7. Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Kontoauszügen

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1 g NAU Steuerberatungssozietät Querstraße 8-10 D Frankfurt am Main Mandantenrundschreiben II/2014 Michael Nau StB Joachim Schlott StB Jochen Kampfmann StB Gregor Nau StB Querstraße 8-10 D Frankfurt am Main Tel: Fax: Sehr geehrte Mandantinnen und Mandanten, Hier die Themen, die uns für den aktuellen Rundbrief wichtig erscheinen: 1. Übergangsfrist für Geringverdiener läuft am aus 2. Achtung Arbeitgeber: Mehraufwand durch Mindestlohn ab Unternehmen mit Bargeschäften: Neue Kassensysteme ab 2017 Pflicht! 4. Antrag auf Verlustbescheinigungen Mini-One-Stop-Shop Elektronisch erbrachte Leistungen an Privatkunden im EU-Ausland 6. Aufbewahrung von Belegen auf Thermopapier 7. Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Kontoauszügen 8. Intern: Dipl.-Kfm. / StB Rolf Martin verstärkt Beraterteam USt-IdNr.: DE Deutsche Bank BLZ: KTO: IBAN DE

2 1. Übergangsfrist für Geringverdiener läuft am aus Seit dem wurde durch die Minijob-Reform die Entgeltgrenze für geringfügige Beschäftigungen auf 450 EUR angehoben. Bis zu diesem Betrag sind nur Pauschalbeiträge zur Sozialversicherung fällig. Entsprechend stieg die Grenze des Gleitzonenentgelts in sogenannten Midijobs auf 850 EUR an. Um die Attraktivität von Geringverdiener-Jobs über 450 EUR zu erhöhen, ist für den Entgeltbereich von 451 EUR bis 850 EUR nicht der volle Sozialversicherungsbeitrag fällig. Dieser steigt linear an, bis er bei 850 EUR das normale Niveau erreicht. Somit erhält der Arbeitnehmer in diesem Gehaltsbereich ein höheres Netto-Gehalt. Weil die Gesetzesänderung damals relativ kurzfristig erfolgte und niemand mehr auf die neuen Entgeltgrenzen reagieren konnte, deckte eine Übergangsregelung für Bestandsfälle verschiedene Konstellationen ab. Wer zum zwischen 400,01 und 450,00 EUR verdiente und nach altem Recht versicherungspflichtig in der Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung war, blieb dies bisher auch trotz der neuen Grenzen. Diese Übergangsregelung läuft zum aus. Wer also Arbeitnehmer beschäftigt, die ein Entgelt bis 450,00 EUR erzielen und sozialversicherungspflichtig behandelt werden möchten, sollte dies in jedem Fall mit dem betroffenen Beschäftigten und dem Steuerberater besprechen. 2. Achtung Arbeitgeber: Mehraufwand durch Mindestlohn ab 2015 Mit dem beschlossenen Tarifautonomiestärkungsgesetz ist es amtlich: Ab dem gilt in Deutschland in den meisten Branchen ein Mindestlohn von 8,50 /Stunde. Hier die Fakten in aller Kürze: Ab dem gilt grundsätzlich ein Mindestlohn von 8,50. Bis zum sind niedrigere Löhne nur erlaubt, wenn ein entsprechender Tarifvertrag dies vorsieht und durch Rechtsverordnung auf Grundlage des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes oder des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes für allgemein verbindlich erklärt wurde. Dies betrifft beispielsweise die fleischverarbeitende Industrie, die Zeitarbeitsbranche und das Friseurhandwerk. Im Hotel- und Gaststättengewerbe dagegen sind die Tarifgespräche gescheitert, sodass hier der Mindestlohn zum anzuwenden ist. Ab dem wird der Mindestlohn dann für alle Beschäftigten bei mindestens 8,50 liegen und ausnahmslos für alle Branchen gelten. Ab dem gilt dann ein von der Mindestlohnkommission festgesetzter allgemeiner gesetzlicher Mindestlohn ohne jede Einschränkung.

3 Ein öffentlich kaum diskutierter Aspekt wird vielen Betrieben Mehrarbeit bescheren: Ab 2015 müssen Arbeitgeber für jeden Betroffenen den Beginn, das Ende, sowie die Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentieren und diese Unterlagen aufbewahren, um bei Betriebsprüfungen die Einhaltung des Mindestlohn belegen zu können. Hinzuweisen ist auch noch auf die Haftung des Arbeitgebers für von ihm beauftragte Unternehmen sowie Nachunternehmer. Denn wer andere mit der Erbringung von Werk- oder Dienstleistungen beauftragt, der haftet künftig auch selbst dafür, dass die Subunternehmer ihren Arbeitnehmern den Mindestlohn bezahlen. Weitere Informationen können Sie unserer beigefügten Checkliste Mindestlohn für Arbeitgeber entnehmen. 3. Unternehmen mit Bargeschäften: Neue Kassensysteme ab 2017 Pflicht! Seit 2002 ist den Betriebsprüfern der Datenzugriff auf steuerlich relevante Unternehmensdatenbestände erlaubt. Maschinell ausgewertet werden jedoch nicht nur die Finanz- und Lohnbuchhaltungen, sondern auch Kassensysteme. Dabei wurden die Vorgaben für elektronische Kassensysteme deutlich verschärft. Zum läuft eine Übergangsvorschrift für veraltete Kassensysteme aus. Spätestens ab müssen elektronische Kassensysteme folgende Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten erfüllen: Alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen im Sinne des 14 UStG müssen vollständig, unveränderbar und unverdichtet aufbewahrt werden. Die ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen wird von den Finanzbehörden ausdrücklich abgelehnt. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem (maschinell) auswertbaren Datenformat vorliegen. Ein Ausdruck der Kassendaten reicht deswegen keinesfalls aus. Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten bei der Registrierkasse, insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Wie bei Buchhaltungssystemen akzeptieren die Finanzbehörden unter be-

4 stimmten Voraussetzungen eine Aufbewahrung der Datenbestände in einem Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem. Die konkreten Einsatzorte und zeiträume der vorgenannten Geräte sind zu protokollieren und die Protokolle aufzubewahren. Zwecks Überprüfung der Bareinnahmen müssen die Grundlagenaufzeichnungen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden. Dies gilt auch für alle zum Gerät gehörende Organisationsunterlagen wie insbesondere die Bedienungs- und Programmieranleitung. Soweit mit Hilfe des Geräts unbare Geschäftsvorfälle wie EC-Cash o- der Elektronisches Lastschriftverfahren erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten in Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- oder Aufzeichnungswerk gewährleistet sein. Die Kassensysteme sollten frühzeitig auf die Anforderung geprüft und ggf. erweitert werden. Ihr Kassensystemhersteller wird Sie neben uns sicherlich unterstützen. Unabhängig von der Unternehmensgröße sollten Unternehmer die gesetzlichen Anforderungen ernst nehmen, da ansonsten Bußgelder bzw. empfindliche Zuschätzungen im Rahmen von Betriebsprüfungen drohen. 4. Antrag auf Verlustbescheinigungen 2014 Kapitalanleger, die z. B. bei mehreren Banken Wertpapierdepots unterhalten und ihre angefallenen Verluste verrechnen wollen, müssen den Stichtag beachten. Denn eine Verrechnung von Gewinnen und Verlusten bei verschiedenen Kreditinstituten ist nur im Rahmen der persönlichen Steuererklärung möglich. Die zu viel gezahlte Abgeltungsteuer wird dann insoweit erstattet, als eine Verrechnung der Gewinne mit Verlusten erfolgt. Dazu sind bei der Einkommensteuererklärung Verlustbescheinigungen vorzulegen, die bei den Geldinstituten bis zum eines jeden Jahres beantragt werden können; hierbei handelt es sich um eine Ausschlussfrist. Wird die Frist versäumt, werden die Verluste automatisch auf das Folgejahr übertragen und können nur im selben Verrechnungstopf mit künftigen Gewinnen verrechnet werden.

5 5. Mini-One-Stop-Shop Elektronisch erbrachte Leistungen an Privatkunden im EU-Ausland Innerhalb der EU unterliegen ab dem Telekommunikations-, Rundfunk-, Fernseh- und auf elektronischem Weg erbrachte Dienstleistungen an private Kunden im Wohnsitzstaat des Kunden der Umsatzsteuer. Dies bedeutet, dass sich grundsätzlich die Unternehmen bei entsprechenden Umsätzen mit ausländischen Privatkunden aus der EU in dem jeweiligen EU- Mitgliedsstaat registrieren und dort Umsatzsteuer abführen müssen. Damit Unternehmen ihren Melde- und Erklärungspflichten nicht in allen Mitgliedstaaten der EU einzeln nachkommen müssen, wird die Verfahrenserleichterung des Mini-One-Stop-Shop eingeführt. D.h. sämtliche EU-Umsätze können über ein Portal gemeldet und abgeführt werden, ohne dass sich das Unternehmen im jeweiligen Land steuerlich registrieren lassen muss. Seit dem können deutsche Unternehmen beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) die Teilnahme an der Verfahrenserleichterung Mini-One- Stop-Shop für die Umsatzsteuer auf elektronische Dienstleistungen beantragen. Die Antragstellung ist im Online-Portal des BZSt unter möglich. 6. Aufbewahrung von Belegen auf Thermopapier Wurde eine Rechnung für ein Unternehmen ausgestellt, muss diese zehn Jahre lesbar aufbewahrt werden ( 147 Abs. 3 Satz 1 i.v. mit Abs. 1 Nr. 4 AO). Um die Lesbarkeit während der Aufbewahrungsfrist zu gewährleisten, müssen die auf Thermopapier erhaltenen Unterlagen kopiert oder unter den Voraussetzungen des 147 Abs. 2 AO auf einem Datenträger (z.b. durch Einscannen) gespeichert werden. Die ursprünglich auf Thermopapier ausgedruckte Rechnung braucht dann nicht mehr aufbewahrt zu werden. 7. Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Kontoauszügen Papierkontoauszüge gehören bei vielen Bankkunden mittlerweile der Vergangenheit an; seit ihrer Teilnahme am Online-Banking-Verfahren erhalten sie ihre Kontoauszugsdaten häufig nur noch in elektronischer Form. Die Banken übermitteln die Daten häufig in Bilddateiformaten (z.b. im TIF- oder PDF- Format) oder in maschinell auswertbarer Form (z.b. als CSV-Datei).

6 Das Bayerische Landesamt für Steuern (BayLfSt) hat mit Verfügung vom erklärt, wie diese elektronischen Kontoauszugsdaten aufzubewahren sind. Folgende Aspekte der Weisung sind hervorzuheben: Elektronisch übermittelte Kontoauszüge sind aufbewahrungspflichtig, da sie originär digitale Dokumente sind. Es genügt allerdings nicht, wenn der Steuerpflichtige (mit Gewinneinkünften) die elektronischen Kontoauszüge lediglich ausdruckt und anschließend die digitale Ausgangsdatei löscht (Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten der 146, 147 AO). Der Ausdruck eines elektronischen Kontoauszugs ist beweisrechtlich nicht den originären Papierkontoauszügen gleichgestellt, sondern stellt lediglich eine Kopie des elektronischen Kontoauszugs dar. Bücher und sonst erforderliche Aufzeichnungen dürfen auch auf Datenträgern geführt werden ( 239 Abs. 4 HGB, 146 Abs. 5 AO). Die Form der Buchführung, das angewandte Verfahren und die maschinelle Weiterverarbeitung von Kontoauszugsdaten müssen aber den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und ordnungsmäßiger datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme (GoBS) entsprechen. Sofern Bücher und Aufzeichnungen auf Datenträgern geführt werden, muss der Steuerpflichtige sicherstellen, dass die Daten während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können. Die System- und Verfahrensdokumentation muss erkennen lassen, auf welche Weise elektronische Kontoauszüge aufbewahrt, archiviert und weiterverarbeitet werden. Das Datenverarbeitungsverfahren muss sicherstellen, dass alle erfassten Datenbestände nicht nachträglich unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Bei originär digitalen Dokumenten muss sichergestellt sein, dass eine Bearbeitung während des Übertragungsvorgangs ausgeschlossen ist. Sofern Kontoumsatzdaten in auswertbaren Formaten (z.b. als XLSoder CSV-Datei) an den Kunden übermittelt werden, muss sichergestellt sein, dass die empfangenden Daten durchgängig unveränderbar sind. Eine Aufbewahrung von XLS- oder CSV-Dateien ist daher nicht ausreichend, wenn die Kontoinformationen in digitaler Form übermittelt werden, sie aber änderbar oder unterdrückbar sind. Alternativ zu den dargestellten Anforderungen kann der Steuerpflichtige seine Kontoauszüge auch beim Kreditinstitut vorhalten lassen (mit jederzeitiger Zugriffsmöglichkeit während der Aufbewahrungsfrist des 147 Abs. 3 AO).

7 Hinweis: Das BayLfSt weist darauf hin, dass die vorgenannten Aufbewahrungspflichten für Kontoauszüge regelmäßig nicht für Privatkunden gelten. Erfasst werden hiervon lediglich Privatkunden mit einer Summe der positiven Überschusseinkünfte von mehr als EUR pro Jahr, da sie der Aufbewahrungspflicht des 147a AO unterliegen. Bayerisches Landesamt für Steuern, Verfügung v , S /3 St42 8. Intern: Dipl.-Kfm. / StB Rolf Martin verstärkt Beraterteam Seit dem 01. Oktober 2014 verstärkt uns Herr Dipl. Kfm. Rolf Martin als zusätzlicher Steuerberater. Herr Martin studierte Betriebswirtschaftslehre an den Universitäten Marburg und Auckland (Neuseeland). Nach mehrjähriger Tätigkeit in namhaften Steuerberatungsgesellschaften wurde er Anfang 2012 zum Steuerberater bestellt und konnte seitdem u.a. umfassende praktische Erfahrungen bei der Besteuerung von Immobilieninvestitionen und im internationalen Steuerrecht, insbesondere Verrechnungspreise, gewinnen. Er ergänzt mit seiner Expertise unser nunmehr knapp 20 Personen umfassendes Team. Aktuelle Informationen und Beiträge sowie diesen und die bisher erschienenen Rundbriefe finden Sie jederzeit auch im Mandantenbereich auf unserer Website Der Inhalt dieses Rundbriefes dient lediglich zur Information und stellt ausdrücklich keine Beratung dar. Alle Angaben und Informationen sind ohne Gewähr. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Inhalte übernimmt die Nau Steuerberatungssozietät keine Haftung. Mit freundlichen Grüßen Nau Steuerberatungssozietät Michael Nau Joachim Schlott Jochen Kampfmann Gregor Nau Steuerberater Steuerberater Steuerberater Steuerberater