1. Wesentliche Änderungen zum Tipps und Hinweise zur elektronischen Rechnung Turnusmäßige Hinweise zum Jahresende 5

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1 Aktuelles zur Umsatzsteuer November 2012 Hinsichtlich der Vorschriften bei der Umsatzsteuer ergibt sich ab kommenden Januar wieder eine Ausweitung der Vorschriften. Es geht der Finanzverwaltung insbesondere um die Umsetzung von EU-Richtlinien und der schnelleren Aufdeckung von Karussellgeschäften. Wir haben für Sie die wichtigsten Punkte zusammen gestellt. Seite 1. Wesentliche Änderungen zum Tipps und Hinweise zur elektronischen Rechnung 4 3. Turnusmäßige Hinweise zum Jahresende 5 Anlagen I. Merkblatt Rechnungspflichtangaben II. Für die zusätzliche Überprüfung Ihrer Rechnungen auf Grund des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens haben wir ein weiteres Merkblatt beigefügt. Wir beantworten gerne Ihre Fragen Ihr Ott&Partner-Team Ihre Ansprechpartner zum Thema Umsatzsteuer: Barbara Steiger Steuerberaterin Gertrud Ferg Steuerberaterin Michael Aures Steuerberater Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte Certified Public Accountant USA FB für int. Steuerrecht Augsburg Katharinengasse Augsburg Telefon: 0821/ Telefax: 0821/ München Lützelsteiner Straße 1a München Telefon: 089/ Telefax: 089/ Amtsgericht Augsburg PR Nr info@ott-partner.de Seite 1 von 5

2 1. Wesentliche Umsatzsteuer-Änderungen zum Authentifiziertes Verfahren bei der Datenübermittlung ab Ab dem ist die Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Dauerfristverlängerungen mit Anmeldung der Sondervorauszahlung sowie die Abgabe der Lohnsteueranmeldung nur noch authentifiziert elektronisch möglich. Eine Übergangsfrist ist nicht vorgesehen. Soweit die Übertragung nicht schon jetzt authentifiziert über Programme kommerzieller Anbieter erfolgt, sollte die Registrierung umgehend über elsteronline vorgenommen werden. Beachten Sie, dass die Registrierung ca. 2 Wochen dauert. Übermitteln Sie per DATEV, ist grundsätzlich nichts zu veranlassen. Wir empfehlen Ihnen dennoch die Anmeldung, sofern Sie beispielsweise die Übermittlungszeitpunkte von DATEV nicht einhalten können und per Elster selbst übermitteln müssen. 1.2 Erweiterung der Rechnungsvorschriften Wir verweisen hierzu auf unsere aktualisierten Merkblätter. a) Pflichtangabe Gutschrift bei Selbstfakturierung /echten Gutschriften Es ist ab 1. Januar 2013 Pflicht, in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger (= Selbstfakturierung) die Bezeichnung Gutschrift zu verwenden (Wichtig für Ihren Vorsteuerabzug!). Das Wort Gutschrift ist nur noch in diesen Fällen zulässig, nicht mehr bei Umsatzreduzierungen/Stornos. Hier können Sie beispielsweise die Angabe: Storno, Rückvergütung, Bonus, Rabatt, Preisdifferenz, Nachlass verwenden. Rechnen Sie im Wege des Gutschriftverfahrens ab, ist ferner die ausdrückliche Zustimmung des Leistenden/Lieferanten erforderlich. Die Vereinbarung kann sich aus Verträgen oder anderen Geschäftsunterlagen ergeben. Bloßes Schweigen reicht grundsätzlich nicht aus. Praxistipp: Buchen Sie Wareneinkauf, handelt es sich um eine Selbstfakturierung/echte Gutschrift. Buchen Sie Erlösminderung, handelt es sich um eine Umsatzreduzierung. b) Rechnungspflichtangaben im Wortlaut Sowohl für den Übergang der Steuerschuldnerschaft als auch für die Sonderregelungen der Differenzbesteuerung hat der Gesetzgeber für die Hinweisangabe einen genauen Wortlaut vorgegeben: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung Kunstgegenstände/Sonderregelung Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung Bitte verwenden Sie in Zukunft ausschließlich diese Hinweistexte. Ott&Partner 2012 Seite 2 von 5

3 c) Ausstellungsfrist bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und B2B-Umsätzen innerhalb der EU Der Unternehmer muss die Rechnung bis zum 15. des Folgemonats nach Erbringung der Leistung ausstellen. d) B2B-Umsätze, sonstige Leistungen Eingangsrechnungen aus dem EU-Ausland Ausgangsrechnungen ins EU-Ausland Das deutsche Recht für die Rechnungsvorschriften ist hier nicht mehr maßgebend. Der Lieferant hat aus Vereinfachungsgründen die Vorschriften seines Landes anzuwenden. Bisher waren die Vorschriften des jeweiligen Landes maßgebend. Nun müssen Sie nur noch das deutsche Recht beachten. 1.3 Änderung des umsatzsteuerlichen Leistungsortes Bei langfristiger Vermietung eines Beförderungsmittels an Privatpersonen (mehr als 30 Tage bei Beförderungsmitteln, mehr als 90 Tage bei Wasserfahrzeugen) gilt grundsätzlich das Empfängerortsprinzip. 1.4 Zuordnungsfrist bei gemischt genutzten Objekten Für Objekte, die gemischt genutzt werden (unternehmerisch und nicht unternehmerisch/privat), muss der Unternehmer eine Zuordnung bis zum des Folgejahres des Beginns der Herstellarbeiten bzw. Anschaffung treffen. Dies ist z. B. bei Gebäuden der Fall, welche teilweise vermietet und teilweise privat genutzt werden. Soweit Sie solche Objekte planen, kommen Sie bitte bereits im Vorfeld auf uns zu. Weitere Umsatzsteuer-Änderungen weitere Umsatzsteuer-Änderungen 1.5 Abschaffung des ermäßigten Steuersatzes - bei Kunstgegenstände zum bei Pferden seit Änderungen der Steuerbefreiungsvorschriften a) Anschlussbehandlungen bei Physiotherapeuten und staatlich geprüften Masseuren ohne ärztliche Verordnung sind bereits seit steuerpflichtig (Wichtig deshalb: Kopieren Sie die ärztliche Verordnung, damit Sie die Steuerfreiheit nachweisen können). b) Die Steuerbefreiungsvorschriften wurden unter gewissen Voraussetzungen, z. B. für Familientherapeuten, Betreuer, Ergänzungspfleger erweitert. c) Die geplante Erweiterung der Befreiung für Schulen, Hochschulen und selbständige Lehrer wurde zurückgenommen. Es bleibt bei der derzeitigen Rechtslage. Ott&Partner 2012 Seite 3 von 5

4 2. Unsere Tipps und Hinweise zur elektronischen Rechnung 2.1 Archivierung: - Ein Unterordner im -Eingangsfach ist keine ordnungsgemäße Archivierung. Die Original- muss in einem Archivsystem z. B. Dokumentenmanagementsystem so archiviert werden, dass keine Änderungen mehr möglich bzw. Änderungen nachvollziehbar sind. - Achtung beim Systemwechsel z. B. Windows statt MAC! Für die Dauer von (derzeit noch) 10 Jahren muss gewährleistet sein, dass die alten Dokumente auch nach dem Systemwechsel lesbar sind. Halten Sie sich dafür z. B. einen alten PC zurück. - Ein Ausdruck der Rechnung auf Papier ist nicht ausreichend. 2.2 Eigene -Adresse Richten Sie sich für den Empfang von elektronischen Rechnungen eine eigene -Adresse ein. Vorteile: - Die Original- kann somit einfacher archiviert werden (Intern weitergeleitete Mails sind keine Originale). - Bei einer Betriebsprüfung hat der Prüfer das Recht auf Zugriff auf die elektronischen Rechnungen in Ihrer EDV. Durch die eigene -Adresse kann auf die übrige Korrespondenz durch den Prüfer nicht mehr zugegriffen werden. 2.3 Vervielfältigung der Rechnung: - Doppelversendungen vermeiden - Kennzeichnen Sie alle weiteren Versendungen von Rechnungen als Duplikat oder Zweitschrift. Sonst besteht das Risiko einer doppelten Umsatzsteuerschuld. - Lehnt der Kunde die elektronische Rechnung ab, empfehlen wir auf den Papierrechnungen den Zusatz: die versandte -Rechnung (mit Verweis auf Rechnungsnummer und Rechnungsdatum) wird gegenstandslos. 2.4 Innerbetriebliches Kontrollverfahren Es dient grundsätzlich dazu, einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung zu schaffen. Das BMF trifft die Aussage, dass das Kontrollverfahren nicht dazu dient, die materiell-rechtlichen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs zu überprüfen. Vorsicht ist dennoch geboten - gerade in den Fällen, in denen die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nicht gegeben sind (z. B. arglistige Täuschung durch Ihren Lieferanten). Die Finanzverwaltung könnte Ihnen die mangelnde Prüfung vorhalten und einen auf Vertrauensschutz gestützten Vorsteuerabzug im Billigkeitswege ablehnen. Wir verweisen hierzu auf unser Rechnungsprüfungsblatt. 2.5 Versenden der Rechnungen: Liegt die Zustimmung des Empfängers vor? Wenn nein, holen Sie sich diese noch ein bzw. ergänzen Sie beispielsweise Ihre AGB. Ott&Partner 2012 Seite 4 von 5

5 Turnusmäßige Hinweise zum Jahresende 3. Turnusmäßige Hinweise zum Jahresende 3.1 Bestätigungsabfrage der USt-IdNr. Denken Sie an die wiederholte Überprüfung der Ihnen von Ihrem Kunden vorliegenden Umsatzsteuer-Identifikationsnummern auf Gültigkeit. 3.2 Aufbewahrung Thermopapier-Rechnungen Bitte beachten Sie, dass Thermopapier-Rechnungen kopiert werden müssen, da die Lesbarkeit von Thermopapier nicht für 10 Jahre gewährleistet ist. Eine Aufbewahrung des Thermo-Belegs ist dann nicht mehr notwendig. 3.3 Arbeiten zum Jahresende Denken Sie insbesondere an die Hinzuschätzungen Ihrer fertigen, noch nicht abgerechneten Arbeiten sowie die Abgrenzung der im Folgejahr abziehbaren Vorsteuern (Rechnungseingang nach ). 3.4 Berichtigung Umsatzsteuer bei gewährten Boni Die Umsatzsteuer ist erst in dem Voranmeldungszeitraum zu berichtigen, in dem die Minderung durch die Inanspruchnahme des Bonus verwirklicht ist, d. h. frühestens mit der Abrechnung, welche in der Regel mit Zahlung/Verrechnung identisch ist. 3.5 Ordnungsgemäße Leistungsbeschreibung und Leistungszeitpunkt Achten Sie darauf, dass die Leistungsbeschreibung in Ihren Eingangs- sowie Ausgangsrechnungen genau definiert ist. Pauschale Angaben wie z. B. Büroarbeiten werden durch die Finanzverwaltung nicht mehr akzeptiert. Ferner müssen wir leider immer noch feststellen, dass auf den Rechnungen die Angabe des Leistungszeitpunkts fehlt. Eine eventuell nicht anerkannte Vorsteuer auf Grund fehlender Rechnungsbestandteile bzw. fehlerhafter Rechnung ist Ihr bares Geld. Ott&Partner 2012 Seite 5 von 5