Einrichtung der Finanzbuchhaltung

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1 Einrichtung der Finanzbuchhaltung Gestaltungsspielräume ume vor dem Hintergrund der Grundsätze ordnungsmäß äßiger Buchführung hrung Dipl.-Kfm. Christoph Heck PricewaterhouseCoopers AG / WIBERA AG Düsseldorf Veranstaltung des NKF Netzwerk NRW am 02. November 2005 in Köln 1

2 Agenda Grundlagen der Organisation der Finanzbuchhaltung im Rahmen des Neuen Kommunalen Finanzmanagement Ordnungsmäßige Finanzbuchhaltung im Rahmen ordnungsmäßiger Organisation der Haushaltswirtschaft Aufbauorganisatorische Typen von Gestaltungsmodellen Gestaltungsspielräume und ihre Grenzen das Beispiel Flächenund Gebäudemanagement Fazit 2

3 Agenda Grundlagen der Organisation der Finanzbuchhaltung im Rahmen des Neuen Kommunalen Finanzmanagement Ordnungsmäßige Finanzbuchhaltung im Rahmen ordnungsmäßiger Organisation der Haushaltswirtschaft Aufbauorganisatorische Typen von Gestaltungsmodellen Gestaltungsspielräume und ihre Grenzen das Beispiel Flächenund Gebäudemanagement Fazit 3

4 Rechtliche Grundlagen NKF Rechtliche Grundlagen der Organisation des kommunalen Rechnungswesens im Rahmen des NKFG NRW vom 16. November 2004 sind im wesentlichen Grundlegende Vorschriften zur Finanzbuchhaltung, enthalten in 93 Absätze 1-3 und 94 GO NRW Vertiefende Vorschriften, enthalten in 27 Abs. 1-4, 30, 31, 37 und 58 GemHVO Besondere Vorschriften zur Funktionstrennung, z.b. in 93 Absätze 4 und 5 GO NRW Spezielle Regelungen zur EDV-Buchführung z.b. in 27 Abs. 5 GemHVO i. V. m. 31 Absatz 2 GoB und GoBS* sind einzuhalten * Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme 4

5 Organisatorische Konsequenzen Es können zwei Arten von organisatorischen Konsequenzen aus den GoB unterschieden werden Konsequenzen für die Aufbauorganisation (Ämter- oder Abteilungsstrukturen) Konsequenzen für die Ablauforganisation (Buchhaltungsprozess) Ablauforganisatorische Aspekte wurden im IDW-Vortrag von Herrn WP/StB Dr. Marian Ellerich im Rahmen der Netzwerkveranstaltung vom 1. Dezember 2004 in Detmold ausführlich dargestellt Deshalb hier: Schwerpunkt Aufbauorganisation 5

6 Agenda Grundlagen der Organisation der Finanzbuchhaltung im Rahmen des Neuen Kommunalen Finanzmanagement Ordnungsmäßige Finanzbuchhaltung im Rahmen ordnungsmäßiger Organisation der Haushaltswirtschaft Aufbauorganisatorische Typen von Gestaltungsmodellen Gestaltungsspielräume und ihre Grenzen das Beispiel Flächenund Gebäudemanagement Fazit 6

7 Wesentliche aufbauorganisatorische Aspekte und Komponenten NKF Finanzbuchhaltung Buchungsgeschäft (quantitative Aspekte) Internes Kontrollsystem (qualitative Aspekte) Örtliches Organisationsmodell (hier: Strukturmodell) Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, interne und externe Prüfer (EDV-) Systeme (Interne und Externe Kontrollen) 7

8 Einbettung der Finanzbuchhaltung in das kommunale Haushalts- und Rechnungswesen Bücher/Konten Planung Budgetierung Bewirtschaftung Finanzbuchhaltung KLR/ Controlling IKS/ RP* Hauptbuch Debitoren Aufstellung HH-Entwurf Dezernatsgespräche Weitere Abstimmungen Vergaben Bestell- Wesen Auftragsmanagement Kostenstellenrechnung Kostenartenrechnung Kostenträgerrechnung HÜL Internes Kontrollsystem Kreditoren Anlagenbuch HH- Einbringung Material- Wirtschaft Maßnahmen? Produktabrechnung Budgetabrechnung RPA*- Kontrollen HH- Veröffentlichung Bilanz- Prüfungen Sonderprüfungen Personalbuch Personal-/ Stellenplan Personalwirtschaft Personalrechnungslegung Lohn- und Gehaltsauszahlungen Personalcontrolling Personalprüfungen * Rechnungsprüfung(samt) 8

9 Organisation der Finanzbuchhaltung im Rahmen des NKFG NRW Vorschlag des Pilotprojektes Ebenen der Buchführung/Buchhaltung Planung/ Budgetierung Finanzbuchhaltung Betriebsbuchhaltung Geschäftsbuchführung (ordnungsgemäße Buchung der Geschäftsvorfälle, Erstellung der Ergebnis- und Finanzrechnung, Erstellung des Jahresabschlusses) Zahlungsabwicklung (Verantwortung für die Zahlungswirksamkeit und Weiterleitung der Zahlungsverkehrsdaten an die Bank) Anlagenbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Aufgabe des externen Rechnungswesens : Planung/Buchung von Finanz-/Zahlungsvorgängen Aufgabe des internen Rechnungswesens : Ermittlung der (Produkt-)Kosten Berichtswesen, Abschlüsse * vgl. Abschlussbericht des Vorprojektes zum Neuen Kommunalen Finanzmanagement, S. 25 9

10 Einbettung der Finanzbuchhaltung in das kommunale Haushalts- und Rechnungswesen KLR/ Controlling Hauptbuch Debitoren Kreditoren Anlagenbuch Aufstellung HH-Entwurf Dezernatsgespräche Weitere Abstimmungen HÜL RPA*- Kontrollen HH- Veröffentlichung Bilanz- Prüfungen Ebenen der Buchführung/Buchhaltung Planung/ Budgetierung Finanzbuchhaltung Betriebsbuchhaltung Geschäftsbuchführung (ordnungsgemäße Buchung der Geschäftsvorfälle, Erstellung der Ergebnis- und Finanzrechnung, Erstellung des Jahresabschlusses) Anlagenbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Internes Kontrollsystem Zahlungsabwicklung (Verantwortung für die Zahlungswirksamkeit und Weiterleitung der Zahlungsverkehrsdatenan die Bank) Aufgabe des externen Rechnungswesens : Planung/Buchung von Finanz-/Zahlungsvorgängen Aufgabe des internen Rechnungswesens : Ermittlung der (Produkt-)Kosten Berichtswesen, Abschlüsse HH- Einbringung Vergaben Budgetabrechnung Bestell- Wesen Auftragsmanagement Material- Wirtschaft Maßnahmen Finanzbuchhaltung Bücher/Konten Planung Bewirtschaftung Budgetierung IKS/ RP* Kostenstellenrechnung Kostenartenrechnung Kostenträgerrechnung Produktabrechnung Personalbuch Personal-/ Stellenplan prüfungen Personalwirtschaft Personalrechnungslegung Lohn- und Gehaltsauszahlungen Personalcontrolling Sonderprüfungen Personal- * Rechnungsprüfung(samt) 10

11 Agenda Grundlagen der Organisation der Finanzbuchhaltung im Rahmen des Neuen Kommunalen Finanzmanagement Ordnungsmäßige Finanzbuchhaltung im Rahmen ordnungsmäßiger Organisation der Haushaltswirtschaft Aufbauorganisatorische Typen von Gestaltungsmodellen Gestaltungsspielräume und ihre Grenzen das Beispiel Flächenund Gebäudemanagement Fazit 11

12 Organisationsmodell -I - Zentrale Finanzbuchhaltung (eher kleinere Kommunen) Zentrales Systemund Stammdatenmanagement (ggf. externer Dienstleister) Zentrales Haushaltsmanagement Haushaltsaufstellung Zentrales Schuldenmanagement K Ä M M E R E I Zentrale Geschäftsbuchhaltung inklusive Nebenbuchhaltungen K A S S E Zentrales Belegarchiv Zentrale Investitionsund Finanzplanung Zahlungsverkehr und Liquiditätssicherung Mahnung, Vollstreckung Zentrales Controlling mit Kostenrechnung, Produkt- und ggf. Beteiligungssteuerung 12

13 Organisationsmodell - II - Zentrale Finanzbuchhaltung mit Aussenstellen (eher große Kommunen) Bereich Kämmerei Zentrales Haushaltsmanagement Produktplanung Teilrechnungen Investitionsplanung Finanzplanung Massnahmenplanung Zentrales Treasury zentrales (Produkt-/Beteiligungs-) Controlling Zentrale Buchungsstelle (ehemals Kasse) Hauptbuchhaltung Jahresabschlüsse Zentrales Systemund Stammdatenmanagement Geschäftsbuchhaltung Nebenbücher Zahlungssverkehr Liquiditätssicherung Zentrales Belegarchiv Aussenstellen* Amt... Immobilien- Management Verkehrsmanagement Amt... Feuerwehr Amt Schulverwaltungsamt Amt... Sozialamt Amt... Jugendamt Amt... Garten- Friedhof- Forstamt * nur zulässig soweit GoB/GoBS eingehalten werden und die einheitliche Leitung des Rechnungswesens insgesamt sichergestellt ist 13

14 Typen kommunaler Gestaltungsmodelle für die Aufbauorganisation der Finanzbuchhaltung Grad der Auslagerung Ohne Auslagerung Mit Auslagerung Typ 4 Auslagerung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung auf einen externen Dienstleister ( 94 GO) Typ 1 zentrale Inhouse-Lösung Zentrale Finanzbuchhaltung Zentrale Finanzbuchhaltung mit Aussenstellen Grad der Zentralität Typ 3 dezentrale Lösung mit Hilfe externer Dritter (z.b. nur Personalabrechnung) im Rahmen von 94 GO Typ 2 dezentrale Inhouse-Lösung Dezentrale Finanzbuchhaltung 14

15 Agenda Grundlagen der Organisation der Finanzbuchhaltung im Rahmen des Neuen Kommunalen Finanzmanagement Ordnungsmäßige Finanzbuchhaltung im Rahmen ordnungsmäßiger Organisation der Haushaltswirtschaft Aufbauorganisatorische Typen von Gestaltungsmodellen Gestaltungsspielräume und ihre Grenzen das Beispiel Flächenund Gebäudemanagement Fazit 15

16 Organisation der Finanzbuchhaltung im Rahmen der Flächen- und Gebäudewirtschaft Amts- oder Geschäftsleitung Portfoliomanagement Controlling Strukturmanagement Projektmanagement Strategie Controlling Bestandsentwicklung Marketing Projektkonzeption Projektrealisierung Finanzplanung und management Mietmanagement Objektmanagement Kauf / Verkauf Rechnungswesen Mietverwaltung Objektbetreuung Verkehrs-Grünfl. Haushalt Verträge Miete Objektverwaltung Großprojekte Materialwirtschaft Sonderverwaltung Verträge Kauf/V. Personal Sonderaufgaben IT Sonderaufgaben 16

17 Beispiel für Gestaltungsspielräume im Bereich der Flächen- und Gebäudewirtschaft Finanzplanung und management Rechnungswesen Finanzplanung und management Rechnungswesen Personal IT extern, z.b. Sondervermögen intern (zentrale Fibu) Bereich Kämmerei Materialwirtschaft Zentrales Haushaltsmanagement Produktplanun g Teilrechnunge n Zahlungsverkeh r Finanzplanung Zentrales Treasury Personal IT Zentrales Zentrales System- und System- Stammdatenmanagement und Stammdatenmanagement zentrales (Produkt-/Beteiligungs-) Controlling Zentrale Buchungsstelle (Hauptbuchhaltung) (EDV, Kasse) Zentrale Geschäftsbuc hhaltung Zahlungssverke Zahlungsverkehr Liquiditätssicher ung Zentrales Belegarchiv ggf. Aussenstellen* ggf. Aussenstellen* Amts- oder Geschäftsleitung Controlling Amt Schulverwaltungsamt Amt... Immobilien- Management Verkehrsmanagement Amt... Feuerwehr Portfoliomanagement Amt... Sozialamt Amt... Jugendamt Amt... Garten- Friedhof- Forstamt Strukturmanagement Projektmanagement Strategie Controlling Bestandsentwicklung Marketing Projektkonzeption Projektrealisierung Mietmanagement Objektmanagement Kauf / Verkauf.... Mietverwaltung Objektbetreuung Verkehrs-Grünfl. Sonderaufgaben Haushalt Verträge Miete Sonderverwaltung Objektverwaltung Großprojekte Verträge Kauf/V. Sonderaufgaben 17

18 Agenda Grundlagen der Organisation der Finanzbuchhaltung im Rahmen des Neuen Kommunalen Finanzmanagement Ordnungsmäßige Finanzbuchhaltung im Rahmen ordnungsmäßiger Organisation der Haushaltswirtschaft Aufbauorganisatorische Typen von Gestaltungsmodellen Gestaltungsspielräume und ihre Grenzen das Beispiel Flächenund Gebäudemanagement Fazit 18

19 Fazit Grundlage der Ausgestaltung der kommunalen Finanzbuchhaltung im Rahmen des NKFG NRW sind die auch in der privaten Wirtschaft geltenden Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Wesentliche Komponenten sind hierbei Mitarbeiter, EDV-Systeme und integrierte interne oder externe Kontrollen, die in ordnungsmäßiger Art und Weise zusammenwirken müssen. Für die konkrete Ausgestaltung sind sowohl quantitative als auch qualitative Aspekte zu beachten. Durch die gedankliche Einbettung der Finanzbuchhaltung in die kommunale Haushaltswirtschaft werden Gestaltungsspielräume deutlich, die durch die Heranziehung der GoB noch weiter konkretisiert werden können. Es lassen sich derzeit vier Modelltypen bei der aufbauorganisatorischen Ausgestaltung der Finanzbuchhaltung für das NKF unterscheiden. Dies sind einerseits zentrale oder dezentrale Modelle mit bzw. ohne Auslagerung von Teilen der Finanzbuchhaltung gemäß 94 GO auf Dritte. Am Beispiel der kommunalen Flächen- und Gebäudewirtschaft kann man die Grenzen der organisatorischen Spielräume erkennen, d.h. inwieweit organisatorische Modelle die finanzwirtschaftliche Kontrolle unterstützen oder gefährden können. 19

20 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit 20