Anleitung zur Nutzung des Data NatuRe Portals

Transkript

1 Autor: Matthias Mundt Kontakt: Stand: (v.1.4) HANDBUCH Anleitung zur Nutzung des Data NatuRe Portals Inhalt 1. Einleitung Wichtige Informationen zur Nutzung des Portals Login & Benutzeraccount-Verwaltung Passwort ändern und Passwort vergessen-funktion Rechteverwaltung Orientierung im Portal & erste Schritte Firmenprofil ausfüllen Gebührenordnung Eigene Warengruppen anlegen Neuanlage von Marken Neuanlage von Produkten Bestehende Produkte bearbeiten, online stellen & archivieren Weiterführende Funktionen Lizenznehmer-Verwaltung Kopie oder Version eines Produktes erstellen Stapelverarbeitung Datenblatt-Download (PDF und Excel) Beirat & Kontaktmöglichkeiten Seite 1 von 20

2 1. Einleitung Unsere Genossenschaft hat als Ziel, den Betrieb und die Verwaltung einer zentralen Datenbank für Stammdaten der in der Naturkost-, Naturwaren- und Reformwarenbranche gelisteten Produkte, zu organisieren. Dieses Handbuch dient primär Herstellern und Inverkehrbringern, die manuell Produktstammdaten in das Data NatuRe Portal einstellen möchten. Eine technische Schnittstellenbeschreibung enthält diese Anleitung nicht; diese erhalten Sie gerne auf Anfrage und direkt in unserem Portal unter dem Reiter Schnittstelle. Bitte beachten Sie zudem unsere Video-Anleitungen in der Navigation oben unter Support. Dort finden Sie auch die jeweils aktuelle Warengruppensystematik und Gesamtfeldliste. 2. Wichtige Informationen zur Nutzung des Portals Um das Stammdatenportal nutzen zu können, ist eine Mitgliedschaft in unserer Genossenschaft Voraussetzung. Auf unserer Webseite erhalten Sie alle Informationen über die Data NatuRe eg und können unsere Satzung, eine Beitrittserklärung und weitere Dokumente herunterladen. 3. Login & Benutzeraccount-Verwaltung Die Einpflege von Produktstammdaten in das Data NatuRe Portal ist Mitgliedern vorbehalten. Deshalb erfolgt die Anlage von Produkten, bzw. die Eingabe von Daten mittels personengebundener Benutzeraccounts. Ein Unternehmen kann mehrere Accounts beantragen. Wir benötigen Vor-, Zuname und adresse aller Personen, die einen Zugriff auf das Portal erhalten sollen. Benutzername und Passwort werden Ihnen auf Wunsch per E- Mail zugeschickt. Der Login erfolgt aktuell über folgenden Link: Data NatuRe Portal-Login Die Nutzung des Portals sollte mit allen gängigen Browsern (bitte achten Sie auf aktuelle Versionen) möglich sein. Seite 2 von 20

3 3.1 Passwort ändern und Passwort vergessen-funktion Die Passwort vergessen -Funktion schickt Ihnen (bei eingetragener adresse im Portal) eine , mit der das Passwort zurückgesetzt werden kann. Es ist nach erfolgreichem Login zudem möglich, das Ihnen zugewiesene Passwort zu ändern. Klicken Sie hierzu auf den Auswahlpfeil neben ihrem Namen oben rechts in der Navigationsleiste. Mit einem Klick auf Profil gelangen Sie zu ihrem persönlichen Benutzerkonto und können hier u.a. auch die Passwort ändern -Funktion nutzen. Seite 3 von 20

4 3.2 Rechteverwaltung Bei Data NatuRe sind Benutzeraccounts mit vollumfänglichen Rechten voreingestellt. Sie können jedoch das Formular Rechteverwaltung_Hersteller unter Support Sonstige Downloads im Portal ausfüllen und an uns senden, um Gebrauch von unserer Rechteverwaltung zu machen. So können beispielsweise Accounts eingerichtet (oder nachträglich geändert werden), die ausschließlich Lesereche besitzen, nur Marketingdaten pflegen dürfen, die Lizenznehmerverwaltung lediglich einsehen dürfen (siehe Beispielbild unten) oder nur einen Schnittstellenzugang besitzen. 4. Orientierung im Portal & erste Schritte Nach dem ersten Login in das System, ist ihr Startbildschirm (das sogenannte Dashboard) leer. Mit der Zeit erhalten Sie hier einen Überblick über den Status ihrer Produkte (wie viele sind insgesamt angelegt und wie viele davon sind online, d.h. für von Ihnen legitimierte Datenabnehmer einsehbar), registrierte Mitarbeiter und die Anzahl an angelegten Marken. Zudem werden zukünftig noch Module freigeschaltet, wie z.b. das Wiki-System, oder die Möglichkeit ein Produktdatenblatt herunterzuladen. Seite 4 von 20

5 Links finden Sie eine Navigationsleiste, die alle Funktionen des Portals auflistet und mittels Knopfdruck auf die drei waagerechten Striche neben dem Data NatuRe Symbol auch verkleinert werden kann. Oben rechts finden Sie u.a. den Support-Button mit Kontaktmöglichkeiten, eine Produktsuchfunktion und eine Hinweis-Glocke. Seite 5 von 20

6 4.1 Firmenprofil ausfüllen Ganz unten in der linken Navigationsleiste, oder auch rechts unten auf der Startseite, gelangen Sie zu Ihrem Firmenprofil. Bitte beachten Sie, dass alle eingegebenen Daten (mit Ausnahme der eventuell separat eingepflegten Rechnungsadresse), für die von Ihnen legitimierten Datenabnehmer sichtbar sind. 4.2 Gebührenordnung Mit einem Klick auf die Gebührenordnung, haben Sie im Portal die Möglichkeit ihre Abrechnungsoption auszuwählen. Bitte beachten Sie unsere Nutzungsordnung bevor Sie die Abrechnungsoption speichern. Nach erfolgter Auswahl sehen Sie unten die aktive Gebührenordnung und auch eine Historie, d.h. das Datum der Aktivierung und zudem Informationen über eventuelle Änderungen. Aktuell bieten wir nur eine Option an. So ist für uns als Genossenschaft garantiert, dass niemand finanziell bevorzugt oder benachteiligt wird und wir unsere Einnahmen und Ausgaben auf der jährlichen Generalversammlung transparent darstellen können. Seite 6 von 20

7 4.3 Eigene Warengruppen anlegen Sie haben die Möglichkeit in unserem System eigene Warengruppen anzulegen, die zusätzlich zu den Branchenstandard-Warengruppen einem Produkt zugeordnet werden können. Für andere Hersteller sind diese Warengruppen nicht einseh- oder auswählbar, die von Ihnen legitimierten Datenabnehmer können die von Ihnen erstellte Warengruppe (sofern einem Artikel zugeordnet) jedoch abrufen. Um eine Warengruppe anzulegen, klicken Sie im Reiter Warengruppen einfach auf +Warengruppe erstellen und geben Sie einen Namen und eine Nummer ein. Mit einem Klick auf das rote Papierkorb-Symbol ganz rechts, kann eine Warengruppe auch wieder gelöscht werden. Seite 7 von 20

8 4.4 Neuanlage von Marken Um ein Produkt neu anzulegen, benötigen Sie zunächst eine Marke. Diese legen Sie mit einem Klick auf Marken in der linken Navigationsleiste an. Es erscheint eine Maske, die einen Markennamen, zwei optionale Kürzel (BNN & extern), ein Bild und mit der Marke verknüpfte Inverkehrbringerdaten abfragt. Anschließend können Sie ihre Marke anlegen und mit einem Klick auf das Bild verwalten. Natürlich können Sie auch mehrere Marken anlegen und editieren und ggf. auch eine separate Rechnungsadresse einpflegen. 4.5 Neuanlage von Produkten Wählen Sie den Reiter Produkte in der linken Navigationsleiste um ein neues Produkt anzulegen. Seite 8 von 20

9 Nach einem Klick auf + Produkt anlegen erscheint eine Maske mit sogenannten MUSS- Feldern. Diese Felder erkennen Sie an der roten Markierung links vom jeweiligen Feld und einem Stern neben dem Feldnamen. KANN-Felder sind grau markiert und können optional ausgefüllt werden. Geben Sie die Produkt-Basisdaten ein und klicken Sie anschließend auf Speichern. Alle Informationen können zu einem späteren Zeitpunkt noch geändert werden. Mit einem Klick auf Bitte auswählen neben der Warengruppe, können Sie die integrierte Stichwortsuche nutzen. Alternativ gibt es die Möglichkeit den Warengruppenbaum mit Klicks auf die jeweiligen Pfeile (ganz rechts) oder die angezeigten Namen (z.b. Frische) aufzublättern und auf der untersten Ebene ihre präferierte Warengruppen auszuwählen. Die aktuelle Warengruppensystematik finden Sie im Portal unter Support Sonstige Downloads als Mindmap (SVG) oder Excel-Liste. Seite 9 von 20

10 4.6 Bestehende Produkte bearbeiten, online stellen & archivieren Nach erfolgreicher Anlage erscheint ihr Produkt auf dem Dashboard oder unter der Rubrik Produkte. Mit einem Klick auf das Produkt, erhalten Sie eine Übersicht über die bereits eingegebenen Daten. Wählen Sie den blauen Button bearbeiten um Änderungen am Produkt vorzunehmen. Es erscheint ein neuer Navigationsbaum, der Sie durch die einzelnen Ebenen der Produktanlage lenkt. Seite 10 von 20

11 Die Zahlen neben den Rubriküberschriften beziehen sich hierbei auf die sogenannten MUSS- Felder, also alle Angaben, die benötigt werden um ein Produkt online und somit für die von Ihnen autorisierten Datenabnehmer sichtbar zu stellen. Wir empfehlen, die Angaben von oben nach unten, d.h. der Reihenfolge nach, zu pflegen, da es teilweise im hinteren Bereich Abhängigkeiten zu vorher gemachten Angaben gibt, die ansonsten zu Verwirrung führen können. Vergessen Sie bitte nicht nach einem Eintrag oder einer Änderung von Daten den Artikel zu speichern. Sollten Sie vergessen haben zu speichern, erinnert Sie oben rechts die kleine Glocke an nicht gespeicherte Änderungen. Sie können diese dann nach einem Klick auf das Infofeld übernehmen oder verwerfen. Sobald Sie alle notwendigen Informationen vollständig, d.h. zu 100% (Branchenstandard), gepflegt haben (dies erkennen Sie am Fortschrittsbalken und den grünen Punktsymbolen neben den Rubriküberschriften), können Sie ihren Artikel Online stellen. Dies ist wichtig, da von Ihnen legitimierte Datenabnehmer ausschließlich online gestellte Artikel einsehen können. Bei diesen ist garantiert, dass der Branchenstandard erfüllt wird und sich der Artikel nicht gerade im Überarbeitungsmodus befindet. Seite 11 von 20

12 Sie haben die Möglichkeit in den Feldern Großhandel online ab und Großhandel online bis Daten einzutragen, die die Sichtbarkeit des Artikels und somit auch die zu zahlenden Gebühren steuern. Es ist natürlich auch möglich diese Felder freizulassen und ein Produkt sofort freizuschalten. Eine Zusammenfassung listet Ihnen abschließend wichtige Informationen zur Freigabe auf. Seite 12 von 20

13 Sollten Sie Änderungen an einem bereits online gestellten Artikel vornehmen wollen, müssen Sie für diesen nicht zuerst die Freigabe aufheben. Bearbeiten Sie den Artikel einfach wie gewohnt. Datenabnehmer können einsehen, wann ein Artikel zuletzt bearbeitet wurde und, sofern eine Schnittstellenanbindung besteht, auch vergleichen, wo neue Inhalte oder Werte eingetragen wurden. Nicht mehr genutzte Artikel, können in unserer Datenbank archiviert werden. Bedenken Sie jedoch, dass diese zwar nicht mehr abgerechnet werden, ihre Kunden diesen Artikel aber eventuell noch im Laden zu stehen haben und archivierte Artikel nicht einsehen können. Archivierte Artikel können ohne Probleme auch reaktiviert werden. Alle eingegeben Daten bleiben gespeichert, lediglich die manuelle Freigabe muss erneut betätigt werden. Seite 13 von 20

14 5 Weiterführende Funktionen Nun kennen Sie sich mit den Basisfunktionen des Portals aus. Für die erfolgreiche Freischaltung ihrer Artikel und die komfortable Bearbeitung bereits bestehender Stammdaten, informieren Sie sich bitte über die nachfolgenden weiterführenden Funktionen. 5.1 Lizenznehmer-Verwaltung Alle Lizenznehmer, d.h. Datenabnehmer, haben die Möglichkeit sich an unserem Portal zu registrieren. Sie als Hersteller / Inverkehrbringer entscheiden jedoch, ob ein Datenabnehmer ihre Produktstammdaten einsehen und abrufen darf. Diese Freigabe steuern Sie mittels unserer Lizenznehmer-Verwaltung. Unbearbeitete Lizenznehmeranfragen (Sie werden auf diese per , aber auch im Portal hingewiesen) können Sie entweder ablehnen oder annehmen. Bei der Annahme haben Sie zudem verschiedene Möglichkeiten der Freischaltung auf Markenebene (sogenannte Freigabe-Matrix). Public bedeutet, dass der Lizenznehmer ihre Produktstammdaten im Rahmen der AGB uneingeschränkt einsehen und nutzen darf. Naturkostfachhandel bedeutet, dass alle ihre Produktstammdaten weitergegeben werden, der Lizenznehmer diese jedoch nur im Fachhandel (BNN-Definition) nutzen darf. Reformhäuser bedeutet ebenfalls eine Einschränkung, hier ist die Nutzung der Daten nur im Bereich der Reformhäuser zugelassen. Individuelle Ausgestaltung können Sie dann wählen, wenn Sie einen Vertrag oder eine Absprache mit dem jeweiligen Datenabnehmer haben. Auch Kombinationen von Naturkostfachhandel, Reformhäuser und Individuelle Ausgestaltung sind möglich. Die Änderungen an der Freigabe-Matrix werden nach einer Änderung umgehend gespeichert. Seite 14 von 20

15 Bitte beachten Sie, dass die Data NatuRe eg ausschließlich die technische Möglichkeit anbietet, Lizenznehmer zu verwalten, jedoch keine Garantie für eine unerlaubte Weitergabe von Daten durch den Lizenznehmer übernehmen kann. Insbesondere für die Auswahlmöglichkeit "Individuelle Ausgestaltung" benötigen Sie einen eigenen Vertrag mit dem Lizenznehmer. Alle Anfragen können auch nach einer Bearbeitung im Portal eingesehen und geändert werden. Wechseln Sie hierzu in die Lizenznehmerverwaltung und entfernen Sie das Kreuz unbearbeitet beim Filter Status. Nun werden Ihnen alle Datenabnehmer angezeigt und können mit einem Klick auf Details und anschließend Freigabe bearbeiten erneut editiert werden. 5.2 Kopie oder Version eines Produktes erstellen In der Produktübersicht eines einzelnen Produktes, können Sie mit einem Klick auf den Schalter kopieren eine 1zu1 Kopie eines bestehenden Produktes erstellen. Diese Kopie erhält eine neue BIO-ID (eine von uns generierte Nummer auf deren Basis abgerechnet wird) und kann von Ihnen wie eine Neuanlage bearbeitet und freigeschaltet werden. Zudem ist es in unserem System möglich eine Version eines Produktes zu erstellen. Dies ist dann interessant, wenn es sich nicht um ein komplett neues Produkt handelt, sondern um eine geringfügige Änderung an einem bestehenden Produkt (z.b. bei einer Jahrgangsänderung bei einem Wein). Eine Version erhält keine eigene BIO-ID, jedoch ein zusätzliches ab Datum -Feld, mit dessen Hilfe dem Handel angezeigt wird, ab wann diese Version im Markt verfügbar ist. Seite 15 von 20

16 Seite 16 von 20

17 5.3 Stapelverarbeitung Nutzen Sie die Stapelverarbeitung, um Änderungen an mehr als einem Artikel gleichzeitig vorzunehmen. In vier Schritten werden Sie durch die Massenverarbeitung geleitet. Schritt 1 (Produktauswahl): Wählen Sie hier die Artikel aus, bei denen Sie eine Änderung vornehmen möchten. Sie können auch bei der Stapelverarbeitung, wie gewohnt, nach Marke, Status, Warengruppe und weiteren Optionen filtern. Um nicht alle Artikel einzeln auswählen zu müssen, nutzen Sie den Button Aktuell gesetzte Filter zur Produktauswahl verwenden. In unserem Beispiel unten wurden so ausschließlich Artikel einer bestimmten Marke und im Status in Bearbeitung ausgewählt. Seite 17 von 20

18 Schritt 2 (Feldauswahl): Wählen Sie nun das Feld aus, welches bei allen vorher ausgewählten Artikeln, geändert werden soll. In unserem Beispiel fügen wir die zusätzliche Qualität/Zertifizierung Fairtrade hinzu. Es ist auch möglich, mehrere Artikel gleichzeitig online zu stellen (sofern diese zu 100 Prozent gepflegt sind) oder zu archivieren. Wählen Sie hierzu das Feld Artikelfreigabe Status aus. Schritt 3 (Datenvorschau): In diesem Schritt wird Ihnen angezeigt, wie ihre Artikel nach der Stapelverarbeitung aussehen werden. Hierbei werden neben den Grunddaten, Wert alt und Wert neu miteinander verglichen. Rechts können Sie mit einem Klick auf X auch einzelne Produkte aus der Stapelverarbeitung wieder entfernen. Schritt 4 (Ergebnis): Wenn Sie im vorherigen Schritt Stapelverarbeitung durchführen gewählt haben, folgt nun das Ergebnis der Verarbeitung. Hier wird Ihnen mitgeteilt, ob die Änderung erfolgreich war, oder ob das System einen Fehler entdeckt hat. Seite 18 von 20

19 5.4 Datenblatt-Download (PDF und Excel) Nutzen Sie das Symbol im Reiter Produkte, um ein PDF-Datenblatt zu generieren. Das Datenblatt beinhaltet viele rechts- und kommunikationsrelevante Feldinformationen, sofern diese von Ihnen gefüllt wurden. Es werden keine leeren Felder angezeigt. Sie können auch Datenblätter eines sich in Bearbeitung befindenden Artikels erstellen lassen dieses wird mit dem Zusatz VORSCHAU markiert. Mit einem Klick auf gelangen Sie zu unserem Multidownload. Hier können Sie, in der Optik der Stapelverarbeitung, beliebig viele ihrer Artikel auswählen (und ggf. vorher filtern) und anschließend als PDF (ZIP-komprimiert) herunterladen. Im Beispiel-Screenshot wurde nach Status gefiltert und anschließend der Button Aktuell gesetzte Filter zur Produktauswahl verwenden genutzt. So müssen die Artikel nicht einzeln angeklickt werden. Um ihre Artikeldaten in Excel herunterzuladen, nutzen Sie ebenfalls den Multidownload und wählen Sie rechts den Button Excel-Format. Es wird ein Spreadsheet erstellt, welches alle Felder und Feldinformationen, unabhängig davon ob Einträge vorhanden sind, für die von Ihnen gewählten Artikel enthält. Seite 19 von 20

20 6. Beirat & Kontaktmöglichkeiten Bitte beachten Sie, dass unsere Plattform noch recht neu ist. Es kann also passieren, dass Sie auf Probleme stoßen. Bitte entschuldigen Sie alle Unannehmlichkeiten und kontaktieren Sie uns bei Problemen. Bei technischen Fragen steht Ihnen unser Dienstleister per Mail oder Hotline zur Verfügung: & Hotline: Für alle inhaltlichen Fragen und Anmerkungen, kontaktieren Sie: Matthias Mundt, Sollten Sie einen Änderungswunsch haben (z.b. die Erstellung eines neuen Feldes oder einer neuen Auswahlmöglichkeit), haben Sie zudem die Möglichkeit, einen Antrag an unseren Beirat Branchenstandard-Erhaltung & -Entwicklung zu stellen (kontaktieren Sie hierzu ebenfalls Matthias Mundt). Dieses Gremium berät unseren Vorstand bei der Umsetzung von Änderungswünschen und ist durch Mitgliedsunternehmen aus den drei Wertschöpfungsstufen besetzt. So ist sichergestellt, dass der Branchenstandard auch zukünftig aktuell, rechtssicher und gemeinschaftlich getragen wird. Mitglieder des Beirats: Hersteller: René Burtscher (Wala Heilmittel), Enya Ehrhard (Demeter Felderzeugnisse), Margit Gomm (ÖMA) Großhandel: Andreas Hainer (dennree), Ellen Hörnemann (Weiling), Yasmin Wägerle (Alnatura) Einzelhandel: Gerhard Sailer (basic), Carsten Schubert (Reformhaus), Christian Supenkämper (Isarland Ökokiste) Über Änderungen am Datenpool informieren wir Sie direkt im Portal im Newsfeed. Alle Anpassungen werden natürlich auch automatisch in der Schnittstelle und den beschreibenden Dokumenten (z.b. Gesamtfeldliste) angepasst. Seite 20 von 20