Management und Steuerung von Projekten in der öffentlichen Verwaltung. Projektmanagement praxisorientiert und intensiv

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1 Management und Steuerung von Projekten in der öffentlichen Verwaltung Projektmanagement praxisorientiert und intensiv Veranstaltungsnummer: 2017 Q146 BS Termin: Zielgruppe: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus öffentlichen Verwaltungen, die sich zu diesem Thema tiefer gehende Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten aneignen wollen Ort: dbb forum siebengebirge An der Herrenwiese Königswinter-Thomasberg Tel Dozentin: Dipl. Kff. Christiane Wurm Dieses Seminar ist auch als Inhouse-Schulung buchbar Stand: Ersteller: CW

2 LERNZIELE Die Teilnehmer sollen mit den Grundlagen eines modernen Projektmanagements vertraut gemacht werden, Managementfunktionen in einem modernen Projektmanagement kennen und umsetzen, die Initiierung und Priorisierung von Projekten nachvollziehen, lernen, was an Kenntnissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten erforderlich ist, um Projekte richtig zu planen, zu strukturieren und durchzuführen, den Projektlebenszyklus kennen lernen und lernen, was in den einzelnen Prozessen eines Projekts zu tun ist, die Bedeutung und Notwendigkeit klarer Projektaufträge kennen, lernen, mit Hilfe eines Projektstrukturplans ein Projekt hierarchisch aufzubauen und in Teilprojekte, Hauptarbeitspakete und Arbeitspakete zu gliedern, Techniken und Methoden im Rahmen einer Ressourcen-, Kapazitäts- und Zeitplanung kennen lernen, lernen, wie ein Projekt in der Durchführungsphase beobachtet und gesteuert wird, Kommunikation und Führungskompetenz als Erfolgsfaktoren in Projekten kennen lernen, mit möglichen Hindernissen und Schwierigkeiten in Projekten konfrontiert werden und lernen, wie man am effektivsten darauf reagiert. Seite 2 von 9

3 Die Inhalte des ersten Schulungstages werden anhand eines Demo-Projekts, welches in einer öffentlichen Verwaltung tatsächlich durchgeführt worden ist, abgehandelt und eingeführt. Die Übungsphasen werden praktische Fallbeispiele (z.zt. laufende oder geplante Projekte aus öffentlichen Verwaltungen) aufgreifen und insofern die Anwendbarkeit des vermittelten Stoffes auf konkrete Arbeitssituationen sichern. Seite 3 von 9

4 PROGRAMMABLAUF (Änderungen vorbehalten) 1. TAG Uhr Begrüßung Vorstellung Erwartungen Ablauf Uhr Grundlagen eines modernen Projektmanagements Begriffliche Grundlagen (u. a. Projektbegriff, Projektmanagement) Bedeutung des Projektmanagements Ziele und Aufgabenbereiche des Projektmanagements Typische Phasen von Projekten ("Projektlebenszyklus") Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren des Projektmanagements Methode: Vortrag mit Unterrichtsdiskussion, praktischen Übungen und Erfahrungsaustausch Seite 4 von 9

5 Uhr Einrichten einer Projektorganisation --- die Initiierungsphase eines Projekts Bedeutung einer fundierten, organisationsspezifischen Projektorganisation Formen der Projektorganisation (u. a. reine Projektorganisation, Projektkoordination, Matrix- Projektorganisation und Team basierte Projektorganisation) Aufgaben, Rollen und Anforderungsprofile der Beteiligten (u. a. Projektleiter, Mitglieder von Projektteams) Qualifizierung der Beteiligten Organisatorische Verankerung des Projektmanagements in die Gesamtorganisation Erkennen eines Handlungsbedarfs --- Initiierung und Priorisierung Projektantragsverfahren Analyse von Ausgangssituation und Rahmenbedingungen (Problemfokus) Formulierung von Anforderungsprofilen und globalen Projektzielen (Zielbildungsprozess) Projektdefinition Auftragsabstimmung und Projektauftrag Übungen Uhr Problemanalyse und Zielfindungsprozess im Projekt als wichtige Arbeitsschritte in der Analysephase Problemanalyse --- Welche Defizite geben Anlass für das Projekt? Durchführung einer tiefer gehenden Ist-Aufnahme Entwicklung eines Zielsystems für das Projekt (Globalziel, Teilziele) als Voraussetzung / Bestandteil des Soll- Konzepts von Projektteams) Methode: Unterrichtsdiskussion und nachfolgende Gruppenübung Die Teilnehmer arbeiten an ihren eigenen Projekten in Arbeitsgruppen. Seite 5 von 9

6 Uhr Analyse und Bewertung von Projektrisiken Identifizierung von Investitionsrisiken (Risikoarten) Gewichtung von Risiken mittels Paarvergleich Visualisierung von Risiken in einem Risikoportfolio Einteilung von Risiken in Risikoklassen (Auswirkung, Eintrittswahrscheinlichkeit) Übungen Seite 6 von 9

7 2. TAG 09: Uhr Rückblende erster Seminartag Präsentation der Übungsergebnisse Uhr Inhaltliche Planung in einem Projekt Strukturierung des Projekts (Projektstrukturplanung) Teilprojekte, Hauptarbeitspakete, Arbeitspakete Procedere beim Beschreiben von Arbeitspaketen Detailplanung der Arbeitspakete/-schritte (Kapazitäts-/Ressourcenpläne, Zeitpläne/Meilensteinplanung, Kosten- und Budgetplanung, PERT-Methode) Netzplanung, kritischer Weg, Puffer Strukturierungs- und Planungshilfen/-techniken zur Unterstützung von Zeit-, Kapazitäts-, Kosten- und Finanzplanung (z.b. Projektstrukturplan, Balkendiagramme, Netzplantechnik, Flussdiagramme, Qualitäts- und Risikoplanung) Möglichkeiten zum IT-Einsatz im Projektmanagement --- MS-Project Uhr Weiterführung der planerischen Arbeiten vom Vormittag Die Teilnehmer arbeiten an ihren eigenen Projekten in Arbeitsgruppen weiter. Seite 7 von 9

8 3. TAG 09: Uhr Rückblende zweiter Seminartag Uhr Projektdurchführung und steuerung (als operatives Projektmanagement und Projektcontrolling) Projektsteuerungsinstrumente Projektsteuerung mittels Kennzahlen Führung und Steuerung eines Projekt mittels einer Projekt - Scorecard Pilotumsetzung und Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen Bewertung des Projektfortschritts --- das Meilenstein- Problem Projektinformation (Berichts- und Dokumentationswesen)/ Projektmarketing Uhr Weiterführung der Arbeiten vom Vormittag Die Teilnehmer arbeiten an ihren eigenen Projekten in Arbeitsgruppen weiter. Seite 8 von 9

9 3. TAG :30 Uhr Projektmoderation Kick off - Veranstaltung Projekt - Teambesprechungen schwierige Situationen in Projekten (Meilensteinproblem) Projektabschluss Umgang mit schwierigen Projektteammitgliedern und Externen Umgang mit Widerständen Uhr Abschlussbesprechung Transferbesprechung Auswertung des Seminars Verabschiedung Pausenzeiten Kaffeepause: 15 Min. zwischen Uhr Mittagspause: 60 Min. zwischen Uhr Kaffeepause: 15 Min. zwischen Uhr Die dbb akademie behält sich das Recht des Dozentenaustausches, Terminverschiebungen sowie Aktualisierung der Inhalte vor. Seite 9 von 9