Dublettenprüfung. Anwender-Dokumentation

Transkript

1 Dublettenprüfung Anwender-Dokumentation Stand: 01/03/2011

2 Copyright by PDS Programm + Datenservice GmbH Alle Rechte vorbehalten. Diese Dokumentation dient als Arbeitsunterlage für BenutzerInnen der PDS-Software. Die in dieser Dokumentation dargestellten Beispiele und Zahlenmaterialien (unter dem Phantasienamen einer nicht existierenden Firma) sind frei gewählt. Eventuelle Ähnlichkeiten mit bestehenden Unternehmen sind rein zufällig. Programmänderungen werden bis zum Erscheinen einer neuen Ausgabe der Online-Dokumentation in den programmbezogenen Abschnitten der einzelnen Release-Anleitungen beschrieben. Änderungen des Textes bleiben vorbehalten. Inhalt ohne Gewähr. Name des Programms Seite 2 / 11

3 Inhaltsverzeichnis 1. Dublettenprüfung Firmenstammdaten Berechnung der prozentualen Übereinstimmung Generierung Prüflauf Bearbeitungsmöglichkeiten... 6 Ignorieren... 7 Löschen Original... 7 Löschen Dublette... 7 CRM Dubl. -> Orig CRM Orig. -> Dubl Archiv Dubl. -> Orig Archiv Orig. -> Dubl RefNr. Dubl. -> Orig RefNr. Orig. -> Dubl Ignorieren aufheben Dubletten-Liste Dublettenprüfung bei Neuaufnahme Auswirkung auf andere Programme Name des Programms Seite 3 / 11

4 1. Dublettenprüfung Im Bereich Anschriften finden Sie die Dublettenprüfung. Sie haben hier die Möglichkeit, Ihre Anschriften auf Dubletten prüfen zu lassen. Eine Bearbeitung nach der Prüfung ist möglich. 1.1 Firmenstammdaten In den Firmenstammdaten bestimmen Sie die Gewichtung der Faktoren, die bei der Dublettenprüfung berücksichtigt werden. Weiterhin legen Sie fest, ab welcher Treffergenauigkeit die Anzeige erfolgt. Sie finden in den Firmenstammdaten dazu die folgenden Eingabebereiche: Faktor Name Faktor Adresse % Übereinstimmung Die Faktoren ergeben in Summe immer 1,0. Sie sagen aus, zu welchen Teilen die errechneten Treffer in die Gesamtpoints fließen. Der Bereich Name betrifft die Felder NAME 1 4 einer Anschrift, der Bereich Adresse die Felder STRASSE, POSTLEITZAHL und ORT. Bei der Prüfung werden Sonderzeichen ignoriert und Umlaute (ä, ö, ü, ß) aufgelöst (ae, oe, ue, ss). Eine Besonderheit besteht bei der Straße. Das Programm erkennt hier die Abkürzung Str. und setzt sie gleich mit dem ausgeschriebenen Wort. Beispiel: Anschrift 1: Kälte-Klima-Technik GmbH & Co.KG Herderstr München Anschrift 2: Kälte-Klima-Technik GmbH & Co KG Herderstraße München Umsetzung zur Prüfung: Kaelte Klima Technik GmbH Co KG Herderstrasse Muenchen Vom Programm werden die beiden o.g. Bereiche separat betrachtet und bewertet. Ist ein Bereich nicht gefüllt, so wird dieser bei der Prüfung der Anschrift ignoriert. Name des Programms Seite 4 / 11

5 1.1.1 Berechnung der prozentualen Übereinstimmung Die Faktoren der beiden Bereiche ( Name, Adresse ) sind voreingestellt auf jeweils 0,5. Das Feld % ÜBEREINSTIMMUNG steht auf 75. Diese Werte wurden gewählt, da diese die genauesten Treffer erzielen. Die Anzeige am Bildschirm bleibt damit übersichtlich. Sie haben jedoch die Möglichkeit, diese Werte manuell zu verändern. Beachten Sie dabei, dass bei Änderung eines Faktors der andere automatisch angepasst wird, so dass beide zusammen wieder 1,0 ergeben. Beispiel: Anschrift 1: Kälte-Klima-Technik GmbH Herderstr München Anschrift 2: Kälte-Klima-Technik GmbH & Co KG Herderstaße München Hier würde die prozentuale Übereinstimmung im Bereich Name 80 ergeben, da der Zusatz Co KG in der ersten Anschrift fehlt. Der Bereich Adresse wiederum erzielt 100ige Übereinstimmung. Das Programm ermittelt nun anhand Ihrer voreingestellten Gewichtung die Gesamtübereinstimmung. Somit ergibt sich bei einem Faktor von jeweils 0,5 eine Übereinstimmung von 90%. Die oben verwendete Anschrift würde nun im Prüflauf als Dublette angezeigt werden. 1.2 Generierung Wählen Sie diesen Bereich aus, um die Anschriften für den Prüflauf bereitzustellen. Sie haben die Möglichkeit, den zu überprüfenden Bereich einzugrenzen. Wählen Sie beispielsweise hier Ihren Kundenbereich aus der Finanzbuchhaltung. Es werden nun alle im selektierten Bereich vorhandenen Anschriften für den Prüflauf bereit gestellt. Aufgrund der Selektion gleicht das Programm die gewählten Anschriften mit allen Anschriften ab und zeigt Ihnen das Ergebnis am Bildschirm. Lesen Sie hierzu das Kapitel Prüflauf in dieser Anleitung. 1.3 Prüflauf Um die zuvor bereitgestellten Anschriften auf Dubletten zu prüfen, wählen Sie den Prüflauf an. Sie erhalten am Bildschirm nacheinander die Anzeige der Anschriften, die das Programm als Dublette interpretiert. Dabei wird Ihre Vorgabe aus den Firmenstammdaten, aus dem Feld % ÜBEREINSTIMMUNG berücksichtigt. Es werden nur Anschriften angezeigt, die mindestens den hier eingetragenen Wert beim Prüflauf erreicht haben. Name des Programms Seite 5 / 11

6 Achtung! Je nach Datenmenge, kann die Generierung viel Zeit in Anspruch nehmen. Wir empfehlen daher, die zu prüfenden Anschriften einzugrenzen. Im Bedarfsfall können Sie die Generierung abbrechen. Hierzu einfach das kleine Fenster über das X schließen und die Sicherheits-Abfrage mit [Ja] bestätigen. Das Abbrechen ist nur möglich mit FET/X Version ab Die Prüfung beginnt immer mit der ersten Anschriften-Nr., die bei der Generierung angegeben wurde. Diese wird mit allen in System vorhandenen Anschriften abgeglichen. Gibt es zu einer Anschrift mehrere Dubletten, so werden Ihnen diese im Anschluss an die Prüfung alle im Vergleich zum Original angezeigt. Sie haben hier die Möglichkeit, durch Markieren einer Dublette, diese zu bearbeiten. Im oberen Bereich wird die geprüfte Anschrift angezeigt. Darunter haben Sie in einer Tabelle einen Überblick über mögliche Dubletten. Es werden Ihnen die Anschriften-Nr. und die erzielte prozentuale Übereinstimmung angezeigt. Ebenso erkennen Sie hier, in welchen Bereichen die Anschriften-Nr. genutzt wird. Unter der Tabelle wird Ihnen die Dublette mit der kompletten Anschrift angezeigt Bearbeitungsmöglichkeiten Je nachdem, in welchen Bereichen eine Anschrift vorhanden ist, haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten der Bearbeitung. Ignorieren Löschen Original Löschen Dublette CRM Dubl. -> Orig. CRM Orig. -> Dubl. Archiv Dubl. -> Orig. Archiv Orig. -> Dubl. RefNr. Dubl. -> Orig. RefNr. Orig. -> Dubl. Name des Programms Seite 6 / 11

7 Achtung! Alle in diesem Bereich getätigten Änderungen und Löschungen können nicht rückgängig gemacht werden. Sofern Sie mit der Finanzbuchhaltung arbeiten beachten Sie bitte, dass die Prüfung nur in der aktuell gewählten Firma durchgeführt wird. Das Programm prüft nicht, ob in einem anderen Wirtschaftsjahr eine Anschrift in der Finanzbuchhaltung vorhanden ist. Die Löschung einer Anschrift sollte daher vorher mit Ihrer Buchhaltung abgestimmt werden. Ignorieren Wird diese Taste betätigt, so bleibt die Anschrift von der Bearbeitung unberührt. Es wird Ihnen die nächste Anschrift angezeigt. Ignorierte Anschriften können für einen späteren Prüflauf erneut herangezogen werden. Lesen Sie hierzu den Punkt Ignorieren aufheben in dieser Anleitung. Löschen Original Die als Original angezeigte Anschrift kann hier gelöscht werden. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage. Löschen Dublette Die als Dublette angezeigte Anschrift kann hier gelöscht werden. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage. Hinweis Die Löschfunktionen werden nur angeboten, sofern die betreffende Anschrift in keinem Programm mehr genutzt wird. CRM Dubl. -> Orig. Alle Daten der Dublette aus dem CRM werden auf die CRM-Daten des Originals übertragen. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage. Hinweis Diese Funktion ist nur gegeben, wenn die Dublette als CRM-Anschrift genutzt wird. CRM Orig. -> Dubl. Alle CRM-Daten aus dem Original werden auf das CRM der Dublette übertragen. Es erfolgt eine Sicherheitsabfrage. Name des Programms Seite 7 / 11

8 Hinweise Diese Funktion ist nur gegeben, wenn das Original als CRM-Anschrift genutzt wird. Sind in der Zielanschrift noch keine Informationen hinterlegt, so wird mit Anwahl der o.g. Funktionen das CRM-Service-Programm Umsetzen Anschriften-Daten angewählt. Wurden hingegen in der Zielanschrift bereits Informationen aufgenommen, so wird das CRM-Service-Programm Zusammenführen von CRM-Kontakten durchgeführt. Archiv Dubl. -> Orig. Mit Anwahl dieser Funktion setzen Sie alle Archiv-Einträge der Dublette auf die Originalanschrift um. Hinweis Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn für die Dublette Archiveinträge vorhanden sind. Archiv Orig. -> Dubl. Mit Anwahl dieser Funktion setzen Sie alle Archiv-Einträge des Originals auf die Anschrift der Dublette um. Hinweise Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn für das Original Archiveinträge vorhanden sind. Die in der Zielanschrift enthaltenen Belege werden nicht gelöscht, sondern lediglich ergänzt. RefNr. Dubl. -> Orig. Mit dieser Funktion vergeben Sie für das Original eine Referenznummer. Diese Referenznummer ist die Anschriften-Nr. der Dublette. Bei der Suche nach einer Anschrift, wird das Original dann nicht mehr angezeigt. Jedoch ist die Anzeige über eine Sondertaste [mit Referenznummer] möglich. Wird z.b. ein Angebot gedruckt, in dem die Anschriften-Nr. des Originals vorhanden ist, so erfolgt der Druck mit dieser Anschrift. Der Beleg wird jedoch unter der Referenznummer archiviert. Wird beim Druck ein CRM-Kontakt dazu angelegt, so erfolgt die Zuordnung des Kontaktes zu dieser Referenznummer. Hinweis Das Angebot wird nicht auf die Referenznummer übertragen. Es verbleibt auf dem Original und ist auch nur im CRM des Originals sichtbar. Wird eine Umsetzung auf die Referenznummer gewünscht, so muss dies manuell erfolgen. Name des Programms Seite 8 / 11

9 RefNr. Orig. -> Dubl. Mit dieser Funktion vergeben Sie für die Dublette eine Referenznummer. Diese Referenznummer ist die Anschriften-Nr. des Originals. Bei der Suche nach einer Anschrift, wird die Dublette dann nicht mehr angezeigt. Jedoch ist die Anzeige über eine Sondertaste [mit Referenznummer] möglich. Wird z.b. ein Angebot gedruckt, in dem die Anschriften-Nr. der Dublette vorhanden ist, so erfolgt der Druck mit dieser Anschrift. Der Beleg wird jedoch unter der Referenznummer archiviert. Wird beim Druck ein CRM-Kontakt dazu angelegt, so erfolgt die Zuordnung des Kontaktes zu dieser Referenznummer. Hinweis Das Angebot wird nicht auf die Referenznummer übertragen. Es verbleibt auf der Dublette und ist auch nur im CRM der Dublette sichtbar. Wird eine Umsetzung auf die Referenznummer gewünscht, so muss dies manuell erfolgen. 1.4 Ignorieren aufheben Sofern Sie beim Prüflauf einige Anschriften mit der Taste [Ignorieren] bestätigt haben, können Sie die Ignorierung aufheben. Wählen Sie den Punkt Ignorieren aufheben. Sie können nun den Prüflauf erneut anwählen. Es werden Ihnen wieder alle Anschriften angezeigt. Die bereits bearbeiteten Anschriften bleiben davon unberührt und werden nicht mehr angezeigt. 1.5 Dubletten-Liste Über diesen Punkt erhalten Sie eine Liste aller Dubletten gemäß der Selektion im Bereich Generierung. Die Liste hat den gleichen Aufbau wie die Anzeige im Bereich Prüflauf. Name des Programms Seite 9 / 11

10 2. Dublettenprüfung bei Neuaufnahme Neben der Dublettenprüfung zur Nachbearbeitung Ihrer Anschriften, gibt es eine permanente Prüfung. Hiermit haben Sie die Möglichkeit, neu aufgenommene oder geänderte Anschriften sofort auf Dubletten zu prüfen. Die Prüfung wird bei Kurzaufnahme von Anschriften automatisch vom Programm durchgeführt. Werden Dubletten gefunden, so schlägt Ihnen das Programm die möglichen Anschriften vor. Sofern hier eine für Sie passende Anschrift angezeigt wird, können Sie nach dem Bestätigen mit [ENTER] die zuvor eingegebene Anschrift mit der Taste [F2]. Geben Sie nun Ihre gewählte Anschriften-Nr. ein. Bei Änderungen von Anschriften steht Ihnen auf dem Feld EINGABEN OK die Taste [Dublette] zur Verfügung. Das Ergebnis dieser Prüfung wird Ihnen in einem neuen Fenster angezeigt. Sofern hier eine für Sie passende Anschrift angezeigt wird, können Sie nach dem Bestätigen mit [ENTER] die zuvor eingegebene Anschrift mit [F2] löschen. Geben Sie nun Ihre gewählte Anschriften-Nr. ein. Name des Programms Seite 10 / 11

11 3. Auswirkung auf andere Programme Die Zuordnung einer Referenznummer sowie die Übertragung der CRM- und Archivdaten haben keine Auswirkung auf die Kunden / Lieferanten in anderen PDS-Programmen. Jedoch sind bei der Recherche einige grundlegende Dinge zu beachten. Kundendienst / Wartung DIS-X Aufträge und Rechnungen können Sie auf Ihren bekannten Kundennummern erfassen. Sofern Sie in den Firmenstammdaten die Anlage eines CRM- Kontaktes geschlüsselt haben, ist zu beachten, dass der CRM-Kontakt auf der Referenznummer der Anschrift abgelegt wird. Sofern Sie Ihre Rechnungen archivieren, werden über Kundendienst / Wartung erzeugte Rechnungen automatisch auf der Referenznummer archiviert. Belege aus dem DIS-X werden ebenfalls auf der Referenznummer archiviert. Wird beim Druck eines Angebotes ein CRM-Kontakt erzeugt, erfolgt die Zuordnung dieses Kontaktes auf der Referenznummer Betriebsbuchhaltung In der Recherche können Sie sich die Archiveinträge ansehen, die einem Kostenträger / Kostenstelle zugeordnet sind. Die Anzeige des Archivbeleges erfolgt auf der Referenznummer. Finanzbuchhaltung In der Konteninformation können Sie sich die Archiveinträge zu einem Kunden ansehen. Die Anzeige des Archivbeleges erfolgt auf der Referenznummer. Name des Programms Seite 11 / 11