Wie kann ich meine Software-Assets besser verwalten und die Risiken von Compliance-Audits verringern?

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1 LÖSUNG IM ÜBERBLICK CA SERVICE MANAGEMENT SOFTWARE-ASSET-MANAGEMENT Wie kann ich meine Software-Assets besser verwalten und die Risiken von Compliance-Audits verringern?

2 Mit CA Service Management können Sie herausfinden, welche Software-Assets verwendet werden, nicht verwendete Software in Pools verwalten und sie dort bereitstellen, wo sie benötigt wird, sowie die Risiken von Audits der Softwareanbieter verringern.

3 3 Lösung im Überblick: CA SERVICE MANAGEMENT SOFTWARE-ASSET-MANAGEMENT Kurzfassung Ausgangssituation In einer Umgebung, in der die IT mit weniger mehr erreichen muss, ist ein effektives Management der Software notwendig, um sicherzustellen, dass IT-Investitionen optimal genutzt werden. Die meisten Unternehmen verwalten diese Investitionen jedoch nicht effektiv. Sie nutzen Kalkulationstabellen oder selbst erstellte Datenbanken, um Softwarelizenzen und ihre Nutzung zu verfolgen. Sie haben Mühe, zu verstehen, welche Softwarelizenzen gerade verwendet werden und welche verfügbar sind. Das Unternehmen kauft zu viel Software und hat keine Kontrolle über die Lizenzeinhaltung (auch als Software-Compliance bezeichnet). Dies führt zu erheblichen Kosten für Software und deutlich mehr Compliance-Audits und damit zu häufigeren Aufdeckungen von Verstößen. Chancen Die Asset-Managementfunktionen von CA Service Management bieten eine marktführende Lösung, die darauf ausgelegt wurde, das finanzielle, vertragliche und operative Management Ihrer IT-Assets (Hardware und Software) über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu verbessern. Sie wurden eigens dafür entwickelt, die Anforderungen von Service Providern und großen Unternehmen als Teil einer umfassenden Lösung für das Service Management zu erfüllen. Die Lösung ermöglicht das End-to-End-Management von Assets, die IT-Services unterstützen von der Anforderung bis zur Stilllegung und bietet finanzielle Transparenz und Kontrolle über diese Investitionen. Nutzen Eine umfangreiche Lösung für das Asset Lifecycle Management bietet erwiesenen ROI zur Steuerung der IT-Ausgaben, ermöglicht die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und Richtlinien und verbessert die Servicebereitstellung. Mit Asset-Managementfunktionen von CA Service Management können Sie besser verstehen, welche Assets zurzeit verwendet werden und welche verfügbar sind. Sie können Softwarelizenzen leichter dort neu zuweisen, wo sie benötigt werden, und Assets stilllegen, die dem Unternehmen keinen Nutzen mehr bringen. Dadurch erwirbt das Unternehmen weniger überflüssige Assets, und die IT-Kosten werden reduziert. Außerdem ermöglichen die Reportingfunktionen wesentlich bessere Verhandlungen mit Anbietern, Managementprozesse für die Software- Compliance und Reaktionen auf Audits. Dies wiederum verringert die Kosten für Produkte von Anbietern und senkt die Risiken von Software-Audits.

4 4 Lösung im Überblick: CA SERVICE MANAGEMENT SOFTWARE-ASSET-MANAGEMENT Abschnitt 1: Ausgangssituation Den Betrieb am Laufen halten oder Innovationen unterstützen? Unternehmen haben es angesichts der derzeitigen angespannten Wirtschaftslage schwer, wettbewerbsfähig zu bleiben. Für CFOs und CIOs stehen die Aufrechterhaltung des Betriebs und Innovationen häufig in Konflikt zueinander. CIOs und ihre IT-Abteilungen müssen nicht nur Innovationen fördern, um mit den Anforderungen des dynamischen Kundenstamms Schritt zu halten, sondern dabei auch mit einem wesentlich kleineren Budget als noch vor zehn Jahren auskommen. Zugleich wird ihre IT-Umgebung immer komplexer, mit einer starken Verbreitung der Virtualisierung, neuen Cloud-basierten Infrastrukturen und Plattformen und immer mehr unterschiedlichen Geräten, die unterstützt werden müssen. Diese Komplexität beansprucht die bereits knappen Ressourcen noch mehr, sodass es schwierig wird, sich auf Innovationen zu konzentrieren. Um mit dieser Dynamik umzugehen, müssen Führungskräfte die bereits in Software-Assets getätigten Investitionen proaktiv verwalten, um sicherzustellen, dass sie sie optimal nutzen. Außerdem gehört die Einhaltung von Softwarelizenzen untrennbar zum Management dieser Assets. Anbieter nutzen zunehmend ihr Recht, Audits bei Kunden durchzuführen, um sicherzustellen, dass diese ihre Software nur im Rahmen der erworbenen Lizenzen einsetzen. Unternehmen drohen damit Compliance-Strafgebühren und zusätzliche Kosten für die Durchführung der Audits. Außerdem stören derartige Vorfälle den normalen Geschäftsbetrieb erheblich. Die meisten Unternehmen verwalten ihre Softwareinvestitionen jedoch unzureichend. Sie nutzen manuelle Verfahren, Kalkulationstabellen oder selbst erstellte Datenbanken, um Softwarelizenzen und physische Assets zu verfolgen. Dies führt zu einem unzureichenden Verständnis davon, wo diese Assets genutzt werden, welche nicht mehr verwendet werden und ob die Softwarenutzung den vorhandenen Lizenzen entspricht. Statt ihre Investitionen zu optimieren, geben Unternehmen zu viel für Hardware- und Software-Assets aus und verringern so das Budget für innovative Projekte. Das Unternehmen riskiert Strafgebühren für mangelnde Software-Compliance sowie Kosten für Audits. Es kann nicht effektiv mit Anbietern verhandeln, weil ihm zuverlässige Informationen fehlen. Abschnitt 2: Chancen CA Service Management: Verbessern der Assetnutzung Was wäre, wenn Sie Assets anders verwalten könnten? Wenn Sie stets wüssten, welche Lizenzen verwendet werden und welche neu zugewiesen werden sollten? Wenn Sie Softwarelizenzen in Pools verwalten und so verteilen könnten, dass sie besser genutzt würden, statt neue Software zu erwerben? Was wäre, wenn Sie Ihre Beziehungen mit Anbietern und Ihre Software-Compliance proaktiv verwalten und Risiken durch Lizenz-Audits mindern könnten? Mit den Managementfunktionen von CA Service Management für Software-Assets können Sie diese Anforderungen erfüllen. Mit der Lösung können Sie identifizieren, welche Assets und Lizenzen zurzeit verwendet werden und welche inaktiv sind. Dies erleichtert es, diese Assets in Pools zu verwalten und sie on-demand dort bereitzustellen, wo sie benötigt werden. Außerdem werden proaktiv Berichte zum Bedarf an Softwarelizenzen und zu Anbieterverträgen erstellt. Somit können Sie Verträge besser verhandeln, Probleme bei der Software-Compliance proaktiv angehen und die Nutzung von Softwarelizenzen optimieren.

5 5 Lösung im Überblick: CA SERVICE MANAGEMENT SOFTWARE-ASSET-MANAGEMENT Ermitteln und Importieren von Lizenzinformationen Die Integration in Ihre vorhandenen Erkennungstools und Beschaffungssysteme ermöglicht es, riesige Datenmengen zu durchsuchen. Der Master-Softwarekatalog der Lösung automatisiert die bei manueller Ausführung zeitaufwendige und fehleranfällige Aufgabe, lizenzpflichtige Software zu ermitteln, die erworbenen Softwarelizenzen zu inventarisieren und Produktnutzungsrechte aufzulisten. Diese Informationen können dann automatisch zusammengetragen werden, damit Software-Asset-Managementanalysten ihre Zeit effizienter nutzen und sich auf wichtigere Aktivitäten konzentrieren können. Damit verfügen Sie über bessere Voraussetzungen, um ein vollständigeres und genaueres Inventar der verwendeten und verfügbaren Software in Ihrer Umgebung zu erstellen. Verfolgen, Verwalten und Bereitstellen von Lizenzen im gesamten Unternehmen Sobald Sie über eine Liste der vorhandenen Lizenzen verfügen, können Sie mit der Lösung verfolgen, welche dieser Lizenzen gerade verwendet werden und welche verfügbar sind, sowie verfügbare Lizenzen abteilungs- oder unternehmensweit in Pools verwalten, um die Nutzung vorhandener Assets zu verbessern. Sie können die verfügbaren Lizenzen besser mit entstehenden Anforderungen abstimmen und daher den übermäßigen Lizenzerwerb eindämmen. Verstehen der Auswirkungen von Software-Assets auf Kosten Wenn Sie die finanziellen Auswirkungen Ihrer Lizenzen kennen, können Sie entscheiden, welche Kosten für Ihr Unternehmen relevant sind, und Gelder entsprechend zuweisen. Um Ihnen die Analyse finanzieller Auswirkungen zu erleichtern, verfolgt und kategorisiert die Lösung angegebene Ausgaben im Zusammenhang mit Software, einschließlich zurückliegender, aktueller und geplanter Kosten. Kosten können den jeweiligen Projekten und Unternehmenseinheiten anteilig zugerechnet werden. Dies ermöglicht Transparenz und Kostenzuordnungen anhand der tatsächlichen Nutzung und erhöht die Akzeptanz für interne Preisgestaltung und Kostenverteilung. Auditing und Reporting für die Lizenznutzung Mit Software-Asset-Managementfunktionen von CA Service Management können Sie Ihre Software-Compliance verstehen und in Berichten darstellen. Mithilfe der erweiterten Reportingfunktionen können Sie fortlaufende Nutzungsberichte für Software-Assets erstellen. In einem dynamischen, personalisierten Dashboard werden Ergebnisse angezeigt, die für eine bessere Entscheidungsunterstützung wichtig sind, und es werden wesentliche Leistungsindikatoren für die höchsten Auditrisiken, die teuersten Lizenzen, die am intensivsten eingesetzten Anbieter und die umfangreichsten Verträge bereitgestellt. Wenn in Ihrem Unternehmen ein Audit durchgeführt wird, können Sie mit wesentlich weniger Aufwand Berichte erstellen und mit dem Lizenzanbieter verhandeln. Außerdem ist die Wahrscheinlichkeit viel geringer, dass das Unternehmen eine Strafgebühr aufgrund mangelnder Compliance zahlen muss. Anbietermanagement Mit der Lösung können Sie Anbieterbeziehungen verwalten, da sie detaillierte Informationen zu den Anbietern zusammenträgt, deren Produkte Sie verwenden, einschließlich ihrer Kontaktdaten und Beziehungen zu anderen Unternehmen. So erhalten Sie die Kontrolle über die Anbieterbeziehungen und können die gegenseitigen Abhängigkeiten zwischen allen Parteien verstehen. Sie können Ihre Verhandlungsmacht nutzen, indem Sie vollständige Informationen über Ihre Ausgaben und die erwarteten Jahresumsätze mit einem Anbieter erfassen.

6 6 Lösung im Überblick: CA SERVICE MANAGEMENT SOFTWARE-ASSET-MANAGEMENT Abbildung 1.0 Mit den umfassenden Software-Asset-Managementfunktionen von CA Service Management können Sie Lizenzinformationen ermitteln und importieren, Software-Assets dort bereitstellen, wo sie benötigt werden, sowie Anbieterbeziehungen und die Einhaltung von Lizenzverträgen proaktiv verwalten. Abschnitt 3: Nutzen Senken von Kosten und Risiken durch Software-Asset-Management Indem Sie einen effektiven Software-Asset-Managementprozess implementieren und wichtige Schritte in diesem Prozess automatisieren, können Sie die Performance in zweierlei Hinsicht erhöhen. Verbesserungen bei Identifizierung von Software, Produktnutzungsrechten sowie Pooling und Bereitstellung verfügbarer Assets führen zu einer Senkung der Kosten, die für den Erwerb von Software vorgesehen sind. Laut dem CA ROI & Business Value Analysis Team können Unternehmen im Allgemeinen die Kosten für den übermäßigen Softwareerwerb um % senken. 1 Unternehmen können außerdem Kosten für die Durchführung von Software-Compliance-Audits verringern, das Risiko einer Strafgebühr wegen Lizenzverstößen reduzieren und etwaige dennoch anfallende Strafgebühren senken. Das CA ROI & Business Value Analysis Team kommt zu dem Ergebnis, dass Unternehmen, die Prozesse und Lösungen von CA Service Management für das Software-Asset-Management implementieren, die Strafgebühren für mangelnde Software-Compliance im Allgemeinen um % senken können. 1 1 Die oben gezeigten Auswirkungsbereiche sollen aufzeigen, welche Prozesse verbessert werden können und welche ROI-Messdaten sich durch passende, effektive Implementierung und Verwendung von Managementfunktionen von CA Service Management für Software-Assets erreichen lassen.

7 7 Lösung im Überblick: CA SERVICE MANAGEMENT SOFTWARE-ASSET-MANAGEMENT Abschnitt 4: Ein umfassender Ansatz für das IT-Service-Management Alle diese Software-Asset-Managementfunktionen wurden ausdrücklich dafür entwickelt, die Anforderungen von Service Providern und großen Unternehmen als Teil der umfassenden Lösung CA Service Management zu erfüllen. Dazu dienen die robuste Integration, die gemeinsame Mandantenfähigkeit und das gemeinsame Reporting aller Service Managementund Automatisierungslösungen von CA Technologies. Die Integration in CA Client Automation ermöglicht Ihnen ein abwechselndes Anzeigen des Inventars erkannter IT-Assets und der finanziellen, supportbezogenen und demografischen Attribute verwalteter IT-Assets, da alle Daten in derselben Managementdatenbank (MDB) gespeichert und gepflegt werden. So ergibt sich eine umfangreiche Lösung für das IT-Asset- und Lizenzmanagement. Die Integration in die Servicekatalogfunktionen von CA Service Management bietet ein vollständiges Asset Lifecycle Management von der ersten Anforderung aus dem Servicekatalog an. So kann ein von einem End User oder Anfragesteller angefordertes Asset intern aus dem Inventar bereitgestellt werden, um unnötige Käufe zu vermeiden. Die Integration in Service Desk-Funktionen von CA Service Management wirkt sich in zweifacher Hinsicht aus: Sie umfasst sowohl funktionale Service Desk-Prozesse als auch die Anbindung an CMDB/Assetdaten, sodass Sie Assetdaten nutzen können, um die Bereitstellung operativer IT-Services für Ihre Anwender zu verbessern. Diese Integration unterstützt außerdem bessere Entscheidungen im Changemanagement, da bei der Prüfung von Auswirkungen und Risiken auf eine umfangreichere Informationsbasis zurückgegriffen werden kann. Optionale erweiterte Reporting- und Dashboard-Funktionen versetzen technische Laien in die Lage, schnell interaktive Dashboards und Berichte zu erstellen und gemeinsam zu nutzen. Wir bieten mehr als nur großartige Technologie: Für uns stehen Menschen, Prozesse und Best Practices im Zentrum. CA Service Management ist eine Lösung statt nur ein Produkt für erfolgreiche Programme und gute Geschäftsergebnisse. Dazu gehören eingebaute ITIL -Prozesse, um die Time-to-Value zu verkürzen, On-Demand-Schulungen, um die Akzeptanz durch die End User zu verbessern, reproduzierbare und normative ausgereifte Bereitstellungsmethoden und auf Best Practices basierende Implementierungsarchitekturen, um Ihren Investitionsertrag zu optimieren. Content Pack für ITIL: Ein Set von eingebauten ITIL-Prozessbeschreibungen wird zusammen mit unterstützten, eingebauten Workflows bereitgestellt, auf deren Grundlage Sie Ihre Prozesse für das IT-Service-Management schnell implementieren, anwenden und standardisieren können. Dadurch werden Zeitbedarf, Kosten und der Bedarf an Experten für die eigene Entwicklung von Inhalten deutlich gesenkt. On-Demand-Schulungen: Ein kosteneffektives Schulungstool, mit dem die Fähigkeiten der End User und Analysten fortlaufend ausgebaut werden, um der Anforderung von Unternehmen an hohe End User-Akzeptanz und minimale Auswirkungen auf die täglichen Geschäftsabläufe nachzukommen. Das On-Demand-Schulungsmodul von CA Technologies verwendet CA Productivity Accelerator, um eingebaute Inhalte zu automatisieren, die an den ITIL Best Practices ausgerichtet sind und an Ihre Prozesse, Prozeduren und Richtlinien angepasst werden können.

8 8 Lösung im Überblick: CA SERVICE MANAGEMENT SOFTWARE-ASSET-MANAGEMENT Mit minimalen Auswirkungen auf das Tagesgeschehen werden IT-Abteilungen besser intern sowie an den Unternehmenszielen ausgerichtet, haben mit weniger Supportanrufen zu kämpfen und können sich auf die schnellere Bereitstellung neuer Business Services konzentrieren. Referenz-Implementierungsarchitektur: Das Referenzarchitekturprogramm erstellt Vorlagen für Implementierungsarchitekturen, die normativ sind und zeigen, wie die Service Management-Lösungen von CA Technologies basierend auf einem Zertifizierungsprogramm bereitgestellt werden, in dem Funktionen, Performance und Skalierbarkeit der Lösung ausgiebig getestet wurden. Dadurch können Bereitstellungsrisiken verringert und die Kosten und Bereitstellungszeiten gesenkt werden. Ausgereifte Bereitstellung: Eine Reihe genehmigter Best Practice-Dokumentationen für jede Lebenszyklusphase der Implementierung bietet unseren Kunden umfangreiches Wissen und die Informationen, die sie für sachkundige Entscheidungen benötigen. Unsere Dokumente für die Phase der Anforderungserfassung enthalten bereits Daten, um die häufigsten geschäftlichen und technischen Anforderungen und Anwendungsbeispiele bereitzustellen, die von unseren Kunden und der Branche identifiziert wurden. Diese Dokumente sind auf eine einfache Anwendung und Vollständigkeit ausgelegt, um eine Strategie für das Service Management zu entwickeln, die unsere Kunden bei der Reduzierung von Risiken und Kosten sowie der Verkürzung der Time-to-Market unterstützt. Daten-Onboarding: CA Technologies hat eine umfangreiche Strategie für das Daten-Onboarding dokumentiert und bietet eine Bibliothek mit Anwendungsbeispielen, mit der Unternehmen ihre Anforderungen für das Daten-Onboarding ermitteln können. Die Strategie umfasst detaillierte Prozesse und Dateiformate, um die nötigen Anleitungen bereitzustellen, durch die die Risiken und der Zeitbedarf gesenkt werden können. Abschnitt 5: Die nächsten Schritte Weitere Informationen zu Managementfunktionen von CA Service Management für Software-Assets und dazu, wie Sie sofort echten geschäftlichen Nutzen erzielen können, erhalten Sie von Ihrem zuständigen Vertriebsmitarbeiter oder unter /itam.

9 9 Lösung im Überblick: CA SERVICE MANAGEMENT SOFTWARE-ASSET-MANAGEMENT Kontaktieren Sie CA Technologies unter. CA Technologies (NASDAQ: CA) entwickelt Software, die Unternehmen bei der Umstellung auf die Application Economy unterstützt. Software steht im Mittelpunkt jedes Unternehmens in allen Branchen. Von der Planung über die Entwicklung bis zu Management und Security CA Technologies arbeitet weltweit mit Unternehmen zusammen, um die Art, wie wir leben, Transaktionen durchführen und kommunizieren, mit zu verändern, ganz gleich, ob in mobilen, privaten und öffentlichen Cloud-Umgebungen oder in verteilten Systemen und Mainframe-Umgebungen. Weitere Informationen finden Sie unter. Copyright 2014 CA. Alle Rechte vorbehalten. ITIL ist eine eingetragene Marke von AXELOS Limited. Die hier veranschaulichten Informationen und Ergebnisse basieren auf Erfahrungen mit dem erwähnten Softwareprodukt in einer Reihe von Umgebungen, von denen einige möglicherweise Produktionsumgebungen sind und andere nicht. Die bisherige Performance der Softwareprodukte in diesen Umgebungen ist nicht unbedingt maßgeblich für die künftige Performance solcher Softwareprodukte in identischen, ähnlichen oder anderen Umgebungen. Dieses Dokument dient ausschließlich zu Informationszwecken. CA Technologies übernimmt für die Genauigkeit oder Vollständigkeit der Informationen keine Haftung. CA Technologies stellt diese Dokumentation, soweit es das anwendbare Recht zulässt, so wie sie vorliegt ohne jede Gewährleistung zur Verfügung; dazu gehören, ohne sich jedoch darauf zu beschränken, stillschweigende Gewährleistungen der Marktgängigkeit, der Eignung für einen bestimmten Zweck und der Nichtverletzung von Rechten Dritter. In keinem Fall haftet CA Technologies für Verluste oder unmittelbare oder mittelbare Schäden, die aus der Verwendung dieses Dokuments entstehen; dazu gehören insbesondere entgangene Gewinne, Betriebsunterbrechung, Verlust von Goodwill oder Datenverlust, selbst wenn CA Technologies zuvor über die Möglichkeit solcher Schäden informiert wurde. CS _0914