Freihändige Vergabe mit Öffentlichem Teilnahmewettbewerb für die Digital Asset Management

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1 Teilnehmer des Öffentlichen Teilnahmewettbewerbs Frankfurt/Main, den Anschreiben zum Öffentlichen Teilnahmewettbewerb (zum Verbleib beim Teilnehmer bestimmt) Freihändige Vergabe mit Öffentlichem Teilnahmewettbewerb für die Digital Asset Management Software (gem. 3 Abs. 1 S. 3 VOL/A) Anlagen: - Teilnahmeantrag - Verzeichnis der Anlagen - Formblätter Sehr geehrte Damen und Herren, die Deutsche Zentrale für Tourismus e.v. (DZT) beabsichtigt, die in beiliegender Leistungsbeschreibung bezeichneten Leistungen zu vergeben. 1. Angaben zur ausgeschriebenen Leistung 1.1. Vorstellung des Auftraggebers Die Deutsche Zentrale für Tourismus e.v. (DZT) ist die nationale Tourismusorganisation in Deutschland. Seit über 60 Jahren wirbt die DZT im Auftrag der Bundesregierung für das Reiseland Deutschland im Ausland. Weltweit vermarktet sie die touristische Vielfalt Deutschlands. Sie wirbt damit für eine der größten und attraktivsten Marken - das Reiseland Deutschland. Rund um die Welt ist die DZT mit 11 Auslandsvertretungen und 19 Vertriebsagenturen präsent. Sie bilden die Basis des Vertriebs und sorgen dafür, dass der "Markenartikel" Reiseland Deutschland möglichst weltweit bekannt wird.

2 1.2. Hintergrund des Auftrages Für die vielfältigen Marketingmaßnahmen der DZT werden umfangreiche digitale Mediendateien, wie z.b. Grafiken, Videos, Musikdateien und Textbausteine tagtäglich aufbereitet, ausgetauscht, bearbeitet und verwaltet. Auf dem derzeitigen Bildportal der DZT stehen ca Bilder zum Reiseland Deutschland weltweit für Presse, Trade und DZT-Vertretungen bereit. Des Weiteren sind 7 externe Bilddatenbanken von Partnern angeschlossen. Aufgrund der großen Datenmengen (Bilder, Logos, Anzeigen, CD-Manuals und diverse Werbemittel) steht die DZT zunehmend vor der Herausforderung, ihre Mediendateien effektiv zu strukturieren, um sie schnell auffindbar und im richtigen Format verfügbar zu machen. Zur Erreichung der vorgegebenen Ziele im Rahmen des Datenmanagements der DZT wird ein adäquater Ersatz für die aktuelle Bilddatenbank gesucht. Die bisherige Erfassung ist aufgrund der eingeschränkten Suche und Verwaltung von Daten unzureichend und gestattet keine adäquate Kontrolle und Management der Daten. Eine Softwarelösung soll mittelfristig die bisherige Verwaltung der Mediendateien mittels Bilddatenbank ablösen. Im Vordergrund stehen dabei das automatisierte Einspeisen großer Datenmengen in eine zentrale Datenbank (sowohl DZT-intern als auch durch externe Lieferanten), eine Rechte- und Lizenzverwaltung, ein Workflow-Management (Freigabe) sowie eine intelligente Strukturierung und damit verbundene intuitiv gesteuerte Suchfunktionen gespeicherter Medien. Durch die Einführung einer Digital Asset Management Software soll die Qualität der Marketingarbeit der DZT profitieren und der Arbeitsaufwand durch eine bessere Übersichtlichkeit und schnellere Bereitstellung der benötigten Daten gesenkt werden Gegenstand des Auftrages Für die Bereitstellung und das Verwalten der Medien wird eine Digital Asset Management Software benötigt. Die Software ist für einen Investitionszeitraum von fünf Jahren eingeplant. Ziel ist es, ein intuitiv bedienbares System in Form einer Standard-Software zu nutzen, welches alle verwendeten Medien im Rahmen der Marketingarbeit der DZT verwalten und bearbeiten kann sowie weltweite Administrationszugriffe auf verschiedenen Ebenen ermöglicht. Dabei sind ohne Medienbruch die folgenden Haupt-Bereiche abzubilden: 1. Medien-Import Alle Dateien müssen per Importmanager erfasst (Stapelund Einzelupload) und die zugehörigen Metadaten (freie Metadaten, wie z.b. Fotograf, Titel, Bildquelle) direkt zugeordnet werden können. 2. Medien-Bereitstellung Dateien müssen in Vorschauansichten sowie in allen Dateiformaten (Bild, Film, Ton, Grafik) darstellbar sein und durch eine entsprechende Downloadfunktion heruntergeladen werden können. Externen Nutzern sollte ein Downloadlink zur Verfügung gestellt werden können. 3. Medien-Bearbeitung Dateien können durch gängige Bildbearbeitungsprogramme mittels Schnittstelle bearbeitet und gespeichert werden. 4. Medien-Verwaltung Dateien lassen sich durch effektive Suchfilter sinnvoll strukturieren und gruppieren. Die Überwachung der Bildrechte wird durch ein

3 Rechte- und Lizenzmanagement ermöglicht. Durch Einrichten von Admin- und Userfunktionen wird eine Zugriffskontrolle geschaffen. Ein Workflow-Management ermöglicht die Freigabe von Dateien im System. 5. Konfiguration von Schnittstellen Um eine ganzheitliche Nutzung eines DAM Systems zu ermöglichen, sollten Direkt-Schnittstellen zu aktuellen Programmen mit geringem Aufwand konfigurierbar sein. Des Weiteren müssen die Partner-Datenbanken angeschlossen werden. Das System muss entsprechend der Unternehmensstruktur der DZT folgende Usergruppen mit unterschiedlichen Zugriffsrechten berücksichtigen. Teilnehmer- /Usergruppen: DZT Auslandsbüros (ca. 30 weltweite Benutzerkonten; 1 teilnehmende Person pro Auslandsbüro mit begrenzten Zugriffen auf einzelne Teilbereiche) DZT Hauptverwaltung (gesamt ca. 20 Personen mit je einem Benutzerkonto); hier zu unterscheiden: Super User mit allen Rechten, ca. 5 Personen Administratoren mit begrenzten Zugriffen auf einzelne Teilbereiche, ca. 5 Personen User ohne Administrationszugriff ca. 10 Personen Pressecenter Eingeschränkte Upload-/Downloadrechte Trade/ Externe Lieferanten Eingeschränkte Upload-/Downloadrechte 1.4. Leistungsort Frankfurt am Main 1.5. Ausführungsfrist/Leistungszeitraum Vertragsbeginn: Voraussichtlich November 2016 Vertragsende: Voraussichtlich November Aufteilung in Lose Es ist keine Losaufteilung vorgesehen. 2. Hinweise zum Vergabeverfahren 2.1. Art der Vergabe Freihändige Vergabe mit Öffentlichem Teilnahmewettbewerb gem. 3 Abs. 1 S. 3 VOL/A 2.2. Stelle, die den Zuschlag erteilt Deutsche Zentrale für Tourismus e.v. Beethovenstraße Frankfurt am Main

4 2.3. Auskünfte Auskünfte werden erteilt durch: Deutsche Zentrale für Tourismus e.v. -Medienmanagement- Frau Karina Schütz Beethovenstrasse Frankfurt am Main, Deutschland Prüfung der Eignung der Bieter Die Prüfung der Eignung der Bieter erfolgt unter den Gesichtspunkten der finanziellen und wirtschaftlichen sowie fachlichen und technischen Leistungsfähigkeit, insbesondere anhand der in Ziffer genannten Unterlagen, Erklärungen und Nachweise. 3. Bewerbungsbedingungen 3.1. Form und Inhalt der Teilnahmeanträge Äußere Form Schriftliche Teilnahmeanträge sind als solche zu kennzeichnen und in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift Digital Asset Management Software bei der unter Ziffer 3.3 angegebenen Stelle einzureichen. Digitale Anträge sind nicht zugelassen Änderungen, Ergänzungen und Erläuterungen Änderungen und Ergänzungen an den Verdingungsunterlagen sind unzulässig. Soweit Erläuterungen zur besseren Beurteilung des Teilnahmeantrages erforderlich erscheinen, können sie als Anlage beigefügt werden. Änderungen des Bieters an seinen Unterlagen müssen zweifelsfrei sein Unterschrift Alle Unterlagen sowie die Formblätter (soweit vorgesehen) und Erklärungen müssen unterschrieben sein; der Name des/der Unterzeichnenden ist anzugeben Beizufügende Unterlagen Dem Teilnahmeantrag sind die nachfolgend unter Ziffer aufgeführten Unterlagen beizufügen Ausgefüllter und unterschriebener Vordruck,Teilnahmeantrag Ausgefülltes und unterschriebenes Formular Verzeichnis der Anlagen zum Teilnahmeantrag ; Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt 1 Angaben zum Bieter Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt 2 Erklärung der Bietergemeinschaft ( sofern zutreffend ) Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt 3 Benennung von Unterauftragnehmern für die zu vergebenden Leistungen ( sofern zutreffend ) Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt 4,Referenzen des Bieters/Unterauftragnehmers für die zu vergebenden Leistungen

5 Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt 5, Referenzen der für die Ausführung der Leistungen verantwortlichen Mitarbeiter des Bieters/Unterauftragnehmers Unterlagen zur Beurteilung der Eignung Für die Beurteilung der Eignung des Bieters sind mit dem Teilnahmeantrag folgende Unterlagen einzureichen: Angaben zum Bieter gemäß Formblatt 1 Angaben zum Bieter mit allen dort geforderten Angaben (sofern zutreffend: je gesondert für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft); Referenzen des Bieters gemäß Formblatt 4 Referenzen des Bieters/Unterauftragnehmers mit allen dort geforderten Angaben (sofern zutreffend: je gesondert für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft); Referenzen der Mitarbeiter des Bieters/Unterauftragnehmers gemäß Formblatt 5, Referenzen der für die Ausführung der Leistungen verantwortlichen Mitarbeiter des Bieters/Unterauftragnehmers (sofern zutreffend: je gesondert für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft). Zur späteren Angebotsabgabe werden maximal vier Bewerber aufgefordert. Folgende Eignungskriterien wurden festgelegt, um ggf. die vier geeignetsten Bewerber zu ermitteln: a) Eignungskriterien: Mindestens 2 Referenzen von bisherigen Maßnahmen für vergleichbare Leistungen (ähnliche Projekt- und Unternehmensstruktur) b) Mindestanforderungen: Der Mindestumsatz der letzten 3 Jahre beträgt jeweils Euro Die Mindestanzahl der Mitarbeiter beträgt 8 Personen Bereitstellung einer Installations-Software (Lizenzkauf) Bitte legen Sie Ihrem Teilnahmeantrag aussagekräftige Unterlagen bei, die es der DZT e.v. erlauben, die o.g. Eignungskriterien und Mindestanforderungen zu bewerten. Die Referenzmaterialien müssen auf CD oder USB-Stick geliefert werden. Die Vorlage dieser Erklärungen ist zwingend; Teilnahmeanträge, die diese Erklärungen nicht oder nicht vollständig enthalten, werden gem. 16, Satz 2 VOL/A unter Einhaltung einer zu bestimmenden Frist nachgefordert. Auch die in den Formblättern abgefragten Angaben sind unbedingt vollständig zu machen, und zwar in jedem der vorgesehenen Felder. Kann ein Bieter aus objektiven Gründen bei einem oder mehreren Feldern keine Angaben machen, so ist dies zwingend bei dem bzw. den Feldern zu vermerken und außerdem oder an gesonderter Stelle zu erläutern. Fehlen Angaben, die auch nach wiederholter Aufforderung und ohne dass der objektive Grund hierfür erläutert wird nicht nachgereicht werden, muss die DZT den

6 betreffenden Teilnahmeantrag ohne weitere Prüfung aus dem Verfahren ausschließen. 3.3 Abgabe der Teilnahmeanträge Teilnahmeanträge müssen bis zum , 10:00 Uhr, bei der folgenden Stelle abgegeben werden: Deutsche Zentrale für Tourismus e.v. Vergabestelle Stichwort: Digital Asset Management Software Beethovenstraße Frankfurt am Main 3.4 Tag, an dem die Aufforderung zur Angebotsabgabe abgesandt wird Voraussichtlich Art der Informationsübermittlung Die Aufforderung zur Angebotsabgabe erfolgt elektronisch. Die Einsendung der Teilnahmeanträge / Angebote hat über den Postweg zu erfolgen. 5.0 Bindefrist Die Bindefrist endet am Wir freuen uns auf Ihren Teilnahmeantrag und verbleiben mit besten Grüßen -Vergabestelle-