Certified Project Management Associate IPMA Level D Muster - Textaufgaben mit Antworten

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1 Certified Project Management Associate IPMA Level D Muster - mit Antworten Hinweise Bitte prüfen Sie, ob die Prüfung vollständig ist und alle Seiten von 1 bis 13 umfasst Richtzeit für diesen Prüfungsteil die empfohlene Richtzeit pro Aufgabe ist vermerkt 60 Minuten Anzahl Aufgaben: Bewertung total die erreichbare Punktzahl pro Aufgabe ist vermerkt 9 Aufgaben 90 Punkte Erlaubte Hilfsmittel open books Bewertung MC-Fragen und (TA) Kompetenzbereiche Text-Aufgaben Erreichte Punktzahl PM technische Kompetenzen 50 PM Verhaltenskompetenzen 20 PM Kontextkompetenzen 20 Total 90 Anmerkung: Die Prüfung wurde einfachheitshalber in der männlichen Form verfasst. Ausgabe: Version: M Letzte Bearbeitung: 30. August 2012 VZPM Prüfungen IPMA Ebene D Seite 1 von 13

2 Bereich PM technische Kompetenzen P05 Interessierte Parteien (Stakeholder) A Richtzeit: 10 Minuten für Aufgaben A51 12 Punkte Aufgabe Nr. A51 Eine Analyse des Projektumfeldes wird möglichst zu Beginn des Projektes erstellt. Diese Analyse hat zum Ziel, möglichst viele Informationen zu sammeln, um daraus ein zielgerichtetes Projektmarketing zu entwickeln. Die Informationen liegen meist nicht so einfach griffbereit, deshalb wird die Projektumfeld-Analyse im Projektverlauf wiederholt. Sie umfasst die folgenden vier Teilschritte: a) Identifikation der Stakeholder b) Bedürfnisermittlung der Stakeholder c) Analyse von Einfluss und Interesse der Stakeholder Frage zu a): Sie betrachten mögliche Stakeholder (interessierte Parteien) aus fachlicher, finanzieller und organisatorischer Sicht. Aufgabe Führen Sie zu jeder dieser Sichten (fachliche, finanzielle, organisatorische) einen möglichen Stakeholder eines Projektes auf. Antwort zu a) Sicht Möglicher Stakeholder max. 3 Punkte Fachliche Sicht Auftraggeber 1 Kunden Spezialisten Benutzer Experten Finanzielle Sicht Auftraggeber 1 Lenkungsausschuss/Entscheider Sponsor Organisatorische Sicht Projektteam 1 Management Mitarbeiter Benutzer VZPM Prüfung IPMA Level D VZPM_PMLD_TA_PRmA_M5-2012_DE Seite 2 von 13

3 Frage zu b): Sie haben mit dem Lenkungsausschuss, dem Auftraggeber und einem Benutzer gesprochen. Dabei ist Ihnen aufgefallen, dass die Erwartungen dieser drei Stakeholder sehr unterschiedlich sind und diese zufrieden, wenn. Aufgabe Führen Sie jeweils zwei Erwartung pro Stakeholder auf, welche die Zufriedenheit der Stakeholder ausdrückt. Antwort zu b) Stakeholder ist zu zufrieden, wenn. max. 6 Pkt Lenkungsausschuss Der Projektauftrag klar und vollständig formuliert ist 2 Der Projektauftrag den Vorstellungen entspricht Ein effizientes Projektteam an der Arbeit ist Die Kosten und Termine eingehalten erden Der Projektleiter das Projekt im Griff hat Auftraggeber Der Projektleiter und das Projektteam die Bedürfnisse 2 und Problem schnell erkennen Klar unterscheidbare Lösungen vorgelegt werden Er das Gefühl hat, die eingeschlagene Richtung stimmt und dem Benutzer ist damit zufrieden Er beim Benutzer wenig Widerstand spürt und die Lösung nicht per Verordnung eingeführt werden muss Benutzer Er in der Lösung Vorteile für sich erkennt, von denen 2 er rasch profitieren kann Seine Bedürfnisse und Ängste ernst genommen werden Die Lösung seinen Vorstellungen entspricht Er viele seiner Vorstellungen und Ideen in der Lösung wiederfindet Transparenz herrscht, was aus welchen Gründen nicht realisiert wird Wenn ihm durch Projekt ein zusätzlicher Nutzen entsteht Er ihn den Erfolg des Projektes eingebunden wird Auf längere Sicht kein erheblicher Mehraufwand anfällt VZPM Prüfung IPMA Level D VZPM_PMLD_TA_PRmA_M5-2012_DE Seite 3 von 13

4 Frage zu c) Von grosser Bedeutung für das Projektmarketing sind der Einfluss und die Interessen der einzelnen Stakeholder. Bei der Analyse von Einfluss und Interesse geht es darum, deren Einfluss auf das Projekt und deren Interesse am Projekt zu beurteilen. Eine mögliche Form einer Einfluss-Interessen-Matrix ist nachfolgend gezeichnet. Einfluss hoch B Zufriedenstellen A Kooperation D Keine besonderen Aktivitäten C Regelmässig informieren gering gering hoch Interesse Aufgabe (1) In welchem Feld sind die wichtigsten Stakeholder eingeordnet. (2) Was ist bei den wichtigsten Stakeholdern besonders zu beachten? Es ist mindestens eine Form der Einbindung aufzuführen. (3) Ausserdem ist ein Vertreter dieser Gruppe aufzuführen. Antwort zu c): (1) A Kooperation (2) Sie müssen in Planungs- und Entscheidungsprozesse einbezogen werden. Dazu benötigen sie einen tiefen Einblick in das Projekt und eine Form der Beteiligung. (3) Vertreter dieser Gruppe sind direkte Vorgesetzte, Mitarbeitende, aktive Kunden oder Lieferanten. Bewertung, max. 3 Punkte: (1) korrektes Feld ausgewählt: 1 Punkt (A) (2) Form der Einbindung: 1 Punkt (3) ein Vertreter aufgeführt: 1 Punkt VZPM Prüfung IPMA Level D VZPM_PMLD_TA_PRmA_M5-2012_DE Seite 4 von 13

5 P05 Projektstruktur A Richtzeit: 10 Minuten für Aufgaben A52 10 Punkte Aufgabe A52 Das Ergebnis der Projektstrukturierung ist der Projektstrukturplan (PSP). Um alle anfallenden Aufgaben überblicken zu können, braucht es einen Projektstrukturplan, weil er uns Antworten auf die folgenden Fragen liefert: Wie gliedern wir das Projekt inhaltlich? Welche Lieferobjekte sind zu definieren? Wie bilden wir sinnvolle Arbeitspakete innerhalb des Projekts? Mit welchen Kosten und Kapazitäten müssen wir rechnen? Der Projektleiter des Kongresses Lernen mit neuen Medien weist in seinem Projektstrukturplan die folgende Gliederung aus: Kongress Lernen mit neuen Medien Transport Verpflegung/ Kongress- Rahmen- Kongress- Übernachtung programm programm marketing Fragen (1) Um welches Gliederungsprinzip handelt es sich bei diesem Strukturplan? (2) Wie beurteilen Sie die gewählte Projektstruktur? Begründen Sie in Stichworten, warum Sie dieses Gliederungsprinzip gutheissen. Antworten zu (1) und (2) (1) Gliederung nach Objekten (2) Die Gliederung nach Objekten scheint aus folgenden Gründen sinnvoll: a. Logische Aufteilung von abgrenzbaren Kongress-Teilelementen b. Transparente Struktur (für Entscheidungsgremien, Projektleitung und Projektmitarbeitende nachvollziehbar) Bewertung: (1) Gliederungsprinzip Total 5 Punkte (2) Mindestens eine Begründung für die gewählte Gliederung Total 5 Punkte Total 10 Punkte VZPM Prüfung IPMA Level D VZPM_PMLD_TA_PRmA_M5-2012_DE Seite 5 von 13

6 P05 Projektphasen, Ablauf und Termine A Richtzeit: 5 Minuten für Aufgabe A53 5 Punkte Aufgabe A53 Das Ziel der Ablaufplanung und Terminplanung ist es, die Reihenfolge der Vorgänge eines Projekts, ihre Abhängigkeit von anderen Vorgängen sowie die Start- und Endtermine jedes einzelnen Vorgangs zu bestimmen. Aufgabe und Antwort Berechnen Sie anhand der Vorgangsliste die Projektdauer (Projektdurchlaufzeit) des Projekts Klassenfahrt, indem Sie jeweils den frühesten Anfang (FA) und das früheste Ende (FE) berechnen. Als Werte von FA und FE sind Anzahl Projekttage einzusetzen (kein Datum). Setzen Sie die einzelnen Werte in die Spalte FA und FE und berechnen Sie so, an welchem Tag die Klassenfahrt (Vorgang 8) starten könnte. Nr. Vorgänge Projekt Klassenfahrt Verant- Vor- Dauer in FA FE wortlich gänger Tagen 1 Termine und Ort festlegen pendent Unterkunft suchen pendent Anreise organisieren pendent Information über Ort einholen pendent Planung des Wochenablaufs pendent Informationsabend für die Eltern pendent Genehmigung beantragen pendent Abfahrt Bewertung: Korrekte Bewertung der möglichen Abfahrt: 5 Punkte VZPM Prüfung IPMA Level D VZPM_PMLD_TA_PRmA_M5-2012_DE Seite 6 von 13

7 P05 Überwachung, Controlling und Berichtswesen A Richtzeit: 10 Minuten für Aufgabe A54 13 Punkte Aufgabe A54 Das Berichtswesen (Reporting) liefert Informationen und Dokumentationen über den Stand des Projektes inkl. Prognosen über seine Entwicklung bis zum Projektschluss. Das Berichtswesen bezieht auch die Ergebnisse von Überwachungstätigkeiten wie Qualitätsaudit und Überprüfung des Projektes (Projektreview). Aufgabe (1) Welche Aussagen sollen in einem Projekt-Statusbericht (Fortschrittsbericht) zuhanden der Entscheidungsträger (Kunde, Auftraggeber, Projektausschuss, usw.) in regelmässigen Abständen (oft im Monatsrhythmus) gemacht werden? Führen Sie vier Aussagen auf, welche unbedingt in einen Projekt-Statusbericht gehören. Antwort zu (1) Welche Arbeiten bzw. Arbeitspakete wurden gestartet bzw. abgeschlossen? Plan/Ist-Vergleich bezüglich Zeit, Kosten und Ressourcen Können die noch verbleibenden Meilensteine mit allen Ergebnissen wie geplant erreicht werden? Welche Probleme sind seit dem letzten Statusbericht aufgetaucht? Welche Massnahmen wurden getroffen? Wer löst bis wann das Problem? Welche Risiken wurden in der Zwischenzeit neu identifiziert? Wo ist die Managementunterstützung notwendig? Aufgabe (2) Wie schätzt ein Arbeitspaket-Verantwortlicher den Fertigstellungsgrad seines Arbeitspaketes? Wie lautet die Formel für den FGR-IST (Fertigstellungsgrad IST). Antwort zu (2) FGR-IST = Ist-Aufwand / (IST-Aufwand + Restaufwand) Bewertung: Aufgabe (1) korrekt Aufgabe (2) korrekt 8 Punkte 5 Punkte VZPM Prüfung IPMA Level D VZPM_PMLD_TA_PRmA_M5-2012_DE Seite 7 von 13

8 P05 Kosten und Finanzen A Richtzeit: 5 Minuten für Aufgabe A55 10 Punkte Aufgabe A55 Als Projektleiter berechnen Sie die Vorbereitungskosten des Projekts Klassenfahrt (Kosten für die Vorbereitung bis zur Abfahrt) aus der Aufgabe A53. Für die Berechnung der Vorbereitungs-Kosten haben Sie folgende Grundlagen: a) Projektmitarbeiter Müller arbeitet 26 Tage im Projekt; Kosten Fr /Projekttag b) Projektmitarbeiter Meier arbeitet 76 Tage im Projekt; Kosten Fr /Projekttag c) Materialkosten für Präsentation Fr d) Die Genehmigung kostet Fr und muss im Voraus bezahlt werden e) Die Schulbehörde bezahlt einen Anteil an die Aufenthaltskosten (Fr pro Kind); die Aufenthaltskosten sind im Voraus zu bezahlen f) Die Reisekosten für die Begleitpersonen (Fr pro Begleiter) müssen ebenfalls im Voraus bezahlt werden g) Anteil an Projekte während des Aufenthalts Fr ; diese Kosten fallen erst nach der Schlussabrechnung an h) Kosten der Abschlussfeier (Fr pro Kind, pro Begleiter und pro Gast), diese Kosten fallen ebenfalls erst nach der Schlussabrechnung an Für das Budget rechnen Sie mit 50 Kindern, welche teilnehmen werden, mit 10 Begleitpersonen und mit 60 Gästen, welche zur Abschlussfeier eingeladen werden. 1. Welche Vorbereitungs-Kosten fallen für das Projekt Klassenfahrt, d.h. für die Vorbereitung der Klassenfahrt für die Schulbehörde an? 2. Wie hoch ist der Anteil der beiden Projektmitarbeiter Müller und Meier in Prozenten (aufgerundet) am Gesamtbudget (Vorbereitungskosten und Kosten Schlussabrechnung)? Antwort A55 Wer/was Menge Ansatz in Fr. Kosten in Fr. a) Mitarbeiter Müller b) Mitarbeiter Meier c) Materialkosten d) Genehmigung e) Anteil pro Kind f) Reisekosten Begleitpersonen Vorbereitungskosten g) Anteil an Projekt g) Abschlussfeier ( ) Total Projektkosten Anteil Meier/Müller zusammen in % 75% (74.66) Bewertung: Korrekte Berechnung: 1 Wert richtig = 2 Punkte, 2 Werte richtig = 5 Punkte, 3 Werte richtig = 10 Punkte VZPM Prüfung IPMA Level D VZPM_PMLD_TA_PRmA_M5-2012_DE Seite 8 von 13

9 Bereich PM Verhaltenskompetenzen P05 Führung A Richtzeit: 5 Minuten für Aufgabe A56 10 Punkte Aufgabe A56 Neben der Projektleitung gibt es noch weitere Instanzen, welche unterschiedliche Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen innerhalb des Projekts wahrnehmen. Man unterscheidet zwischen den folgenden Instanz-Ebenen a) Lenkungsebene b) Führungsebene c) Ausführungsebene Zeichen Sie ein Projektorganigramm mit drei Teilprojekten und ordnen Sie die drei vorstehend aufgeführten Instanzen Ihrem Organigramm zu. Führen Sie im Organigramm nur die Funktionen auf (keine Namen). Aus dem Organigramm müssen die drei Ebenen ersichtlich sein und jeder Ebene müssen die Funktionen (Rollen) zugeordnet werden. Antwort zu A56 Lenkung Auftraggeber Projektausschuss/Entscheidungsgremium Führung Projektleitung Teilprojektleitung 1 Teilprojektleitung 2 Teilprojektleitung 2 Ausführung Projektmitarbeiter Projektmitarbeiter Projektmitarbeiter Bewertung A56 Korrektes Organigramm und korrekte Zuordnung der Instanzenebenen 10 Punkte (Teilpunkte sind möglich) VZPM Prüfung IPMA Level D VZPM_PMLD_TA_PRmA_M5-2012_DE Seite 9 von 13

10 P05 Konflikt und Krisen A Richtzeit: 5 Minuten für Aufgabe A57 10 Punkte Aufgabe P57 Konflikte entstehen aus verschiedenen Situationen und Zusammenhängen. Daraus ergeben sich verschiedene Konfliktarten. Ein Projektleiter muss deshalb in seinem Projekt ein Konfliktmanagement definieren. Unter Konfliktmanagement sind Massnahmen zur Verhinderung einer Eskalation oder der Ausbreitung eines bestehenden Konfliktes zu verstehen. Dazu zählen insbesondere die Konfliktberatung und die Mediation. Aufgabe: Beschreiben Sie Mediation in einigen Sätzen und führen Sie die Rollen auf, welche bei einem Mediationsverfahren involviert sind. Antwort zu A57: Mediation Mediation (lateinisch Vermittlung ) ist ein strukturiertes freiwilliges Verfahren zur konstruktiven Beilegung eines Konfliktes. Die Konfliktparteien wollen mit Unterstützung einer dritten "allparteilichen" Person (dem Mediator) zu einer gemeinsamen Vereinbarung gelangen, die ihren Bedürfnissen und Interessen entspricht. Der Mediator trifft dabei keine eigenen Entscheidungen bezüglich des Konflikts, sondern ist lediglich für das Verfahren verantwortlich. Bewertung zu A57: Rolle Mediator und Konfliktparteien sind erwähnt Das Verfahren ist kurz beschrieben 5 Punkte 5 Punkte VZPM Prüfung IPMA Level D VZPM_PMLD_TA_PRmA_M5-2012_DE Seite 10 von 13

11 Bereich PM Kontextkompetenzen P05 Projektorientierung A Richtzeit: 5 Minuten für Aufgabe A58 10 Punkte Aufgabe A58 Projektmanagement kann aus zwei Perspektiven betrachtet werden. Aus der Sicht des Unternehmens mit Blick auf alle Projekte Aus der Sicht des Einzelprojekts; darunter sind alle Methoden, Techniken und Prozesse zu verstehen, sie sich mit der Führung und Abwicklung des Projektes vom Projektanstoss bis zum Abschluss des Projektes beschäftigen. Frage: Welche Projektmanagement-Bereiche sind beim Einzelprojekt von Bedeutung? Führen Sie mindestens vier wichtige Aspekte des Projektmanagements auf. Antwort: vier Aspekte des Projektmanagements 1) Projektinitialisierung 2) Projektplanung 3) Projektsteuerung 4) Projektmarketing 5) Projektinformation 6) Projektdokumentation Bewertung: Je passende Antwort 2.5 Punkte, d.h. maximal 10 Punkte VZPM Prüfung IPMA Level D VZPM_PMLD_TA_PRmA_M5-2012_DE Seite 11 von 13

12 P05 Finanzierung A Richtzeit: 5 Minuten für Aufgabe A59 10 Punkte Aufgabe A59 Das Unternehmen A plant ein Projekt zur Entwicklung einer neuen Maschine. Das Projekt läuft über einen Zeitraum von 2.5 Jahren. Aufgrund der Arbeitspakete wurde folgende Kostenstruktur für die Phasen Entwicklungsteil und Markteinführung ermittelt. Phase: Entwicklungsteil Franken Personalkosten Material Fremdleistungen Geräte Sonstige Kosten Phase: Markteinführung Franken Personalkosten Vertrieb Messen Präsentationen Werbung Total Aufgabe VZPM Prüfung IPMA Level D VZPM_PMLD_TA_PRmA_M5-2012_DE Seite 12 von 13

13 Erarbeiten Sie einen Finanzplan für dieses Projekt nach den folgenden Kriterien und berechnen Sie, wie viel Geld im 1., im 2. und im 3. Jahr für dieses Projekt bereitgestellt werden muss. Als Basis für die Berechnung haben Sie folgende Anhaltspunkte: Phase Entwicklung: Personalkosten und Fremdleistungen fallen zu je 50% im 1. und im 2. Projektjahr an 70% der Materialkosten müssen im 2. Projektjahr bezahlt werden, der Rest im 1. Jahr Die Geräte werden bereits im 1. Projektjahr angeschafft und bezahlt Die übrigen Kosten verteilen sich zur Hälfte auf das 1. Jahr, die 2. Hälfte verteilt sich auf das 2. Und 3. Jahr gleichmässig Phase Markteinführung: 20% der Personalkosten fallen in das 2. Projektjahr, der Restaufwand in das 3. Jahr Die Kosten für Messen und Präsentationen fallen erst im 3. Projektjahr an 80 % der Werbung muss im 3. Projektjahr bezahlt werden, der Rest fällt jedoch bereits in das 2. Projektjahr Kosten im Projektjahr Projektjahr Projektjahr eins zwei drei Phase: Entwicklungsteil Personalkosten: % im 1. Jahr/50% im 2. Jahr Material: % im 1. Jahr/70% im 2. Jahr Fremdleistungen: je 50 % im 1. und 2. Jahr Geräte: % im 1. Jahr Sonstige Kosten: % im 1. Jahr, 25% im 2. Jahr, 25% im 3. Jahr Phase: Markteinführung Personalkosten Vertrieb: % im 2. Jahr, 80% im 3. Jahr Messen: % im 3. Jahr Präsentationen: % im 3. Jahr Werbung: % im 2. Jahr, 80% im 3. Jahr Total pro Projektjahr Bewertung: Korrektes Schlussergebnis gibt 10 Punkte VZPM Prüfung IPMA Level D VZPM_PMLD_TA_PRmA_M5-2012_DE Seite 13 von 13