Herzlich Willkommen. Prozessdokumentation / Prozessmodellierung

Transkript

1 Herzlich Willkommen Prozessdokumentation / Prozessmodellierung

2 Agenda Begrüssung Vorstellung der Alfred Müller AG Situation Aufgabe Aktion Massnahmen Resultat 2

3 Im Dienste des Kunden Wir stehen Ihnen... vor dem Bauen während dem Bauen nach dem Bauen während dem ganzen Lebenszyklus einer Immobilie als zuverlässige Partnerin mit Fachkompetenz zur Verfügung. 3

4 Unsere Dienstleistungen Projektentwicklung Baurealisierung Umbau und Renovation Vermarktung Bewirtschaftung Garten- und Landschaftsbau 4

5 Fakten und Zahlen 1965 mit Hauptsitz Baar gegründet Unabhängige Familienstiftung 30 Millionen Franken Aktienkapital 315 Millionen Franken Jahresumsatz Bedeutender Immobilienbestand Filialen in Camorino TI und Marin NE 5

6 Situation 6

7 Management-System -Ziel Wir wollen mit einer klar festgelegten Aufbau- und Ablauforganisation (Prozesse), Führungsgrundsätzen und einer positiven Unternehmens-Kultur die festgelegten Unternehmensziele erreichen. 7

8 Management-System - Inhalt Das Managementsystem ist für die Mitarbeitenden ein Hilfsmittel für ihre tägliche Arbeit im Tagesgeschäft: Prozesse (visualisiert) Checklisten, Anweisungen und Vorlagen sind vorhanden. Die Alfred Müller AG wurde erstmals 1996 ISO zertifiziert. 8

9 Management-System-Aufbau 9

10 Management-System Management-System in Papierform und in Ordner an die Mitarbeitenden verteilt. Bereiche der Alfred Müller AG GL Kader Mitarbeitende Alfred Müller SQS AG Die Zuteilung der Ordner mit dem zugehörigen Inhalt wurde in Tabellenform gepflegt. Managementsystem In Office Managementordner 10

11 Management-System Zugriff für alle Mitarbeitende Mitarbeitend e Alfred Müller AG GL Kader 11

12 Management-System 12

13 Management-System Zugehörige Dokumente im Prozess sind verlinkt. 13

14 Nachteile altes Management-System 1. Die Prozesse sind nicht miteinander verknüpft. 2. Hoher Pflegeaufwand durch Office Anwendung Excel. 3. Die Suche im Intranet ist aufwändig, da keine Metadaten (Verschlagwortung) hinterlegt sind. 4. Nicht alle Dokumente sind durch Links verknüpft. (officeatwork) 14

15 Aufgabe 15

16 Ziel Durchgängige Erhöhung der Transparenz der prozessorientierten Organisation und möglichst hohe Reduktion der administrativen Bearbeitungszeiten Redundanzfreie Datenerfassung und Datenhaltung sowie durchgängiger Daten- und Informationsfluss Online Verfügbarkeit aller relevanten Daten in den Filialen bzw. externer Datenzugriff 16

17 Das neue Managementsystem im Intranet Die drei Stossrichtungen des gesamten ICT2015 Moderne Kommunikation Verknüpfung der Systeme Vereinfachte Zusammenarbeit

18 Ziele für MS auf SharePoint 1. Einfache Übernahme unserer Dokumente, (Prozesse, Checklisten, Anweisungen ) 2. Reduktion des Pflegeaufwandes durch die Administration um 50% 3. Die Prozesse, Checklisten, Anweisungen und Links sind auf einer Seite verfügbar. 4. Alle Informationen/Dokumente sind mit Links verknüpft. 18

19 Massnahme 19

20 Massnahmen für das neue Managementsystem 1. Einfache Übernahme unserer Dokumente, Prozesse, Checklisten, Anweisungen. (IOZ Prozessvorlagen auf SharePoint) 2. Reduktion des Pflegeaufwandes durch die Administration um 50% (IOZ Prozessvorlagen auf SharePoint) 3. Die Prozesse, Checklisten, Anweisungen und Links sind auf einer Seite verfügbar. (IOZ Prozessvorlagen auf SharePoint) 4. Vorlagen aus den Prozessen sind durch Links verknüpft und verfügbar. (IOZ Prozessvorlagen auf SharePoint) 20

21 Management-System Neu Wichtige Infos Wichtige Links Alle Bereiche 21

22 Management-System Neu 22

23 Resultat 1. Einfache Übernahme unserer Dokumente, Prozesse, Checklisten, Anweisungen. (IOZ Prozessvorlagen auf SharePoint) 2. Reduktion des Pflegeaufwandes durch die Administration um 50% ist erfüllt 3. Die Prozesse, Checklisten, Anweisungen und Links sind auf einer Seite verfügbar ist erfüllt 4. Alle Informationen/Dokumente sind mit Links verknüpft ist erfüllt 23

24 Learnings 1. Im Vorfeld muss die Organisation mit ihren Prozessen und zugehörigen Dokumenten überprüft werden. Was fehlt noch 1. Integrierter Freigabeprozess für die Dokumente 2. Überprüfen der Organisation mit ihren Prozessen 3. Unterstützung der Prozesse mit Workflows 4. Prozesse aus Visio ausdrucken 24

25 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Urs Schenker Direkt Mobile Alfred Müller AG Neuhofstrasse 10, CH-6340 Baar Telefon Fax