Protokoll der 12. Tagung Leiterinnen und Leiter Steuerämter

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1 Verband Thurgauer Gemeinden Protokoll der 12. Tagung Leiterinnen und Leiter Steuerämter Thurgau Datum: 13. November 2012 Vorsitz: Huser Franziska, Leiterin Steueramt Romanshorn Ressortmitglieder: Eichenberger Markus, Leiter Steueramt Tägerwilen Holthaus Christian, Leiter Steueramt Frauenfeld Kesselring Beatrix, Geschäftsleiterin VTG Midea Sergio, Leiter Steueramt Weinfelden Moser Kilian, Leiter Steueramt Bürglen Tiraboschi Walter, Leiter Steueramt Schlatt Anwesend: 60 LeiterInnen Steuerämter Thurgau (inkl. Ressortmitglieder) Gäste: Walter Strupler, Vize-Gemeindeammann Weinfelden Alex Suter, Verband St. Galler Steuerämter Jasmin Länzlinger, Verband St. Galler Steuerämter Protokoll: Kesselring Beatrix Ort: 8570 Weinfelden, Rathaussaal Zeit: Uhr Programm/Traktanden Beginn der Tagung mit folgenden Traktanden Apéro 1. Begrüssung 2. Grusswort der Gemeinde Weinfelden 3. Wahl der Stimmenzähler 4. Bestätigung der Ressortmitglieder 5. Vorstellung neue Leiter/innen Steuerämter / Rochade unter den Steuerämtern 6. Rückblick über das vergangene Jahr 7. Fragen und Diskussionen 8. Diverses und Umfrage Besichtigung des Verteilzentrums der Lidl Schweiz GmbH mit anschliessendem Imbiss 1. Begrüssung Im Namen des Ressorts Steuern begrüsst Franziska Huser alle Anwesenden recht herzlich zur diesjährigen Tagung. Einen speziellen Gruss richtet sie an Walter Strupler, Vize-Gemeindeamman von Weinfelden, die Vertreter des Verbandes St. Galler Steuerämter, Alex Suter und Jasmin Länzlinger, sowie Beatrix Kesselring, Geschäftsleiterin VTG und Protokollführerin. Die Ressortvorsitzende bedankt sich bei der Gemeinde Weinfelden für die Gastfreundschaft und allen Helfern/innen für die Bereitstellung der Infrastruktur. Auf das Verlesen der eingegangenen Entschuldi-

2 12. Tagung LeiterInnen Steuerämter TG Seite 2 gungen wird verzichtet. Wie Franziska Huser informiert, finden im Anschluss an den offiziellen Teil ein durch die Gemeinde Weinfelden offerierter Apéro sowie danach eine Führung des Lidl-Verteilzentrums inkl. Imbiss statt. Nachdem keine Ergänzung der Traktandenliste gewünscht wird, erklärt die Vorsitzende die Tagung als eröffnet. Aufgrund der Präsenzliste sind 60 stimmberechtigte Personen anwesend. Das absolute Mehr beträgt Grusswort der Gemeinde Weinfelden Walter Strupler begrüsst die Steuervögte und heisst diese auf dem Rütli des Thurgaus willkommen. In wenigen Worten und anhand von Bildern stellt er den Anwesenden die Gemeinde Weinfelden aus historischer, wirtschaftlicher, kultureller und gesellschaftlicher Sicht kurz vor. 3. Wahl der Stimmenzähler Die durch Franziska Huser vorgeschlagenen Stimmenzähler, Matthias Jutz und Daniel Heidegger, werden durch die Anwesenden einstimmig gewählt. 4. Bestätigung der Ressortmitglieder Wie die Vorsitzende erklärt, sind gemäss Handlungsrichtlinien des Verbandes Thurgauer Gemeinden(VTG) die Ressortmitglieder an der jährlichen Zusammenkunft zu ermitteln und zuhanden des VTG-Vorstandes zur Bestätigung zu melden. Alle bisherigen Ressortmitglieder, Markus Eichenberger, Tägerwilen, Christian Holthaus, Frauenfeld, Franzsika Huser, Romanshorn, Sergio Midea, Weinfelden, Kilian Moser, Bürglen, Walter Tiraboschi, Schlatt, stellen sich für ein weiteres Jahr zur Verfügung. Nachdem das Wort nicht gewünscht wird, lässt Franziska Huser über die Bestätigung der Ressortmitglieder abstimmen. Diese werden einstimmig bestätigt. Die Ressortvorsitzende bedankt sich für das Vertrauen und ergänzt, weiterhin alles daran zu setzen, die Steuerämter kompetent zu vertreten. 5. Vorstellung neue Leiter/innen Steuerämter Den Angaben von Christian Holthaus zufolge traten im Jahr 2012 zehn Personen das Amt als Steueramtsleiter/in an, im gleichen Zeitraum kam es zu drei Rochaden. Die neuen Steueramtsleiter/innen werden namentlich vorgestellt, es handelt sich dabei um: Marco Suter, Eschenz, Matthias Helg, Amriswil, Rahel Sturzenegger, Thundorf (entschuldigt), Maya Goldinger, Wigoltingen, Nicole Gugger, Wängi, Steven Hohl, Berlingen (entschuldigt), Nora Brügger, Hohentannen, Daniel Heidegger, Märstetten, Brigitte Vetsch, Wäldi (entschuldigt), Hanspeter Krenmayr, Herdern, und Chantal Moor, Hefenhofen. Nicole Reut wechselte von Neunforn nach Altnau, Vanessa Schmid von Berlingen nach Neunforn und Manuela Stolz von Wängi nach Aadorf. 6. Rückblick über das vergangene Jahr Angaben von Franziska Huser zufolge war das Ressort Steuern auch im 2012 wieder aktiv. Die Mitglieder trafen sich zu vier Ressortsitzungen sowie zu zwei Aussprachen mit der Kantonalen Steuerverwaltung. Informationen von Franziska Huser zum Thema Full-Tax : Ab Januar 2012 wurden sämtliche Steuerämter im Handling mit dem OS/ECM-Client und dem Viewer geschult. Die Schulungen konnten Ende März abgeschlossen werden. Für die neu eingetretenen LeiterInnen oder MitarbeiterInnen führt das Ressort Steuern noch im November 2012 einen Grundkurs durch.

3 12. Tagung LeiterInnen Steuerämter TG Seite 3 Das System wurde nach den Schulungen für alle Steuerämter scharf geschaltet. Anfängliche Performance-Probleme dämpften die Erwartung und die Freude über das neue System. Auch waren anfangs noch viele Handlingfehler vorhanden. Kontinuierlich wurden Verbesserungen im Workflow umgesetzt. Zwischenzeitlich wurde im Herbst ein zweiter Release durchgeführt und im Release 3, welcher folgen wird, wird der Workflow inkl. Nachsteuerverfahren umgesetzt. In den letzten Monaten wurde die Performance nun merklich gesteigert, die Thumbnails und die Dokumente im Viewer werden bedeutend schneller aufgebaut, was dem sogenannten Thumbnail-Cashing zu verdanken ist. Nach anfänglichen Kommunikationsschwierigkeiten zwischen EVA und OS/ECM- Client schliesst die Exportbereitschaft in EVA nun den Workflow im Client zeitnah automatisch ab bzw. öffnet den Flow beim Zurückstellen auf den Status pendent. Auch das Handling konnte durch diverse neue Buttons im Viewer und OS/ECM- Client verbessert werden, z. Bsp. Filterung bei mehreren Steuererklärungen im gleichen Steuerjahr, der blaue Haken um gesichtete Dokumente zu kennzeichnen, die Anzeige der gesamten Steuererklärung im Viewer durch einen Klick oder den Direktaufruf in EVA. Die User werden neu direkt über die Release-Notes im OS/ECM-Client über Neuerungen informiert und die Schulungsunterlagen und Informationen zu Full-Tax stehen im Info-Tool der Steuerverwaltung zur Verfügung. Auch das Handbuch Steuern ist beinahe in allen Bereichen angepasst. Das System präsentiert sich jetzt sehr erfreulich. Damit dies so bleibt, trifft sich die Facharbeitsgruppe Full-Tax mit den Pilotgemeinden zweimal jährlich zu einer Feedbackrunde. So wurden beispielsweise auf Wunsch der Pilotgemeinden die Maximalfristen bei der Eskalation und den Pendenzen angepasst. Das nächste Treffen erfolgt am Informationen von Franziska Huser zum Thema Arbeitsgruppe Leistungsauftrag : Full-Tax stellt neue Anforderungen an die Steuerämter, weshalb die heutige Tätigkeit eines Steueramtes und auch die Zusammenarbeit mit dem Kanton in verbindlich schriftlicher Form festgehalten werden soll. Für diese Aufgabe wurde eine Arbeitsgruppe eingesetzt. Aufgrund der Tatsache, dass seitens des Ressorts Steuern die Erstellung eines Aufgabenkataloges geplant war, werden hiermit auch die Bedürfnisse der Steuerämter abgedeckt. Im Gremium vertreten sind Franziska Huser, Sergio Midea und Christian Holthaus, die Kick-off-Sitzung findet am statt. Informationen von Franziska Huser zu Beilage zur provisorischen Steuerrechnung : Dank der Mithilfe von einigen Steuerämtern konnten im Handbuch Steuern Beispiele für Beilagen zur provisorischen Steuerrechnung veröffentlicht werden. Die Vorsitzende bedankt sich bei all denjenigen, die ihr ein Exemplar zugestellt haben. 7. Fragen und Diskussionen Bevor Walter Tiraboschi Fragen entgegen nimmt, geben er und Sergio Midea Erläuterungen zu den Folien ab. Ergänzend zum Text der Folien (siehe Power- Point-Präsentation) folgende Bemerkungen der Referenten: Folie 39, Full-Tax OS/ECM Dokumentenanfragen: Der grüne Bereich dient der Erfassung von Vertreter-Vollmachten. Im gelben und blauen Teil können sogenannte Pendenzen-Rückfragen bei Formular 12 und bei Steuerausscheidungen abgearbeitet werden. Die Dokumentenanfrage Offene Wegzugsmeldungen dient der Erfassung der provisorischen Steuerrechnungen. Folie 40, Vertretungsvollmachten: Diesbezüglich ging eine Anfrage aus einem Treuhandbüro ein, weil angeblich einige Steuerämter Vertretungsvollmachten im Steuerbezugsverfahren ignorieren. Den Anwesenden wird erklärt, dass das Formular 10b auch für den Steuerbezug und für die direkte Bundessteuer gültig ist. Der Auftrag, das Formular 10b so zu verändern, dass es besser vom Formular 10a unterschieden werden kann, ist bei der Kantonalen Steuerverwaltung in Bearbeitung. Eine Problematik besteht nach wie vor bei den juristischen Personen: Bei der Kantonalen Steu-

4 12. Tagung LeiterInnen Steuerämter TG Seite 4 erverwaltung gehen Generalvollmachten ein, die nicht an die Steuerämter weitergeleitet und somit auch nie im Gemeindesystem erfasst werden. Diese Problematik wird an der nächsten Aussprache mit der Kantonalen Steuerverwaltung thematisiert. Folie 41, Quellensteuern im interkantonalen Verfahren: Eine Anwesende stellt die Frage nach dem Handling und Vorgehen bei ausserkantonalen SSL (Schuldner der steuerbaren Leistung), bei denen das Geld nicht abgeliefert wird. Bei der Gemeinde Tägerwilen läuft es so, dass der Thurgauer Steuerverwaltung gelegentlich eine Mahnliste zugestellt wird. Ein Versand an ausserkantonale Steuerverwaltungen erfolgt hingegen nicht. Folie 42, Weiterbildung Themenwünsche: Walter Tiraboschi befragt die Anwesenden zu Themenwünschen für Weiterbildungen im Bereich Quellensteuer und Bezug. Seitens der TeilnehmerInnen werden keine Anliegen geäussert. Die Vorsitzende ruft die Bedarfsabklärung betr. Weiterbildung in Erinnerung und erwähnt, dass auch Bedürfnisse in den Bereichen Quellensteuer und Steuerbezug angemeldet wurden. Das Ressort Steuern ist auf die Bekanntgabe von Themenwünschen angewiesen, um das Weiterbildungsangebot entsprechend zu gestalten. Es folgen keine Wortmeldungen. 8. Diverses und Umfrage Full-Tax Sergio Midea macht die Anwesenden auf die an alle Steuerämter versandte von Mischa Diethelm bzw. auf die darin erwähnten Neuerungen (u. a. neue Dokumente) aufmerksam. Seinen Angaben zufolge besteht die Problematik, dass bei Eheleuten separate Dossiers vorhanden sind und es einzelne Dokumente gibt, die nur die Ehefrau betreffen (z. Bsp. Liegenschaften-Besitz). Damit sämtliche Dokumente bei der Veranlagung angezeigt werden, muss immer die EVA-ID vom Ehemann im Dokument eingetragen sein. Im Falle einer Heirat erfolgt die Übertragung der EVA-ID auf die bestehenden Dokumente der Ehefrau nicht automatisch und hat daher von den Gemeinden von Hand zu erfolgen. Auch bei einer Trennung muss im OS/ECM-Client nachgeschaut und die vorhandenen Dokumente der Ex-Frau mit einer neuen EVA-ID bezeichnet werden. Wie Sergio Midea erläutert, müssen ab 2013 wieder komplett alle Handänderungen bei den Gemeinden verarbeitet werden. Diese Änderung erfolgte aus Gründen des Handlings, und nicht etwa darum, den Gemeinden Mehrarbeit zu überlassen. Im Projekt Full-Tax wurde immer darauf geachtet, dass die Aufgaben dort erledigt werden, wo sie sinnvoll und effizient umgesetzt werden können. Dadurch, dass durch Full-Tax das gesamte Aktenhandling wegfällt, kann doch von einer erheblichen Verbesserung bei den Gemeinden gesprochen werden. Eine Anpassung steht auch beim Dokumentenversand bevor, wie Sergio Midea erwähnt. Meldungen von Kapitalleistungen werden ab 2013 in Form von PDFs verschickt. Das bedeutet, dass nach der Veranlagung die Meldung entweder mit einem Scandeckblatt über die DuMo oder direkt durch Verschiebung in den OS/ECM-Client abgelegt werden muss. Sämtliche PDF-Dokumente können künftig in den OS/ECM- Client eingespeist werden. Die entsprechende Anleitung im Info-Tool ist gemäss von Mischa Diethelm noch nicht aufgeschaltet. Was den Erhalt von Steuerdomizilentscheiden aus anderen Kantonen oder Gemeinden betrifft, so müssen künftig ebenfalls Scan-Deckblätter erstellt und im OS/ECM-Client abgelegt werden. Zudem ist jeweils eine Kopie an das Meldewesen der Steuerverwaltung weiterzuleiten. Aus der Runde wird die Frage gestellt, ob es richtig ist, dass eingescannte Dokumente nicht mehr gelöscht oder entfernt werden können. Sergio Midea bestätigt dies und ergänzt, dass aus Gründen der Datensicherheit die Löschung von Dokumenten durch alle User gar nicht zur Diskussion stand. Dokumente können lediglich durch ein, zwei Poweruser der Informatikabteilung der Steuerverwaltung auf Antrag gelöscht oder zumindest inaktiv gesetzt werden. Er schlägt den Anwesenden vor, alternativ dazu unnötige Dokumente rot durchzustreichen und eine entsprechende Bemerkung anzubringen.

5 12. Tagung LeiterInnen Steuerämter TG Seite 5 Daniel Heidegger möchte wissen, ob der Eintrag der EVA-IDs bei Heirat oder Trennung irgendwann automatisiert wird. Wie Sergio Midea sagt, ist dies im Moment aus technischen Gründen nicht möglich. Das Anliegen sei allerdings bekannt und man sei sich der Thematik bewusst. Das Anliegen von Daniel Heidegger, was im Falle einer fehlerhaften Eingabe der EVA-ID passiert, wird durch das Ressort Steuern aufgenommen. Eine automatisierte Nachkontrolle wäre diesbezüglich wünschenswert. Newsletter Franziska Huser informiert die Anwesenden, dass künftig nicht mehr das Protokoll der Ressortsitzungen, sondern die Informationen in Form eines Newsletters elektronisch abgegeben werden. Diese Neuerung habe zum Vorteil, dass auch zusätzliche Mitteilungen verbreitet werden können. Damit der Zugriff jederzeit möglich ist, werde der Newsletter ab sofort auch im elektronischen Handbuch Steuern aufgeschaltet. Referententätigkeit anlässlich überbetrieblicher Kurse (ük) Durch den Rücktritt von Stephan Dörig wird für die Tätigkeit als Referent (im Bereich Steuerwesen) anlässlich der überbetrieblichen Kurse eine Nachfolge gesucht. Franziska Huser ruft die Anwesenden wie auch die MitarbeiterInnen der Steuerämter auf, sich bei Interesse und/oder Fragen an Orlando Simeon, Fachstelle Ostschweiz, oder an Stephan Dörig zu wenden. Der Unterricht betrifft Klassen, welche nach der Bildungsverordnung 2012 (BiVo 12) ausgebildet werden. Tagungsort 2013 Auf die Frage der Vorsitzenden, ob sich jemand spontan für die Durchführung der nächsten Tagung vom bereit erklärt, gibt es keine Wortmeldungen. Franzsika Huser bittet die Anwesenden, sich gegebenenfalls bei ihr zu melden. Anmerkung der Protokollführerin: Am hat sich Martin Stettler, Steueramt Felben-Wellhausen, gegenüber Franzsika Huser bereit erklärt, die nächste Tagung zu organisieren. Die Ressortmitglieder haben die Mitteilung dankend entgegen genommen, die Tagung 2013 findet somit in Felben-Wellhausen statt. Direktmeldungen Eine Anwesende bemerkt, dass die sogenannten Direktmeldungen zu wenig benutzt würden und ergänzt, dass Gemeinden, welche sich darauf verlassen, das Nachsehen hätten. Das Ressort Steuern wird das Anliegen an die Kantonale Steuerverwaltung weiterleiten. Schlusswort Franziska Huser bedankt sich im Namen des Ressorts Steuern bei allen SteueramtsleiterInnen, die in irgendeiner Form einen Beitrag im Bereich Steuerwesen leisteten oder leisten. Ein weiterer Dank spricht sie ihren Ressortkollegen aus, welche sie auch im vergangenen Jahr wieder unterstützt haben. Die Zusammenarbeit sei stets konstruktiv gewesen und habe Freude bereitet. Zuletzt aber nicht weniger herzlich bedankt sich die Vorsitzende bei Sergio Midea für die gelungene Organisation der diesjährigen Tagung. Besichtigung Verteilzentrum Lidl Schweiz GmbH Nach einem kurzen Apéro im Rathaus Weinfelden verschieben die Anwesenden in den Westen von Weinfelden, wo sie durch Verantwortliche der Lidl Schweiz GmbH begrüsst und in Gruppen durch das Verteilzentrum geführt werden. Der Rundgang stösst auf grosses Interesse. Beim anschliessenden Imbiss bietet sich die Gelegenheit, Kontakte zu knüpfen und zu pflegen.

6 12. Tagung LeiterInnen Steuerämter TG Seite 6 Amriswil, Für das Protokoll: Beatrix Kesselring Geschäftsleiterin VTG Beilage: PowerPoint-Präsentation Jahrestagung 2012