Wie die Funktionsorganisation einer öffentlichen Verwaltung prozessorientiert umgestaltet werden kann Themenbereich 10 zum EPMC

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1 Wie die Funktionsorganisation einer öffentlichen Verwaltung prozessorientiert umgestaltet werden kann Themenbereich 10 zum EPMC Veranstaltungsnummer: Online-Code: Q151 AB Termin: Zielgruppe: Ort: Preis Dozentin: Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter aus öffentlichen Verwaltungen, die sich mit der Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen beschäftigen müssen RAMADA PLAZA HOTEL Berlin Prager Straße Berlin Tel.: ,00 (inkl. Tagesverpflegung) Christiane Wurm Sofern es im Tagungsprogramm nicht ausdrücklich anders vermerkt ist, beginnt die Verpflegung mit dem Mittagessen am ersten Tag und endet mit dem Mittagessen am letzten Seminartag. Im Teilnehmerpreis sind keine Übernachtungen enthalten und müssen von den Teilnehmern/Teilnehmerinnen selbst vorgenommen werden. Dieses Seminar ist auch als Inhouse-Schulung buchbar. Stand: Ersteller: AB

2 LERNZIELE Viele Geschäftsprozesse in öffentlichen Verwaltungen laufen nicht optimal, zudem bringt die hohe Regelungsdichte und Komplexität von Aufgaben viele Schnittstellen und Abstimmungsprobleme mit sich. Diese Schnittstellen müssen im Zuge ihrer Minimierung untersucht werden, da dort die meisten Abstimmungsprobleme auftreten. Ziele im Einzelnen sind Einbindung der Prozessoptimierung in die Systematik des Qualitätsmanagements verstehen; Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse unterscheiden lernen; analytische Aufbereitung von Geschäftsprozessen (Zeiten, Verantwortlichkeiten, Informationswege, Schnittstellen) vornehmen können; Instrumente zur Optimierung von Geschäftsprozessen Bildung eines Referenzmodells kennen lernen; Restrukturierung, Business Reengineering, integrierte Geschäftsprozessmodelle diskutieren; Prozessführung, Prozessmessung, Prozessbenchmarks vornehmen können; Verhaltensorientierte Bestandteile in Veränderungsprozessen diskutieren und anwenden; Umgang mit Veränderungen diskutieren und Wege zur lernenden Organisation kennen lernen ausgedruckt am: Seite 2 von 6

3 PROGRAMMABLAUF (ÄNDERUNGEN VORBEHALTEN) 1. Tag Beginn des Seminars: Uhr Begrüßung und Vorstellung der Teilnehmer Erläuterungen zum Seminarprogramm Erwartungen der Teilnehmer Prozessmanagement ein Instrument zur Planung, Steuerung und Kontrolle der Leistungserstellung Prozessmanagement als ganzheitliche Optimierungsphilosophie Leitmotiv Kundenorientierung Übergang von der funktionalen zur prozessualen Organisation Chancen und Risiken Produkte als Ergebnisse von Verwaltungshandeln --- Prozesse als Wege zum Ergebnis Grundlagen Begriffe, Abgrenzungen Gestaltungsziele Gründe für ein zunehmendes Denken in Prozessen Konzept/Vorgehensmodell zur Implementierung der Prozessorganisation/eines Prozessmanagements in der öffentlichen Verwaltung Identifikation Erhebung Dokumentation Analyse Design/Gestaltung ausgedruckt am: Seite 3 von 6

4 Prozessarten und modelle Gründe für eine Einteilung der Prozesse Kernprozesse / Schlüsselprozesse Supportprozesse als unterstützende Prozesse Führungsprozesse Identifikation und Erhebung von Prozessen Identifikation von Prozessen, die optimiert werden sollen Grundstrukturen und Merkmale von Prozessen (z. B. Prozessschritte, -eigentümer, -input/ output ) Techniken zur Erhebung von Prozessen (z.b. Interview, Laufzettelverfahren) Ende des ersten Seminartages: 18:00 Uhr ausgedruckt am: Seite 4 von 6

5 2. Tag Beginn des Seminars: Uhr Prozessdokumentation und Geschäftsprozessmodellierung Beschreibungsebenen Prozesslandkarte/ Kontextdiagramm Flussdiagramme Ereignisgesteuerte Prozessketten, Prozessablaufplan (PAP) Prozesstabellen, Schwimmbahnendiagramm Analyse von Prozessen Analyse von Mengen und Zeiten Analyse von Prozesskosten Prüffragenkatalog Prozesskennzahlen und Benchmarking Kennzahlen in einer Prozess Scorecard Optimierungsansätze durch Beobachtung und Steuerung Hinweise zum Einsatz eines GPO-Tools ARIS-Tool des Bundesverwaltungsamtes sonstige Instrumente (Excel, Power Point u.a.) Ende des zweiten Seminartages: 17:00 Uhr ausgedruckt am: Seite 5 von 6

6 3. Tag Beginn des dritten Seminartages: 08:30 Uhr Prozessoptimierungsansätze Analysetechniken im Rahmen von Ursachenanalysen (Ishikawa-Modell, Relationsmodell, Mind Map) Kreativitätstechniken zum Finden von Optimierungsansätzen Brainstorming, Punktabfragen, Portfolioanalysen) Qualitätszirkel als Technik der Kommunikation und Ideenfindung Analyse und Bewertung von Prozessrisiken Erfolgskontrollen Prozess optimierender Maßnahmen im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) Abschlussgespräch Evaluation Verabschiedung der Teilnehmer Ende des dritten Seminartages: 14:45 Uhr Pausenzeiten Uhr Kaffeepause Uhr Mittagspause Uhr Kaffeepause Die dbb akademie behält sich das Recht des Dozentenaustausches, Terminverschiebungen sowie Aktualisierung der Inhalte vor. ausgedruckt am: Seite 6 von 6