Beschränkte Ausschreibung mit Öffentlichem Teilnahmewettbewerb Social Media Marketing

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1 Teilnehmer des Öffentlichen Teilnahmewettbewerbs Frankfurt/Main, den Anschreiben zum Öffentlichen Teilnahmewettbewerb (zum Verbleib beim Teilnehmer bestimmt) Beschränkte Ausschreibung mit Öffentlichem Teilnahmewettbewerb Social Media Marketing Tool (gem. 10 UVgO) Anlagen: - Teilnahmeantrag - Verzeichnis der Anlagen - Formblätter Sehr geehrte Damen und Herren, die Deutsche Zentrale für Tourismus e.v. (DZT) beabsichtigt, die unten genannten Leistungen zu vergeben. 1. Angaben zur ausgeschriebenen Leistung 1.1. Gesucht wird ein nutzerfreundliches Social Media Marketing Tool auf Enterprise-Level, welches es ermöglicht, die von der DZT auf ihren Social Media-Kanälen zu veröffentlichenden Inhalte zu publizieren und Kampagnen zuzuordnen, diese auszuwerten, den Dialog mit den Nutzern zu führen und zu organisieren sowie kampagnenund marktspezifische Promotions (Gewinnspiele) durchzuführen und deren Erfolg an Hand von KPIs zu messen. Wichtig ist, dass sowohl Anzeigen (Ads) als auch redaktionelle Beiträge (z.b. Facebook-Postings, die nicht mit Werbebudget versehen sind) gemeinsam in Bezug auf zentrale KPIs ausgewertet werden können. Darüber hinaus ist es erforderlich, Postings und Anzeigen kanalübergreifend bestimmten Themen zuzuordnen (z.b. durch Tags) und diese gemeinsam auszuwerten.

2 Die DZT betreut dabei zum jetzigen Zeitpunkt folgende Social Media-Präsenzen: 1 Facebook Global Page mit 20 regionalen Unterseiten sowie 1 weitere Facebook-Seite; alle im Facebook Business Manager 1 Instagram Business Account sowie 1 Instagram Profil 6 Twitter Profile 1 YouTube-Kanal Weiterhin ist die DZT mit jeweils einer Präsenz (Profil) auf Pinterest, Snapchat, Weibo, WeChat, Xing und LinkedIn vertreten. Das Tool soll die folgenden Bereiche integrieren und miteinander verbinden: Social Media Publishing, Social Media Community Management, Social Media Analytics, Social Media Monitoring, Social Media Advertising (Reporting), Social Media Promotion (Gewinnspiele, Tabs, etc.) 1.2. Leistungsort Frankfurt am Main 1.3. Ausführungsfrist/Leistungszeitraum Vertragsbeginn: Vertragsende: Aufteilung in Lose Es ist keine Losaufteilung vorgesehen. 2. Hinweise zum Vergabeverfahren 2.1. Art der Vergabe Beschränkte Ausschreibung mit Öffentlichem Teilnahmewettbewerb gem. 10 UVgO 2.2. Stelle, die den Zuschlag erteilt Deutsche Zentrale für Tourismus e.v. Beethovenstraße Frankfurt am Main 2.3. Auskünfte Auskünfte werden erteilt durch: Referentin Social Media Marketing Deutsche Zentrale für Tourismus e.v. Frau Denise Böhm Beethovenstraße Frankfurt denise.boehm@germany.travel

3 Bei formellen Fragen wenden Sie sich bitte an: Deutsche Zentrale für Tourismus e.v. Vergabestelle Beethovenstraße Frankfurt Fragen der Bieter zum Vergabeverfahren oder zu den Verdingungsunterlagen sind bis spätestens sechs Tage vor Ablauf der Teilnahmefrist gemäß Ziffer 3.3 ausschließlich schriftlich an die o. g. Stellen zu richten Prüfung der Eignung der Bieter Die Prüfung der Eignung der Bieter erfolgt unter den Gesichtspunkten der finanziellen und wirtschaftlichen sowie fachlichen und technischen Leistungsfähigkeit, insbesondere anhand der in Ziffer genannten Unterlagen, Erklärungen und Nachweise. 3. Bewerbungsbedingungen 3.1. Form und Inhalt der Teilnahmeanträge Äußere Form Schriftliche Teilnahmeanträge sind als solche zu kennzeichnen und in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift Social Media Marketing Tool bei der unter Ziffer 3.3 angegebenen Stelle einzureichen. Digitale Anträge sind nicht zugelassen Änderungen, Ergänzungen und Erläuterungen Änderungen und Ergänzungen an den Verdingungsunterlagen sind unzulässig. Soweit Erläuterungen zur besseren Beurteilung des Teilnahmeantrages erforderlich erscheinen, können sie als Anlage beigefügt werden. Änderungen des Bieters an seinen Unterlagen müssen zweifelsfrei sein Unterschrift Alle Unterlagen sowie die Formblätter (soweit vorgesehen) und Erklärungen müssen unterschrieben sein; der Name des/der Unterzeichnenden ist anzugeben Beizufügende Unterlagen Dem Teilnahmeantrag sind die nachfolgend unter Ziffer aufgeführten Unterlagen beizufügen Ausgefüllter und unterschriebener Vordruck,Teilnahmeantrag ; Abgabe von Eigenerklärungen; Ausgefülltes und unterschriebenes Formular Verzeichnis der Anlagen zum Teilnahmeantrag ; Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt 1 Angaben zum Bieter ; Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt 2 Erklärung der Bietergemeinschaft ( sofern zutreffend ); Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt 3 Benennung von Unterauftragnehmern für die zu vergebenden Leistungen ( sofern zutreffend );

4 Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt 4,Referenzen des Bieters/Unterauftragnehmers für die zu vergebenden Leistungen ; Ausgefülltes und unterschriebenes Formblatt 5, Referenzen der für die Ausführung der Leistungen verantwortlichen Mitarbeiter des Bieters/Unterauftragnehmers Unterlagen zur Beurteilung der Eignung Für die Beurteilung der Eignung des Bieters sind mit dem Teilnahmeantrag folgende Unterlagen einzureichen: Angaben zum Bieter gemäß Formblatt 1 Angaben zum Bieter mit allen dort geforderten Angaben (sofern zutreffend: je gesondert für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft); Referenzen des Bieters gemäß Formblatt 4 Referenzen des Bieters/Unterauftragnehmers mit allen dort geforderten Angaben (sofern zutreffend: je gesondert für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft); Referenzen der Mitarbeiter des Bieters/Unterauftragnehmers gemäß Formblatt 5, Referenzen der für die Ausführung der Leistungen verantwortlichen Mitarbeiter des Bieters/Unterauftragnehmers (sofern zutreffend: je gesondert für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft); Die folgenden definierten Anforderungen müssen durch den Anbieter zwingend erfüllt werden: Datenschutz nach deutschen/europäischen Standard gem. GDPR (DSGVO) Support auf Deutsch zu den Geschäftszeiten in Deutschland (9:00 bis 18:00 Uhr) sowie auf Englisch (optimal: 24/7, auch per möglich) Erfahrung im Bereich Tourismus und/oder Behörden/Regierungen/NGOs (nachgewiesen durch Referenzkunden) Laufende Anpassung der Software an sich verändernde Funktionsumfänge der Plattformen ohne zusätzliche Kosten Die Einführung von Stories im Kanal Instagram, Einführung neuer Ad-Formate, Änderungen der API etc. Rollen-Rechte-System und User-Verwaltung für bis zu 50 Accounts Unterstützung von Agentur-Kollaboration (z.b. über ein Rollen- und Rechtesystem) Unterstützung beim Einführungsprozess und Schulung Deutsches und englisches User-Interface Implementierung neuer API-Schnittstellen innerhalb eines angemessenen Zeitraums ohne Zusatzkosten Für die nachfolgend genannten Plattformen Facebook Instagram Twitter YouTube muss eine vollständige Unterstützung für die Bereiche Social Media Publishing, Social Media Analytics,

5 Social Media Monitoring sowie Social Media Community Management und eine zumindest teilweise Unterstützung der Bereiche Social Media Advertising (bspw. über umfassende Reporting-Funktion und/oder Einbuchung von Kampagnen/Anzeigengruppen/Anzeigen) gewährleistet sein. Der Anbieter muss die Bereiche Publishing / Analytics / Monitoring /Community Management sowie teilweise Advertising für alle vier oben genannten Plattformen unterstützen, sofern dies von den Plattformen via API grundsätzlich möglich ist. Für alle Kanäle müssen mehrere Accounts einzeln und gemeinsam verwaltet und gesteuert werden können. Für Facebook muss zwingend eine Global Page -Struktur unterstützt werden. Sollte eine der oben genannten Anforderungen nicht erfüllt werden, kann der Bewerber für dieses Vergabeverfahren nicht berücksichtigt werden. Die folgenden definierten und aufgeführten Anforderungen sind wünschenswert. Im Rahmen der Eignungsbewertung können diese Funktionalitäten im Gesamtkontext gesehen werden. So kann eine vorhandene KANN-Funktionalität ggf. Schwächen bei anderen Funktionalitäten ausgleichen. Entscheidend ist am Ende der Gesamtnutzen. Administration und Zugang zum Tool Backend via Mobile App Multilinguales User-Interface im Backend (Deutsch, Englisch, weitere Sprachen) Initiales Onboarding (möglichst) aller Mitarbeiter auf das neue Tool Onboarding neuer Mitarbeiter auf das Tool während der Vertragslaufzeit Weltweiter telefonischer Support bzw. Erreichbarkeit zu den üblichen Geschäftszeiten in allen Zeitzonen Social Media Engagement-Mechanismen (Social Microsites, etc.) Pinterest Unterstützung Snapchat Unterstützung WeChat Unterstützung Weibo Unterstützung Google+ Unterstützung Google AdWords (für Advertising) Unterstützung LinkedIn Unterstützung Xing Unterstützung Redaktions-/Kampagnenplan (kanalübergreifend) Themenfilter kanalübergreifende Übersicht über alle laufenden, vergangenen und geplanten Posts Die Postings und Anzeigen der DZT sind u.a. Themen und Kampagnen zugeordnet (aktuell gelöst über Tags). Vorschaufunktion für alle unterstützten Post-Formate (Desktop/Mobile) Schedule- und Timing-Fähigkeiten (bspw. auch: automatisches Löschen nach Ablaufdatum) Approvement-Schleifen Kampagnen-Management-System (Assets an verschiedene Teams freigeben; gemeinsamer Bilder-Pool, etc.) Unterstützung von Messenger-Funktionen Community Management-Funktionen (Kommentieren, Liken, Verbergen / Löschen, etc.)

6 Vordefinierte Antworten / Textbausteine Approvement-Schleifen (An Verantwortliche weiterleiten/zuweisen) Alarme für verschiedene Wörter + Eskalationssystem (auch per etc.) Sentiment-Analyse (automatisch/manuell) Proaktives Community Management auf non-owned Seiten (z.b. Twitter) Influencer-/Aktivitätserkennung (owned/non-owned) Kategorisierung von einzelnen Usern mit Hilfe von Tags ( z.b. Influencer, PR, Partner, etc.) Regelbasierter Umgang mit User-Beiträgen (Keywords) Übersichtliche Darstellung von verschiedenen Kommunikationskanälen User-History sowie Delete User Data (DSGVO) Implementierung von Chatbots Auswertung nach Markt (bzw. Seite), Thema, Kampagne, Zeitraum sowie umfangreiche Filterfunktion (bspw. über Tags, etc.) Konfigurierbare Dashboards für einzelne Netzwerke bzw. alle Netzwerke kumuliert o Grafische Auswertung o Unterscheidung organische Postings/Anzeigen Mind. 1:1-Abbildung der in den Kanälen verfügbaren KPI Zusätzliche Auswertungen und Berechnungen aus den Plattform-KPIs Real-Time-Betrachtung und -Auswertung aller Postings (auch für länger zurückliegende Beiträge) Postings können bis zu 10 Wochen nach der Veröffentlichung mit Werbebudget versehen werden (Post Promotion). Es muss sichergestellt werden, dass im Analyse-Tool jederzeit die korrekten KPI verfügbar sind Exportfunktion (Excel, PDF, etc.) und automatische Report-Generierung Benchmarking (Vergleich verschiedener Wettbewerber nach vordefinierten bzw. zugänglichen KPIs) Sentiment-Auswertung Der Anbieter muss Monitoring für alle MUSS-Plattformen und WEB unterstützen. Hashtag-Analyse sowie Keyword-Suche innerhalb von Social Media-Netzwerken sowie Web Trend-Analyse (Viralität, Veränderungen, etc.) Alert-Funktion nach speziellen Themen Sentiment-Analyse/NLP Object Recognition (Bilderkennung) Der Anbieter muss das Advertising für alle MUSS-Plattformen zumindest teilweise (bspw. über umfassende Reporting-Funktion und/oder Einbuchung von Kampagnen/Anzeigengruppen/Anzeigen) unterstützen, sofern dies von den Plattformen via API grundsätzlich möglich ist. Budgetverwaltung für mehrere Akteure (Seiten bzw. Märkte, Abteilungen, Agenturen etc.) Unterstützung aller MUSS-Plattformen Unterstützung KANN-Plattformen Unterstützung mehrerer Werbekonten Unterstützung möglichst vieler Kampagnen/Ad Set/Anzeigen-Formate

7 Vorschaufunktion für Anzeigen-Entwürfe für Desktop und Mobile Verknüpfung mit der kalendarischen Übersicht aus dem Publishing-Bereich Automatisches A-/B-Testing Zur späteren Angebotsabgabe werden, sofern genügend geeignete Bewerber zur Verfügung stehen, maximal 3 Bewerber aufgefordert. Folgende Eignungskriterien wurden festgelegt, um ggf. die drei geeignetsten Bewerber zu ermitteln: Eignungskriterien: Festgelegte Kriterien, nach denen die Eignung bewertet wird: Überprüfung der Leistungsfähigkeit anhand der durchgeführten Bewerberpräsentation sowie des eingereichten Teilnahmeantrags: 60% Benutzerfreundlichkeit / Usability des Tools: 25% Service / Schulung: 15% Die Bewertungsskala sieht folgendermaßen aus: Beschreibung Punkte Kriterien ungenügend Lösung den Anforderungen nicht entspricht. mangelhaft Lösung gravierende Lücken aufweist. ausreichend Lösung zwar Mängel aufweist, aber im Ganzen den Anforderungen noch entspricht. befriedigend Lösung im Allgemeinen den Anforderungen entspricht Die vorgestellte Lösung ist nicht geeignet oder basiert nicht auf der Ausschreibung. Die vorgestellte Lösung weist gravierende Lücken auf und ist nicht vollständig nachvollziehbar. Die vorgestellte Lösung weist zwar Mängel auf, die jedoch unwesentlich sind. Die Kriterien sind zumindest zum Teil erfüllt, sodass die Lösung im Ganzen noch den Anforderungen entspricht. Die vorgestellte Tool-Lösung erfüllt im Wesentlichen die Kriterien laut der Leistungsbeschreibung, vor allem die MUSS-Kriterien werden erfüllt. Die Benutzerfreundlichkeit/Usability entspricht im Wesentlichen den Anforderungen des DZT Social Media Teams.

8 gut Lösung den Anforderungen voll entspricht. sehr gut Lösung den Anforderungen in besonderem Maße entspricht Die vorgestellte Tool-Lösung erfüllt in vollem Umfang die Kriterien laut der Leistungsbeschreibung, es werden alle MUSS-Kriterien und einige der KANN-Kriterien erfüllt. Die Benutzerfreundlichkeit/Usability entspricht vollständig den Anforderungen des DZT Social Media Teams. Die vorgestellte Tool-Lösung erfüllt in besonderem Maße die Kriterien laut der Leistungsbeschreibung, es werden alle MUSS-Kriterien und KANN-Kriterien (über- )erfüllt. Die Benutzerfreundlichkeit/ Usability entspricht in besonderem Maße den Anforderungen des DZT Social Media Teams. Die Bewertung der Kriterien erfolgt in einer Bandbreite von 0 bis 10. Die Punkte werden mit der Gewichtung multipliziert. Die drei Bewerber mit dem höchsten Ergebnis werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Werden in der Gesamtwertung mehr als drei Bestplatzierte (gleiches Ergebnis) festgestellt, entscheidet das Losverfahren, welche Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden! Um die geeignetsten Bewerber zu ermitteln, müssen die Bewerber in der 33. (und 34.) KW 2018 ihr Social Media Marketing Tool vor einer Bewertungsgruppe in den Büroräumen der DZT Frankfurt am Main präsentieren. Die Fachabteilung wird voraussichtlich in der 31. KW mit den Bewerbern Kontakt aufnehmen und die Termine für die Präsentation abstimmen. Nur diejenigen Bewerber werden zur Präsentation eingeladen, die einen vollständigen Teilnahmeantrag abgegeben und die formelle Eignungsprüfung bestanden haben. Die Erstellung der Bewerbungsunterlagen wird nicht vergütet. Die Vervielfältigungskosten für die Versendung dieser Vergabeunterlagen werden nicht erstattet. Eine Vergütung der Präsentation ist nicht vorgesehen. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden. Als Zuwendungsempfänger des Bundes sind wir verpflichtet, die einheitlichen Beschaffungsverträge des Bundes ( zu vereinbaren. 3.3 Abgabe der Teilnahmeanträge Teilnahmeanträge müssen bis zum , 10:00 Uhr, bei der folgenden Stelle abgegeben werden:

9 Deutsche Zentrale für Tourismus e.v. Vergabestelle Stichwort: Social Media Marketing Tool Beethovenstraße Frankfurt am Main 3.4 Tag, an dem die Aufforderung zur Angebotsabgabe abgesandt wird Nach Beendigung der Eignungsprüfung und -bewertung. 4.0 Art der Informationsübermittlung Die Aufforderung zur Angebotsabgabe erfolgt elektronisch. Die Einsendung der Teilnahmeanträge / Angebote hat über den Postweg zu erfolgen. Wir freuen uns auf Ihren Teilnahmeantrag und verbleiben mit besten Grüßen -Vergabestelle-