Faktura als XML-Datei

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Maria Dieter
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1 Faktura als XML-Datei Anwender-Dokumentation Stand: 30/06/2010 Programm + Datenservice GmbH Mühlenstraße Rotenburg info@pds.de Telefon Hotline / Themenschwerpunkte Kaufmännische Themen, Buchhaltung 04261/ Kalkulations- + Auftragsabwicklung, DIS-X 04261/ Kundendienst / Wartung + mobile Lösungen 04261/ Fax 04261/

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2 Copyright by PDS Programm + Datenservice GmbH Alle Rechte vorbehalten. Diese Dokumentation dient als Arbeitsunterlage für BenutzerInnen der PDS-Software. Die in dieser Dokumentation dargestellten Beispiele und Zahlenmaterialien (unter dem Phantasienamen einer nicht existierenden Firma) sind frei gewählt. Eventuelle Ähnlichkeiten mit bestehenden Unternehmen sind rein zufällig. Programmänderungen werden bis zum Erscheinen einer neuen Ausgabe der Online-Dokumentation in den programmbezogenen Abschnitten der einzelnen Release-Anleitungen beschrieben. Änderungen des Textes bleiben vorbehalten. Inhalt ohne Gewähr. Faktura XML Seite 2 von 5

Eventuelle Ähnlichkeiten mit bestehenden Unternehmen sind rein zufällig.

3 Inhaltsverzeichnis 1. Fakturen im XML-Format ausgeben Voraussetzungen für die XML-Ausgabe Voraussetzung für die Speicherung Voraussetzung für die Weiterverwendung Eingaben auf der Shell-Ebene... 5 Faktura XML Seite 3 von 5

.. 4 1.1.2 Voraussetzung für die Weiterverwendung... 4 1.2 Eingaben auf der Shell-Ebene.

4 Index 1. Fakturen im XML-Format ausgeben Fakturen im XML-Format auszugeben ist sinnvoll in folgenden Fällen: Die Faktura-Daten, die Sie über das Rechnungsbuch in gedruckter Form für Ihre Geschäftspartner ausgeben können, sind nicht ausreichend. Andere Unternehmen Ihres Konzerns setzen z. B. andere Software ein und benötigen kompatible Daten. Hierfür haben Sie im Programm Faktura die Möglichkeit, Ihre Rechnungen im XML-Format auszugeben. Die XML-Dateien enthalten sämtliche verfügbaren Informationen jedes einzelnen Beleges, z. B. nicht nur den Kurztext sondern auch den erweiterten Kurztext und den Langtext. Die XML-Ausgabe geschieht nach Abschluss der Faktura-Erfassung zum Zeitpunkt des Drucks. Über XML-Filter können Ihre Geschäftspartner die abgestellten Daten nach bestimmten Kriterien filtern, also genau ihren jeweiligen Anforderungen entsprechend weiterverarbeiten. 1.1 Voraussetzungen für die XML-Ausgabe Um die Fakturen im XML-Format ausgeben und weiterverwenden zu können, ist die Erfüllung verschiedener Voraussetzungen erforderlich Voraussetzung für die Speicherung In der Programmanwendung müssen Sie die korrekte Schlüsselung vorgenommen haben, damit die Daten als XML-Dateien abgestellt werden können. Achtung! Voraussetzung für die XML-Ausgabe ist die Schlüsselung der Abfrage Ausgabe XML auf Ja im verwendeten Rechnungsschema. Sie können diese Einstellung im Rechnungsschema auch noch nach Beendigung der Faktura-Erfassung im Änderungsmenü vor der Druckausgabe vornehmen. Dazu wählen Sie im Auswahlfenster des Änderungsmenüs Rechnungsschema und dort Datenübernahme an. Hier finden Sie die Abfrage Ausgabe XML. Mit dem Druck der Rechnungen werden die XML-Dateien der ausgegebenen Fakturen auf der Shell-Ebene in den DIS-Daten gespeichert Voraussetzung für die Weiterverwendung Um die gespeicherten XML-Dateien abrufen, weiterleiten, weiterverwenden zu können, müssen Sie auf die Shell-Ebene des DIS-Programmes wechseln. Faktura XML Seite 4 von 5

ausgeben können, sind nicht ausreichend. Andere Unternehmen Ihres Konzerns setzen z. B. andere Software ein und benötigen kompatible Daten.

5 Index Achtung! Um an die gespeicherten XML-Fakturen zu gelangen, brauchen Sie eine Freigabe als Administrator und das entsprechende Passwort. 1.2 Eingaben auf der Shell-Ebene Die hier erforderlichen Eingaben können Sie nur als Administrator mit entsprechendem Passwort machen. So gelangen Sie an die XML-Fakturen 1. Gehen Sie im DIS-Programm auf die Shell-Ebene Tragen Sie also in der Eingabezeile!sh ein. 2. Geben Sie nach Aufforderung Ihr Administrator-Passwort ein. 3. Wechseln Sie in das DIS-Daten Verzeichnis mit cd /home2/oli/dis/daten. 4. Listen Sie die Firmen ls und wählen Sie Ihre Firma aus: cd BAUMANN. 5. Wechseln Sie in das Verzeichnis xml.d mit der Eingabe: cd xml.d. 6. Wechseln Sie in das Verzeichnis Faktura mit der Eingabe: cd faktura. Hier finden Sie die Dateien aller abgestellten XML-Fakturen. Jeder Beleg enthält alle verfügbaren Daten aus denen sich Ihre Geschäftspartner die benötigten Informationen herausfiltern können, sowie das zugehörige XML-Schema (die.xsd-datei). 1.3 Übermittlung der XML-Fakturen Es gibt verschiedene Möglichkeiten, auf die abgestellten XML-Dateien zuzugreifen, z. B. die Freigabe eines Verzeichnisses mit den XML-Dateien als Samba-Laufwerk. Wenden Sie sich hierzu bitte an Ihren PDS-Partner, der Ihnen die gewünschte Weitergabemöglichkeit implementiert. Faktura XML Seite 5 von 5

Gehen Sie im DIS-Programm auf die Shell-Ebene Tragen Sie also in der Eingabezeile!sh ein. 2. Geben Sie nach Aufforderung Ihr Administrator-Passwort ein. 3.

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