Benutzerhandbuch. Allgemeine Informationen. Inhalt. Herzlichen Glückwunsch zum Erwerb von SmArtassistant!

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1 Herzlichen Glückwunsch zum Erwerb von SmArtassistant! SmArtassistant ist eine neue Datenbank- und Verwaltungs-Software, die speziell für Künstler entwickelt wurde. Sie bietet die Möglichkeit, Informationen über eigene Kunstwerke einfach, schnell und sicher auf dem Computer zu verwalten. Die Software stellt eine große Hilfe bei Korrespondenz und Buchhaltung dar, da sie die eingegeben Daten übersichtlich für den Druck von Dokumenten bereitstellen kann. Allgemeine Informationen Nach Erhalt Ihrer Bestellung schicken wir Ihnen eine Rechnung zu. 3-5 Werktage nach Eingang Ihrer Zahlung schicken wir Ihnen eine Mail mit Ihrer persönlichen Lizenz-Nummer für die Aktivierung Ihrer Version von SmArtassistant zu. Während dieser Zeit können Sie die 30-tägige Testversion der Software nutzen. Die Lizenz kann jeweils nur einmal pro Benutzerkonto eines Computers verwendet werden. Es besteht die Möglichkeit, die Software auf einem anderen Benutzerkonto mit einer anderen Lizenz zu benutzen. Zur Zeit kann die Software nur auf MAC Computern genutzt werden. Updates zu neueren Versionen von SmArtassistant werden Ihnen automatisch unten rechts im Software-Fenster angezeigt. Durch daraufklicken, können Sie den Download der neueren Version starten. Die Software ist auf Deutsch, Englisch oder Chinesisch verfügbar. Die Sprache richtet sich nach der in Ihrem Computer voreingestellten Primärsprache. Unter Systemeinstellungen (Sprache und Region) können Sie die Einstellung ändern. Beim ersten Mal Öffnen der Software kann ein Warnhinweis erscheinen, der besagt, dass die Software nicht geöffnet werden kann, da sie nicht aus dem Mac App Store stamm. Um dennoch die Software öffnen zu können ist es notwendig unter den Systemeinstellungen Ihres Computers die Sicherheitseinstellungen zu ändern und das Öffnen der Software zu erlauben (Dennoch öffnen). Inhalt 1. Aktivierung der Software 2 2. Personalisieren der Einstellungen 3 3. Dateien laden und verwalten 4 4. Vorlagen erstellen und drucken 6 5. Weitere Informationen 8 1

2 1. Aktivierung der Software Um SmArtassistant mit allen Funktionen benutzen zu können, müssen Sie die Software mit der von Ihnen erworbenen Lizenz aktivieren. Bei jedem Öffnen der Software müssen Sie Ihr Passwort eingeben. Dieses dient dazu, dass Ihre gespeicherten Daten vertraulich bleiben, auch wenn Sie Ihren Computer mit anderen teilen. Um mit SmArtassistant zu arbeiten, müssen Sie den allgemeinen Bestimmungen der Software zustimmen. Benutzen Sie SmArtassistant zum ersten Mal, müssen Sie als erstes die Software aktivieren. Dazu klicken Sie auf den Menüpunkt Einstellungen und wählen den Bereich Registrierung aus. Dort können Sie das von uns zugesandte Lizenz-Dokument laden. Klicken Sie auf Übernehmen damit die Aktivierung der Software erfolgt. 2

3 2. Personalisieren der Einstellungen Um SmArtassistant zu personalisieren, können Sie nun Ihre persönlichen Daten unter dem Menüpunkt Einstellungen eingeben. Diese Informationen können später für die Erstellung von Dokumenten zur Administration und Archivierung Ihrer Werke genutzt werden. 1. Unter Passwort können Sie Ihr persönliches Passwort eingeben und jederzeit ändern. Dieses brauchen Sie, um SmArtassistant zu öffnen. 2. In der Katgeorie Auswahl müssen Sie zunächst Kategorien (wie z. B. Skulptur, Malerei oder ein Thema) erstellen, um Ihre Daten sichern zu können. Anschließend klicken Sie auf speichern. Auf der linken Seite erscheint eine Übersicht aller, der von Ihnen gespeicherten Kategorien. Diese können jederzeit nachträglich geändert oder gelöscht werden. 3. Unter Konto können Sie Ihre Bankkonto-Informationen verwalten. Sie können auch mehrere Konten speichern. Diese können Sie später beim Erstellen von Rechnungen oder anderen Dokumenten verwenden. Klicken Sie erst auf Hinzufügen, geben Sie dann Ihren Namen, die Kontorverbindung mit Banknamen, IBAN und BIC sowie Steuernummer und Ihre Mehrwertsteuer Identifikationsnummer ein. Nach dem Speichern werden alle Konten auf der linken Seite aufgelistet. Diese können jederzeit nachträglich geändert oder gelöscht werden. 3

4 4. Unter Kontakt können Sie Ihre Anschrift und weitere Kontaktdaten speichern. Klicken Sie erst auf Hinzufügen, geben Sie dann die Bezeichnung oder den Standort des Ateliers sowie die genauen Adressdaten ein. Anschließend klicken Sie auf Speichern. Auf der linken Seite erscheint eine Übersicht aller der von Ihnen gespeicherten Adressen. Durch das Markieren des Kästchens Voreinstellung wählen Sie eine Adresse als Standardadresse aus. 5. Unter Währung können Sie eine Währung als Standardeinstellung auswählen. Diese kann später in andere Währungen geändert werden. SmArtassistant kann die Währungen nicht für Sie umrechnen. 6. Unter Backup können Sie eine Sicherheitskopie aller der von Ihnen gespeicherten Daten herstellen. Sie können auch Ihre Daten als zip-datei importieren oder exportieren. Außerdem können Sie aussuchen, welche Daten für die Standardeinstellung ausgewählt werden sollen. 3. Dateien laden und verwalten SmArtassistant kann Ihre Dateien erst speichern, wenn Sie zuvor Kategorien für Ihre Arbeiten definiert haben (Siehe 2.2). Wenn keine Kategorien angezeigt werden, sind noch keine erstellt worden. Um Dateien zu laden und zu verwalten, wählen Sie den Menüpunkt Home aus. 4

5 1. Klicken Sie auf Werke hinzufügen. Es öffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie alle relevanten Informationen zu Ihren Werken ein. Der Name des/der Künstler/in kann nicht geändert werden. Es ist der Name von demjenigen, der die Lizenz erworben hat. Dieser Name wird auf allen gedruckten Dokumenten erscheinen. Der Kasten dahinter kann genutzt werden, um z.b. Co-Autoren eines Kollektivwerkes einzugeben. Geben Sie in die anderen Bereiche Titel der Arbeit, Material, die Maße, das Entstehungsjahr, den Preis, den Status und den Standort ein. Weiterhin können Ausstellungen und Veröffentlichungen gelistet werden, in denen das Werk zu sehen ist oder war. Klicken Sie auf Werk auswählen, um eine Abbildung des Werkes zu laden. Die Abbildung wird automatisch in zwei Größen gesichert. Zum einen wird sie in der Größe der ursprünglichen Datei gespeichert, die Sie mit dem Augen-Symbol öffnen können. Zum anderen wird die Abbildung für das Erstellen von Übersichten auch in einem kleineren Format gespeichert. In der Zeile unterhalb können Sie Ihre persönliche Werk Identifizierungsnummer für das Werk hinzufügen. Wenn Sie alle Informationen gespeichert haben, schließt sich das Fenster und Sie gelangen zurück auf das Home-Fenster. 2. Auf der Home-Seite sehen Sie jetzt eine Übersicht aller gespeicherten Arbeiten. Sie können mit dem Regler bestimmen, wie groß diese Abbildungen zu sehen sein sollen. Möchten Sie Informationen zu einem Werk ändern, so können Sie dieses dort auswählen und bearbeiten. 3. Wählen Sie unter Kategorie Auswahl, in welcher Werkgruppe Sie suchen möchten. Noch genauer wird die Suche, wenn Sie unter Entstehungsjahr eine bestimmte Jahreszahl auswählen. Geben Sie in das Suchfeld mit der Lupe weitere von Ihnen gespeicherte Merkmale wie Titel, Material oder Maße ein, um nach Werken mit diesen Merkmalen gezielt zu suchen. 5

6 4. Vorlagen erstellen und drucken Um Vorlagen zu erstellen oder zu drucken, wählen Sie den Menüpunkt Drucken aus. 1. Klicken sie auf Hinzufügen, um die Werke auszuwählen, die Sie in Ihrem Dokument verwenden möchten. Ein neues Fenster öffnet sich, in dem eine Übersicht aller von Ihnen gespeicherten Werke erscheint. Sie können auch im Suchfeld spezifische Merkmale eingeben, um nach bestimmten Werken zu suchen. Markieren Sie die gewünschten Werke und klicken sie dann auf die Pfeile nach rechts. So wird das betreffende Werk der Auswahlliste hinzugefügt. Möchten Sie es wieder aus der Auswahl entfernen, klicken Sie auf die Pfeile nach links. Sie können Ihrer Liste einen Titel geben und sie dann speichern. Das Fenster schließt sich und es erscheint auf der linken Seite eine Übersicht aller von Ihnen bisher erstellten Werklisten. Sie können den Titel der Werkliste durch Daraufklicken auch nachträglich ändern. 2. Markieren Sie die Liste mit den Werken, die Sie verwenden möchten. Klicken Sie dann auf der rechten Seite auf die von Ihnen benötigte Vorlage. Zur Zeit stehen drei Vorlagen zur Auswahl: Lieferschein, Detailansicht und Rechnung. Weitere Vorlagen werden in späteren Versionen der Software hinzugefügt. Die Vorlagen existieren auf Deutsch, Englisch oder Chinesisch. 3. Wählen Sie die Vorlage Lieferschein aus, so öffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie Erstellungsort und -datum ein. Dann können Sie durch Markieren der entsprechenden Kästchen auswählen, ob die genannten Verkaufspreise die Mehrwertsteuer bereits erhalten oder nicht. Sie können die voreingestellten 7% manuell ändern. Ebenso können Sie den Galerierabatt selber bestimmen, sollten die voreingestellten 50% nicht zutreffen. Die Zeile weitere Notizen ermöglicht es Ihnen, Anmerkungen in der Fußzeile hinzuzufügen. Unter Kunde auswählen, könne Sie die von Ihnen zuvor gespeicherten Daten Ihres Kunden hinzufügen (siehe 5.3). Wählen Sie aus denen von Ihnen gespeicherten Adressen diejenige aus, die angezeigt werden soll. Möchten Sie das Dokument in Englisch oder Chinesisch verfasst haben, ändern Sie die Drucksprache von Deutsch zu Englisch oder Chinesisch. Klicken Sie auf Vorschau, um zu sehen, wie Ihr Dokument aussehen würde. Sie können unter Drucken das Dokument ausdrucken oder, wenn Sie unten links auf PDF klicken, als PDF-Datei auf Ihrem Computer sichern. 6

7 4. Wählen Sie Detailansicht, um alle von Ihnen abgelegten Informationen zu einem oder mehreren Werken auszudrucken. Ein neues Fenster öffnet sich. Klicken Sie auf Vorschau um eine Ansicht des Dokumentes zu erhalten. Sie könne auch hier die Sprache des Dokumentes ändern. Beachten Sie bitte, dass die von Ihnen eingegebenen Informationen nicht automatisch übersetzt werden. Sie können unter Drucken das Dokument ausdrucken oder, wenn Sie unten links auf PDF klicken, als PDF-Datei auf Ihrem Computer sichern. 5. Wählen Sie die Vorlage Rechnung, so öffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie den Ort und das Datum sowie die Rechnungsnummer und das Lieferdatum an. Sie können weitere Angaben hinzufügen, indem Sie den Kasten mit weiteren Notizen ausfüllen und markieren. Dann können Sie durch Markieren der entsprechenden Kästchen auswählen, ob die genannten Verkaufspreise die Mehrwertsteuer bereits enthalten oder nicht. Sie können die voreingestellten 7% manuell ändern. Unter Kunde auswählen könne Sie automatisch die von Ihnen zuvor gespeicherten Daten Ihres Kunden hinzufügen (siehe 5.3). Wählen Sie aus den von Ihnen gespeicherten Adressen diejenige aus, die angezeigt werden soll. Verfahren Sie ebenso mit Ihrer Kontoverbindung. Möchten Sie das Dokument in Englisch oder in Chinesisch verfasst haben, ändern Sie die Drucksprache von Deutsch zu Englisch oder Chinesisch. Klicken Sie auf Vorschau, um zu sehen, wie Ihr Dokument aussehen würde. Sie können unter Drucken das Dokument ausdrucken oder, wenn Sie unten links auf PDF klicken, als PDF-Datei auf Ihrem Computer sichern. 7

8 5. Weitere Informationen Außer den Abbildungen Ihrer Kunstwerke sowie den dazugehörigen Informationen können Sie weitere, für Ihre Tätigkeit wichtige Dokumente mit SmArtassistant speichern und verwalten. 1. Unter Biographie können Sie Ihren Lebenslauf in verschiedenen Versionen (z.b. in unterschiedlichen Sprachen oder eine kurze und ein längere Fassung) sichern. Klicken Sie erst auf Hinzügen, geben Sie dann in der obersten Zeile einen Titel für Ihren Lebenslauf ein. Sie können entweder direkt den Lebenslauf verfassen oder einen bereits vorhandenen in das leere Feld hineinkopieren. Vergessen Sie nicht, Ihre Eingaben zu speichern. Links erscheint eine Liste aller Lebensläufe, die Sie bisher abgelegt haben. Sie können unter Drucken das Dokument ausdrucken oder, wenn Sie unten links auf PDF klicken, als PDF-Datei auf Ihrem Computer sichern. 2. Unter Bibliographie können Sie Listen Ihrer Publikationen oder Listen der Publikationen über Ihre Werke oder von Künstlern, die Sie interessieren, ablegen. Klicken Sie erst auf Hinzufügen, geben Sie dann in der obersten Zeile einen Titel für die Publikationsliste ein. Sie können entweder die Publikationsliste direkt eintippen oder eine bereits vorhandene in das Feld hineinkopieren. Vergessen Sie nicht, Ihre Eingaben zu speichern. Links erscheint eine Liste aller Bibliographien, die Sie bisher abgelegt haben. Sie können unter Drucken das Dokument ausdrucken oder, wenn Sie unten links auf PDF klicken, als PDF-Datei auf Ihrem Computer sichern. 3. Unter Kunden können Sie die Adressen und Kontaktdaten Ihrer Kunden ablegen. Klicken Sie erst auf Hinzügen, geben Sie dann in der obersten Zeile den Namen des Kundens und folgend seine Adresse ein. Gegebenenfalls können Sie unter Beschreibung noch nähere Angaben (z.b. an welcher Art von Werken der Kunde besonders interessiert ist) machen. Vergessen Sie nicht, Ihre Eingaben zu speichern. Links erscheint eine Liste aller Bibliographien, die Sie bisher abgelegt haben. 8

9 4. Unter Ausstellungen können Sie die Ausstellungen, an denen Sie teilgenommen haben, dokumentieren. Klicken Sie erst auf Hinzügen, geben Sie dann in der obersten Zeile den Titel der Ausstellung ein. Unter Foto hinzufügen können Sie Ansichten der Ausstellung laden und speichern. Dann können Sie entweder eine Beschreibung der Ausstellung direkt verfassen oder eine bereits vorhandenen in das leere Feld hineinkopieren. Vergessen Sie nicht, Ihre Eingaben zu speichern. Links erscheint eine Liste aller Ausstellungen, die Sie bisher abgelegt haben. Sie können unter Drucken das Dokument ausdrucken oder, wenn Sie unten links auf PDF klicken, als PDF-Datei auf Ihrem Computer sichern. 5. Unter Interview können Sie Interviews, die mit Ihnen geführt wurden, speichern. Klicken Sie erst auf Hinzügen, geben Sie dann in der obersten Zeile den Titel oder das Datum des Interviews ein. Sie können das Interview direkt verfassen oder ein bereits vorhandenes in das leere Feld hineinkopieren. Vergessen Sie nicht, Ihre Eingaben zu speichern. Links erscheint eine Liste aller Interviews, die Sie bisher abgelegt haben. Sie können unter Drucken das Dokument ausdrucken oder, wenn Sie unten links auf PDF klicken, als PDF-Datei auf Ihrem Computer sichern. 9

10 6. Unter Aufsatz können Sie Aufsätze von Ihnen ablegen. Klicken Sie erst auf Hinzügen, geben Sie dann in der obersten Zeile den Titel oder das Datum des Aufsatzes ein. Dann können Sie den Aufsatz direkt verfassen oder einen bereits vorhandenen in das leere Feld hineinkopieren. Vergessen Sie nicht, Ihre Eingaben zu speichern. Links erscheint eine Liste aller Aufsätze, die Sie bisher abgelegt haben. Sie können unter Drucken das Dokument ausdrucken oder, wenn Sie unten links auf PDF klicken, als PDF-Datei auf Ihrem Computer sichern. 7. Unter Kritiken können Sie kunstkritische Texte über Ihre Arbeiten ablegen. Klicken Sie erst auf Hinzügen, geben Sie dann in der obersten Zeile den Titel der Kritik oder den Autor ein. Sie können den Text direkt verfassen oder einen bereits vorhandenen in das leere Feld hineinkopieren. Vergessen Sie nicht, Ihre Eingaben zu speichern. Links erscheint eine Liste aller Kritiken, die Sie bisher abgelegt haben. Sie können unter Drucken das Dokument ausdrucken oder, wenn Sie unten links auf PDF klicken, als PDF-Datei auf Ihrem Computer sichern. 8. Unter Publikationen können Sie Kataloge oder andere Publikationen über Ihre Arbeit dokumentieren. Klicken Sie erst auf Hinzügen, geben Sie dann in der obersten Zeile den Titel der Publikation ein. Unter Foto hinzufügen können Sie Ansichten der Publikation (z.b. Titelseite oder die Seiten, auf denen Ihre Arbeiten zu sehen sind) speichern. Dann können Sie entweder eine Beschreibung der Publikation direkt verfassen oder eine bereits vorhandene in das leere Feld hineinkopieren. Vergessen Sie nicht, Ihre Eingaben zu speichern. Links erscheint eine Liste aller Publikationen, die Sie bisher abgelegt haben. Sie können unter Drucken das Dokument ausdrucken oder, wenn Sie unten links auf PDF klicken, als PDF-Datei auf Ihrem Computer sichern. Falls Sie noch weitere Fragen oder Empfehlungen haben sollten, bitte wenden Sie sich vertrauensvoll per an unser Support-Team. 10