgelegt? Werden alle relevanten Dokumente (Prozess-/Ablaufbeschreibungen, Regelungen, Handbücher etc.), die sich auf die gesamte Dienstleistung beziehen, in regelmäßigen Abständen überprüft und bei Bedarf aktualisiert? Wird den MA der Prozess zur Qualitätssicherung zur Kenntnis gebracht und sind diese darin eingebunden? 8 Zugang und Aufnahme Sind die Voraussetzungen für die Inanspruchnahme des Leistungsangebots sowie die Gründe für eine Beendigung bzw. einen Ausschluss im Konzept schriftlich geregelt? Sind die Voraussetzungen für die Inanspruchnahme des Leistungsangebotes für interessierte Personen zugänglich und transparent dargestellt? Ist der Ablauf der Kontaktaufnahme/des Heranführens an eine Leistung/der Aufnahme in die Betreuung schriftlich geregelt? Ist schriftlich geregelt, welche Informationen neue KundInnen über das Angebot der Einrichtung erhalten? Liegen für KundInnen schriftliche Informationen über das Angebot der Einrichtung auf? Liegen für KundInnen Informationen über mögliche Gründe für eine Beendigung bzw. einen Ausschluss auf? Werden alle relevanten Regelungen bezüglich Zugang und Aufnahme den beteiligten MA zur Kenntnis 9 Beendigung Ist der Ablauf der Beendigung je nach Ursache entsprechend dem Angebot der Einrichtung schriftlich geregelt? Ist schriftlich geregelt, welche Informationen KundInnen über den Ablauf der Beendigung erhalten? Erhalten die KundInnen diese Informationen zur Beendigung? Werden bei einseitiger Beendigung durch die Einrichtung sowohl die Gründe dafür festgehalten als auch diese Gründe den KundInnen auf Verlangen vermittelt? Werden alle relevanten Regelungen bezüglich Beendigung den beteiligten MA zur Kenntnis 10 Betreuungs- und Zielvereinbarungen Ist in der Einrichtung schriftlich geregelt, wer für die Erstellung und Veränderung von Vereinbarungen zuständig ist? Ist die Vorgehensweise für die Erstellung und Veränderung von Vereinbarungen schriftlich geregelt? Werden diese Regelungen den beteiligten MA zur Kenntnis Werden getroffene Vereinbarungen dokumentiert und enthalten diese Zieldefinition, geplante Vorgehensweise und Zeitrahmen für die Zielerreichung? WWH FSW-Qualitätsaudit Fragebogen für ambulante und mobile Angebote Stand:

4 Werden die zur Zielerreichung erbrachten Leistungen laufend Werden die vereinbarten Ziele unter Partizipation der KundInnen evaluiert und bei Bedarf aktualisiert? Werden Betreuungs- und Zielvereinbarungen regelmäßig reflektiert und daraus Erkenntnisse für die Weiterentwicklung des Einrichtungsangebotes abgeleitet? 11 Dokumentation Existieren schriftlich festgelegte Regelungen (Form, Inhalte und Zuständigkeit) zur kundinnenbezogenen Dokumentation? Werden MA nachweislich über die Regelungen zur Dokumentation informiert? Werden MA nachweislich über den korrekten Umgang mit personenbezogenen Daten informiert? Sind sämtliche Einträge mit Datum und Name/ Unterschrift/Paraphe der VerfasserInnen versehen und in wertschätzender, respektvoller Sprache verfasst? Wird die vorschriftsmäßige Durchführung der Dokumentation regelmäßig durch die Leitung überprüft? Haben KundInnen das Recht, im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen Einsicht in die sie betreffende Dokumentation zu nehmen? 12 Zusammenarbeit mit externen Stellen/Vernetzung Ist in der Einrichtung die Zusammenarbeit mit externen Stellen (Austausch personenbezogener Daten) entsprechend gesetzlicher Grundlagen schriftlich geregelt? Werden die Regelungen den MA nachweislich zur Kenntnis Werden KundInnen zu Betreuungsbeginn über ihre Rechte bezüglich des Umganges mit persönlichen Daten und über die Zusammenarbeit mit externen Stellen aufgeklärt? Wird vor der kundinnenbezogenen Kooperation mit externen Stellen das Einverständnis der KundInnen eingeholt und Haben KundInnen beim Austausch von sie betreffenden Informationen mit Dritten grundsätzlich die Möglichkeit anwesend zu sein? Wird die kundinnenbezogene Kooperation mit externen Stellen 13 Partizipation der KundInnen Gibt es strukturierte, regelmäßige, auf die Zielgruppe sowie auf die Einrichtung abgestimmte Möglichkeiten der Partizipation von KundInnen? Sind das Verständnis von Partizipation, die bestehenden Möglichkeiten der Partizipation sowie die Art der Umsetzung und Dokumentation schriftlich festgelegt? Werden diese schriftlichen Regelungen den MA zur Kenntnis Werden KundInnen über Möglichkeiten der Partizipation informiert und liegen diese Informationen in schriftlicher Form vor? Fließen die Ergebnisse von Partizipationsprozessen regelmäßig in die Weiterentwicklung des Leistungsangebots ein? WWH FSW-Qualitätsaudit Fragebogen für ambulante und mobile Angebote Stand:

5 Erhalten KundInnen Rückmeldung über die Ergebnisse von partizipativen Maßnahmen? 14 Beschwerdemanagement Gibt es in Ihrer Einrichtung/Organisation eine schriftliche Definition von Beschwerden sowie ein schriftlich festgelegtes Prozedere für den Umgang mit und die Dokumentation von Beschwerden? Werden diese schriftlichen Regelungen den MA zur Kenntnis Werden KundInnen schriftlich darüber informiert, wo sowohl intern als auch extern Beschwerden eingebracht werden können? Werden eingelangte Beschwerden innerhalb einer festgelegten Frist bearbeitet und BeschwerdeführerInnen über den aktuellen Bearbeitungsstatus der Beschwerde informiert? Werden Beschwerden eines definierten Zeitraumes hinsichtlich Verbesserungsmöglichkeiten für das Einrichtungsangebot reflektiert? 15 Wirksamkeit Werden von der Einrichtung/Organisation Wirkungsziele für das Leistungsangebot der Einrichtung definiert? Sind ausgehend von den Wirkungszielen Indikatoren und Kennzahlen zur Messung festgelegt? Erfolgt eine regelmäßige und systematische Datenerhebung und - auswertung bezogen auf die festgelegten Indikatoren und Kennzahlen? Werden die Auswertungsergebnisse im Hinblick auf die Erreichung der Wirkungsziele analysiert? Werden auf Basis dieser Analyse die Arbeitsweise und Wirkungsziele der Einrichtung reflektiert und ggf. adaptiert? Werden die Ergebnisse der Analyse sowie die Erkenntnisse aus deren Reflexion nachvollziehbar dargestellt und den in der Betreuungsarbeit tätigen MA kommuniziert? Ist der gesamte Prozess zur Wirkungsorientierung schriftlich festgelegt? WWH FSW-Qualitätsaudit Fragebogen für ambulante und mobile Angebote Stand: