ISO 14001:2015 Die Änderungen im Überblick

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1 21/ Mai 2016 ISO 14001:2015 Die Änderungen im Überblick Anwendungsbereich Kapitel 1 beschreibt den Anwendungsbereich der Norm. Die grundlegenden Anforderungen an ein Umweltmanagementsystem als Basis für umweltgerechtes Handeln einer Organisation werden vorgestellt. Ergebnisse eines solchen Systems sind: die fortlaufende Verbesserung der Umweltleistung, die Erfüllung bindender Verpflichtungen, die Erreichung der Unternehmens- und Umweltziele Organisationen, die eine Zertifizierung nach ISO 14001:2015 abstreben, müssen alle Anforderungen der Norm erfüllen. Normative Verweisung Es gibt in der ISO 14001:2015 keine normativen Verweisungen. Begriffe In Kapitel 3 werden die wichtigsten Begriffe und Definitionen aufgelistet. Kontext der Organisation Organisationen sollen ihre internen und externen Einflussfaktoren betrachten und diese bei der Gestaltung ihres Managementsystems berücksichtigen. Verstehen der Organisation und ihres Kontextes Die Organisation muss wesentliche Themen, die sich auf die Struktur, den Umfang, die Umsetzung und die Ergebnisse des Umweltmanagementsystems auswirken können, bestimmen. Die internen und externen Themenbereiche, mit denen sich die Organisationen in diesem Zusammenhang auseinandersetzen sollten, sind im Anhang A der Norm detaillierter dargelegt. Sie umfassen: Kiwa International Cert GmbH Grüner Deich Hamburg Tel. +49 (0) Fax +49 (0) a) Umweltzustände mit Bezug auf Klima, Luftqualität, Wasserqualität, Bodennutzung, bestehende Kontamination, Verfügbarkeit natürlicher Ressourcen und Biodiversität, die entweder den Zweck der Organisation beeinflussen können oder durch ihre Umweltaspekte beeinflusst werden; b) externe kulturelle, soziale, politische, gesetzliche, behördliche, finanzielle, technologische, wirtschaftliche, natürliche und

2 wettbewerbliche Umstände, ob international, national, regional oder lokal; c) die internen Merkmale oder Bedingungen einer Organisation, wie z.b. Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen, strategische Ausrichtung, Kultur und Fähigkeiten (d.h. Personen, Wissen, Prozessen, Systeme). Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien Die Organisation muss hinsichtlich ihres Umfeldes, in dem sie agiert, die Erfordernisse und Erwartungen der interessierten Parteien bestimmen. Interessierte Parteien können z.b. sein: Mitarbeiter Kooperationspartner / Unterauftragnehmer Kunden / Konsumenten Lieferanten Behörden Eigentümer / Anteilseigner Anwohner / Nachbarn Verbände / Gewerkschaften Dachorganisationen Welche Parteien relevant sind, hängt davon ab, inwieweit deren Anforderungen einen Einfluss auf die Organisation und ihre Ziele haben können. Das Ergebnis der unter 1 und 2 geforderten Bestimmung der internen und externen Themen sowie der interessierten Parteien ist auch bei der Betrachtung der Risiken und Chancen von Bedeutung. Beispiele für interne und externe Themen allgemeine Entwicklungen in der Wirtschaft und den Absatzmärkten, die einen Einfluss auf das Unternehmen haben. Diese Faktoren sind den Organisationen bekannt, werden aber oft unsystematisch erfasst. Technologische Innovationen und Trends sind erfolgskritisch. Rechtliche und regulatorische Veränderungen, die je nach Umfeld und Branche eine Vielzahl verschiedener Vorschriften betreffen. Verstöße gegen rechtliche Vorhaben stellen ein erhebliches Unternehmensrisiko dar. Die frühzeitige Berücksichtigung ermöglicht ein effektives Risikomanagement. Politische Belange, die die Organisation insgesamt oder ihre Reputation gefährden können, z.b. Abhängigkeit von Rohstoffen aus instabilen Ländern oder ökologisch fragwürdigen Bezugsquellen. Kultur und Verhaltensweisen innerhalb der Organisation können zu einer leistungsfähigen, motivierten Belegschaft und damit positiven Einflüssen führen.

3 Die obigen Kapitel 4.1 und 4.2 verlangen von den Organisationen eine klare und konsequente Auseinandersetzung mit ihren internen und externen Rahmenbedingungen und deren potenziellem Einfluss auf ihr Umweltmanagementsystem. Sie müssen nachweisen können, dass sie die diesbezüglichen Informationen überprüfen und überwachen. Festlegen des Anwendungsbereichs des Umweltmanagementsystems In der ISO 14001:2015 sind die Anforderungen an die Festlegung des Anwendungsbereiches umfassender formuliert, da neben den Produkten und Dienstleistungen auch der Input aus den Kapiteln 4.1 und 4.2 zu berücksichtigen ist. Der Anwendungsbereich muss alle relevanten Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen mit ihren bedeutenden Umweltaspekten und -auswirkungen umfassen. Ausschlüsse, um einzelne Verpflichtungen zu umgehen, sind nicht vorgesehen. Im Anhang A wird der Begriff Glaubwürdigkeit in Verbindung mit der Festlegung des Anwendungsbereichs verwendet. Der Anwendungsbereich sollte dokumentiert werden und interessierten Parteien verfügbar sein. Zertifizierungsstellen werden prüfen, wie die Organisationen ihren Anwendungsbereich definiert haben und kontrollieren, ob er angemessen und im Managementsystem sowie in den ausgestellten Zertifikaten zutreffend beschrieben ist. Umweltmanagementsystem Das Kapitel verpflichtet die Organisation ein Umweltmanagementsystem aufzubauen, einzuführen, aufrechtzuerhalten und fortlaufend zu verbessern, um die beabsichtigten Ergebnisse zu erreichen und ihre Umweltleistung beständig zu optimieren. Der Abschnitt fokussiert jetzt allerdings stärker auf die Prozesse, die für ein Managementsystem relevant sind. Ein Prozess ist dabei definiert als: ein Satz zusammenhängender oder sich gegenseitig beeinflussender Tätigkeiten, der Eingaben zum Erzielen eines vorgesehenen Ergebnisses verwendet. Organisationen sollten überprüfen, ob die Wechselwirkungen der Prozesse untereinander und ihr Einfluss auf die Organisation vollständig verstanden ist und Prozesse nicht losgelöst voneinander ablaufen. Kontinuierliche Prozessverbesserung soll das Managementsystem als solches und die Wertschöpfung für das Unternehmen vorantreiben. Das Kapitel 4.4 führt Neuerungen für Umweltmanagementsysteme ein. Dies könnte eine Herausforderung für solche Organisationen sein, bei denen das

4 Managementsystem noch keine zentrale Rolle für die Unternehmenssteuerung und die organisatorische Leistung spielt. Führung Dieses Kapitel enthält wichtige Änderungen. Mit der Neufassung der Norm wird von der obersten Leitung ein stärkeres Engagement sowie die Übernahme von Verantwortung für zentrale Aspekte des Umweltmanagementsystems erwartet. Führung und Verpflichtung 5.1- Die oberste Leitung muss sich nicht nur zum Umweltmanagement bekennen, sondern für das Managementsystem Führung, Verantwortung und Verpflichtung übernehmen. In diesem Kapitel sind viele Neuerungen enthalten, die von den Organisationen als Herausforderung im positiven Sinn und als Gelegenheit verstanden werden sollten, ihr Umweltmanagementsystem als integralen Teil in ihre Geschäftsprozesse zu verankern. Umweltpolitik 5.2- Die Umweltpolitik ist das zentrale Dokument. In ihr sind Ziele und Verpflichtungen festgeschrieben. Die oberste Leitung muss sicherstellen, dass die Umweltpolitik angemessen und mit der strategischen Ausrichtung sowie dem Kontext der Organisation vereinbar ist. Sie ist keine allgemeine, oberflächliche Absichtserklärung, sondern soll relevant für den spezifischen Kontext der Organisation sein und klare Verpflichtungen und Ziele der Organisation enthalten. Die Normrevision fokussiert stärker auf den aktiven Schutz der Umwelt, statt wie bisher auf die Vermeidung von Umweltbelastungen. Verpflichtungen zum Umweltschutz können zum Beispiel konkrete Emissionsziele zur Minderung des Klimawandels, Wiederverwertung für eine nachhaltige Ressourcennutzung oder Programme zur Wiederherstellung oder Unterstützung von Ökosystemen oder der Biodiversität sein. Die Umweltpolitik muss allen Mitarbeitern bekannt gemacht werden, damit sie verstehen, welchen Beitrag sie zum Umweltschutz leisten. Sie muss schriftlich fixiert sein und auch externen interessierten Parteien zur Verfügung stehen. Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse in der Organisation Von der obersten Leitung ist sicherzustellen, dass Verantwortlichkeiten und Befugnisse zur Umsetzung und Aufrechterhaltung eines effektiven

5 Umweltmanagementsystems festgelegt und intern kommuniziert werden, sodass alle Beteiligten ihre Rolle kennen. Dies kann mittels Organigrammen, Stellen- und Funktionsbeschreibungen, Anforderungsprofile etc. geschehen. In der ISO 14001:2015 steht die oberste Leitung deutlich stärker in der Pflicht. Zuständigkeiten und Befugnisse können zwar nach wie vor delegiert werden, die oberste Leitung trägt aber die Gesamtverantwortung. Der Begriff Beauftragter der obersten Leitung wurde vollständig aus der Norm gestrichen, nicht aber die Aktivitäten und Verantwortlichkeiten, die dieser Funktion zugeordnet waren. Auch hier ist die oberste Leitung direkt involviert, denn sie ist explizit auch zur Anleitung sowie zur Unterstützung ihrer relevanten Führungskräfte verpflichtet, um die jeweiligen Verantwortungsbereiche deutlich zu machen. Planung Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen Der Abschnitt enthält die Anforderungen, die sich aus dem risikobasierten Ansatz der Norm ergeben. Bei der Planung ihres Umweltmanagementsystems muss die Organisation ihren spezifischen Kontext und den Anwendungsbereich des Managementsystems berücksichtigten. Risiken und Chancen sind zu bestimmen und zwar in Verbindung mit den Umweltaspekten, den bindenden Verpflichtungen, den identifizierten Themen und Anforderungen aus dem Kontext der Organisation sowie den Erfordernissen und Erwartungen der interessierten Parteien. Als besondere Form von Risiken sollen insbesondere potenzielle Notfallsituationen analysiert werden. Organisationen sind verpflichtet, ihre Umweltaspekte und deren Umweltauswirkungen zu bestimmen und daraus mittels festgelegter Kriterien die bedeutenden Umweltaspekte und Umweltauswirkungen. Die Organisation muss bindende Verpflichtungen im Zusammenhang mit ihren Umweltaspekten identifizieren und diese hinsichtlich ihrer Risiken und Chancen betrachten. Geeignete Maßnahmen sind in Bezug auf die bedeutenden Umweltaspekte / Umweltauswirkungen, die bindenden Verpflichtungen und die identifizierten Risiken und Chancen zu erarbeiten. Eine wichtige Neuerung für Umweltmanagementsysteme ist die ausdrückliche Anforderung, die Produkte und Dienstleistungen unter Berücksichtigung ihres Lebensweges zu bewerten. Das Prinzip der

6 nachhaltigen, ganzheitlichen Unternehmensverantwortung und neue Bewertungsmaßstäbe für Produkte und Dienstleistungen wird eingeführt. Die Tiefe und Komplexität der Risiko- und Chancenanalyse hängt von der Größe und Komplexität der jeweiligen Organisation ab sowie von weiteren Faktoren wie z.b. Branchenvorschriften, ihrer Rechtskonformität und den Kommunikationspflichten, dem Anspruch ihrer Aktionäre, dem öffentlichen Interesse oder der Art und Anzahl ihrer Kunden und Lieferanten. Umweltziele und Planung zu deren Erreichung Die Organisation muss ihre Umweltziele definieren. Basis sind die bedeutenden Umweltaspekte, die bindenden Verpflichtungen sowie die Risiken und Chancen und die Anforderung der fortlaufenden Verbesserung. Sie müssen in Einklang mit der Umweltpolitik stehen, messbar sein, überwacht und aktuell sein. Die Umweltziele müssen innerhalb der Organisation kommuniziert und auf den relevanten Organisationsebenen und Funktionsbereichen umgesetzt werden. Maßnahmen zur Zielerreichung sind zu planen, Ressourcen und Zuständigkeiten zu bestimmen und wenn möglich Kennzahlen zur Überprüfung ihrer Wirksamkeit festzulegen. Eine dokumentierte Information über die festgelegten Ziele muss erstelllt, aufbewahrt und eine Überwachung der Zielerreichung nachgewiesen werden. Unterstützung Zur Aufrechterhaltung und Verbesserung eines effektiven Umweltmanagementsystems werden geeignete Ressourcen benötigt. Alle Aspekte des Managementsystems in Verbindung mit Personen, Infrastruktur und Prozessumgebung werden zusammengefasst in diesem Abschnitt beschrieben. Ressourcen Die allgemeine Anforderung soll sicherstellen, dass die Organisation alle notwendigen Ressourcen für den Aufbau, die Einführung, die Aufrechterhaltung und die fortlaufende Verbesserung ihres Umweltmanagementsystems bestimmt und bereitstellt. Dies umfasst sowohl personelle als auch materielle bzw. infrastrukturelle Ressourcen. Kompetenz Für die umweltrelevanten Funktionsbereiche muss die Organisation Kompetenzkriterien bestimmen, die vorhandene Kompetenz der jeweiligen Mitarbeiter sowie eventueller Kompetenzbedarf ermitteln.

7 Dokumentierte Information als Nachweis zur Erlangung der Kompetenz und deren Ergebnisse sind erforderlich. Bewusstsein Den Mitarbeitern oder dem unter Aufsicht der Organisation tätigen Personal muss die Bedeutung ihrer Tätigkeit, ihr Beitrag zur Wirksamkeit des Managementsystems, der Erreichung der Umweltziele, der Einhaltung rechtlicher Anforderungen und der Verbesserung der Umweltleistung sowie die Folgen einer Nichtkonformität bewusst sein. Kommunikation Effektive Kommunikation ist von elementarer Bedeutung. Dies spiegelt sich in der 2015er Version wieder. Die oberste Leitung muss sicherstellen, dass die Kommunikationsvoraussetzungen vorhanden sind. Besonders betont wird, dass Organisationen sicherstellen sollen, dass die im Rahmen ihres Umweltmanagementsystems generierten Informationen glaubwürdig, wahrheitsgetreu und verlässlich kommuniziert werden. Organisationen sollten ihre internen und externen Kommunikationsprozesse also worüber wann mit wem und wie kommuniziert wird sehr genau planen und umsetzen. Dokumentierte Information Hervorzuheben ist, dass die Dokumentation mit der Neufassung deutlich flexibler gehandhabt werden kann. Die Begriffe Aufzeichnungen und dokumentierte Verfahren sind im gesamten Text durch die Formulierung dokumentierte Information ersetzt. In welcher Form, welchem Format oder welchem Medium diese zu erstellen ist, ist nicht weiter spezifiziert. Es ist nicht nötig, die existierende Dokumentation komplett zu ändern. Eine Anforderung, das Managementsystem der HLS-Struktur anzupassen, besteht nicht. Unternehmen müssen festlegen, welche dokumentierte Information geeignet ist, die Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems und der damit verbundenen Prozesse zu belegen. Betrieb Dieser Normabschnitt befasst sich mit der Planung und operativen Steuerung der notwendigen Prozesse. Betriebliche Planung und Steuerung Die betriebliche Planung und Steuerung stellt sicher, dass die notwendigen Prozesse für ein wirksames Umweltmanagementsystem bereitstehen und die im Kapitel Planung (8.1 und 8.2) definierten Maßnahmen implementiert und umgesetzt werden.

8 Die Anforderungen an die Steuerung und Beeinflussung von ausgegliederten Prozessen und von geplanten und ungeplanten Änderungen wurden erweitert. Neue Anforderungen ergeben sich auch aus dem Lebenswegansatz. Soweit angemessen muss die Organisation: Umweltanforderungen für die Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen bestimmen, Kontrollen einführen, um sicherzustellen, dass die Umweltanforderungen für den gesamten Lebensweg von Produkten oder Dienstleistungen, von der Entwicklung und Herstellung, über die Nutzung bis zur Verwertung oder Entsorgung berücksichtigt werden, wesentliche Umweltanforderungen an externe Lieferanten, Vertragspartner, Zulieferer etc. kommunizieren, Informationen über potenzielle bedeutende Umweltauswirkungen im Zuge des Lebenswegs von Produkten oder Dienstleistungen bereitstellen (z.b. zum Transport, Lieferung, Nutzung, zur Entsorgung etc.). Die Organisation muss entsprechende Steuerungs- und Überwachungsprozesse auf Basis ihres Kontextes, ihrer wesentlichen Umweltaspekte, ihrer bindenden Verpflichtungen sowie ihrer Risiken und Chancen bestimmen und bewerten. Dokumentierte Information ist gefordert, um die Konformität des Umweltmanagementsystems mit den entsprechenden Anforderungen nachzuweisen. Notfallvorsoge und Gefahrenabwehr Organisationen müssen effektive Prozesse etablieren, um auf potenzielle Notfallsituationen vorbereitet zu sein. Im Rahmen der Notfallvorsoge und Gefahrenabwehr muss die Organisation Maßnahmen bestimmen, um Umweltauswirkungen zu mindern oder zu verhindern, Handlungspläne für ihre spezifischen Notfall- oder Gefahrenszenarios entwickeln, auf eintretende Notfallsituationen und Unfälle angemessen reagieren, regelmäßig ihre Maßnahmen und Pläne zur Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr testen (soweit praktikabel) und überprüfen, Maßnahmen und Pläne nach tatsächlich eingetretenen Notfällen überprüfen und bewerten sowie eventuelle Korrekturen vornehmen, Informationen und Schulungen zur Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr zur Verfügung stellen.

9 Bewertung der Leistung Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung Dieser Abschnitt deckt zwei Themenbereiche ab: Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung der Umweltleistung und der Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems, Bewertung der Konformität mit allen gesetzlichen und sonstigen bindenden Verpflichtungen. Der notwendige Umfang der Überwachung und Messung muss alle umweltrelevanten Prozesse und Aktivitäten, also die bedeutenden Umweltaspekte und auswirkungen, die Umweltziele, die operativen Abläufe, Kontrollmechanismen und die Einhaltung bindender Verpflichtungen umfassen. Die Organisation muss dafür ihre entsprechenden Vorgehensweisen und Kriterien festlegen: die Methoden zur Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung, angemessene Kennzahlen und Messwerte, wann, wo, wie und durch wen die Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung durchgeführt wird, die eingesetzten Überwachungs- und Messgeräte, ihre Nutzung und Instandhaltung sowie die Verarbeitung von und den Umgang mit Daten. Die Ergebnisse liefern die notwendigen Eingaben für verschiedene Teilbereiche und Aufgaben des Umweltmanagementsystems wie z.b. die Managementbewertung oder die interne und externe Kommunikation. Auch für die Bewertung der Konformität mit den gesetzlichen und sonstigen Verpflichtungen muss die Organisation ihr Vorgehen transparent machen. Meist erfolgt dies im Rahmen ihrer internen Audits. Die Überprüfung und Bewertung der Konformität mit den gesetzlichen und sonstigen Verpflichtungen muss durch dokumentierte Information nachweisbar sein. Diese muss folgende Punkte enthalten: den Turnus der Bewertung, das Vorgehen bei der Erfassung, den Status über die Einhaltung der gesetzlichen und anderen relevanten Vorschriften. Wichtig ist, dass nicht nur festgestellt wird welche Anforderungen bestehen, sondern diese zu bewerten und nachzuweisen, inwieweit die Organisation diese Anforderungen erfüllt.

10 Internes Audit Interne Audits sind ein zentrales Element der ISO 14001, um die Effektivität eines Umweltmanagementsystems zu beurteilen. Interne Audits sind in geplanten Abständen durchzuführen, um sicherzustellen, dass alle Prozesse regelmäßig überprüft werden. Damit eine konsistente und sorgfältige Durchführung der internen Audits gewährleistet ist, muss die Organisation in einem Auditprogramm für jedes einzelne Audit den Umfang und die Kriterien festlegen. Auditoren müssen unabhängig und objektiv sein und sollten Praxiskenntnisse hinsichtlich des zu auditierenden Bereichs haben. Das Management muss auf die Ergebnisse des Audits reagieren: Korrekturmaßnahmen bei festgestellten Nichtkonformitäten, tieferliegende Ursachen, grundsätzliche Optimierungen um Risiken zu mindern oder zu verhindern. Managementbewertung Ziel der Managementbewertung ist es, die fortwährende Anwendbarkeit, Eignung und Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems sicherzustellen. Dafür muss sie regelmäßig durchgeführt werden, die richtigen Personen involvieren und auf Basis aller notwendigen Informationen erfolgen. Die Managementbewertung ist Aufgabe der obersten Leitung. In der Norm sind außerdem die Mindestanforderungen festgelegt, die als Eingabe in die Managementbewertung einfließen müssen: Status von Maßnahmen aus vorausgegangenen Managementbewertungen, Veränderungen bei den internen und externen Rahmenbedingungen, den bedeutenden Umweltaspekten und Umweltauswirkungen oder den bindenden Verpflichtungen, Risiken und Chancen, Veränderungen oder Fortschritte bei den Umweltzielen, Informationen zur Umweltleistung, Äußerungen bzw. Rückmeldungen von externen interessierten Parteien, Eignung der Ressourcen im Zusammenhang mit dem Umweltmanagementsystem. Das Ergebnis der Managementbewertung sollte Entscheidungen bzgl. Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems, Potenziale zur fortlaufenden Verbesserung,

11 Änderungen am Umweltmanagementsystem einschließlich seiner Ressourcen, Maßnahmen im Zusammenhang mit nicht erreichten Zielen, Folgerungen für die strategische Ausrichtung der Organisation. Das Ergebnis der Managementbewertung ist als dokumentierte Information aufzubewahren. Verbesserung Allgemeines Diese Kapitel verpflichtet die Organisation Verbesserungspotenziale zu identifizieren und geeignete Maßnahmen zu ihrer Realisierung umzusetzen, um so die angestrebten Ziele zu erreichen. Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen Unternehmen müssen eine Fehlerursachenanalyse durchführen, bei der das Finden und Abstellen der Ursache als Voraussetzung zur weiteren Fehlervermeidung im Fokus steht. Die Maßnahmen sollen dabei in einem angemessenen Verhältnis zu den Auswirkungen der Nichtkonformität stehen. Eine Wirksamkeitsanalyse der durchgeführten Korrekturmaßnahmen schließt den Prozess ab. Vorbeugemaßnahmen wurden komplett aus dem Standard gestrichen. Die Betrachtung der Risiken und Chancen und der bewusste Umgang mit ihnen ersetzt diese. Fortlaufende Verbesserung Die fortlaufende Verbesserung des Umweltmanagementsystems mit Blick auf die Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit, um die Umweltleistung der Organisation beständig zu optimieren, muss kontrolliert werden. Der Fokus bei Verbesserungen sollte dabei auf relevanten Risiken und Chancen liegen.

12 Unsere Unterstützung für Sie Bei der Umstellung auf die ISO 14001:2015 sind wir an Ihrer Seite: Direkter Kontakt: Ihr Kundenbetreuer steht Ihnen als persönlicher Ansprechpartner bei Fragen zur Verfügung. Umfassende GAP-Analysen: Als außerplanmäßige Maßnahme oder im Rahmen Ihres regelmäßigen Audits decken wir die eventuell erforderlichen Anpassungen in Ihrem Managementsystem auf, die sich durch die Revision ergeben könnten. Individuelles Vorgehen: Bestimmen Sie selbst Ihren Bedarf und lassen Sie sich ein entsprechendes Angebot erstellen