Grundsätze zum Ablauf der Beschaffung intellektueller Dienstleistungen im Ingenieurwesen sowie Architektur und Umwelt nach der Ordnung SIA 144

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1 144i 101d Grundsätze zum Ablauf der Beschaffung intellektueller Dienstleistungen im Ingenieurwesen sowie Architektur und Umwelt nach der Ordnung SIA 144 Wegleitung zur SIA 144 Ordnung für Ingenieur und Architekturleistungsofferten SIA 144 Kommission für Leistungsofferten September 2015 Diese Wegleitung kann kurzfristig geändert werden. Die aktuelle Version ist auf verfügbar.

2 Bezugsquellen: Die Wegleitungen zur Interpretation und Anwendung der Ordnungen SIA 144 können unter eingesehen und heruntergeladen werden. SIA 144 Kommission für Leistungsofferten Selnaustrasse 16, Postfach, 8027 Zürich Telefon ; Fax ; Die vorliegende Wegleitung ist in der Regel in der männlichen Form verfasst. Diese gilt sinngemäss auch für weibliche Personen. Der SIA haftet nicht für Schäden, die durch Anwendung der vorliegenden Publikation entstehen können. 2 SIA 144i-101d, Copyright 2015 by SIA Zurich

3 Inhaltsverzeichnis Einleitung 4 1 Zielsetzung 5 2 Grundlagen 6 3 Ablauf der Beschaffung im Überblick Einleitung Vorbereitungsphase Angebotsphase Prüfung und Bewertung der Angebote Zuschlag und Abschluss... 9 Anhang 1 Grundlagendokumente 11 Leistungen der Architekten Leistungen der Bauingenieure Leistungen der Forstingenieure Leistungen der Landschaftsarchitekten Leistungen der Geologen Leistungen der Ingenieure der Bereiche Gebäudetechnik, Maschinenbau und Elektrotechnik Leistungen der Raumplaner Leistungen für komplexe Planungen und Beratungen Leistungen der Gesamtplanung Anhang 2 Abkürzungen 13 Anhang 3 Internetlinks 14 SIA 144i-101d, Copyright 2015 by SIA Zurich 3

4 Einleitung Für die Beschaffung intellektueller Dienstleistungen im Ingenieurwesen, der Architektur und der Umwelt durch die Leistungsofferte stellt der SIA seit 2013 die SIA 144 Ordnung für Ingenieur- und Architekturleistungsofferten zur Verfügung. In dieser Ordnung sind die generell zu beachtenden Grundsätze geregelt. Die Kommission SIA 144 weist bereits in der Ordnung SIA 144 darauf hin, dass öffentlichen und privaten Auftraggebern weitere Hilfsmittel zur Unterstützung der Umsetzung der Ordnung SIA 144 zur Verfügung gestellt werden sollen. Mit der vorliegenden Wegleitung Grundsätze zum Ablauf der Beschaffung intellektueller Dienstleistungen im Ingenieurwesen sowie Architektur und Umwelt nach der Ordnung SIA 144 stellt die Kommission 144 ein erstes Hilfsmittel zur Verfügung. Vorgesehen sind weitere Wegleitungen, u.a. zur Struktur der Ausschreibung und zu ausgewählten Elementen der Ausschreibung. Abgestimmt auf die Bedürfnisse der Praxis wird die Kommission SIA 144 die Publikation weiterer Wegleitungen laufend prüfen. 4 SIA 144i-101d, Copyright 2015 by SIA Zurich

5 1 Zielsetzung Die Beschaffungsform Leistungsofferte nach der Ordnung SIA 144 kommt dann zur Anwendung, wenn das für die Erbringung einer intellektuellen Dienstleistung am besten geeignete Team gefunden und beauftragt werden soll. Ziel der vorliegenden Wegleitung ist, die Abläufe im Beschaffungswesen zu unterstützen und damit die Zielerreichung für alle Beteiligten zu verbessern. Die Wegleitung weist dabei insbesondere auf die Bedeutung folgender Punkte hin: notwendige Entscheide im Ablauf der Beschaffung sind sicher zu stellen; der Ablauf der Beschaffung ist zur Gewährleistung der Transparenz und der Gleichbehandlung klar zu strukturieren und zu planen. SIA 144i-101d, Copyright 2015 by SIA Zurich 5

6 2 Grundlagen Zwingende Voraussetzung für eine faire und erfolgreiche Beschaffung ist die Einhaltung klarer und transparenter Spielregeln. Diese Spielregeln sollen die Interessen der Auftraggeberin (Beschaffungsstelle) und der Anbieter (Teilnehmer) ausgewogen berücksichtigen. Dieser Grundsatz gilt bei der Beschaffung intellektueller Dienstleistungen in besonderem Masse. Der SIA und weitere Fachverbände bieten bewährte Hilfsmittel, die den Auftraggeber und seine Berater bei der Beschaffung von Dienstleistungen unterstützen. Wichtige Grundlagen bilden bei der Beschaffung von intellektuellen Dienstleistungen neben den Vertragsbestimmungen insbesondere die Beschreibung der Leistung in Form von Leistungszielen und/oder in Form eines Pflichtenheftes, die Klärung der Schnittstellen zwischen den involvierten Parteien sowie die Methode zur Kalkulation und Vergütung des Honorars. Die Anwendung bewährter Arbeitsinstrumente, wie zum Beispiel die Ordnungen für Leistungen und Honorare des SIA, verbessert bei der Beschaffung intellektueller Dienstleistungen die Rechtssicherheit. Die Ordnungen für Leistungen und Honorare des SIA umfassen wichtige Elemente des Ablaufs der Planung und Projektierung, wie: Phasengliederung (Planung / Projektierung / Realisierung), Phasenziele, Leistungsbeschreibung zu den Phasen (Pflichtenheft), Regelung der Aufgaben der Beteiligten (Schnittstellen). Verschiedene Berufsverbände verfügen über ergänzende Hilfsmittel, die für die Beschaffung von Leistungen im jeweiligen Fachbereich entwickelt worden sind. Die in Anhang 1 aufgelisteten Hilfsmittel sollen die bisherigen Erfahrungen besser zugänglich machen und damit die Rechtssicherheit verbessern helfen. 6 SIA 144i-101d, Copyright 2015 by SIA Zurich

7 3 Ablauf der Beschaffung im Überblick 3.1 Einleitung Die Beschaffung der Planerleistung stellt bei einem Bauvorhaben einen wichtigen Meilenstein dar. Mit diesem Meilenstein wird die Planung gestartet oder es erfolgt ein Phasenwechsel bei der Projektierung und Realisierung des Werkes, z.b. zwischen Ausführungsprojekt und Ausführung. Im Hinblick auf die Ausführung der zu beschaffenden Leistungen sind zwei Erfolgsbzw. Risikofaktoren zu nennen: 1. Abschluss der Vorbereitungsphase: die Phasen vor der Publikation der Beschaffung müssen durchgeführt und abgeschlossen sein, d.h. die Ergebnisse inkl. aller notwendigen Entscheide müssen vollständig und in bereinigter Form vorliegen. Diese bilden eine der Grundlagen für die Beschaffung. Auf diesen Punkt wird in Art. 3.2 eingegangen. 2. Ablauf des Beschaffungsprozesses: der Prozess muss zielgerichtet, korrekt, transparent und von kompetenten Fachleuten geführt und abgewickelt werden. Der Ablauf der Beschaffung kann schematisch dargestellt werden (siehe Abb. 1). Detaillierte Erläuterungen folgen in Art Abb. 1: Die Beschaffung von Planungsleistungen im Überblick 3.2 Vorbereitungsphase Der Beschaffungsprozess beginnt mit der Vorbereitungsphase. Diese umfasst sämtliche Schritte, die der Auftraggeber vor der Publikation der Ausschreibung machen muss. Dies sind: Definition der Bedürfnisse und Klärung der Aufgabe (z.b. Projektdefinition, Projektpflichtenheft, Machbarkeitsstudie gemäss SIA LHO bzw. SIA 112, siehe dazu Art ); Grundsatzentscheid der Auftraggeberin zur Beschaffung (siehe Art ); Erstellen der Ausschreibungsunterlagen, (siehe Art ). SIA 144i-101d, Copyright 2015 by SIA Zurich 7

8 Einige Beispiele von Fragen, die in der Vorbereitungsphase (oder vorher im Rahmen von Vorabklärungen) geklärt werden müssen: Klärung der Bedürfnisse des Bauherren inkl. Lösungsansätzen und allenfalls möglicher Optionen; Klärung der verfügbaren Grundlagen (z.b. Umfang der verfügbaren Unterlagen zu bestehenden Bauwerken); Klärung von Randbedingungen wie Zonen- und Nutzungsplanung, Baugrundverhältnisse, spezielle Unterschutzstellungen, nachbarrechtliche Chancen und Risiken usw.; Terminierung (Meilensteine) des Vorgehens; Finanzierung inkl. Chancen und Risiken. Die Vorbereitungsphase muss mit Entscheiden abgeschlossen werden. In der Vorbereitungsphase werden die Weichen für den gesamten Beschaffungsprozess gestellt. Die Teilschritte dieser Vorbereitungsphase werden anschliessend detaillierter erläutert Definition der Bedürfnisse und Klärung der Aufgabe In der Vorbereitungsphase (oder früher im Rahmen von Vorabklärungen) müssen die Bedürfnisse inkl. der relevanten Randbedingungen möglichst restlos geklärt werden. Der Auftraggeber muss sich über seine Bedürfnisse im Klaren sein. Ohne diese Klärung sollte keine Beschaffung erfolgen. Bei der Definition der Bedürfnisse sind insbesondere folgende Aspekte zu klären: Überprüfen der (vorliegenden) Ergebnisse aus den Vorabklärungen. Überprüfen der vorliegenden Entscheide auf Vollständigkeit bzw. Lücken. Beschaffungsform evaluieren: Die drei möglichen Beschaffungsformen Wettbewerb, Studienauftrag und Leistungsofferte, die in den Ordnungen SIA 142, SIA 143 und SIA 144 definiert sind, sind hinsichtlich der Eignung für den konkreten Fall zu prüfen. Die Auftraggeberin bzw. ihre Berater müssen für die zu lösende Aufgabe die passende Beschaffungsform festlegen. Honorarsumme (möglichst genau) abschätzen: Die geschätzte Honorarsumme hat bei Beschaffungen, die dem öffentlichen Beschaffungsrecht unterstehen, Einfluss auf das Vorgehen. Bei Unterschreitung der entsprechenden Schwellenwerte bietet sich eine freihändige Beschaffung oder eine Beschaffung im Einladungsverfahren an. Ansonsten muss die Beschaffung in einem offenen Verfahren erfolgen. Details zum Verfahren evaluieren: Aufgrund der vorliegenden Informationen ist vorerst zu klären, nach welcher Verfahrensart (freihändig, Einladungsverfahren, offenes Verfahren) die Beschaffung erfolgen soll. Bei öffentlichen Beschaffungen sind dazu die aktuellen gesetzlichen Schwellenwerte zu beachten. Weiter ist zu entscheiden, ob im Falle eines offenen oder eines Einladungsverfahrens ein Zweicouvertverfahren angewendet werden soll. Im Grundsatz wird empfohlen, die Schwellenwerte auszunutzen, d.h. unterhalb der Schwellenwerte Einladungsverfahren bzw. freihändige Verfahren (unterhalb Schwellenwert für freihändige Vergaben) anzuwenden. Terminplan und Ressourcen präzisieren: Nach Klärung der obigen Fragen geht es darum, den Ablauf des Beschaffungsprozesses im Detail zu planen und die dazu notwendigen Entscheide zu treffen. Stichworte dazu sind: Ggf. Bestellung einer Jury bzw. eines Bewertungsgremiums (wird in allen Fällen mit relevanten qualitativen Aspekten empfohlen). Terminplan (Entwurf) erstellen (Publikations- bzw. Versanddatum, Eingabedatum für Offerten, Vergabetermin, Start der Arbeiten, Rahmentermine der Realisierung usw.). Evaluation (evtl. vorgängige Beauftragung) einer Fachperson, die die Ausschreibungsunterlagen aufarbeitet und bereinigt. 8 SIA 144i-101d, Copyright 2015 by SIA Zurich

9 Festlegen, wer die Angebotsprüfung administrativ durchführt und ggf. die notwendigen Aufträge erteilen. Ggf. Veranlassung einer Ergänzung der Grundlagen. Offene Fragen erfassen und bezüglich ihrer Relevanz bewerten Grundsatzentscheid zur Beschaffung Nach der Definition der Bedürfnisse und Klärung der Aufgabe (Art ) muss der Auftraggeber die zwei folgenden Grundsatzentscheide treffen: Wird die Beschaffung durchgeführt oder sollen die vorhandenen Bedürfnisse anders erfüllt werden? Wenn ja, welche Beschaffungsform ist für den konkreten Fall am besten geeignet? Es wird empfohlen, ohne klare Beantwortung dieser zwei Fragen den Beschaffungsprozess nicht weiterzuführen, d.h. abzubrechen Erstellen der Ausschreibungsunterlagen Diese Teilphase enthält mehrere Aufgaben, insbesondere das Bereitstellen der Ausschreibungsunterlagen, das Detaillieren des gesamten Terminplans und das Festlegen der Gesamtorganisation inkl. der Zuständigkeiten. Die Ausschreibungsunterlagen sollen die in Art. 23 SIA 144 aufgeführten Informationen enthalten. Verschiedene im Anhang 1 aufgeführte Hilfsmittel geben dazu ergänzende Informationen. Diese Teilphase wird mit der Publikation der Beschaffung bei einem offenen oder selektiven Verfahren bzw. dem Versand der Ausschreibungsunterlagen bei einem freihändigen bzw. einem Einladungsverfahren abgeschlossen. 3.3 Angebotsphase Die Ausarbeitung der Angebote durch die Anbieter erfolgt anhand der Ausschreibungsunterlagen. Die Anbieter haben gemäss Art. 16 SIA 144 die Möglichkeit, Fragen zur Klärung der Ausschreibung zu stellen. Die Einreichung der Angebote durch die Anbieter hat fristgerecht, in der vorgeschriebenen Form und vollständig inkl. allfälliger Beilagen bei der bezeichneten Eingabestelle zu erfolgen. 3.4 Prüfung und Bewertung der Angebote Die eingereichten Angebote werden anhand der in den Ausschreibungsunterlagen festgelegten Bedingungen (Teilnahmebedingungen, Eignungskriterien, Zuschlagskriterien) gemäss Art und 25 SIA 144 geprüft und bewertet. 3.5 Zuschlag und Abschluss Nach der Bewertung der Angebote, ggf. durch das Bewertungsgremium, erfolgt der Zuschlag durch den Auftraggeber. Bei Leistungsofferten, die dem öffentlichen Beschaffungswesen unterstellt sind, muss die Zuschlagsverfügung allenfalls eine Rechtsmittelbelehrung enthalten. Die entsprechenden Vorschriften sind zu beachten. SIA 144i-101d, Copyright 2015 by SIA Zurich 9

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11 Anhang 1 Grundlagendokumente Verschiedene Berufsverbände verfügen über ergänzende Hilfsmittel, die für die Beschaffung von Leistungen insbesondere im Bereich Architektur- und Ingenieurwesen entwickelt worden sind. Nachfolgend werden diese Hilfsmittel in einer nicht abschliessenden Liste dargestellt. Leistungen der Architekten Die Beschaffung von Architekturleistungen soll basierend auf der SIA 102 Ordnung für Leistungen und Honorare der Architektinnen und Architekten erfolgen. Die Ordnung enthält ein umfassendes Pflichtenheft, Regelungen der Schnittstellen der Akteure sowie ein Modell zur Abschätzung des Stundenaufwandes in Abhängigkeit der aufwandbestimmenden Baukosten. Ergänzend ist auf folgende Unterlagen zu verweisen, die sich als Grundlage für die Beschaffung von Architekturleistungen im Rahmen von Leistungsofferten bewährt haben: KBOB: Leitfaden zur Beschaffung von Leistungen im Planerbereich. Leistungen der Bauingenieure Die Beschaffung von Bauingenieurleistungen soll basierend auf der SIA 103 Ordnung für Leistungen und Honorare der Bauingenieurinnen und Bauingenieuren erfolgen. Die Ordnung enthält ein umfassendes Pflichtenheft, Regelungen der Schnittstellen der Akteure sowie ein Modell zur Abschätzung des Stundenaufwandes in Abhängigkeit der aufwand- bzw. faktorbestimmenden Baukosten. Ergänzend: Handbuch Beschaffungswesen Nationalstrassen ASTRA 1 ; KBOB: Leitfaden zur Beschaffung von Leistungen im Planerbereich. Leistungen der Forstingenieure Die Beschaffung von Forstingenieurleistungen soll basierend auf der SIA 104 Ordnung für Leistungen und Honorare der Forstingenieure und Forstingenieurinnen erfolgen. Die Ordnung enthält ein umfassendes Pflichtenheft, Regelungen der Schnittstellen der Akteure sowie Kalkulationsblätter mit Leistungsbeschrieben. Ergänzend: Vollzugshilfen des BAFU für Themen wie Wald und Holz, Naturgefahren usw.; KBOB: Leitfaden zur Beschaffung von Leistungen im Planerbereich. Leistungen der Landschaftsarchitekten Die Beschaffung von Leistungen in der Landschaftsarchitektur soll basierend auf der SIA 105 Ordnung für Leistungen und Honorare der Landschaftsarchitektinnen und Landschaftsarchitekten erfolgen. Die Ordnung enthält ein umfassendes Pflichtenheft, Regelungen der Schnittstellen der Akteure sowie ein Modell zur Abschätzung des Stundenaufwandes in Abhängigkeit der aufwandbestimmenden Baukosten. Ergänzend: BSLA: Leistungsbeschreibung Parkpflegewerk 2 ; KBOB: Leitfaden zur Beschaffung von Leistungen im Planerbereich. 1 siehe: (Stand: 26. Februar 2014) 2 zu beziehen bei BSLA: bsla@bsla.ch SIA 144i-101d, Copyright 2015 by SIA Zurich 11

12 Leistungen der Geologen Die Beschaffung von Geologenleistungen soll basierend auf der SIA 106 Ordnung für Leistungen und Honorare der Geologinnen und Geologen erfolgen. Die Ordnung enthält ein umfassendes Pflichtenheft und Regelungen der Schnittstellen der Akteure. Ergänzend: Submission Geologischer Leistungen, Leitfaden 3 ; Submission Geologischer Leistungen, Formulare 4. Leistungen der Ingenieure der Bereiche Gebäudetechnik, Maschinenbau und Elektrotechnik Die Beschaffung von Leistungen der Ingenieure der Bereiche Gebäudetechnik, Maschinenbau und Elektrotechnik soll basierend auf der SIA 108 Ordnung für Leistungen und Honorare der Ingenieurinnen und Ingenieure der Bereiche Gebäudetechnik, Maschinenbau und Elektrotechnik erfolgen. Die Ordnung enthält ein umfassendes Pflichtenheft, Regelungen der Schnittstellen der Akteure sowie ein Modell zur Abschätzung des Stundenaufwandes in Abhängigkeit der aufwandbestimmenden Baukosten. Ergänzend: KBOB: Leitfaden zur Beschaffung von Leistungen im Planerbereich. Leistungen der Raumplaner Die Beschaffung von Leistungen im Bereich der Raumplanung soll basierend auf der SIA 110 Ordnung für Leistungen und Honorare der Raumplanerinnen und Raumplaner erfolgen. Die Ordnung enthält ein umfassendes Pflichtenheft sowie Regelungen der Schnittstellen der Akteure. Leistungen für komplexe Planungen und Beratungen Die Norm SIA 111 Modell Planung und Beratung bildet den Ablauf einer Planung oder Beratung betreffend verschiedene Vorhaben im Lebensraum phasenbezogen, mit verteilten Rollen und frei wählbaren Modulen ab. In der Norm SIA 111 Modell Planung und Beratung finden sich auch die Begriffsdefinitionen für die am Planungs- oder Beratungsprozess Beteiligten. Die Regelung des Vertragsverhältnisses der Beauftragten erfolgt jedoch ausschliesslich im auf der Basis der Ordnungen SIA 104, 105 und 110 abgeschlossenen Vertrag. Leistungen der Gesamtplanung Die Norm SIA 112 Modell Bauplanung bildet den Ablauf einer Planung phasenbezogen, mit verteilten Rollen und frei wählbaren Modulen ab. In der Norm SIA 112 Modell Bauplanung finden sich auch die Begriffsdefinitionen für die am Planungsprozess Beteiligten. Die Regelung des Vertragsverhältnisses der Beauftragten erfolgt jedoch ausschliesslich im auf der Basis der Ordnungen SIA 102, 103, 104, 105, 106 und 108 abgeschlossenen Vertrag. 3 siehe: (Stand: 26. April 2014) 4 siehe: (Stand: 26. April 2014) 12 SIA 144i-101d, Copyright 2015 by SIA Zurich

13 Anhang 2 Abkürzungen ASTRA Bundesamt für Strassen BilatAbk * Abkommen zwischen der Schweizerischen Eidgenossenschaft und der Europäischen Gemeinschaft über bestimmte Aspekte des öffentlichen Beschaffungswesens; SR BSLA Bund Schweizer Landschaftsarchitekten und Landschaftsarchitektinnen CPC Central Product Classification (Zentrale Gütersystematik) CPV Common Procurement Vocabulary (Gemeinsame Vokabular für öffentliche Aufträge) GPA* Governement Procurement Agreement (WTO-Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen); SR IDL* Intellektuelle Dienstleistung KBOB Koordinationskonferenz der Bau- und Liegenschaftsorgane der öffentlichen Bauherren LHO Ordnungen für Leistungen und Honorare des SIA OR* Bundesgesetz betreffend die Ergänzung des Schweizerischen Zivilgesetzbuches (Fünfter Teil: Obligationenrecht); SR 220 SIA 144 Ordnung für Ingenieur- und Architekturleitungsofferten, Ausgabe 2013 SIMAP Informationssystem über das öffentliche Beschaffungswesen in der Schweiz * Diese Abkürzung wird in der Wegleitung nicht verwendet. SIA 144i-101d, Copyright 2015 by SIA Zurich 13

14 Anhang 3 Internetlinks Schweizerische Zentralstelle für Baurationalisierung (CRB): Gesetzliche Grundlagen im Bereich öffentlichen Beschaffungswesen: KBOB: Nomenklatur CPC: Nomenklatur CPV: SIMAP: 14 SIA 144i-101d, Copyright 2015 by SIA Zurich

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16 Arbeitsgruppe SIA144i-101 Vorsitz: Daniele Graber, lic. iur., Ingenieur Bonstetten Mitglieder: Giuliano Anastasi, Dr. sc. tech.. Bauingenieur SIA Tina Arndt, Architektin SIA Markus Fierz, Landschaftsarchitekt BSLA Marc Huber, Bauingenieur SIA Jean-Pierre Stefani, Architekt SIA Andreas Steiger, Bauingenieur SIA Simon Ulrich, Dr. iur. SIA Werner Waldhauser, Ingenieur SIA Locarno Zürich Meilen Gossau ZH Thônex Luzern Frauenfeld Basel bis Verantwortliche SIA GS: Michel Kaeppeli, Architekt Zürich Genehmigung Die Zentralkommission für Ordnungen des SIA hat die vorliegende Wegleitung am genehmigt. Copyright 2015 by SIA Zurich Alle Rechte, auch das des auszugsweisen Nachdrucks, der auszugsweisen oder vollständigen Wiedergabe (Fotokopie, Mikrokopie, CD-ROM usw.), der Speicherung in Datenverarbeitungsanlagen und das der Übersetzung, sind vorbehalten. 16 SIA 144i-101d, Copyright 2015 by SIA Zurich