Druckvorbereitung. 1. Seitenansicht. Excel 2010

Transkript

1 Excel 00 Sie sind hier: Excel 00/Grundlagen/ Zu jeder Arbeit mit dem Computer gehört auch die Datenausgabe und das ist häufig der Ausdruck der berechneten Tabelle. Da eine Excel-Tabelle riesig groß werden kann, besteht die Gefahr, viele unnütze Seiten durch den Drucker zu jagen und das wird teuer für Portemonnaie und Umwelt. Ich will in diesem Kapitel mal auf einige Grundeinstellungen eingehen, die bei jeder Excel-Arbeitsmappe vorgenommen werden sollten, um mit wenigen Fehldrucken das gewünschte Ergebnis zu erhalten. Für einen besseren Überblick ist das Thema in mehrere Unterpunkte eingeteilt, die weitgehend im Menüband zu finden sind. Einige Einstellungen können auch direkt in der vorgenommen werden dies wird im letzten Kapitel beschrieben. 5 Um die beschriebenen Tipps schneller zu verstehen, erstellen Sie sich eine Exceltabelle oder laden Sie sich die Übungsdatei herunter. So können Sie Schritt für Schritt mitmachen.. Seitenansicht Wie in älteren Excel-Versionen oder auch in Word ist der erste Schritt der Blick in die, die in der Version 00 in der (Klick auf Datei) oder mit dem gewohnten Symbol aktiviert werden kann. Tipp: Damit Sie das Symbol Sie es sich in die ständig am Bildschirm haben, legen (Datei/Optionen). In Excel 00 besteht die Seitenansicht nur noch aus der rechten Bildschirmhälfte. Das hat aber den Vorteil, dass Sie links Einstellungen vornehmen können und diese direkt verfolgen können. Nachdem Sie bei einer Tabelle zum ersten Mal die Seitenansicht aufgerufen haben, sind die Randbegrenzungen durch gestrichelte Linien zu Ihrer Orientierung sichtbar. gefunden bei: Guenter Erwen S. /8

2 Excel 00 Sie sind hier: Excel 00/Grundlagen/. Seitenränder In früheren Versionen wurden die Seitenränder über das Menü verändert. In Excel 00 ist dieses Menü auch im Hintergrund vorhanden, Sie können allerdings über das Menüband voreingestellte (normal, breit, schmal, zuletzt verwendet) aufrufen oder mit Klick auf das altbekannte Menü öffnen. Hier können die vier Ränder millimetergenau eingegeben werden. ❶ Auch den vertikalen Abstand der Kopf- ❷ und Fußzeile ❸ zum Seitenrand legen Sie hier fest. Aber achten Sie darauf, dass die oberen und unteren Ränder nicht kleiner, als die Kopf- und Fußzeilenabstände sind, sonst überlappen sich beide. Möchten Sie die Seitenränder nach Augenmaß verändern, so lesen Sie im Kapitel 7. Backstageansicht weiter. Wie gehabt können Sie in der Registerkarte auch die horizontale und vertikale Ausrichtung ❹ des Druckbereiches auf dem Blatt zentrieren. gefunden bei: Guenter Erwen S. /8

3 Excel 00 Sie sind hier: Excel 00/Grundlagen/. Druckbereich Nachdem das erste Mal die Seitenansicht aufgerufen und wieder geschlossen wurde, zeigt Excel anhand von gestrichelten Linien ❶ wann die Seite aufhört und die nächste beginnt. Damit auch nur das gedruckt wird, was Sie wünschen und Bereiche, die nicht aufs Papier sollen, auch dort nicht landen, besteht die Möglichkeit, den Druckbereich zu begrenzen. Markieren Sie dazu den gewünschten (rechteckigen Bereich) ❷ und klicken Sie im Menüband auf und dort auf. ❸ Die gestrichelten Linien umschließen jetzt Ihre Markierung. Achtung: Sollen mehrere Bereiche, die nicht nebeneinander liegen gedruckt werden, können Sie diese auch nacheinander mit gedrückter Strg-Taste markieren. Aber Excel spielt uns hier einen kleinen Streich und druckt jeden Bereich auf eine eigene Seite! Auch ein Drucken der markierten Auswahl (im Druckmenü) hilft hier nicht! Bei großen Tabellen können Sie auch über das Menüband die aufrufen, um in der Registerkarte (hieß früher Tabelle) auch den Druckbereich einzutippen das spart Markierarbeit! Dies geht nicht über die Backstageansicht! Warum? Das weis nur Excel! Den Gegenbefehl zum Aufheben des Druckbereiches sollten Sie schon entdeckt haben! ❹ gefunden bei: Guenter Erwen S. /8

4 Excel 00 Sie sind hier: Excel 00/Grundlagen/. Seite einrichten Einige Einstellungen (❶ ❷) können Sie bereits im Menüband einstellen, ansonsten öffnen Sie mit Klick auf den Pfeil in der rechten unteren Ecke (roter Kreis) das sehr wichtige Menü. Im Register. legen Sie fest, ob das Blatt im Hoch- oder Querformat ausgedruckt werden soll. Das ist natürlich abhängig von der Anordnung Ihrer Daten(- tabelle).. Die Standardpapiergröße ist meistens DIN A verändern Sie das Blattformat, wenn Ihr Drucker auch andere Papiergrößen bearbeiten kann.. Skalieren Sie Ihr Blatt auf ein bestimmtes Maß (in Prozent) größer oder kleiner. Alternativ können Sie hier auch eine Skalierung erzwingen und den Ausdruck automatisch auf ein Blatt anpassen lassen. Sollten Sie zum Beispiel zwei Blätter übereinander wünschen, legen Sie breit und hoch an. Im Register (früher Tabelle) gibt es einige weitere wichtige Einstellungen:. Den Druckbereich können Sie hier noch einmal verändern oder bei großen Tabellen eintippen, um lästiges Markieren zu sparen.. Bei einem mehrseitigen Ausdruck ist es wichtig, die Zeilen- oder Spaltenbeschriftungen auf jeder Seite automatisch anzeigen zu lassen! Verwenden Sie hierzu die Felder Wiederholungszeilen bzw. spalten und markieren Sie den zu wiederkehrenden Bereich. gefunden bei: Guenter Erwen S. /8 6 5

5 Excel 00 Sie sind hier: Excel 00/Grundlagen/. Bei den Druckeinstellungen sind die Gitternetzlinien für Sie interessant, wenn Sie ganz auf die Formatierung von Rahmenlinien verzichten wollen.. Sofern Sie sich Tabellen mit Formeln (als Kommentar oder Textfeld) dokumentieren möchten, empfiehlt es sich, Zeilen- und Spaltenbeschriftungen (früher Drucktitel) beim Druck anzeigen zu lassen. 5. Sollen Kommentare mit aufs Papier, stellen Sie auf wie auf dem Blatt angezeigt ein. 6. Haben Sie mehrere Seiten über- und untereinander, können Sie die Sortierreihenfolge festlegen, ob zuerst von oben nach unten und dann von links nach rechts (Standard) oder zuerst von links nach rechts und dann von oben nach unten gedruckt werden soll. Ein Beispiel aus der Mitmachdatei (Tabelle Seite einrichten ): Es wurden folgende Einstellungen vorgenommen, die Sie selbst durch Öffnen der Mitmachdatei nachvollziehen können: Gitternetzlinien ein ❶ Druckbereich A:G0 Wiederholungszeile ❷ Kommentare wie auf dem Blatt anzeigen ❸ Sortierreihenfolge von oben nach unten Zeilen- und Spaltenbeschriftungen werden angezeigt ❹ gefunden bei: Guenter Erwen S. 5/8

6 Excel 00 Sie sind hier: Excel 00/Grundlagen/ 5. Umbrüche Wie bei der Textverarbeitung können Sie auch bei Excel vertikale und horizontale Seitenumbrüche setzen, um den Druckbereich zu unterteilen. Wie beim Einfügen neuer Zeilen oder Spalten erfolgt der Umbruch immer vorher, also oberhalb oder links der markierten Zeile / Spalte. Nachdem Sie markiert haben, klicken Sie im Menüband auf. Hier fügen Sie einen neuen Umbruch ein oder entfernen ihn wieder (ebenfalls vorher die Stelle markieren). Haben Sie mehrere Seitenwechsel gesetzt, können Sie auch alle auf einmal aufheben. Den Umbruch erkennen Sie hinterher an der gestrichelten Linie. Wie bereits oben beschrieben, werden Umbrüche automatisch gesetzt, wenn Sie mehrere Druckbereiche mit gedrückter Strg- Taste markieren und festlegen. Achtung: Horizontaler Umbruch. Zeile 9 markiert Vertikaler Umbruch. Spalte F markiert Sollten Sie im Menü die auf Anpassen X Seiten hoch und X Seiten breit (also mehrere Seiten) gesetzt haben, werden alle manuellen Umbrüche durch die automatisch berechneten ersetzt. Zur besseren Kontrolle aller Umbrüche eignet sich die Seitenumbruchvorschau (seit Version 00), die im nächsten Kapitel beschrieben wird. 6. Ansichten Über das Menüband können Sie über drei verschiedene Bildschirmansichten wählen:. Normal (wie der Name schon sagt). Seitenlayout (neu in 00). Umbruchvorschau (seit 00) Tipp: Unten rechts in der Statusleiste können Sie neben dem Zoom auch zwischen den drei Ansichten wechseln wie übrigens in Word und PowerPoint auch. Die Normalansicht ist die, die Sie standardmäßig vor sich sehen. gefunden bei: Guenter Erwen S. 6/8

7 Excel 00 Sie sind hier: Excel 00/Grundlagen/ Beim ersten Aktivieren der Umbruchvorschau öffnet sich ein Hinweisfenster, dass Sie sich einprägen, aber danach ruhig deaktivieren sollten. Die Umbruchvorschau (früher Seitenumbruchvorschau) zeigt Ihnen den festgelegten Druckbereich mit weißen Zellen und alle manuellen (durchgezogene blaue Linie) oder automatischen (gestrichelte blaue Linie) Seitenumbrüche sowie die Seitenzahlen (je nach festgelegter Druckreihenfolge im Menü ) an. Alle leeren Zellen bzw. alle Zellen, die nicht zum Druckbereich gehören, bleiben grau. Wie das Dialogfeld schon aussagte, können Sie alle Seitenumbrüche mit der Maus verschieben. So haben Sie einen wunderbaren Überblick über die Druckverteilung Ihrer Datei auf die einzelnen Seiten. Zum Bearbeiten eignet sich die Umbruchvorschau allerdings weniger; Sie sollten zur Normalansicht zurückkehren. Die Seitenlayout-Ansicht ist eine tolle neue Einrichtung, denn endlich sieht man in Excel wie die Tabelle auf das Druckpapier passt und kann gleichzeitig die Kopf- und Fußzeile einsehen und einrichten. Dies erspart viel mühevolles Klicken und ist einfacher, als in älteren Versionen. Hier direkt die Kopfzeile bearbeiten gefunden bei: Guenter Erwen S. 7/8

8 Excel 00 Sie sind hier: Excel 00/Grundlagen/ 7. Backstageansicht Mit Klick auf ❶ im Menüband und ❷ öffnet sich die Backstageansicht (neu in 00). Hier können alle wichtigen Einstellungen, die wir in den vorangegangenen Kapiteln behandelt haben, noch mal überprüft oder verändert werden. Neben der Druckereinrichtung ❸ sind dies wichtige Einstellungen:. Nur die aktive / alle Tabellen oder nur eine Markierung drucken 5. Nur bestimmte Seiten drucken 6. Vorder- und Rückseite bedrucken (wenn Drucker Duplexfähig ist) 7. Bei mehreren Seiten und mehreren Exemplaren kann sortiert gedruckt werden 8. Hoch- oder Querformat 9. Papiergröße 0. Seitenränder können auch auf der Vorschau mit der Maus verschoben werden. Skalierung auf ein Blatt oder auf die Breite / Höhe. Menü Seite einrichten nochmal aufrufen Spaltenbreite ändern 5 6 Seitenränder verschieben Seitenzahl Seitenränder aktivieren gefunden bei: Guenter Erwen S. 8/8