Leitfaden zur Verwendung der Musterzeugnisse

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1 Leitfaden zur Verwendung der Musterzeugnisse 1. Einleitung Ausscheidende Arbeitnehmer reagieren zumeist erfreut auf das Angebot seitens der Vorgesetzten, sich das Arbeitszeugnis selbst zu erstellen und dies vom Arbeitgeber unterzeichnen zu lassen. Diese Vorgehensweise hat auf den ersten Blick für beide Seiten nur Vorteile. Denn viele Arbeitgeber wollen von dem großen Aufwand, der mit der Zeugnisschreibung verbunden ist, nur zu gerne entbunden sein und das Ausscheiden insbesondere bei konjunkturell bedingten Entlassungen - versöhnlich gestalten. Ein Arbeitnehmer glaubt so ausschließen zu können, dass das Zeugnis negative Aussagen, sogenannte Geheimcodes enthält. Doch ein mit begrenzter Sachkenntnis verfasstes Zeugnis, von Fachleuten auch Dilettantenzeugnis genannt, hat trotz bester Qualifikation schon so manche Neueinstellung verhindert. Anders gesagt: Gerade die vom Arbeitgeber nur noch gegengezeichneten Zeugnis- Eigenentwürfe der Arbeitnehmer weisen die gravierendsten Mängel auf. Generell gilt: Ein sehr gutes Zeugnis wirkt wie eine einzige Übertreibung, denn offen negative Aussagen treten aufgrund der gesetzlich geforderten Wohlwollenspflicht nur in Ausnahmesituationen (z.b. grobe Fahrlässigkeit) auf. Für eine sehr gute Bewertung ist daher der massive Einsatz von aufwertenden Adverbien (stets, sehr, in hohem Maße) und Adjektiven (groß, hoch, äußerst) erforderlich, was in etwa so klingen kann: Die Qualität ihrer Arbeitsergebnisse lag, auch bei sehr schwierigen Arbeiten, bei objektiven Problemhäufungen und bei Termindruck, stets sehr weit über den Anforderungen. (Note 1) Wer diese Aussage in seinem eigenen Zeugnisentwurf aus Bescheidenheit oder zur vermeintlichen Erhöhung der Glaubwürdigkeit abschwächt, weil er es nicht übertreiben will, der schadet sich selbst, denn die abgeschwächte Version ( Die Qualität ihrer Arbeitsergebnisse hat unseren Anforderungen entsprochen ) verweist auf die Note 4 (ausreichend). Bereits wenige Veränderungen machen also aus einer ausgezeichneten Bewertung eine unterdurchschnittliche. Vergleicht man die folgenden beiden Aussagen, fallen auf den ersten Blick kaum Unterschiede auf. Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen war stets einwandfrei Sein Verhalten gegenüber Kollegen und Vorgesetzten war einwandfrei Dennoch entspricht die erste Aussage der Note sehr gut, während die zweite Formulierung auf ein nur noch schwach befriedigendes Verhalten verweist. Denn in der zweiten Variante fehlt das in der Zeugnisschreibung sehr wichtige Temporaladverb (stets, jederzeit, immer), das Verhalten war also nicht immer einwandfrei. Abwertend ist auch die nicht der Hierarchie entsprechende Nachstellung der Vorgesetzten, sie verweist auf ein weniger gutes Verhalten ihnen gegenüber. Wer sich dezidiert mit diesem Thema auseinandersetzen will, findet im unteres Teil dieser Anleitung den Abschnitt Einführung in die Zeugnisproblematik. Wer hingegen nur an einer schnellen Verarbeitung eines Zeugnismusters interessierte ist, sollte die folgenden Grundregeln beachten:

2 2. Grundregeln - Die Struktur des Zeugnisses sollte dem Standard entsprechen (siehe Abschnitt Zeugnisstruktur im unteren Teil), Aussagen im Musterzeugnis sollten also nicht wahllos verschoben werden - Die Stellenbeschreibung sollte hierarchisch geordnet sein (das Wichtigste zuerst, zum Schluss die weniger wichtigen Aufgagen. Unwichtige oder abwertende Tätigkeiten sollten nicht genannt werden). Zugunsten der Übersichtlichkeit empfiehlt sich eine stichpunktartige Auflistung in Spiegelstrichen aus bis zu 10 Punkten. Verbale Formulierungen unterstützen hierbei eine aktive Wirkung (z.b. Durchführen von Anwenderschulungen statt Anwenderschulungen ) - Auf Passivkonstruktionen sollte verzichtet werden (z.b. Die Aufgaben wurden sorgfältig ausgeführt ), aktive Formulierungen wirken dynamischer - Anforderungen, die in der Stellenbeschreibung angedeutet werden (z.b. Organisieren von... ), sollten sich auch in der Leistungsbewertung wiederfinden (z.b. Er besitzt ein sehr gutes Organisationsvermögen ). Jede Berufsgruppe hat hier eigene Anforderungen, z.b. die Gründlichkeit der Recherche bei Journalisten, die Kreativität bei Werbefachleuten oder die Sorgfalt bei Buchhaltern. - Der zu spärliche Einsatz von Temporaladverbien (stets, jederzeit, immer) lässt den Schluss zu, die bescheinigten guten Leistungen wurden nicht kontinuierlich gezeigt - Bei der Leistungszusammenfassung (z.b. Er führte alle Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit aus ) muss das Temporaladverb direkt vor dem Zufriedenheitsgrad stehen, also Er führt alle Aufgaben selbständig stets zu unserer vollen Zufriedenheit aus (Note 2), nicht etwa Er führt alle Aufgaben stets selbständig zu unserer vollen Zufriedenheit aus (Note 3); hierbei ist anzumerken, dass aufgrund der gesetzlich geforderten Wohlwollenspflicht ein befriedigendes Zeugnis bereits als eher unterdurchschnittlich einzustufen ist. - Stilistische Mängel wie z.b. die uneinheitliche Angabe des Datums sollten vermieden werden ( Herr NAME, geboren am , trat am 01. August 2000 in unser Unternehmen ein ), da sie immer auch auf den Beurteilten zurückfallen, der die Fehler im Zeugnis nicht bemerkte und reklamierte. Es empfiehlt sich, das Zeugnis von einer Vertrauensperson korrekturlesen zu lassen. - Im Schlussteil sollte der Beendigungsgrund nicht fehlen (z.b. Leider müssen wir das Beschäftigungsverhältnis aus konjunkturellen Gründen betriebsbedingt zum DATUM beenden ). Von Vorteil ist darüber hinaus ein Bedauern des Arbeitgebers über das Ausscheiden, zumindest aber ein Dank sollte vermerkt sein. Fehlen Dank und Bedauern, handelt es sich in den meisten Fällen um ein unversöhnliches Ausscheiden. - Das Ausstellungsdatum sollte dem letzten offiziellen Arbeitstag entsprechen. Eine verzögerte Ausstellung verweist auf Probleme bei der Ausstellung, z.b. wegen unterschiedlicher Auffassung über die Bewertung. Eine verfrühte Ausstellung kann als Hinweis auf eine Freistellung gedeutet werden.

3 3. Die Zeugnisstruktur Ein vollständiges qualifiziertes Arbeitszeugnis besteht aus folgenden Abschnitten: - Einleitung (Herr/ Frau... trat am... in unser Unternehmen ein...) - Beruflicher Werdegang (Herr/ Frau.. wurde zunächst als... und ab... als... eingesetzt...) - Beschreibung der zuletzt ausgeübten Tätigkeit (Zu seinen/ihren Aufgaben zählte:...) - Leistung I: Bereitschaft (z.b. Herr/Frau.. war sehr motiviert/engagiert...) - Leistung II: Befähigung (z.b. Er/Sie war sehr belastbar und beherrschte sein/ihr Aufgabengebiet sehr gut...) - Leistung III: Wissen/Weiterbildung (z.b. Er/Sie verfügt über sehr gute Fachkenntnisse...) - Leistung IV: Arbeitsweise (z.b. Er/Sie führte die Aufgaben selbständig und zielgerichtet aus...) - Leistung V: Arbeitserfolg (z.b. Er/Sie lieferte stets eine überdurchschnittliche Arbeitsqualität...) - Leistung VI: Herausragende Erfolge (z.b. Insbesondere im Bereich... erzielte er/sie herausragende Ergebnisse) - Leistung VII: Führungsleistung (z.b. Er/Sie leitete Mitarbeiter anforderungsgerecht und motivierte sie zu guten Leistungen) - Leistung VIII: zusammenfassendes Leistungsurteil (z.b. Alle Aufgaben erledigte er/sie stets zu unserer vollen Zufriedenheit) - Verhalten I: Verhalten zu Internen (z.b. Sein/Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Mitarbeitern war stets vorbildlich) - Verhalten II: Verhalten zu Externen (z.b. Geschäftspartnern und Kunden gegenüber trat er/sie höflich, sicher und gewandt auf) - Verhalten II: Sonstiges Verhalten (z.b. Er/Sie ist ein überzeugter Teamworker und fügte sich vorbildlich in neue Projektgruppen ein) - Beendigungsformel (z.b. Herr/ Frau... verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch...) - Dankes-/Bedauernsformel (z.b. Wir bedauern seine/ihre Entscheidung und danken ihm/ihr für die stets sehr guten Leistungen) - Zukunftswünsche (z.b. Wir wünschen ihm/ihr für die Zukunft alles Gute und weiterhin viel Erfolg) - Datum - Unterschrift des Zeugnisausstellers mit Angabe von Rang und Kompetenz Der Leistungssteil bezieht im Einzelnen Stellung zu: (Nicht alle, nur die für die Stelle jeweils relevanten Attribute sollten sich im Zeugnis wiederfinden) 1. Bereitschaft (Wollen) 2. Befähigung (Können) 3. Fachwissen/ Weiterbildung 4. Arbeitsweise/ Arbeitsstil 5. Arbeitserfolg/ Ergebnisse Identifikation Engagement Initiative Dynamik Pflichtbewusstsein Zielstrebigkeit Energie Fleiß Interesse Einsatzwille Mehrarbeit Ausdauer Belastbarkeit Flexibilität Stressstabilität Auffassungsgabe Urteilsvermögen Konzentration Organisationstalent Kreativität Inhalt Aktualität Tiefe Anwendung Nutzen Eigeninitiative Bildungserfolg Zertifikate Selbständigkeit Eigenverantwortung Zuverlässigkeit Sorgfalt Gewissenhaftigkeit Planung Systematik Methodik Sicherheit Hygiene Qualität Quantität Verwertbarkeit Tempo Intensität Produktivität Umsatz Rendite Termintreue Zielerreichung Sollerfüllung 6. Herausragende Erfolge 7. Führungsleistung (bei Vorgesetzten) 8. Leistungszusammenfassung (=Gesamtnote) Der Verhaltensteil bezieht im Einzelnen Stellung zu: (Nicht alle, nur die für die Stelle jeweils relevanten Attribute sollten sich im Zeugnis wiederfinden) Verhalten zu Internen (Vorgesetzte, Kollegen) Verhalten zu Externen (Kunden, Geschäftspartner) Soziale Kompetenz/ Sonstiges Verhalten Vorbildlichkeit Teamfähigkeit Kooperation Wertschätzung Anerkennung Beliebtheit Auftreten Kontaktfähigkeit Gesprächsverhalten Verhandlungsstärke Akquisitionsfähigkeit Kundenzufriedenheit Vertrauenswürdigkeit Integrität Loyalität Diskretion Kompromissbereitschaft Durchsetzungsfähigkeit Überzeugungsvermögen

4 4. Einführung in die Zeugnisproblematik Das Statistische Bundesamt benennt die Zahl der Erwerbstätigen, die pro Jahr den Betrieb und/oder den Beruf gewechselt haben, mit ca. 5 Mio. Jeder von ihnen hat nach 630 des Bürgerlichen Gesetzbuches Anrecht auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis mit der Beurteilung der Leistung und des Verhaltens, das bei einer möglichen Neubewerbung eine entscheidende Rolle spielen kann. Denn Arbeitszeugnisse sind zumeist der einzige Nachweis für die Leistungen in vergangenen Arbeitsverhältnissen. Die Bedeutung von Arbeitszeugnissen steigt mit den Anforderungen der Stelle und Qualifikation, so dass kein Bankangestellter oder Versicherungskaufmann seinen Arbeitsplatz ohne entsprechende Zeugnisse wird wechseln können. Am entscheidendsten wirken sich die Zeugnisse bei Führungskräften im mittleren Management aus. Oberhalb dieser Hierarchieebene sinkt die Bedeutung des Zeugnisses wieder, bei einem Jahreseinkommen von über Euro schließlich sind Zeugnisse praktisch bedeutungslos. Zeugnisform Die Struktur eines Arbeitszeugnisses ist standardisiert. Die übliche Reihenfolge ist: Einleitung (z.b. Herr VORNAME NACHNAME, geboren am DATUM, trat am DATUM bei uns ein.."), Werdegang ( Er war zunächst als BEZEICHNUNG und ab DATUM als BEZEICHNUNG tätig"), Stellenbeschreibung, Leistungsteil, Verhaltensteil sowie abschließend die Beendigungsformel mit Zukunftswünschen. Auch die Reihenfolge der Aussagen im Leistungsteil ist standardisiert. Der Leistungsteil formuliert nacheinander Angaben zur Bereitschaft (Abschnitt 1), zur Befähigung (Abschnitt 2) und zum Fachwissen (Abschnitt 3), deren praktische Umsetzung dann in den Abschnitten 4 (Arbeitsweise) und 5 (Arbeitserfolg) erörtert wird. Der Leistungsteil endet mit der Leistungszusammenfassung, die auch für die Gesamtnote entscheidend ist (z.b. Er führte alle Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit aus", Note 1). Eine detaillierte Auflistung findet oberhalb im Abschnitt Zeugnisstruktur. Geheime Zeugnissprache Wie man nun in seinem eigenen Zeugnis genau bewertet wird, vermag kaum ein Zeugnisempfänger zu erkennen. Denn trotz seiner Alltäglichkeit ist das Arbeitszeugnis immer ein Mysterium" geblieben. Immer wieder ist von Geheimcodes" die Rede, von verschlüsselten Aussagen, die hinter jeder noch so positiv klingenden Formulierungen lauern können. Bekannteste Beispiele sind die Geselligkeit" mit der ein Arbeitnehmer zur Verbesserung des Betriebsklimas beitrug" als verdecktem Hinweis für Alkoholgenuss im Dienst oder das Einfühlungsvermögen für die Belange der Belegschaft", das ein Mitarbeiter oder ein Mitarbeiterin bewies, wenn er/sie sexuelle Kontakte zu Kolleginnen und Kollegen suchte. Wahrheit und Wohlwollen Dass ein Zeugnis nur mit großem Hintergrundwissen zu analysieren ist, hat aber ganz andere Gründe, denn die gefürchteten Geheimcodes" sind nach 113 (Absatz 3) der Gewerbeordnung unzulässig und könnten mit teuren Schadensersatzklagen durch den Zeugnisempfänger beantwortet werden. Der Arbeitgeber ist vielmehr aufgrund seiner bestehenden oder nachwirkenden Fürsorgepflicht bzw. - wie es der BGH ausdrückt (Urteil vom 26. November 1963, VI ZR 221/62) - seiner auch über das Ende des Dienstverhältnisses hinausweisenden sozialen Mitverantwortung" verpflichtet, das Zeugnis nicht nur der Wahrheit entsprechend, sondern auch mit verständigen Wohlwollen abzufassen. Er soll dem Arbeitnehmer das weitere berufliche Fortkommen nicht ungerechtfertigt erschweren und ihm eine Chance auf dem Arbeitsmarkt geben. Dieses erwartete Wohlwollen führt dazu, dass Zeugnisaussteller prinzipiell selbst bei unterdurchschnittlichen Leistungen positiv klingende Formulierungen verwenden, wobei sie sich folgender Verschlüsselungstechniken bedienen.

5 Verschlüsselungstechnik 1: Die Positivskala Die Beurteilung erfolgt über eine Abstufung der positiven Bewertung. Für eine sehr gute Note müssen beide Nullstellen besetzt sein. Nullstellen sind Positionen vor oder zwischen Wörtern, die mit Adverbien und Adjektiven (z.b. stets/jederzeit/immer oder sehr/voll/äußerst) gefüllt werden können. Für eine niedrigere Note wird die Aussage dementsprechend abgeschwächt. Bekanntestes Beispiel für dieses Prinzip sind die Leistungszusammenfassungen, die auch über die Gesamtnote des Zeugnisses entscheiden: Note 1: Er führte alle Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit aus. Note 2: Er führte alle Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit aus. Note 3: Er führte alle Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit aus. Note 4: Er führte alle Aufgaben zu unserer Zufriedenheit aus. Note 5: Er führte alle Aufgaben im Allgemeinen zu unserer Zufriedenheit aus. Verschlüsselungstechnik 2: Leerstellentechnik ( beredtes Schweigen") Auf eine zu erwartende Aussage wird verzichtet, z.b. Das Verhalten gegenüber Kollegen war einwandfrei". Hier fehlen die Vorgesetzten, gegenüber denen das Verhalten also wohl weniger gut war. Oder es fehlt eine Aussage zum Fachwissen, was auf mangelhafte Kenntnisse schließen lässt. Verschlüsselungstechnik 3: Negationstechnik Während im normalen Sprachgebrauch eine doppelte Verneinung die Aussage verstärkt (z.b. nicht unerheblich" = wichtig), bewirkt sie in der Zeugnissprache eine Abwertung. Gab das Verhalten eines Beurteilten beispielsweise keinen Anlass zu Beanstandungen", dann war es aber auch nicht gerade lobenswert. Verschlüsselungstechnik 4: Passivierungstechnik: Aussagen wie die Aufgaben, die ihm übertragen wurden, führte er zielstrebig aus" verweisen auf mangelnde Eigeninitiative. Verschlüsselungstechnik 5: Ausweich-Technik Unwichtiges und Selbstverständliches wird gegenüber den wirklich wichtigen Aussagen hervorgehoben, z.b. wenn einem Werbegrafiker ein besonders sparsamer Umgang mit Betriebsmitteln, nicht aber eine kreative Arbeitsweise bescheinigt wird. Verschlüsselungstechnik 6: Widerspruchstechnik Wenn bestimmte Zeugnisaussagen im Widerspruch zueinander stehen, hebt dies den positiven Eindruck auf. Wenn einem Mitarbeiter sehr gute Leistungen bescheinigt werden, der Zeugnisaussteller ihm aber weder dankt, noch sein Ausscheiden bedauert, ist das widersprüchliche Zeugnis vermutlich Ergebnis einer Nachverhandlung, bei der nicht alle wesentlichen Aussagen aufgewertet oder ergänzt wurden.

6 Beispiele für häufig zitierte Geheimcodes Für die Belange der Belegschaft bewies er immer Einfühlungsvermögen (= Er interessierte sich während der Arbeitszeit für das andere Geschlecht) Sie war tüchtig und wusste sich gut zu verkaufen (= Eine unangenehme Mitarbeiterin, der es an Kooperationsbereitschaft mangelt) Er verfügt über Fachwissen und hat ein gesundes Selbstvertrauen (= Klopft große Sprüche, um mangelndes Fachwissen zu überspielen) Seine Geselligkeit wurde im Kollegenkreis geschätzt (= Alkoholkonsum im Dienst) Er war als umgänglicher Mitarbeiter bekannt (= Er fiel vielen Mitarbeitern mit seiner Art auf den Wecker) Er zeigte stets Engagement für Arbeitnehmerinteressen außerhalb der Firma (= Ein Hinweis, dass er an Streiks teilgenommen hat) Formulierungen in der Note mangelhaft" (Verschlüsselungstechniken) Er erledigte die Aufgaben immer ordnungsgemäß (= Bürokrat ohne Eigeninitiative), Leerstellentechnik Er entsprach unseren Erwartungen (= Er brachte durchweg schlechte Leistungen), Positivskala Ihre Leistung lag im Rahmen der Fähigkeiten (= Trotz Bemühens kam nicht viel an Qualität rüber), Positivskala Sie ist mit ihren Vorgesetzten gut zurechtgekommen (= Es mangelt an Durchsetzungsvermögen), Ausweichtechnik Ihre Pünktlichkeit war vorbildlich (= Außer dieser Selbstverständlichkeit hatte sie nicht viel vorzuweisen), Ausweichtechnik Sie hat die Fähigkeit, Aufgaben in vollem Umfang zu delegieren (= Sie neigt dazu, Arbeiten weiterzuschieben), Ausweichtechnik Er ist seinen Pflichten korrekt nachgekommen (= Hier handelt es sich um einen Pedanten), Leerstellentechnik Er hat nie Anlass zu Klagen gegeben (= Allerdings auch nicht zu Lob), Negationstechnik Im Kollegenkreis galt sie als tolerante Mitarbeiterin (= Schwierige Mitarbeiterin für die Vorgesetzten), Leerstellentechnik Er hat sich bemüht, seinen Aufgaben gerecht zu werden (= Nur mit dem guten Willen allein kann man keine Aufgaben lösen), Positivskala Sie zeigt Verständnis für ihre Arbeit (= Sie war träge und hat nichts geleistet), Ausweichtechnik

7 Gerne bestätigen wir, dass sie sich mit Fleiß und Ehrlichkeit ihrer Arbeit widmete (= Leider fehlte ihr die fachliche Qualifikation), Leerstellentechnik Er hat unserer Firma ein reges Interesse entgegengebracht (= Geleistet hat er jedoch nichts), Leerstellentechnik Er war Neuem gegenüber stets sehr aufgeschlossen (= Er hat es nicht geschafft, das Ganze dann auch in die Praxis umzusetzen), Leerstellentechnik Sie hat sich im Rahmen ihrer Fähigkeiten eingesetzt (= Sie hat getan was sie tun konnte, das war aber herzlich wenig), Positivskala Sie hat die Aufgaben zu ihrem und im Firmeninteresse gelöst (= Sie hat das Unternehmen bestohlen o.ä.), Widerspruchstechnik