Einführung eines integrierten SAP-Systems (benefit) für Beschaffungs- und Finanzprozesse Allgemeine Beschaffung - Änderungen für Sie als Lieferant

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Nicole Siegel
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1 Deutschland FIRMA An die Geschäftsleitung STRASSE ORT LAND Ihre Zeichen Ihre Nachricht Unsere Org.-Einheit/Zeichen Hausruf Telefax September 2009 Datum 00334/0 0909* Einführung eines integrierten SAP-Systems (benefit) für Beschaffungs- und Finanzprozesse Allgemeine Beschaffung - Änderungen für Sie als Lieferant Sehr geehrte Damen und Herren, zur Optimierung der Beschaffungs- und Finanzprozesse setzt die ab der KW 43/2009 SAP ein. In der Beschaffung werden in diesem Zusammenhang zukünftig Online-Applikationen und elektronischer Datenaustausch für online Ausschreibung, online Bestellung und online Bestellbestätigung genutzt. Dies hat Auswirkungen für Sie als Lieferant. Damit Sie sich rechtzeitig auf diese Umstellung und die damit verbundenen Änderungen einstellen können, möchten wir Sie über das neue Verfahren informieren. Zukünftig erhalten Sie als registrierter Lieferant Ausschreibungen, Abruf- und Einzelbestellungen über die Konzernbeschaffungsplattform vwgroupsupply.com. Damit verbunden werden von Ihnen als Lieferant die dazugehörigen Angebote, Auftragsbestätigungen / Bestellantworten mit Preisen, Liefermengen und -termine ebenfalls online über die vwgroupsupply.com gefordert. Nicht systemgestützte Bestellungen (mündlich, fernmündlich oder per , etc.) können durch Audi nicht mehr reguliert werden. Nach vereinnahmter Lieferung bzw. Leistung und Rechnungsstellung erfolgt die systemgestützte Rechnungsprüfung. Für Bestellungen mit der neuen Systematik, Bestell-Nr (10-stellig, beginnend mit 57), bitten wir Sie nachfolgend beschriebene Form für Lieferschein und Rechnung zu nutzen, um eine zeitnahe Rechnungsregulierung gewährleisten zu können: Die Lieferantennummer ist inklusive zweistelligem Index als eine Nummer (ohne Trennzeichen) anzugeben (z. B anstatt 1234/00). Bestellnummer und Lieferscheinnummer müssen als solche klar ersichtlich angegeben werden. Je Lieferschein / Rechnung darf nur eine Bestellung geliefert / abgerechnet werden (Teillieferung/-abrechnung möglich). Es dürfen keine Sammelrechnungen eingereicht werden. Seite 1 von 2 Lieferverkehr: Ettinger Straße Tor 10 Telefon Ehrenvorsitzender des Aufsichtsrats: Carl H. Hahn Vorsitzender des Aufsichtsrats: Martin Winterkorn Vorstand: Rupert Stadler, Vorsitzender des Vorstands Ulf Berkenhagen Michael Dick Frank Dreves Peter Schwarzenbauer Axel Strotbek Werner Widuckel AUDI Aktiengesellschaft Sitz der Gesellschaft: Ingolstadt Eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Ingolstadt unter HR B 1 Bankverbindungen EUR: Commerzbank AG Ingolstadt Konto: BLZ: SWIFT: COBADEFF721 IBAN: DE USD: Citibank AG Frankfurt/Main Konto: SWIFT: CITIDEFFXXX IBAN: DE USt.-ID-Nr.: DE

Damen und Herren, zur Optimierung der Beschaffungs- und Finanzprozesse setzt die ab der KW 43/2009 SAP ein.

2 Der Lieferschein / die Rechnung darf nur Positionen enthalten, die in der Bestellung aufgeführt waren. Die Positionen sind analog unseren Bestellpositionen aufzuführen (z. B. Positionsnummer, Artikelbezeichnung, abgerechnete Menge und Preis je Mengeneinheit). Das Liefer-/Leistungsdatum muss im folgenden Datumsformat angegeben werden: TT.MM.JJ oder TT.MM.JJJJ. Bitte beachten Sie bei Ihrer zukünftigen Rechnungserstellung obige Anforderungen und führen Sie evtl. dafür notwendige Systemanpassungen durch. Bei der Berechnung von bisherigen Bestellungen sind neben der Bestellnummer weiterhin die bekannten Angaben wie z. B. Kontierung vorzunehmen. Falls Sie am E-Invoicing über First Businesspost teilnehmen und durch die neue Rechnungsform von Ihnen ein geändertes Rechnungslayout eingesetzt wird oder inhaltliche Änderungen an strukturierten Datensätzen durchgeführt werden, informieren Sie bitte vorab die First Businesspost unter support@first-businesspost.com per mit Betreff benefit. Für die erfolgreiche und reibungslose Umstellung der Beschaffungs- und Finanzprozesse bauen wir auf Ihre Kooperation und Unterstützung. Mit der systemunterstützten Rechnungsabwicklung wird für Sie eine schnelle und vereinfachte Rechnungsabwicklung gewährleistet. Zur Veranschaulichung der Neuerungen haben wir für Sie Merkblätter, Beispiele und Musterrechnungen hinterlegt. Diese finden Sie im Internet unter Bei Fragen wenden Sie sich bitte an folgende zentrale -Adresse: benefit.lieferanten@audi.de. Für Ihre Unterstützung und Mitarbeit bedanken wir uns im Voraus. Mit freundlichen Grüßen i.v. i.v. G. Bestle H.-D. Czempik Leiter Beschaffung Allgemein Leiter Kreditoren Seite 2 von 2

Bitte beachten Sie bei Ihrer zukünftigen Rechnungserstellung obige Anforderungen und führen Sie evtl. dafür notwendige Systemanpassungen durch.

4 Mustermann Musterstadt Abt.: I/FF-21 LN Ansprechpartner: h.mustermann@mustermann.de Tel. +49 (0)1234 / Fax +49 (0)1234 / Lieferschein 5 Lieferscheinnummer: Datum: Ihre Bestellnummer: Lieferantennummer: Unsere Auftrags.-Nr.: ACD ,8 2 Pos. Beschreibung Lieferumfang/-Leistung Menge ME Gewicht brutto netto 1 Konstruktion Fertigungsanlagen Radhaus A 1 ST 6 2 Erstinbetriebnahme 1 ST Versanddatum: Abladestelle: Ansprechpartner Kunde: Versandart: I/MUD-0 Max Musterbesteller DDP / Ingolstadt WE Verpackung: Mustermann Musterstrasse Musterstadt Telefon: (01234) Telefax: (01234) mustermann@mustermann.de Internet: Handelsregister Musterstadt HRB 2345 Gerichtsstand Musterstadt Ust.-ID: DE Unserer Steuernummer: 12345/ Geschäftsführer: H. Mustermann Bankverbindungen: Musterbank Musterstadt BLZ Kto IBAN DE BIC: VOMBKDEMU

: ACD-4711 7 3,8 2 Pos. Beschreibung Lieferumfang/-Leistung Menge ME Gewicht brutto netto 1 Konstruktion Fertigungsanlagen Radhaus A 1 ST 6 2 Erstinbetriebnahme 1 ST Versanddatum: 05.10.

5 Mustermann Musterstadt Abt.: I/FF-21 LN Ansprechpartner: Tel. +49 (0)1234 / Fax +49 (0)1234 / Rechnung Rechnungsnummer: Datum: Ihre Bestellnummer: Lieferantennummer: Unsere Auftrags.-Nr.: ACD ,8 Pos. Beschreibung Lieferumfang/-Leistung Menge ME Einzelpreis Gesamtpreis EUR EUR 1 Konstruktion Fertigungsanlagen Radhaus A 1 ST 3.000, ,00 Liefer-/Leistungsdatum: Erstinbetriebnahme 1 ST 400,00 400,00 Liefer-/Leistungsdatum: Rechnungsbetrag netto 3.400,00 Mehrwertsteuer 19 % 646,00 Rechnungsbetrag brutto 4.046,00 Lieferbedingungen: Zahlungsbedingungen: DDP / Ingolstadt WE am 25. des der Lieferung/Leistung folgenden Monats Mustermann Musterstrasse Musterstadt Telefon: (01234) Telefax: (01234) mustermann@mustermann.de Internet: Handelsregister Musterstadt HRB 2345 Gerichtsstand Musterstadt Ust.-ID: DE Unserer Steuernummer: 12345/ Geschäftsführer: H. Mustermann Bankverbindungen: Musterbank Musterstadt BLZ Kto IBAN DE BIC: VOMBKDEMU

Beschreibung Lieferumfang/-Leistung Menge ME Einzelpreis Gesamtpreis EUR EUR 1 Konstruktion Fertigungsanlagen Radhaus A 1 ST 3.000,00 3.000,00 Liefer-/Leistungsdatum: 05.10.

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