IT-Benchmarking als Entscheidungshilfe bei der IT-Konsolidierung

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1 .consulting.solutions.partnership IT-Benchmarking als Entscheidungshilfe bei der IT-Konsolidierung Effizienter Staat 2016 Forum Erfolgsfaktoren für die IT-Konsolidierung

2 Bewertung der Wirtschaftlichkeit der IT in der öffentlichen Verwaltung Die IT der öffentlichen Verwaltung wird auf allen Ebenen konsolidiert und verstärkt in IT-Dienstleistungszentren zusammengefasst. Bei der organisatorischen Zuordnung von IT-Aufgaben stellt sich regelmäßig die Frage der Wirtschaftlichkeit der Leistungserbringung. Daher müssen die IT-Dienstleistungszentren ihre Aufwände oftmals rechtfertigen gegenüber Aufsichtsbehörden und den Fachbehörden als Kunden. Darüber hinaus müssen die IT-DLZ regelmäßig interne Verbesserungspotentiale identifizieren. Da im öffentlichen Sektor Marktmechanismen zur Preisfindung nur eingeschränkt greifen, sind spezielle Methoden erforderlich zur Bewertung der Wirtschaftlichkeit der Erledigung von IT-Aufgaben. msg Effizienter Staat 2016 IT-Benchmarking als Entscheidungshilfe bei der IT-Konsolidierung 2

3 IT-Benchmarking Zielsetzung und Ergebnisse IT-Benchmarking dient der Bewertung von Leistungsparametern von IT-, z.b. Inhalte von Kosten Qualität Zuverlässigkeit Reifegrad der Organisation IT-Benchmarking liefert folgende Ergebnisse: Transparenz über die eigenen Leistungen und Prozesse Erkennen eigener Verbesserungspotentiale Vergleich mit anderen Organisationen Beurteilung der eigenen Weiterentwicklung msg Effizienter Staat 2016 IT-Benchmarking als Entscheidungshilfe bei der IT-Konsolidierung 3

4 Systemnahe sind gut vergleichbar Fachliche sind schwer vergleichbar Ebenen der IT-Servicegestaltung Fachverfahren enthalten viele verwaltungsspezifische Anteile und lassen sich nur schwer normieren. Basis- Arbeitsplatz Fachanwendung 1 Fachanwendung 2 Fachliche Fachübergreifende Managed Host Managed Managed SAN... Technische HW + SW Bereitstellung Betrieb Sub- Hardware Software RZ- Infrastruktur - Admin IT-Komponenten Technische und systemnahe lassen sich normieren und vergleichbar machen, da sie keine verwaltungsspezifischen Anteile enthalten. msg Effizienter Staat 2016 IT-Benchmarking als Entscheidungshilfe bei der IT-Konsolidierung 4

5 IT- in unterschiedlichen Organisationen - Äpfel und Birnen sind nicht vergleichbar - IT- unterschiedlicher Organisationen sind niemals vollständig gleich. Leistungsparameter sind unterschiedlich Die Zuordnung von Kosten ist unterschiedlich Organisatorische Rahmenbedingungen sind unterschiedlich usw. Erst durch Normierung werden IT- vergleichbar. Anhand von organisationsunabhängigen Leistungsparametern können konkrete auf normierte abgebildet werden. Normierte dienen als Maßstab zum Vergleich konkreter verschiedener Organisationen. Beispiel für Behörde XYZ benötigt für den Betrieb eines Fachverfahrens 0,5 FTE für die technische Administration, 2 FTE für Fachadministration. Pro Jahr fallen 25T Kosten für SW-Pflege und Lizenzen an. Eigene Lizenzen, RZ-Betrieb nicht berechnet, da Teil der Gesamtkosten der Behörde, Verfügbar Mo-Fr 8-17, bei Ausfall 2-5 Stunden Recovery aus der Datensicherung, Das IT-DLZ ABC ermittelt für den Betrieb des gleichen Fachverfahrens Kosten in Höhe 60T pro Jahr. Unternehmenslizenzen, Storage und CPU nach Verbrauch, Verfügbar Mo-Sa 6-20, keine spürbarer Ausfall wg Cluster, Sicherheit nach BSI, msg Effizienter Staat 2016 IT-Benchmarking als Entscheidungshilfe bei der IT-Konsolidierung 5

6 Normierung von IT- - Äpfel mit Birnen vergleichbar machen - IT-DLZ A benötigt für den Betrieb eines Fachverfahrens 0,5 FTE für die technische Administration, 2 FTE für Fachadministration. Pro Jahr fallen 25T Kosten für SW-Pflege und Lizenzen an. Kosten werden pauschal pro Fachverfahren verrechnet unabhängig vom genutzten Speicher. Leistungen für Datensicherung müssen zusätzlich bestellt werden. Der Nutzerservice ist von Mo bis Fr. 8:00 bis 17:00 verfügbar. Darüber hinaus besteht Rufbereitschaft von 17:00 bis 22:00, jeder Anruf wird einzeln verrechnet. IT-DLZ B berechnet für den Betrieb eines Fachverfahrens pauschal 5000 pro Monat. Der Nutzerservice ist von Mo bis Sa 7:00 bis 20:00 verfügbar. Das Speichervolumen wird nach angefangenen GB abgerechnet. Die Kosten die DB-Lizenz werden für das Verfahren einzeln berechnet. Datensicherung ist den Kosten enthalten, die Wiederanlaufzeit liegt unter 5min, da ein Hochverfügbarkeitscluster eingesetzt wird. Normierter Service Betrieb des Fachverfahrens einschließlich aller Lizenzkosten, Sicherung, Wiederauflaufzeit < 30 min, Speicherbedarf 30 GB, 200 Nutzer, 20 Support-Calls pro Tag Berechnung aller Personalkosten für Betrieb und Administration Aufschlüsselung aller Lizenzen und HW-Kosten Berechnung der Kosten für Speicher Berechnung der Kosten für geforderten Nutzerservice Unterschiedliche IT- werden durch Normierung vergleichbar gemacht. msg Effizienter Staat 2016 IT-Benchmarking als Entscheidungshilfe bei der IT-Konsolidierung 6

7 Endbenutzer Infrastruktur Endbenutzer Dienste Normierung von IT- - Public Service Library Um unterschiedlicher Organisationseinheiten vergleichbar zu machen, erfolgt eine Normierung auf standardisierte. In einer Public Service Library werden standardisierte beschrieben, die typischerweise von internen IT-Referaten und von IT-Dienstleistungszentren zur Verfügung gestellt werden. Die standardisierten haben keinen Fachbezug. Die werden durch messbare Parameter beschrieben durch z.b. Leistungsinhalt Qualität Verfügbarkeit Reaktionszeiten Endbenutzer Geräte Shared Server RZ-infrastruktur LAN, Internet, Extranet Support Applikationsentwicklung -betrieb und Wartung Dedicated Server msg Effizienter Staat 2016 IT-Benchmarking als Entscheidungshilfe bei der IT-Konsolidierung 7

8 Vergleich von IT- - Innerhalb und außerhalb der öffentlichen Verwaltung - IT- einer Behörde Auswahl der nichtfachlichen IT- Public Service Library Normierung Normierte Standard Referenzdatenbank mit Vergleichsdaten aus verschiedenen Branchen z.b. Banken und Versicherungen msg Effizienter Staat 2016 IT-Benchmarking als Entscheidungshilfe bei der IT-Konsolidierung 8

9 Roadmap zum IT-Benchmarking Aufbau Public Service Library Vergleich mit Referenzgruppe Datenbasis für Public Sector Erhebung typischer in der Verwaltung Definition standardisierter Festlegung der Leistungsparameter Definition der Kostenfaktoren Regelwerk zur Normierung Auswahl Referenzgruppe für den Vergleich Erhebung konkreter in Behörden Normierung auf die standardisierten Bewertung in Relation zur Referenzgruppe in der Datenbasis Ergänzung der Datenbasis für die Referenzgruppe Öffentliche Verwaltung Bewertung in Relation zur Referenzgruppe Öffentliche Verwaltung Langfristige Pflege der Referenzgruppe Öffentliche Verwaltung Normierte Benchmark zur Vergleichsgruppe Benchmark in der Verwaltung msg Effizienter Staat 2016 IT-Benchmarking als Entscheidungshilfe bei der IT-Konsolidierung 9

10 Werner Achtert Leiter IT-Consulting Public Sector +49 (0) 89 / (0) 171 / Werner.achtert@msg-systems.com msg systems ag Robert-Bürkle-Str Ismaning