Überbetriebliches Prüfungshandbuch für Interne Revision in Bausparkassen Seite 1 / 6

Transkript

1 Überbetriebliches Prüfungshandbuch für Interne Revision in Bausparkassen Seite 1 / 6 Grundsätze des Internen Kontrollsystems (IKS) Einleitung 25a Abs. 1 Nr. 2 KWG verlangt u.a., dass Kreditinstitute über eine ordnungsgemäße Geschäftsorganisation und über angemessene interne Kontrollverfahren verfügen. Bestandteil der internen Kontrollverfahren ( Internes Überwachungssystem ) ist neben dem internen Kontrollsystem auch die Interne Revision (s. BAKred-Rundschreiben 1/2000 "Mindestanforderungen an die Ausgestaltung der Internen Revision der Kreditinstitute" MAIR, Tz 6). Laut MAIR (s. Tz 8) umfaßt das Interne Kontrollsystem alle Formen von Überwachungsmaßnahmen, die unmittelbar oder mittelbar in die zu überwachenden Arbeitsabläufe integriert sind (prozeßabhängige Überwachung). Diese werden von Personen oder Organisationseinheiten vorgenommen, die an den jeweiligen Arbeitsabläufen beteiligt sind und häufig für das Ergebnis der zu überwachenden Prozesse wie auch das Überwachungsergebnis selbst verantwortlich sind. Die Begriffe "internal control system", "Internes Kontrollsystem (IKS)" und "Internes Überwachungssystem (IÜS)" werden häufig mit nahezu gleicher Wortbedeutung verwendet. Das englische Wort "to control" hat mehr die Bedeutung von "steuern" als von "kontrollieren". Darstellung des Systems der betriebswirtschaftlichen Überwachungsarten Betriebswirtschaftliche Überwachungsarten Unternehmerische Überwachung Handelsrechtliche Überwachung Hoheitliche Überwachung Kontrolle Revision (Prüfung) Manuelle Kontrolle Automat. Kontrolle Datenauswertung Interne Revision Externe Revision Kontrollsystem Revisionssystem Internes Überwachungssystem (Interne Kontrollverfahren)

2 Überbetriebliches Prüfungshandbuch für Interne Revision in Bausparkassen Seite 2 / 6 Definition des IKS Das Interne Kontrollsystem (IKS) umfasst den Organisationsplan, die Einrichtungen und Geräte sowie die Gesamtheit aller aufeinander abgestimmten innerbetrieblichen Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen, die im Unternehmen angewendet werden, um die Einhaltung der maßgeblichen rechtlichen Vorschriften und der vorgeschriebenen Geschäftspolitik zu unterstützen, die Ordnungsmäßigkeit und Verlässlichkeit der Rechnungslegung zu gewährleisten, den Wirkungsgrad der betrieblichen Prozesse zu sichern und zu erhöhen, das Vermögen und die Informationen zu schützen. Komponenten des IKS Das IKS im Unternehmen (Unternehmenseinheiten, -funktionen und/oder prozesse) besteht aus folgenden Komponenten, die zueinander in wechselseitiger Beziehung stehen (s. IDW Prüfungsstandard EPS 260 Das interne Kontrollsystem im Rahmen der Abschlussprüfung, Abb. 2): Kontrollumfeld (Grundeinstellungen, Problembewußtsein, Unternehmenskultur etc.) Risikobeurteilungen (Erkennung und Analyse von Unternehmensrisiken) Kontrollaktivitäten (Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen) Information und Kommunikation (Richtlinien, Handbücher, Rechnungslegung, Berichte) Überwachung des IKS (Beurteilung der Wirksamkeit des IKS)

3 Überbetriebliches Prüfungshandbuch für Interne Revision in Bausparkassen Seite 3 / 6 Regelungsbereiche des IKS Internes Kontrollsystem Prozessintegrierte Überwachungsmaßnahmen Prozessunabhängige Überwachungsmaßnahmen Organisatorische Sicherungsmaßnahmen Kontrollen (vor-, gleich-, nachgeschaltet) Sonstige Beauftragte Interne Revision durch Funktionstrennung in der EDV durch Arbeitsanweisungen durch Belegwesen manuell durch Personen durch die EDV durch Technik-Einsatz Risikomanager, Compliance Off., Datenschutzbeauftragter, Geldwäschebeauftragter etc. Prüfung von Kontrollen und Sicherungen auf Vollständigkeit, Wirksamkeit, Zweckmäßigkeit im Rahmen der Prüfung aller Betriebs- und Geschäftsabläufe bzw. -einheiten Organisatorische Sicherungsmaßnahmen Organisatorische Sicherungsmaßnahmen werden durch laufende, automatische Einrichtungen vorgenommen und sowohl in die Aufbau- als auch in die Ablauforganisation integriert. Sie sollen Fehler verhindern und eine vorgegebene Sicherheit gewährleisten. Grundsatz der Funktionstrennung In der Funktionstrennung kommt der Grundsatz der unvereinbaren Funktionen und Aufgaben bzw. der Grundsatz der Unterteilung der Arbeitsabläufe zum Ausdruck. Ein und dieselbe Person oder Stellengruppe sollte grundsätzlich nie alle Phasen eines Geschäftsvorfalls alleine durchführen und kontrollieren können, ohne dass eine andere Person in den Geschäftsvorfall eingreift, also z.b. gleichzeitig Entscheidungen über Vermögenswerte treffen, Belege ausstellen, Güter verwalten, darüber Buch führen und seine Arbeit selbst nachprüfen.

4 Überbetriebliches Prüfungshandbuch für Interne Revision in Bausparkassen Seite 4 / 6 Der Grundsatz der Funktionstrennung ist die wichtigste Voraussetzung für die Wirksamkeit der organisatorischen Sicherungsmaßnahmen. Die Funktionstrennung sollte, wenn möglich, auf Abteilungsebene verwirklicht werden. Wird die Funktionstrennung (z.b. bei Dialog-Anwendungen) aufgehoben, muss ein Äquivalent an ihre Stelle treten, z.b. ein automatisches Stichprobenverfahren und/oder stichprobenweise nachgelagerte Kontrollen. Sicherungsmaßnahmen in der EDV Bei der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen mit Hilfe der EDV kann auf wesentliche Vermögensposten zugegriffen werden. Neben Zugriffsberechtigungen/-beschränkungen und Datenschutzmaßnahmen sind im Bereich der EDV insbesondere Arbeitsanweisungen für die Dateneingabe, die Eingabekontrolle sowie die Behandlung fehlerhafter Eingaben notwendig. Auch für die Systementwicklung und -pflege müssen Regelungen existieren, die einen korrekten Arbeitsablauf garantieren. Sicherungsmaßnahmen durch Arbeitsanweisungen Arbeitsanweisungen enthalten genaue Bezeichnungen der Arbeiten, deren personeller Zuordnung sowie ggf. Vorschriften zur Durchführung derselben. Sie stellen sicher, dass betriebliche Vorgänge, die in großer Menge anfallen, einheitlich abgewickelt werden. Sicherungsmaßnahmen durch ein innerbetriebliches Belegwesen Das innerbetriebliche Belegwesen dient der identischen Bearbeitung gleichartiger Geschäftsvorfälle und der vollständigen Erfassung von Daten im betrieblichen Rechnungswesen. Seine Organisation umfasst Maßnahmen zur Gestaltung der Belege, die Organisation des Belegflusses und die Sicherung der Belegablage. Kontrollen Arbeitsgänge, bei denen das Risiko von Vermögens-, Informations- oder Wertverlusten oder das Risiko von nach außen (gegenüber Kunden und Lieferanten) wirkenden Fehlern besteht, sollten nicht unkontrolliert bleiben. Der in den Arbeitsablauf integrierte Überwachungsträger ist sowohl für das Ergebnis des überwachten Prozesses als auch für das Ergebnis der Ü- berwachung verantwortlich. Kontrollen können dem zu kontrollierenden Arbeitsgang vor-, gleich- oder nachgeschaltet sein. Sie können sowohl von prozessabhängigen Personen als auch durch automatische Einrichtungen, insbesondere durch die EDV (z.b. Plausibilitätsprüfungen), vorgenommen werden. Die mit dem Arbeitsablauf verbundene Kontrolle hat das Ziel, möglichst vor Beendigung des Arbeitsablaufs (oder Teilen davon) Fehler zu finden und zu verhindern. Ihr ist deshalb, soweit möglich, der Vorzug gegenüber der nachgelagerten Kontrolle zu geben.

5 Überbetriebliches Prüfungshandbuch für Interne Revision in Bausparkassen Seite 5 / 6 Systematik der Kontrollen (beispielhaft) Kontrollen Hardware - Kontrollen Organisationskontrollen Programmierte - Kontrollen Manuelle - Kontrollen Vollständigkeit Plausibilität Prüffziffer Berechtigung - doppeltes Lesen - Abstimmung - Format - Kontroll- - Identität - Freigabe am Betrag buchstaben- Bildschirm - doppeltes Schreiben - Grenzwert Rechnung - Berechtigung - Abstimmung - Ergebniskon- - Parity-Kontrolle Posten - Prüfprogramm - Prüfziffern- - Vollmacht trolle bei rechnung Stammdaten- - Kombination änderung mit anderen Datenfeldern - Abarbeiten von maschinell er- - Bestands- stellten Fehler- abgleich und Hinweis- Listen - Belegkontrolle - Buchungskontrolle

6 Überbetriebliches Prüfungshandbuch für Interne Revision in Bausparkassen Seite 6 / 6 Literatur zum Thema IKS: 91, Abs. 2 Aktiengesetz 25a, Abs. 1, Nr. 2 Kreditwesengesetz BAKred-Rundschreiben 1/2000 vom Mindestanforderungen an die Ausgestaltung der Internen Revision der Kreditinstitute (MAIR) Fachausschuss für moderne Abrechnungssysteme (FAMA) 1/1987, Kap. III, Abs. 3 (Fragebogen zur Prüfung des Internen Kontrollsystems) Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBs), Abs. 4 Rahmengrundsätze für die Bewertung von internen Kontrollsystemen des Baseler Ausschusses für Bankenaufsicht von Januar 1998 Bericht des Unterausschusses Bankenaufsicht des Europäischen Währungsinstitutes über Interne Kontrollsysteme der Kreditinstitute von Juli 1997 Prof. Dr. Lück 1/98: Elemente eines Risiko-Managementsystems ZIR 4/97, S. 214 ff : Corporate Governance: Zur Entwicklung eines Rahmenkonzepts für interne Kontrollsysteme, Alan Boycott IIR-Forum 1991: Die Prüfung des Internen Kontrollsystems (IKS), Willi Huber, Bausparkasse Schwäbisch Hall Arbeitsgemeinschaft Interne Revision, Heft 2/1990: Grundsätze des internen Kontrollsystems IDW Prüfungsstandard EPS 260 vom (Entwurf): Das interne Kontrollsystem im Rahmen der Abschlussprüfung