IOM Software GmbH. >Inventur Anleitung Fassungen und Sonnenbrillen. Amstetten, Mühlenstr

Transkript

1 IOM Software GmbH >Inventur Anleitung Fassungen und Sonnenbrillen Amstetten, Mühlenstr.3 Dez

2 Inventur Die Inventur zum Jahreswechsel 2001/2002 kann in oder ATS durchgeführt werden. Egal ob sie die Inventur vor der uroumstellung oder danach durchführen wollen, sie haben beide Möglichkeiten. Die Inventur-Gesamtaufstellung wird in beiden Währungen ausgedruckt. Die Inventurliste wird in der Währung ausgedruckt welche eingestellt ist. Also vor der Umstellung in ATS und nach der Umstellung in. Sollten sie die Inventur in ATS fertig stellen, danach die -Umstellung durchführen und die Inventur erneut berechnen, können durch Rundungsungenauigkeiten geringe Differenzen entstehen. Diese werden allerdings durch die kaufmännische Umrechnung im vernachlässigbaren Bereich liegen. Ablauf der Inventur Fassungen und Sonnenbrillen Starten sie das Lagerprogramm Gewerbe Bevor sie mit der Inventur beginnen sollten sie nebenstehenden Schritt durchführen. Wählen sie dazu aus dem Menü Zubehör die Auswahlleiste Netto-EK Eintrag Das Programm läuft nur kurz durch und überprüft die korrekte Eintragung der Nettopreise. Beginnen wir mit den Fassungen Wählen sie wie mit dem Pfeil oben gekennzeichnet den Listenpunkt Inventur. Je nach Daten kann der Bildschirm nun leer sein, aber auch eine große Anzahl an Fassungen enthalten. Auch Fassungen mit eingetragenem Verkaufsdatum erscheinen hier. Dies mag im ersten Moment unsinnig erscheinen, ist aber durchaus erklärbar. Wenn nämlich Fassungen nach der durchgeführten Inventur verkauft werden, waren diese im Zeitpunkt der Inventur auf Lager und müssen daher berücksichtigt werden. Um eine neue Inventur durchzuführen müssen sie alle Fassungen die als inventiert markiert sind demarkieren, also die Inventurliste löschen

3 Bevor sie allerdings mit der Inventur richtig beginnen, sollten sie noch die Abwertung durchführen. Abwerten: Wählen sie im Menü Schnellinventur den Auswahlpunkt Abwerten. Es erscheint folgende Maske: Die Eingabe der Prozente ist etwas eigenwillig und soll hier näher erklärt werden. Klicken sie mit der Maus irgendwo in das Fenster der Jahreszahlen. Sie werden merken, dass sich die Jahre etwas verschieben. Wählen sie nun mit den Pfeiltasten nach oben und nach unten das Jahr dessen Abwertungsprozente sie verändern wollen. In diesem Fall das Jahr In dieser Stellung bstätigen sie mit der ENTER-Taste

4 Nach bestätigen mit der Eingabe (ENTER) Tastewird das Prozentfenster aktiv und der Text Eingabe der Prozentpunkte erscheint. derzeitige Abwertungsprozente gewähltes Jahr Prozentfenster zur Eingabe bereit. Eingabetext Nun können sie über die kleinen Pfeil-Buttons oder direkt über die Tastur Ihre neuen Prozente eingeben. In unserem Beispiel 25. Nach Eingabe bestätigen sie wieder mit der ENTER Taste. Erschrecken sie nun nicht wenn die Prozente im Prozentfenster wieder auf 15 wechseln. Hier werden nun wieder die derzeitigen Prozente angezeigt. Aber beachten sie im Jahresfenster, dass die Prozente %neu auf 25 geändert wurden. Wählen sie nun des nächste (oder vorherige) Jahr bestätigen sie mit ENTER und geben die Prozente für das gewählte Jahr ein. Wieder ENTER und wieder Jahr auswählen. So können sie nun alle Jahren neu bewerten. Als Kontrolle sehen sie die Prozente %jetzt und %neu immer angezeigt. Wenn sie alle Eingaben getätigt haben, müssen sie zur Aktualisierung das Fenster mit dem OK Button verlassen. Nun wird die neue Berechnung durchgeführt. Wenn sie das Fenster mit Zurück verlassen, wird keine Änderung vorgenommen und alle Eingaben verworfen. Allgemein: Die hier verwendeten Zahlen sind nicht die üblichen oder empfohlenen, sondern frei gewählte Zahlen zur Erläuterumg des Programmablaufes

5 Inventurliste löschen: Wählen sie im Menü Inventur die Leiste Infventurliste löschen Bestätigen sie den Ja -Button - 5 -

6 Achtung:Beachten sie, dass die Inventurliste nicht während der Inventuraufnahme gelöscht wird, da ansonst die Inventur erneut begonnen werden müsste. Die Lagermaske sieht nun wie folgt aus Wechseln sie nach dem Löschen der Inventurliste auf Schwund und wieder zurück zur Inventur. Die Inventurliste ist nun leer und die Schwundliste beinhaltet alle Lagerfassungen. Das heißt, wenn keine Fassung als inventiert gekennzeichnet ist, werden alle Fassungen, die sich auf Lager befinden in der Schwundliste geführt. Anders als in der Inventurliste werden in der Schwundliste keine verkauften Fassungen angeführt, da verkaufte Fassungen nie als Schwund gelten können. Nun beginnt die eigentliche Inventur: Wählen Sie in der Menüleiste unter Inventur die Leiste Liste bearbeiten Beachten sie, dass in der Vorwahlleiste eingestellt wurde

7 Sie befinden sich nun im Inventur-Eingabefenster Beginnen sie die Inventur mit der Eingabe der Artikelnummer ihrer Fassungen. Dabei ist es egal ob sie diese mittels Tastatur oder über Barcodescanner eingeben. Sie können auch fälschlich eingetragene Fassungen wieder aus der Inventur entfernen. Stückzahl der aufgenommenen Fassungen Artikelnummer eingeben Die eingegebenen Fassungen werden im Hintergrund aufgelistet und die Stückzahl angezeigt. Zur Kontrolle können sie auf Schwund umschalten um zu kontrollieren, dass die Anzahl der Schwundliste um die Anzahl der inventierten abnimmt. Zum umschalten müssen sie allerdings das Eingabefenster verlassen. Gemeinsam ergeben Schwund und Inventur das Lager. Information: Falls ihr Computer über einen Lautsprecher verfügt bekommen sie auch eine akustische Bestätigung ob die Fassung ordnungsgemäß in die Inventur aufgenommen wurde. Speziell bei Verwendung eines Barcodescanners kann dies sehr hilfreich sein, da man während des abscannens oft den Bildschirm nicht beachtet und Informationen vom Programm wie z.b. Achtung schon verkauft oder Achtung schon in Inventur übersieht

8 Wenn nun alle Fassungen aufgenommen wurden, bekommt die Schwundliste erst ihre Gültigkeit. Anhand dieser kann gezielt nach Fassungen gesucht werden welche laut PC noch auf Lager sein müssten. Nachdem alle Fassungen aufgenomen wurden und keine der Fassungen aus der Sxchwundliste zu finden ist sollte die Anzahl der Fassungen Inventur und Schwund gleich mit der Anzahl der Fassungen auf Lager sein. Lager Es befinden sich 1119 Stück auf Lager Inventur Es befinden sich 1113 Stück in der Inventur Schwund Es befinden sich 6 Stück auf Schwund WICHTIG: Nach Fertigstellung der Inventur müssen die Fassungen von der Schwundliste ausgedruckt und danach gelöscht werden bevor die Inventurlisten gedruckt werden. Allgemein: Ausdrucken von Listen Je nach voreingestellter Auswahl können sie Listen und Aufstellungen drucken. Mögliche Vorauswahlen sind: Das Menü ändert entsprechend der Vorauswahl sein Aussehen: Lager verkauft Gesamt Inventur Schwund - 8 -

9 Ausdruck der Schwundliste: Wählen sie die Vorauswahl Schwund Das Menü ändert sich und sie können den Menüpunkt Schwund-Listen wählen. Die erste Listenauswahl Listendruck Schwund öffnet ein neues Popup-Fenster mit den Auswahlpunkten Gesamt, Alle Filialen, Aktuelle Filiale Erklärung: Gesamt druckt alle Fassungen ohne Rücksichtnahme auf eine Filialzugehörigkeit. Diese Auswahl ist für alle Einzelgeschäfte zu wählen. Alle Filialen : Diese Auswahl druckt die Liste getrennt in Filialen. Aktuelle Filiale : Ausdruck der gewählten Filiale. Eine weitere Auswahl gestattet ihnen die Sortierung zu wählen. Es stehen zwei Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung: nach Firmen, nach Artikelnummer nach Firmen : hier werden die Fassungen nach Firmen, Linien und Modell sortiert ausgedruckt. nach Artikelnummer : hier erfolgt der Ausdruck sortiert nach Artikelnummer, also nach Eingabe, da die Nummern chronologisch vergeben werden. Unsere Empfehlung lautet wie im Bild dargestellt den Ausdruck nach Firmenr zu verwenden. Nach der Auswahl werden sie noch nach dem Zeitraum des Ausdruckes gefragt. Sie haben die Möglichkeit Fassungen auszufiltern. Als Vorgabe erhalten sie das Datum und das aktuelle Tagesdatum. Diese betreffen mit Sicherheit alle Fassungen. vom ; wenn sie dieses Datum z.b. auf stellen, werden Fassungen mit EK- Datum älter als 1998 nicht mehr ausgedruckt. bis ; wenn sie hier z.b eingeben, werden Fassungen mit EK-Datum zwischen und nicht berücksichtigt. Unsere Empfehlung für die Schwundliste zur Inventur 2002 ist, vom bis Bestätigen sie mit OK um die Liste auszudrucken

10 Schwundliste Sortierreihenfolg Filial-Auswahl Ausgabedatum Firmenbezeichnun g Schwundliste Als nächster Schritt erfolgt das löschen der Schwundliste

11 Löschen der Schwundliste: Achtung: Dieser Auswahlpunkt ist nur aktiv, wenn sie die Vorauswahl auf Schwund gestellt ist. Im Menüpunkt Zubehör finden sie als letzten Auswahlpunkt Schwundliste löschen Wählen sie diesen Punkt und sie bekommen eine Passwort-Abfrage. WICHTIG: Wir geben ihnen hier den Zugriffscode bekannt, machen aber darauf aufmerksam, dass eine falsche Handhabung im schlimmsten Fall zum Verlust aller Lagerdaten führen kann. Nämlich dann, wenn sie zu Beginn der Inventur nach dem Löschen der Inventurliste diesen Punkt zur Anwendung bringen, werden alle Lagerfassungen, da diese sich zu diesem Zeitpunkt in der Schwundliste befinden gelöscht. Ein Rückholen einer gelöschten Schwundliste ist sofort danach von uns möglich und es wird angeraten, falls ihnen dies passieren sollte uns umgehend zu verständigen. Zugriffscode zum Löschen der Schwundliste: Bearbeiter: Passwort: schwund schwund

12 Ausdruck der Inventurliste: Wählen sie die Vorauswahl Inventur Das Menü ändert sich und sie können den Menüpunkt Inventur-Listen wählen. Die erste Listenauswahl Listendruck Inventur öffnet ein neues Popup-Fenster mit den Auswahlpunkten Gesamt, Alle Filialen, Aktuelle Filiale Erklärung: Gesamt druckt alle Fassungen ohne Rücksichtnahme auf eine Filialzugehörigkeit. Diese Auswahl ist für alle Einzelgeschäfte zu wählen. Alle Filialen : Diese Auswahl druckt die Liste getrennt in Filialen. Aktuelle Filiale : Ausdruck der gewählten Filiale. Eine weitere Auswahl gestattet ihnen die Sortierung zu wählen. Es stehen zwei Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung: nach Firmen, nach Artikelnummer nach Firmen : hier werden die Fassungen nach Firmen, Linien und Modell sortiert ausgedruckt. nach Artikelnummer : hier erfolgt der Ausdruck sortiert nach Artikelnummer, also nach Eingabe, da die Nummern chronologisch vergeben werden. Unsere Empfehlung lautet wie im Bild dargestellt den Ausdruck nach Firmen zu verwenden. Nach der Auswahl werden sie noch nach dem Zeitraum des Ausdruckes gefragt. Sie haben die Möglichkeit Fassungen auszufiltern. Als Vorgabe erhalten sie das Datum und das aktuelle Tagesdatum. Diese betreffen mit Sicherheit alle Fassungen. vom ; wenn sie dieses Datum z.b. auf stellen, werden Fassungen mit EK- Datum älter als 1998 nicht mehr berücksichtigt. bis ; wenn sie hier z.b eingeben, werden Fassungen mit EK-Datum zwischen und nicht berücksichtigt. Unsere Empfehlung für die Inventurliste zur Inventur 2002 ist, vom bis Bestätigen sie mit OK um die Liste auszudrucken

13 Das Deckblatt zur Inventurliste sieht dann etwa wie folgt aus: Die Inventurliste wird wie folgt ausgedruckt:

14 Information für Filialanwender Allgenmein gilt, dass an jedem Standort die Inventur so wie in einem Einzelgeschäft durchgeführt wird. Dabei sollte man darauf achten, immer die eigene Filiale gewählt zu haben. In diesem Fall z.b. Amstetten auch bei den Ausdrucken der Listen, wählen sie dann aktuelle Filiale Nur Firmen, welche alle Filialen an einem Standort verwalten, wählen alle Filialen um die Listen aller Filialen in einem Arbeitsgang zu drucken. Da es auch besondere Konstellationen und Vorgehensweisen in der Verwaltung von Filialen gibt, sollte bei Unklarheiten die Vorgehensweise in den speziellen Fällen zuvor mit IOM abgesprochen werden. Wir sind bemüht allen unseren Anwendern ein maßgeschneidertes Programm zu bieten, aber auch uns sind Grenzen gesetzt und manche Annehmlichkeiten sind in Betracht auf die große Zahl der Anwender in den Programmen nicht umzusetzen

15 Abschließend wird noch die Inventuraufstellung gedruckt Drucken der Inventuraufstellung: Sie haben wiederum die Wahl ob sie Gesamt für Einzelfirmen, oder Aktuelle Filiale für Filialanwender oder Einzelfirmen wählen. Wenn sie Aktuelle Filiale wählen, achten sie darauf zuvor die Filiale auch eingestellt zu haben. Sie werden nun über das Ausgabedatum abgefragt. Unsere Empfehlung, geben sie hier den 31.Dez. des Inventurjahres ein. Also Zur Inventur 2001//2002 den Die Inventurausgabe erfolgt bis einschließlich dieses Datums Bestätigen sie mit OK um die Aufstellung auszudrucken

16 Die Inventur der Fassungen ist somit abgeschlossen. Abschließend noch einige Informationen: Fassungen die während der Inventur verkauft werden, können trotzdem in die Inventur aufgenommen werden. Das Programm gibt allerdings ein Abfragefenster aus, wenn sie eine Fassung mit eingetragenem Verkaufsdatum in die Inventur aufnehmen wollen. Neu eingekaufte Fassungen werden nicht automatisch zur Inventurliste, sondern zur Schwundliste gezählt. Das heißt, die Inventurliste wird nicht beeinträchtigt. Diese Fassungen scheinen in der Schwundliste auf, können aber bei Ausdruck der Schwundliste ausgefiltert werden. Achtung beim Löschen der Schwundliste. Sollten neue Fassungen in der Zwischenzeit ( zwischen Inventur und löschen der Schwundliste) eingetragen worden sein, werden diese wenn nicht in die Inventur aufgenommen, ebenfalls gelöscht. Unsere Empfehlung: Während die Inventur nicht abgeschlossen ist, keine neuen Fassungen eingeben und auspreisen. Tip: Behalten sie während der Aufnahme der Inventur immer den Bildschirm im Auge. Es ist schon vorgekommen, dass weit mehr als hundert Fassungen mittels Scanner aufgenommen wurden, aber durch eine Abfrage des Programms keine einzige akzeptiert wurde. Es ist nämlich durchaus möglich, dass bereits verkaufte Fassungen aufgenommen werden sollen, da der Kunde sich nach Kauf und Lagerausbuchung für eine andere Fassung entschieden hat, dies aber nicht mehr berichtigt wurde. In diesem Fall sollte die Fassung aufgenommen werden, das Verkaufsdatum notiert werden und zu einem geeigneten Zeitpunkt versucht werden herauszufinden welche Fassung stattdessen verkauft wurde. Diese findet sich Schlussendlich in der Schwundliste wieder. Ebenfalls kann es vorkommen, dass eine Fassungsnummer nicht gefunden wird. Hier gilt es die Fassung zur Seite zu legen und eventuell im Lager suchen. Da es die Möglichkeit gibt Fassungen zu löschen, handelt es sich dabei um eine vielleicht fälschlich gelöscht Fassung. Wir können natürlich in vielen Fällen helfen und beinahe alles rekonstruieren, müssen aber darauf hinweisen, dass es im laufe eines Geschäftsjahres ganz normal ist, wenn am Ende einige Fassungen nicht mehr finden und als Schwund abgeschrieben werden müssen. Wichtig ist die Richtigkeit der Inventur und die Tatsache, dass nach Löschen der Schwundliste und eventuellem Eintragen von Fassungen, die nicht mehr auf Lager waren das Lager wieder optimal stimmt. Sonnenbrilleninventur: Verfahren sie gleich wie bei der Fassungsinventur. Ich hoffe mit diesem Schreiben die Inventur für alle Anwender etwas erleichtert zu haben, stehe aber für Fragen und Hilfestellung in gewohnter Weise immer gerne zur Verfügung. Kurt Schmidradler