Belegarchivierung bei der. TITAN Umreifungstechnik

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1 Anwenderbericht TITAN Umreifungstechnik Belegarchivierung bei der TITAN Umreifungstechnik Anlässlich eines persönlichen Besuchs bei der TITAN Um rei fungstechnik GmbH & Co. KG im Juni 2012 unterhielt sich windream- Pressesprecher Dr. Michael Duhme mit Thomas Engelhardt, IT-Leiter bei TITAN, über das windream-projekt im Hause des Schwelmer Herstellers für Verpackungssysteme. Dr. Michael Duhme: Herr Engelhardt, wa rum haben Sie sich für windream entschieden? Thomas Engelhardt: Ausschlaggebend für die Entscheidung zugunsten des ECM-Systems windream war die absolut gelungene Integration in Windows. Dieses Kriterium war seinerzeit für uns maßgeblich, zumal andere Hersteller dieses Alleinstellungsmerkmal nicht vorweisen können. Warum war die Anschaffung eines ECM- Systems notwendig? Vor einigen Jahren erkannten wir, dass wir im Bereich der Belegarchivierung etwas unternehmen mussten. Insbesondere bei der Archivierung der Ein- und Ausgangsrechnungen haben wir festgestellt, dass eine konventionelle Archivierung allein auf Papier nicht mehr möglich war, da das Volumen der zu bearbeitenden Belege beständig zunimmt. Thomas Engelhardt, IT-Leiter bei TITAN (l.), im Gespräch mit windream-pressesprecher Dr. Michael Duhme

2 2 Eckdaten: z Rationelle Belegerfassung mit windream z Sichere Ablage der Ein- und Ausgangsrechnungen im windream-archiv z Nahtlose Anbindung an das ERP-System proalpha z Effiziente Recherche im elektronischen windream- Archiv Wir haben uns daraufhin entschlossen, den Weg der elektronischen Archivierung einzuschlagen. Anlässlich eines Besuchs der Fachmesse DMS EXPO, die seinerzeit noch in Köln stattfand, wurden wir dann auf windream aufmerksam. Aufgrund der bereits angesprochenen sehr guten Integration in Windows haben wir uns dann im Oktober 2008 für dieses System entschieden. In welchen Bereichen setzen Sie windream genau ein? Wir archivieren zurzeit alle ein- und ausgehenden Rechnungen mit windream. Ein gewünschter Effekt dieser elektronischen Archivierung ist aber auch, dass wir aufgrund der komfortablen Suchfunktionen in der Lage sind, jeden archivierten Beleg anhand der zugewiesenen Indexkriterien sofort aus dem windream-archiv hervorzuholen. Die ausgefeilten windream-rechercheoptionen stoßen bei unseren Mitarbeitern auf große Akzeptanz, denn dadurch entfällt die frühere mühselige Sichtung der ehemaligen Papierdokumente komplett. Vorhandene Papierdokumente insbesondere die Eingangsrechnungen, die uns traditionell per Post zugehen, scannen wir und überführen sie in das elektronische windream-archiv. War es schwierig, das windream-system in die in Ihrem Hause bestehende IT-Infrastruktur zu integrieren? Nein, überhaupt nicht. Die Implementierungsphase war ungewöhnlich kurz und dauerte nur wenig mehr als vier Wochen. Anschließend sind wir sofort in den Produktivbetrieb gegangen. Gab es spezielle Anforderungen im Hinblick auf die Integration? Ja, die gab es durchaus. So mussten wir insbesondere sicherstellen, dass sich das windream-archiv nahtlos mit dem ERP-System proalpha verbinden lässt. proalpha ist bei uns schon seit längerer Zeit im Einsatz. Mit diesem System arbeiten sehr viele unserer Mitarbeiter, sodass eine reibungslose Kooperation zwischen windream und dem ERP-System absolut wichtig ist. z Hohe Benutzerakzeptanz durch einfache Bedienung

3 3 Wie sieht die Kooperation zwischen windream und dem ERP-System auf der technischen Ebene aus? Zunächst müssen wir unterscheiden zwischen den Prozessen der Eingangsrechnungsverwaltung und der Archivierung von Ausgangsrechnungen. Bei der Archivierung ausgehender Belege, die bei uns elektronisch im ERP-System erstellt werden, übergibt das ERP-System proalpha die assoziierten Indexmerkmale automatisch an windream. Die auf diese Weise übermittelten Indizes können unsere Mitarbeiter später in der windream-suche verwenden, um archivierte Belege schnell wiederzufinden. So können unsere Mitarbeiter beispiels weise jederzeit feststellen, ob eine Rechnung in win dream vorhanden ist bzw. ob ein bestim mtes Dokument in windream archiviert wurde. Dadurch behalten wir jederzeit den Überblick, was natürlich sehr komfortabel ist. Vor dem abschließenden Archivierungsprozess werden die Belege in PDF-Dokumente konvertiert. Ein besonderes Merkmal, auf das ich auch hinweisen möchte, ist, dass das ERP-System proalpha den jeweiligen Status eines Dokuments exakt anzeigt. Und wie erfolgt die Archivierung eingehender Belege? In diesem Bereich verfahren wir anders. Eingehende Belege, die uns traditionell als Papierdokumente zugestellt werden, werden zunächst durch das ERP-System mit einem Barcode ausgestattet, der wiederum als Etikett durch einen Mitarbeiter in der Buchhaltung manuell auf den Beleg aufgeklebt wird. Anschließend wird der Beleg gebucht. Der Barcode dient im folgenden Scanprozess zur eindeutigen Identifizierung des Belegs. Ähnlich wie bei den Ausgangsbelegen werden die Indexdaten auch in diesem Kontext vom ERP-System automatisch an windream weitergeleitet. Im windream-archiv lassen sich die Indexdaten dann später zur schnellen Recherche verwenden.

4 4 Erfordert dieses reibungslose Zusammenspiel verschiedener Systeme nicht einen hohen Administrationsaufwand? Der Aufwand ist gering. Zur Steuerung und Überwachung des reibungslosen Betriebs unserer Systeme setzen wir ein spezielles Monitoring-Tool ein, ein Dashboard. Das liefert uns alle Informationen, die wir zur permanenten Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs benötigen. In diesem Kontext darf aber nicht unerwähnt bleiben, dass sich windream extrem leicht und gut in unser IT-Gesamtkonzept integriert. Das liegt vornehmlich an den wirklich sehr guten Konfigurations- und Anpassungsmöglichkeiten, die windream bietet. Und mit unserem Monitoring-Programm können wir speziell auch die Interaktion zwischen dem ERP-System und windream lückenlos kontrollieren. Darüber hinaus ist anzumerken, dass windream bei uns in einer Terminal server-umgebung läuft, und unser ERP-System wird auf der Hardware eines externen Rechenzentrums betrieben. Deshalb ist es besonders wichtig, dass wir unsere technischen Abläufe jederzeit voll im Blick und unter Kontrolle haben. Auch hier erleichtert uns windream mit seinen individuellen Kon figurationsoptionen die Administrationsarbeit deutlich. Generell kann ich sagen, dass der Aufwand minimal ist, und alles funktioniert. Wenden wir uns nach den technischen Erläuterungen nun den wirtschaftlichen Aspekten zu. Zunächst: In welchen Abteilungen wird windream zurzeit bei Ihnen eingesetzt? windream wird gegenwärtig in der Buchhaltung, im Vertrieb und im Einkauf eingesetzt.

5 5 Allerdings überlegen wir, inwieweit wir in Zukunft die Einsatzbereiche noch erweitern können. Diese Option besteht ohne Zweifel. Denn windream nutzen wir bisher nur als reine Archivlösung. Zukünftig wollen wir uns aber auch gezielt den Aspekten des echten Dokumentenmanagements widmen und die Vielzahl der Dokumentenmanagementfunktionen nutzen, die uns windream bietet und mit denen wir uns bisher noch nicht so ausgiebig beschäftigt haben. Von windream werden dann sicherlich auch weitere Ab teilungen unseres Unternehmens profitieren. Welche neuen Einsatzgebiete würden sich dann mit windream erschließen? Aufgrund des positiven Kosten-Nutzen- Effekts kann windream natürlich in jeder Abteilung eingesetzt werden, die es in unserem Unternehmen gibt. Wir denken zunächst aber an eine Ausweitung der Archivierung, etwa im Bereich der Verwaltung von Lieferscheinen. Wie sehen die Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die ja manchmal besonders wenn es um die Einführung neuer IT-gestützter Systeme geht durchaus kritisch sind, den Einsatz des elektronischen windream-archivs? Mit einem Wort positiv. Der Grund dafür ist eigentlich ganz einfach: Es gibt keine langwierige Suche nach Dokumenten mehr. Die effiziente Recherche im windream-archiv bedeutet für alle involvierten Mitarbeiter mehr Zeitersparnis, mehr Produktivität und eine deutlichere Konzentration auf diejenigen Tätigkeiten, die wirklich wichtig sind. Akzeptanzprobleme gibt es nicht. Hintergrund: Die TITAN Umreifungstechnik GmbH & Co. KG Wir halten zusammen lautet der Slogan des Schwelmer Traditionsunternehmens und bezieht sich damit auf den Kernbereich seiner Geschäftsaktivitäten, die in der Entwicklung und Produktion innovativer Verpackungssysteme bestehen. TITAN-Technologien sorgen dafür, dass das, was zusammengehalten werden soll, auch wirklich zusammenhält. TITAN als unabhängiges Unternehmen mit eigener Forschung und Fertigung zählt zu den führenden Anbietern in diesem Sektor. Das 1928 gegründete mittelständische Unternehmen befindet sich im Familienbesitz und zählt 180 Mitarbeiter am Standort Schwelm. Neben neugegründeten Auslandsniederlassungen in den verschiedensten Ländern zählt mittlerweile auch ein Steuerungsbau-Unternehmen zu der Firmengruppe. TITAN gilt als Erfinder des so genannten Hülsenlos-Verschlusses und als Pionier in der Faserumreifung. Durch die TITANARG-Schweißtechnologie ist das Unternehmen auch exklusiver Anbieter der sichersten Stahlbandumreifung und zählt heute weltweit zu den führenden Anbietern in der Umreifungsbranche. Ein Kennzeichen der TITAN Umreifungstechnologie ist es seit jeher, Umreifungslösungen von der Planung bis zur Inbetriebnahme zu realisieren. Da TITAN erheblich in eigene Forschung und Fertigung investiert, gehören Innovationen zum Alltag. TITAN liefert unter anderem intelligente Hochleistungsmaschinen, die Produktabmessungen selbst erkennen oder auch Doppelkopf-Umreifungsanlagen, die sowohl PET- als auch Verpackungsstahlband verarbeiten.

6 6 Wenn Sie ein Fazit aus den bisherigen erfahrungen mit windream ziehen können wie sieht dieses Fazit aus? Lassen Sie es mich so ausdrücken: win - dream verschafft uns einen enormen Komfort. Mit windream erzielen wir schnelle Ergebnisse, was mir von unseren Mitarbeitern, den eigentlichen Anwendern, die mit windream arbeiten, bestätigt wird. Die wirklich starken Suchmöglichkeiten, die windream bietet, schätzen wir sehr. Hervorheben möchte ich zum Abschluss aber auch, dass wir in dem Projektleiter, der uns von der windream GmbH zur Seite gestellt wurde, eine absolut kompetente Person sehen, die für uns jederzeit ansprechbar ist und das gesamte Projekt zu unserer vollsten Zufriedenheit realisiert. Ich bin mir sicher, dass wir die Zusammenarbeit auf dieser konstruktiven Basis weiter ausbauen werden. Herr Engelhardt, vielen Dank für das informative Gespräch. windream GmbH Wasserstraße Bochum Deutschland Telefon: Telefax: info@windream.com Artikel: wda - TITAN Umreifungstechnik (MMXII-VII) Alle Warenzeichen gehören den jeweiligen Eigentümern Technische Änderungen und Irrtum vorbehalten. Managing Documents