Handwerkskammer Frankfurt-Rhein-Main

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1 Ekom21 Zeiterfassung Handwerkskammer Frankfurt-Rhein-Main Version: 1.0 Datum: Autor: Simone Kissel/Axel Albert HWK FRM

2 Alle Rechte vorbehalten. Dieses Dokument dient ausschließlich der internen Verwendung bei der Handwerkskammer Frankfurt- Rhein-Main. Eine Verwendung der Dokumentation bzw. Auszüge (Verteilung, Vervielfältigung, Zitierung) außerhalb dieser Institution bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung der HWK FRM. Verantwortlicher Geschäftsführer: Axel Albert Bockenheimer Landstr Frankfurt am Main Telefon: 069/ Versions-/Änderungsübersicht: Datum Änderung Bearbeiter Genehmiger Ersterstellung zur Einführung Ekon21 Simone Kissel Axel Albert Druckdatum: :06 HWK-FRM Seite 2

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Einführung Verwendung dieses Handbuchs Einstellen einer bevorzugten Rolle Beantragung Zeitkorrektur Beantragung einer Fehlzeit (Urlaub,Gleittag,etc.) Freigabe von Zeitkorrekturen sowie Urlaubs-/Gleitzeitanträgen durch den Vertreter und/oder Vorgesetzten Festlegung einer Vertretung (nur Vorgesetzte) Anwesenheitsübersicht HWK-FRM Seite 3

4 1 Einleitung 1.1 Einführung Ein neues Zeitalter verbessertes Zeiterfassungs-Tool startet ab Februar Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen, ab dem 1. Februar 2016 arbeiten wir in der Zeiterfassung mit einer neuen Software: Die Bensheimer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten mit der Anwendung "ekom" bereits täglich. Das Erfassen und Genehmigen von Zeitkorrekturen sowie von Urlaubs- und Gleitzeitanträgen läuft dann vollständig elektronisch - für Sie vereinfacht sich der gesamte Prozess, denn er ist zeitnah und komfortabel. So können Sie etwa jederzeit ihre aktuellen Zeit- und Urlaubsdaten oder auch den Bearbeitungsstand eines Antrags nach verfolgen. Anträge in Papierform und die damit verbundenen Postlaufzeiten gehören damit der Vergangenheit an - das fehleranfällige "Papierverfahren mit manuellen Korrekturen hat damit ein Ende. Eine weitere nützliche Neuerung ist die Möglichkeit des direkten Zeitstempelns im ekom-mitarbeiterportal. Sie müssen also nicht mehr ausnahmslos an den Zeiterfassungsterminals stempeln, sondern können dies direkt am Arbeitsplatz erledigen. Natürlich auch über ein Notebook bzw. über jede Terminalsession. Dadurch können künftig auch die Mitarbeiter ihre Zeiten elektronisch erfassen, die derzeit in Außenstellen ohne Zeiterfassungsterminal arbeiten. Der Link für das Mitarbeiterportal der Zeitwirtschaft lautet: HWK-FRM Seite 4

5 1.2 Verwendung dieses Handbuchs Das Handbuch dient der ersten Orientierung und soll nicht alle Funktionen und Möglichkeiten der Software wiedergeben. Das werden wir später sukzessive erweitern. 2 Einstellen einer bevorzugten Rolle Über die Maske Arbeitsplatz / Meine Einstellung können Sie festlegen welche Rolle beim Anmelden am Portal als Standard verwendet wird Sie wählen die entsprechende Rolle aus und speichern die Einstellung über den Button 3 Beantragung Zeitkorrektur Auswahl des Zeitprotokolls unter der Kategorie Zeitdaten Auswahl des Kalendertags auf dem die Korrektur erfolgen soll per Mausklick HWK-FRM Seite 5

6 Vornehmen der Korrektur durch Eintrag der zu korrigierenden Buchung und Zeit (Beispiel PA und PE) und eines aussagekräftigen Kommentars. Ist die bereits vorhandene Buchung falsch (z.b. KO 9:53 Uhr), erfolgt eine Korrektur durch das Überschreiben der angezeigten Uhrzeit und eines aussagekräftigen Kommentars. HWK-FRM Seite 6

7 Nach Eingabe der Änderungen durch Mausklick auf den Antrag weiterleiten. Der Antrag wird dann durch den im Workflow festgelegten Ablauf an den zuständigen Genehmiger weitergeleitet. Besonderheiten beim Korrekturantrag Bei der Beantragung von Mehrarbeit müssen nachfolgende Eingaben in dem Antrag vorgenommen werden. Bei diesen nicht bewerteten Zeiten handelt es sich um Zeiten welche beim KickOff-Gespräch durch die Personalabteilung (Dienstvereinbarung) festgelegt wurden. Mehrarbeit alles (A) Hiermit werden die Zeiten bewertet, welche vor dem festen Beginn und nach dem festen Ende liegen Mehrarbeit alles, größer 10 Std. (B) diese Funktion steht derzeit nicht zur Verfügung Hiermit werden die Zeiten bewertet über 10 Std.; Zeiten vor dem festen Beginn und nach dem festen Ende Mehrarbeit vorgelagert (V) Hiermit werden Zeiten bewertet, welche vor dem festen Beginn liegen Mehrarbeit nachgelagert (N) Hiermit werden Zeiten bewertet, welche nach dem festen Ende liegen HWK-FRM Seite 7

8 Es stehen die folgenden Buchungssymbole zur Verfügung: KO = Kommen GE = Gehen PA = Pause Anfang PE = Pause Ende DA = Dienstgang Anfang DE = Dienstgang Ende Frühstücks- und Raucherpausen sind mit KO und GE zu buchen, ausschließlich die Mittagspause ist mit PA und PE zu buchen. 4 Beantragung einer Fehlzeit (Urlaub,Gleittag,etc.) Auswahl der Kategorie Arbeitsplatz/Anträge Über die Auswahl wird die Antragsmaske geöffnet. und Mausklick auf OK HWK-FRM Seite 8

9 Eingabe der gewünschten Antragsdaten Resturlaub: hier wird der restliche Urlaub des aktuellen Kalenderjahres angezeigt und der summierte Urlaub des Folgejahres detaillierte Übersicht: mit Klick auf den Button wird die Urlaubssaldentabelle des laufenden Kalenderjahres für den antragstellenden Benutzer generiert Antragsart: hier werden alle Antragsarten angezeigt welche im KickOff besprochen wurden Datum Beginn: Beginn der Fehlzeit Datum Ende: Ende der Fehlzeit Stunden: ist nur freigeschaltet und auszufüllen bei Umbuchungen oder Auszahlungen Antragstage: müssen nicht ausgefüllt werden, werden vom System berechnet Kalenderansicht: durch Klick auf den Button wird der Kalender der antragstellenden Person aufgerufen Vertretung durch: hier kann eine Urlaubsvertretung über den Button Suchen eingestellt werden Bemerkung: frei definierbare Bemerkung zu dem Antrag HWK-FRM Seite 9

10 Hinweis: Felder in Fettschrift werden als Pflichtfelder behandelt und müssen ausgefüllt werden. Es ist immer ein Vertreter zu erfassen Hier ist die Person anzugeben, die die Vertretung für die Dauer der Abwesenheit übernimmt. Sind mehrere Vertreter erforderlich, sind die übrigen Vertreter und mit einer kurzen Erklärung (z.b. Aufgabengebiet oder Zeitraum der Vertretung) im Feld zu erfassen. Über den Klick auf wird der Antrag generiert und an den im Workflow definierten Genehmiger (Vertreter und danach Vorgesetzten) gesendet. Ist kein Vertreter notwendig (z.b. weil keine Teilnehmer zu betreuen sind) ist dies zwingend im Bemerkungsfeld anzugeben. HWK-FRM Seite 10

11 5 Freigabe von Zeitkorrekturen sowie Urlaubs-/Gleitzeitanträgen durch den Vertreter und/oder Vorgesetzten Auswahl der Kategorie Arbeitsplatz/Anträge die offenen Anträge anzeigen lassen. Auswahl des zu genehmigenden Antrages durch Mausklick (im folgenden Beispiel ist es eine Zeitkorrektur). HWK-FRM Seite 11

12 Im Kommentar muss für den Vorgesetzten der Grund der Korrektur erkennbar und verständlich sein. Vor der Freigabe ist darauf zu achten, dass Anträge auf Bewertung von Überstunden (Gutschrift von nicht bewerteten Zeiten) auch korrekt gestellt werden (siehe hierzu 3. Beantragung Zeitkorrektur, Besondherheiten beim Korrekturantrag). 6 Festlegung einer Vertretung (nur Vorgesetzte) Auswahl der Maske Vertretung unter der Kategorie Mitarbeiter/innendaten / Persönliche Daten Vertretung/Assistenz Auswahl einer Neuanlage über den Button HWK-FRM Seite 12

13 Über den Button eine/n Vertreter/in auswählen Einstellen des Vertretungszeitraums (Häkchen bei unbegrenzt, wenn Endlos) Nach vorgenommenen Einstellungen Klick auf den Button HWK-FRM Seite 13

14 definieren der Funktion (Vertreter) über Zeitraum kann definiert werden, ob die Vertretung nur bei Abwesenheit des zu Vertretenden, unbegrenzt oder zeitlich begrenzt sein soll über die Checkbox darf Anträge genehmigen wird festgelegt, dass der Vertreter die offenen Anträge bearbeiten darf dann die Einstellungen über den Button speichern Anmerkung: Es können einer oder mehrere Vertreter eingestellt werden 7 Anwesenheitsübersicht Die Maske Anwesenheitsübersicht kann über die Rolle ausgewählt werden. HWK-FRM Seite 14

15 Darstellung der Anwesenheit der Mitarbeiter-/innen in farblicher Kennzeichnung des Anwesenheitsstatus Anzeige des letzten Buchungssymbols und der zugehörigen Zeit Anzeige des Fehlgrundes (oder mit anonymisiertem Fehlgrund) Per Klick auf den Button werden. zum heutigen Tag springen kann die Anzeige aktualisiert HWK-FRM Seite 15