Informationen zur Öffentlichen Ausschreibung. Offenen Verfahren (EU-weit) Dezernat Bau- und Gebäudemanagement Abteilung Zentrale Beschaffung

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1 Informationen zur Öffentlichen Ausschreibung (national)/ zum Offenen Verfahren (EU-weit) Dezernat Bau- und Gebäudemanagement Abteilung Zentrale Beschaffung

2 Die Öffentliche Ausschreibung hat gemäß VOL grundsätzlich den Vorrang vor den anderen Verfahren der Auftragsvergabe. Nach dem Gesetz über die Vergabe öffentlicher Aufträge im Freistaat Sachsen (Sächsisches Vergabegesetz - SächsVergabeG) muss eine Öffentliche Ausschreibung prinzipiell ab einem Auftragswert von ,00 Euro (netto) durchgeführt werden. Rechtliche Grundlagen Die Regelungen zum Vergaberecht finden sich im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB), in der Vergabeordnung (VgV), in den haushaltsrechtlichen Vorschriften, in der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL/A), in der Vertrags- und Vergabeordnung für Bauleistungen (VOB/A) und in der Verdingungsordnung für freiberufliche Dienstleistungen (VOF). Für Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge gelten jeweils unterschiedliche Schwellenwerte, Bereichsausnahmen und Verdingungsordnungen. Bauaufträge sind nach der VOB/A, Lieferaufträge und gewerbliche Dienstleistungen nach der VOL/A zu vergeben. Die VOF ist auf Dienstleistungen anzuwenden, die im Anhang I A und Anhang I B der VOF genannt sind, die vorab nicht eindeutig und erschöpfend beschrieben werden können und den Schwellenwert erreichen. Eindeutig und erschöpfend beschreibbare Leistungen sowie freiberufliche Leistungen, die den Schwellenwert erreichen, sind nach der VOL/A zu vergeben. Vergabearten Bei der Wahl der Vergabeart lassen sich zwei Konstellationen unterscheiden: das nationale Verfahren das europaweite Verfahren In beiden Vergabeverfahren stehen sich unterschiedliche Begrifflichkeiten gegenüber: Nationales Vergabeverfahren Öffentliche Ausschreibung Beschränkte Ausschreibung (mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb) Freihändige Vergabe (mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb) Europaweites Vergabeverfahren Offenes Verfahren Nichtoffenes Verfahren Verhandlungsverfahren Schwellenwerte Nach Bestimmung der Leistungsart (z. B. Dienstleistung oder Lieferleistung) richtet sich die Wahl des richtigen Vergabeverfahrens nach der Schätzung des Netto- Gesamtauftragswertes. Zu prüfen ist, ob der Auftragswert die in 2 VgV geregelten Schwellenwerte erreicht oder übersteigt. 2

3 Einschlägig sind nachstehende Schwellenwerte (ab ): Liefer- und Dienstleistungsaufträge: Bauaufträge: ,00 Euro ,00 Euro Das Verfahren unterhalb des Schwellenwertes wird als nationales Verfahren, das Verfahren oberhalb des Schwellenwertes als europäisches Verfahren bezeichnet. Öffentliche Ausschreibung/ Offenes Verfahren In diesem Verfahren wird eine unbeschränkte Anzahl von Bieterinnen und Bietern durch öffentliche Bekanntmachung zur Abgabe von Angeboten aufgefordert. Es erfolgt also keine vorherige Einengung des Bewerberkreises, so dass alle interessierten Unternehmen die Möglichkeit haben, ein Angebot einzureichen. Dies ist das Regelverfahren, das durch strenge Form- und Fristvorschriften gekennzeichnet ist. Die Informationen müssen grundsätzlich veröffentlich werden. EU-Ausschreibungen müssen zwingend im Amtsblatt der EU veröffentlicht werden. Auftraggeber des Bundes veröffentlichen in der Regel im Bundesausschreibungsblatt, Auftraggeber der Länder oder Kommunen haben auf nationaler Ebene kein vorgeschriebenes Publikationsorgan. Die Veröffentlichung der Ausschreibung muss im Gegensatz zu privatwirtschaftlichen Ausschreibungen grundlegende Informationen über den Ausschreibenden, den Ausschreibungsgegenstand, den Zeitpunkt des Angebots und der Lieferung, besondere Qualifikationsansprüche an den Lieferanten, besondere Konditionen des Auftrags sowie die Möglichkeit einer Rechtsbeschwerde mitteilen. Hat ein potentieller Bieter Interesse, muss er sich die Ausschreibungsunterlagen nebst Leistungsverzeichnis beim Auftraggeber besorgen, mit welchen er dann sein konkretes Angebot einreichen kann. Beschränkte Ausschreibung/ Nichtoffenes Verfahren Bei einem nichtoffenen Verfahren (beschränkte Ausschreibung) werden nur eine begrenzte Zahl von Unternehmen direkt angesprochen. Voraussetzung für eine beschränkte Ausschreibung ist ein begründeter Ausnahmefall (z. B. beschränkter Kreis von Unternehmen, kein wirtschaftliches Ergebnis einer vorangegangenen öffentlichen Ausschreibung, Dringlichkeit o. a.). Bei diesem eingeschränkten Wettbewerb sind dem Auftraggeber die Unternehmen bekannt, die er auffordert ein Angebot abzugeben. Freihändige Vergabe/ Verhandlungsverfahren Diese Vergabe stellt gegenüber dem offenen Verfahren die Ausnahme dar. Sie ist grundsätzlich nur zulässig, wenn das offene Verfahren etwa im Hinblick auf die Auftragssumme einen unangemessenen Aufwand verursachen würde oder wenn ein vorausgegangenes offenes Verfahren kein annehmbares Ergebnis gebracht hat. Auch andere Gründe wie etwa Dringlichkeit oder Geheimhaltung können für diese Vergabeart sprechen. 3

4 Verhandlungsverfahren: Im Sinne der Grundsätze des öffentlichen Vergaberechts, wonach ungesunde Begleiterscheinungen, wie zum Beispiel wettbewerbsbeschränkende Verhaltensweisen zu bekämpfen und die Diskriminierung einzelner Auftragnehmer zu vermeiden sind, ist diese Vergabeart nur dann anzuwenden, wenn sowohl das Offene Verfahren als auch das Nichtoffene Verfahren unzweckmäßig ist. In den einschlägigen Vergaberichtlinien (z. B. 3a VOB/A) sind daher die Einzelfälle abschließend aufgeführt, in denen das Verhandlungsverfahren zulässig ist. Dabei sind zwei Fälle zu unterscheiden: Verhandlungsverfahren nach öffentlicher Vergabebekanntmachung: Um auch bei dieser Vergabeart einen angemessenen Wettbewerb herzustellen, ist in gewissen Vergabefällen dem Verhandlungsverfahren eine öffentliche Vergabebekanntmachung vorzuschalten. Dies gilt beispielsweise dann, wenn bei einem Offenen Verfahren oder Nichtoffenen Verfahren kein annehmbares Angebot abgegeben worden ist und die ursprünglichen Vergabeunterlagen nicht grundlegend geändert werden. Hier sind die Unternehmen durch eine entsprechende Bekanntmachung aufzufordern, ihre Teilnahme am Wettbewerb zu beantragen. Die anschließend durchzuführende Auswahl geeigneter Unternehmen geschieht dann im Wesentlichen nach den gleichen Grundsätzen, wie diese für den öffentlichen Teilnahmewettbewerb vor Durchführung eines Nichtoffenen Verfahrens gelten. Die formalen Voraussetzungen können für Bauleistungen dem 17a VOB/A entnommen werden. Verhandlungsverfahren ohne öffentliche Vergabebekanntmachung: Dieses Verfahren ist insbesondere dann zu wählen, wenn etwa aufgrund von Ausschließlichkeitsrechten (z. B. Patentschutz, alleiniger Anbieter, Zubehör) nur ein bestimmter Unternehmer in Betracht kommt oder - dies ist der häufigste Fall - wenn eine Zusatzleistung zu vergeben ist, die sich nicht ohne wesentliche Nachteile vom Hauptauftrag trennen lässt. Auch "besondere Dringlichkeit " für die zu vergebende Maßnahme kann diese Vergabeart rechtfertigen. Der formale Ablauf des Ausschreibungsverfahrens aus Sicht der Zentralen Beschaffung Aus Perspektive der Zentralen Beschaffung gliedert sich eine Ausschreibung grob in zwei Schritte. Der erste Schritt umfasst die Ermittlung des Bedarfs, die Kostenschätzung, die Bereitstellung der Mittel, die Wahl der Vergabeart, die Erstellung der Vergabeunterlagen und die Bekanntmachung der Ausschreibung. Bei der Erstellung der Vergabeunterlagen ist eine enge Zusammenarbeit mit der jeweiligen Bedarfsanmeldestelle nötig. Diese erstellen hierbei das Leistungsverzeichnis sowie ggf. das dazugehörige Preisblatt (weitere Informationen: siehe Datei Leistungsverzeichnis). Diese Bewerbungs- und Angebotsphase gliedert sich, abhängig von der Art des Verfahrens, in eine Korrespondenzphase mit den Bewerbern und Bietern, in der die Bewerbungs- und Angebotsunterlagen ausgetauscht werden. Nach der Eignungsprüfung sowie Prüfung und Wertung der Angebote, der Vorabinformation unterlegener Bieter (EU-weites Verfahren) etc. erfolgt letztlich der Zuschlag. Für teilnehmende Unternehmen wird ein Ausschreibungsverfahren mit der Bekanntmachung einer Ausschreibung relevant. Wobei zu unterscheiden ist zwischen der 4

5 Bekanntmachung einer Ausschreibung und den sog. Verdingungsunterlagen, die den Auftrag und die zu erfüllenden Anforderungen exakter beschreiben. Bietende Unternehmen müssen fristgerecht die Verdingungsunterlagen anfordern, wollen Sie an einer Ausschreibung teilnehmen. Während der Korrespondenzphase kommunizieren Bieter und Vergabestelle. Neben dem Austausch der Vergabeunterlagen geht es in den meisten Fällen dabei um zusätzliche Informationen zu den in den Verdingungsunterlagen angeforderten Spezifikationen des Produktes oder der Dienstleistung. Vergabestellen gehen dabei generell so vor, dass die Antworten auf die Fragen einzelner Bieter an die gesamte Bietergemeinde weitergeleitet werden, um die Chancengleichheit zu wahren. Fällt einem Bewerber ein Fehler in den Verdingungsunterlagen auf, so ist es empfehlenswert, diesen Fehler zu Rügen, um der Vergabestelle die Möglichkeit zu geben die Verdingungsunterlagen zu verbessern. Geschieht die Rüge aus einer kooperativen Grundhaltung heraus, so wird die Vergabestelle in der Regel eher die Vorteile eines rechtssicheren Verfahrens sehen als im rügenden Bieter einen Querulanten. Als nächstes werden die Angebote im Beisein des Verhandlungsführers und eines zweiten Vertreters der Vergabestelle geöffnet (4-Augenprinzip). Während bei Lieferungen und Dienstleistungen nach VOL die Angebotsöffnung in Abwesenheit der Bieter durchgeführt wird, gibt es bei den Bauaufträgen nach VOB einen sog. Submissionstermin, an dem unter Anwesenheit der Bieter oder Ihrer Bevollmächtigter die Angebote geöffnet werden. Dann erfolgt die erste Stufe der Angebotsprüfung und -wertung: Die formelle Angebotsprüfung. Formale Mängel in den Angeboten führen häufig dazu, dass Bieter bereits an dieser ersten Hürde scheitern. Ausschlussgründe während der formellen Angebotsprüfung sind: Verspätete Angebote Nicht ordnungsgemäß verschlossene Angebote Nicht ordnungsgemäß gekennzeichnete Angebote Fehlen wichtiger Preisangaben Fehlende Unterschriften Fehlende bzw. unzureichende Unterlagen (z. B. Auszug aus dem Gewerbezentralregister älter als drei Monate) Zweifelhafte Korrekturen des Bieters an seinen eigenen Angaben Veränderungen der Verdingungsunterlagen Beiliegende AGB des Bieters (= eine Veränderung der Verdingungsunterlagen) Mehrfache Beteiligung eines Unternehmens an der Ausschreibung Nicht zugelassene Nebengebote (etwa: Alternativangebot) Die zweite Stufe der Angebotswertung ist die Eignungsüberprüfung des Bieters: Eingangs ist es hier wichtig sich im Klaren darüber zu sein, dass die Vergabestellen grundsätzlich keine Eignungsnachweise nachfordern dürfen, die sie in der Ausschreibung nicht eingefordert haben. Hat die Vergabestelle jedoch schon in der Vergabebekanntmachung darauf hingewiesen, dass Eignungsnachweise auch nach Angebotsabgabe nachgefordert werden können, so geht das in Ordnung. Das bedeutet gleichzeitig, dass das Fehlen verlangter Nachweise regelmäßig zum Ausschluss führt. Insbesondere für Newcomer ist es im Hinblick auf die Eignungsnach- 5

6 weise wichtig, bei Abgabe einer Bewerbung bzw. eines Angebots die gesamte Palette zulässiger Nachweisführung auszuschöpfen, um die Eignungsprüfung zu bestehen. Hier seien vor allem Verfügbarkeitserklärungen erwähnt. In einer Verfügbarkeitserklärung erklärt ein Bieter und ein ihm verbundenes Unternehmen, dass der Bieter auf die Ressourcen des verbundenen Unternehmens zugreifen kann, dass sie aus seiner Sicht also verfügbar sind. Auf diese Weise können Newcomer fehlende Referenzen sowie Erfahrung und kleinere Unternehmen Nachteile bzgl. der technischen Ausrüstung und der Mitarbeiter Anzahl ausgleichen. In der dritte Stufe der Angebotswertung wird die Richtigkeit bzw. Auskömmlichkeit des Angebotes geprüft: Neben der rechnerischen Überprüfung der Angebote (Preise) wird unter anderem geprüft, ob z.b. im Falle außergewöhnlich günstiger Angebote, die Gefahr der Insolvenz des jeweiligen Bieters durch nicht kostendeckende Produktion gegeben ist. Das bedeutet allerdings nicht, dass ein Unternehmen nicht dazu berechtigt wäre, durch aggressive Preispolitik für einzelne Aufträge unter die Kostendeckung zu gehen, um sich neue Märkte zu erschließen. Bei Rückfragen der Vergabestelle zur Kalkulation ist diese gegebenenfalls zu erläutern. In der vierten Stufe wird die Wirtschaftlichkeit eines Angebotes unter Berücksichtigung der mitgeteilten Zuschlagskriterien bewertet: Zuerst wird dabei i. d. R. das Preisleistungsverhältnis vor dem Hintergrund des Leistungsverzeichnisses bewertet. Dann werden, so zugelassen, die Nebenangebote bewertet. Nebenangebote müssen grundsätzlich zu den Hauptangeboten gleichwertig sein. Ein Nebenangebot als abgespeckte Version eines Hauptangebotes führt zum Ausschluss. Es kann zu diesem Zeitpunkt immer noch zu klärenden Gesprächen mit den Bietern durch die vergebende Stelle kommen. Oft geht es darin um die Auskömmlichkeit eines Angebotes. Die Vergabestelle darf auch hier Einblick in die Kalkulationen der Bieter verlangen. Obwohl die Vergabestelle auch nach der Angebotsöffnung noch die Mitwirkung des Bieters fordern kann, darf es sich jedoch nicht um richtige Nachverhandlungen handeln, die konkrete Preise und Leistungsinhalte des Angebotes zum Gegenstand haben (Verhandlungsverbot). Während der Prüfungs- und Wertungsphase können auch Tests und Muster eines Angebotes verlangt sowie Sachverständige hinzugezogen werden. Mit dem Abschluss der vierten Stufe trifft die Vergabestelle die Vergabeentscheidung über die Annahme bzw. Ablehnung der Angebote. Erteilt sie einem Bieter den Zuschlag, informiert sie den erfolgreichen sowie die nicht erfolgreichen Bieter über das Ergebnis. Details hierzu ergeben sich aus der Art des gewählten Verfahrens. Bei EUweiten Verfahren sind die nicht berücksichtigen Bieter dabei aber als Erste zu informieren, um den Rechtsschutz nicht zu gefährden, sog. Vorabinformationspflicht. Den nicht berücksichtigten Bietern muss der Name des Bieters mitgeteilt werden, der den Zuschlag erhalten hat. Die nicht berücksichtigten Bieter sind über den Grund zu informieren, warum ihr Angebot nicht berücksichtigt wurde. Wenn der Ausschluss während der ersten drei Stufen wegen formaler Fehler, mangelnder Eignung des Bieters oder eines nicht auskömmlichen Angebotes geschah, so müssen die Bieter genauere Angaben zum Ausschlussgrund bekommen. 6

7 Ablaufschema zur Ausschreibung von Leistungen nach VOL Bedarf an Leistungen nach VOL Entscheidung über Vergabeverfahren Öffentliche Ausschreibung/Offenes Verfahren Beschränkte Ausschreibung/Nichtoffenes Verf. Freihändige Vergabe/Verhandlungsverfahren Regelfall Ausnahmefall Ausnahmefall 3 Nr. 1 Abs. 1 VOL/A 3 Nr. 1 Abs. 2 VOL/A 3 Nr. 1 Abs. 3 VOL/A 3 a Nr. 1 a VOL/A 3 a Nr. 1 b VOL/A 3 a Nr. 1 c VOL/A keine Markt- Markt- keine Markt- Marktübersicht übersicht übersicht übersicht vorhanden vorhanden vorhanden vorhanden Mit Mit Öffentlichem Öffentlichem Teilnahme- Teilnahmewettbewerb wettbewerb 3 Nr. 1 3 Nr. 1 Abs.4 VOL/A Abs. 4 VOL/A EU-weit National Landesweit EU-weit National EU-weit National Amtsblatt Insbes. Sächsisches Amtsblatt Insbes. Amtsblatt Insbes. der EG 3a Bundesaus- Ausschrei- der EG 3a Bundesaus- der EG 3a Bundesaus- Nr. 1 Abs. 2 i. schreibungs- bungsblatt Nr. 1b i. V. m. schreibungs- Nr. 1 Abs. 2 schreibungs- V.m. 17a Nr.2 blatt 17 a Nr. 2 blatt i. V. m. 17 a blatt 17 Abs.2 VOL/A 17 VOL/A 17 VOL/A Abs.2 VOL/A 17 VOL/A VOL/A Nr. 2 VOL/A Firmen bitten um Zusendung Firmen stellen Firmen stellen der Verdingungsunterlagen Anträge Anträge Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes Übersendung der an alle Bewerber Verdingungsunterlagen 7 Nr. 2 Abs. 1 7 a VOL/A teils technischer Natur 8 u. 8a VOL/A VOL/A teils rechtlicher Natur 9 VOL/A Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes an ausgewählte Bewerber an ausgewählte Bewerber 7 Nr. 2 Abs. 2 7 a VOL/A 7 Nr. 2 Abs. 3 7 a VOL/A VOL/A VOL/A Angebotsabgabe durch Bieter Angebotsabgabe durch Bieter Form und Frist 18 und 18a VOL/A Inhalt 21 VOL/A Verwahrung der Angebote unter Verschluß 22 Nr. 1 VOL/A Öffnung der Angebote 22 Nr. 2-6 VOL/A Prüfung der Angebote 23 VOL/A Wertung der Angebote 25/25a VOL/A EU-weit Zuschlag 28 Mitteilung über Auftragsvergabe VOL/ A auf das Aufhebung der Nicht berücksichtigte 27 a VOL/A wirtschaftlichste Ausschreibung Angebote 27 VOL/A Angebote VOL/A 27 a VOL/A Nr.3 VOL/A Vertragsabschluß mit Zugang der Erklärung des Zuschlags beim Bieter 28 Nr. 2 Abs. 1 VOL/A Ausführung der Leistung ggf. Güteprüfung Abnahme Erstellung eines Vergabevermerks 30 und 30 a VOL/A Rechnung Zahlung Gewährleistung 7