REKOLE Zertifizierung

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Nelly Brahms
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1 HEALTHCARE REKOLE Zertifizierung Anforderungen und Tipps Michael Herzog Leiter Sektor Healthcare 1

2 Agenda 1. Grundlagen und Anforderungen der REKOLE Zertifizierung 2. Nutzen 3. Bisherige Erfahrungen 4. Spitalseitige Vorbereitung 2

3 1. Grundlagen und Anforderungen der REKOLE Zertifizierung

4 1. Grundlagen und Anforderungen der REKOLE Zertifizierung 1.1 Übersicht Richtlinien und Reglemente + = zitiert nach H+ Die Spitäler der Schweiz 4

5 1. Grundlagen und Anforderungen der REKOLE Zertifizierung 1.2 Grundlage Der Erhalt der Qualitätsmarke verlangt nach einer organisatorischen Einbettung und operationellen Betriebsfähigkeit der Betriebsbuchhaltung Aufbauorganisation, Ablauforganisation, Anweisungen (Vgl. REKOLE Zertifizierungsrichtlinien Pt. 3.3) Die operationelle Betriebsfähigkeit verlangt nach Ressourcen (Vgl. REKOLE Zertifizierungsrichtlinien Pt. 3.4) Die REKOLE Zertifizierung orientiert sich am Prinzip des Qualitätsmanagements. Qualität soll kontinuierlich verbessert werden (Vgl. REKOLE Zertifizierungsrichtlinien Pt. 3.5) 5

Betriebsbuchhaltung Aufbauorganisation, Ablauforganisation, Anweisungen (Vgl. REKOLE Zertifizierungsrichtlinien Pt. 3.

6 1. Grundlagen und Anforderungen der REKOLE Zertifizierung 1.3 Zertifizierungsrichtlinien allgemeine Anforderungen Das Spital oder die Organisation muss ein dokumentiertes betriebliches Rechnungswesen nach REKOLE im Kontext ihrer allgemeinen Geschäftsaktivitäten und der Nichtkonformitäten und Risiken, der sie sich gegenübersteht, festlegen, umsetzen, durchführen, überwachen, überprüfen, instand halten und verbessern. 6

dokumentiertes betriebliches Rechnungswesen nach REKOLE im Kontext ihrer allgemeinen Geschäftsaktivitäten

7 1. Grundlagen und Anforderungen der REKOLE Zertifizierung 1.3 Zertifizierungsrichtlinien Management von Ressourcen Ressourcen werden zur Verwirklichung der Strategien und der Ziele eines Spitals benötigt personelle, finanzielle Ressourcen Infrastruktur Die Prüfungen in diesem Bereich schliessen folgende Fragestellungen ein: Gibt es Verfahren für interne Audits und werden diese durchgeführt? Stützt sich das interne Audit auf ausreichende Dokumentationen und dokumentiert auch die Prüfungen? Wie sind interne Audits geplant, durchgeführt, festgehalten und wie wird hierüber kommuniziert? Werden Verbesserungen identifiziert und umgesetzt, können Vorschläge eingebracht werden? Wie kommt es zu Korrekturmassnahmen / vorbeugenden Massnahmen, sind diese in einem Massnahmenkatalog enthalten? 7

Prüfungen in diesem Bereich schliessen folgende Fragestellungen ein: Gibt es Verfahren für interne Audits und werden diese durchgeführt?

8 1. Grundlagen und Anforderungen der REKOLE Zertifizierung 1.3 Zertifizierungsrichtlinien Verbesserungswesen Überwachen und Überprüfen der Umsetzung von REKOLE Instandhalten und Verbessern Korrekturmassnahmen Plan-Do-Check-Action (z.b. Modell nach W. Edwards Deming) Absicht des Verbesserungswesens (KVP): Wirksamkeit von REKOLE erhöhen potentielle Fehler und Ursachen frühzeitig erkennen Vorbeugungsmassnahmen festlegen / Verwirklichung sicherstellen 8

und Verbessern Korrekturmassnahmen Plan-Do-Check-Action (z.b. Modell nach W.

9 2. Nutzen

10 2. Nutzen aus der REKOLE Zertifizierung Grundlagen geschaffen (Transparenz, Steuerung, Tarifverhandlung) Führung und Verantwortung / Kostenüberwachung Könnte mögliche Prüfungen durch öffentliche Institutionen / Finanzierer erübrigen Erfolgskontrolle Basis für Vergleiche / Benchmarking Kostenträgerrechnung Grundlage zur Entwicklung in Richtung Ergebnissteuerung 10

durch öffentliche Institutionen / Finanzierer erübrigen Erfolgskontrolle Basis für

11 3. Bisherige Erfahrungen

12 3. Erfahrungen aus den Zertifizierungen 3.1 Prüfplan und Vorgehen Prüfplan von H+ und KPMG Vorgehen haben sich bewährt Straffung mit den Piloten vorgenommen Die Spitäler und Kliniken haben teilweise erheblichen Aufwand Aufwand KPMG Die Prüfung verläuft verbindlich und kundenbezogen 12

bewährt Straffung mit den Piloten vorgenommen Die Spitäler und Kliniken

13 3. Erfahrungen aus den Zertifizierungen 3.2 Schwachstellen Identifizierte Schwachstellen Fehlende formelle Dokumentation zu Grundlagen und Prozessen Unvollständige Abgrenzungsrechnungen, nicht REKOLEkonforme Abstimmungsbrücke Fehlerhafte Anlagenbuchhaltung Fehlende oder fehlerhafte kalkulatorische Zinsen Ungenügende IT-Infrastruktur und Strategie Uneinheitliche Prozesse innerhalb Unternehmensgruppe Vermischung FIBU / BEBU führt zu falschen Kostensätzen Die Spitäler sind sehr unterschiedlich aufgestellt 13

Abgrenzungsrechnungen, nicht REKOLEkonforme Abstimmungsbrücke Fehlerhafte Anlagenbuchhaltung Fehlende oder fehlerhafte

14 4. Spitalseitige Vorbereitung

15 4. Spitalseitige Vorbereitungen Gewichten Sie den Faktor Zeit hoch REKOLE von Grund auf bereitstellen >> min. ½ - 1 Jahr Erstellen der Selbstauskunft und Nachweis erste Unterlagen Bereitstellen von umfangreichen Unterlagen vor der Prüfung Kontaktpersonen während der Prüfung Nachreichen Unterlagen während der Prüfung Interviews Bereiten Sie die Zertifizierung vor Prüfen Sie selber mit der Checkliste Zertifizierung Seien Sie ehrlich zu sich selber Eventuell holen Sie eine Drittmeinung ein Achten Sie besonders auf die besprochenen Schwachpunkte (REKOLE als lernendes System, organisatorische Einbettung (Leitbild), Formalisierung) 15

Prüfung Nachreichen Unterlagen während der Prüfung Interviews Bereiten Sie die Zertifizierung vor Prüfen Sie selber mit der Checkliste Zertifizierung Seien

16 Ihr Kontakt Michael Herzog Partner, Leiter Sektor Healthcare Audit/ Healthcare Tel: +41 (0) Mobile: +41 (0) Die hierin enthaltenen Informationen sind allgemeiner Natur und beziehen sich daher nicht auf die Umstände einzelner Personen oder Rechtsträger. Obwohl wir uns bemühen, genaue und aktuelle Informationen zu liefern, besteht keine Gewähr dafür, dass diese die Situation zum Zeitpunkt der Herausgabe oder eine zukünftige Sachlage widerspiegeln. Die genannten Informationen sollten nicht ohne eingehende Abklärungen und eine professionelle Beratung als Entscheidungs- oder Handlungsgrundlage dienen.

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