Aufbruch zum Paradigmenwechsel. Eine Strategiestudie der Schweizer Archive

Transkript

1 Aufbruch zum Paradigmenwechsel Eine Strategiestudie der Schweizer Archive

2 Beweggründe Vorgeschichte: 1996 Gründung der Arbeitsgruppe Archivierung elektronischer Akten 1997 Studium des Guide for Managing of Electronic Records from an Archival Perspective 1999 Aktionsprogramm Archivieren im Informationszeitalter 2000 Resolution für eine Machbarkeitsstudie

3 Thomas Schärli Strategiestudie der Schweizer Archive Dresden 6. März 2002 S. 3 Beweggründe Erkenntnisse aus dem Aktionsprogramm: Es braucht mehr als Kochrezepte. Die Mittel sind beschränkt. Archive haben wenig Einfluss. Ihre Kompetenz ist ungenügend. Wo kein Wille ist, ist auch kein Weg.

4 Phasen der Wissenserweiterung (1) Aufgabe delegieren (2) Wissen sammeln/vermitteln (3) Wissen aneignen (4) Wissen handlungsfähig machen (5) Zum Handeln schreiten (6) Aus Erfahrungen lernen

5 Ziele der Strategiestudie Den Archivleitungen gangbare Wege zu einem gemeinsamen Ziel aufzeigen Die verantwortlichen Organen vom Ernst der Situation und vom Reformwillen der Archive überzeugen

6 Ergebnisse LANGBERICHT ( Strategiestudie ): zur Vermittlung nach innen (Materialsammlung, Leitplanken) KURZBERICHT: zur Kommunikation nach aussen ( Polit Marketing ) Ab Woche 18: Arbeitsgruppe Archivierung elektronischer Akten Gesamtschweizerische Strategiestudie... Benutzer-ID: kla Passwort: strategie

7 Die Arbeit an der Studie als gemeinsamer Lernprozess 6 Projektteam-Sitzungen 4 Lenkungsausschuss-Sitzungen 2 Workshops mit Archiven

8 Prioritäten und Zusammenhänge Aus- und Weiterbildung Technische Lösungskonzepte Öffentlicher Auftritt der Archive Internationaler Vergleich Rechtl. Grundlagen Rolle Archive in der Verwaltung (Aussensicht) Zukunftsperspektiven (-technisch, -individuell) Beteiligung an IT-Projekten Rolle VSA Archivische. Prozesse Szenarien Standardisierung Archivische Angebote Betriebliche Konsequenzen Finanzierung/ Ressourcenplanung Kooperationen, Aufgabenteilung

9 Schwerpunkte

10 Perspektiven Vision 2015 Client-To-Administration-Prozesse BürgerIn (Kunde) Verwaltung Virtueller Amtsschalter Records Capturing- Administration-To- Administration-Prozesse AUFZEICHNUNGEN ( Records ) Prozesse Amt 1 Front Office Back Office Amt 2 Archivierung? Vgl. Barbara Reed: Amt n-1 Amt n

11 Szenarien Portal Top-down Subito Direttissima

12 Empfehlungen Kurzfristig Mittelfristig Langfristig Prozesse Weiterbildung Rechtliche Rahmenbedingungen Recordsmanagement Vorarchivische Prozesse Wissens- und Recordsmanager Vollautomation Kooperation Koordination Beratungsstelle Standards definieren Dezentrale Kompetenzzentren Forschungsprojekte Ausbau Beratungsstelle Service Center Migration egovernment Umfassendes Dienstleistungszentrum Internetportal Archiv Technik Einbindung in IT-Planung Verzeichnungs- System einführen Systemübersicht Altbestände nacherfassen Vorarchivische Standards Migrationskonzept Archivschnittstelle Infrastruktur elektronisches Langzeitarchiv

13 Kosten Kosten in Mio. CHF Kurzfristig ( ) Mittelfristig ( ) Langfristig ( ) Archive Nicht bezifferbar Interarchivische Kooperation Gesamtverwaltung Geschätzte mehrere 100 Mio. CHF (Digitales Records Management)

14 und welcher Nutzen? für die Archive für die Verwaltungen Für die Gesellschaft

15 Coming Out Die Archive stehen vor neuen Herausforderungen, die mit den vorhandenen Ressourcen nicht bewältigt werden können. Die wachsende Bedeutung von elektronischen Unterlagen hat auch Auswirkungen auf die gesamten Verwaltungen. Die Schweizer Archive sind gewillt, einen Sondereffort zu leisten. Die aufgezeigten Probleme müssen gemeinsam angegangen werden.

16 Archive und Verwaltungen in einem Boot Operative Systeme Führungsinformationen Systematische Aktenführung Geschäftsprozesse egovernment Archiv Übernahme Metadaten Formate

17 Thesen zur zukünftigen Rolle der Archive Zunahme der Bedeutung elektronischer Unterlagen Wandel der Rolle der Archive Informations- und Wissensmanagement als Schlüsselfaktor Technische Lösung für dauerhafte Archivierung noch nicht gefunden Notwendigkeit zusätzlicher Ressourcen Records Management als Kernaufgabe Primär strategische und organisatorische Herausforderung Günstiger Zeitpunkt für Umsetzungsprojekte

18 Strategische Stossrichtung Operative Systeme Archive Kurzfristige Massnahmen Mittelfristige Massnahmen Langfristige Massnahmen

19 Nächste Schritte Kommunikationskampagne Pflichtenheft für die Koordinationsund Beratungsstelle

20 Aufbruch oder Seifenblase? Der Umdenkprozess hat eingesetzt. Die Bereitschaft für neue Formen der Kooperation ist da. Ein Schwergewicht der nächsten Jahre liegt auf der Standardisierung archivischer Prozesse.