Bildungszentrum der IHK Potsdam, Breite Str. 2 a-d, Potsdam Tel.: Fax:

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1 Inhouse-Schulung MS Office 2010 Excel - Grundlagen Zeitraum: Dozent: Jens Nehrkorn Projektleiter: Stefanie Polzin Tel Fax stefanie.polzin@potsdam.ihk.de Veranstaltungsort: Industrie- und Handelskammer (IHK) Potsdam Bildungszentrum/MKC Breite Straße 2 a-c Potsdam

2 MS Office Excel Grundlagen Dozent: Jens Nehrkorn Inhalt 1. Übersicht MS Excel 2010 Aufbau Grundlagen Formatierung Automation Arbeiten mit Tabellen Kalkulation Diagramme Ausgabe... 34

3 1. Übersicht Programm- Oberfläche Veränderungen zu älteren Versionen Daten eingeben Datentypen Daten und Datentypen verändern Zeilen und Spalten formatieren Zellen anpassen Zeilen oder Spalten einfügen / verschieben Ein- und Ausblenden von Spalten und Zeilen Automation Eingaben wiederholen (automatisiert) Tabellen teilen Ausschnitte festlegen Bereiche fixieren Titel und Kommentare einfügen grundlegende mathematische Formeln eigene Formeln entwerfen Grafiken erstellen Diagramme formatieren Druckvorschau Druckbereich festlegen

4 Ribbon 2. MS Excel 2010 Aufbau Das sogenannte "Ribbon" (deutsch: Menüband) wurde bereits in der Version 2007 eingeführt und in der Version 2010 weiterentwickelt. Sicherlich eines der größten optischen Veränderungen im Vergleich zu früheren Versionen. Hier werden alle Funktionen von Excel aufgelistet. Die wichtigsten bzw. die am häufigsten verwendeten Befehle sind leicht zugänglich und werden hervorgehoben. Damit entfällt das Suchen nach Befehlen in unzähligen Menüs und Untermenüs. Tipp: Mit Strg + F1 lässt sich das Ribbon ein- und ausblenden. Excel 2013 Das Ribbon hat sich wenig verändert. Größtenteils sind die Funktionen an gewohnter Stelle. Eine praktische Neuerung ist, dass hinter dem letzten Register adaptiv ein weiteres kontextbezogenes Register (blaue Markierung) erscheint. Bei Excel 2010 erscheint das nur sehr selten. Alle Neuerungen finden Sie auch auf der Microsoft- Seite unter: de/excel- help/neuerungen- in- excel HA aspx

5 Aufräumarbeiten Daneben wurden viele "Pulldown- Menüs" und Symbolleisten entfernt, um die Übersicht zu verbessern. Wer es gewohnt war, mit bestimmten Menüs zu arbeiten, muss sich etwas umgewöhnen. Aber alle Funktionen sind weiterhin vorhanden. Für einen weiteren Überblick bietet Microsoft FAQs und Tutorials an, die die Neuerungen gut beschreiben. Link:

6 Dateiformat Seit Version 2007 gibt es ein neues Dateiformat: ".xlsx". Das bedeutet, dass Sie Dateien, welche mit Excel 2007 (oder neueren Versionen) erstellt wurden, nicht mehr in älteren Versionen öffnen können. Sollte Ihr Unternehmen noch mit älteren Versionen arbeiten, gibt es hier Konflikte. Um das Problem zu umgehen, erstellen Sie die Dateien in der jeweils ältesten Excel- Version und bearbeiten Sie diese dann mit beliebig neueren Versionen.

7 3. Grundlagen Vorsorge Es gibt einiges zu beachten, um das Arbeiten in immer größer werdenden Tabellen zu vereinfachen. Entscheidend ist, die Tabellen so klein wie möglich zu halten. Je größer eine Tabelle ist, desto höher ist ihr Speicherbedarf. Wenn Sie mit langen und breiten Tabellen arbeiten und intensive Berechnungen vornehmen lassen, kann im schlimmsten Fall der Absturz Ihres Computers mit entsprechendem Datenverlust die Konsequenz sein. Die hier aufgeführten Übungen stellen aber keinesfalls eine Belastung für heutige Computer dar. Dateneingabe Um Daten einzugeben, klicken Sie einfach auf eine Zelle und schreiben drauf los. Excel gibt Ihnen hier viel Freiheit und bremst Sie erst, wenn es selbst verwirrt ist. Damit es dazu nicht kommt, sollten Sie sich im Vorhinein kurz gedanklich vergewissern, was Sie erreichen wollen. Daten können verschiedenen Typs sein. Zum Beispiel Zahlen, Buchstaben oder spezielle Datentypen, wie beispielsweise Postleitzahlen. Excel wird immer versuchen zu erkennen, um welchen Datentyp es sich handelt. Da Excel der reinen, nicht menschlichen Logik unterliegt, kommt es hier zu Missverständnissen - und zwar unausweichlich. Um diese Missverständnisse so weit wie möglich zu minimieren, ist es notwendig, dass Sie so genau wie möglich arbeiten. Vorab sollten Sie Excel mitteilen, dass Sie in der entsprechenden Spalte geneigt sind, Postleizahlen einzugeben. Das erreichen Sie durch die Markierung der entsprechenden Spalte. Daraufhin wählen Sie unter der Registerkarte "Start" > Gruppe "Zahl" > Dialogfeld "Erweitert" > Kategorie "Sonderformat" > "Postleitzahl" aus.

8 Damit sind Sie und Excel nun auf einer "Wellenlänge". Sowohl Excel als auch Sie erwarten in dieser Spalte nun fünfstellige Daten.

9 Falls Sie beabsichtigen, nachträglich die Formatierung von "Postleitzahl" in einen Datentyp zu konvertieren, können Sie das selbstverständlich über den gleichen (oben genannten) Weg tun.

10 4. Formatierung Optische Retusche Wie bereits im letzten Kapitel besprochen, können Sie Zellen, Zeilen und Spalten formatieren. Das bedeutet, dass Sie sowohl den Datentyp ändern als auch das Aussehen anpassen können. Das reicht von der einfachen, von MS Word bekannten Formatierung hinsichtlich Text- Typ, Größe und Eigenschaften, wie fett oder kursiv etc., bis hin zur automatischen farblichen Darstellung der Zellenwerte.

11 Spalte einfügen Die neue Spalte wird immer links neben der markierten oder aktiven Spalte eingefügt.

12 Zeilen und Spalten verschieben Wie im realen Leben ändern sich auch die Umstände in unseren Tabellen. Auch in Excel kommen wir an den Punkt, an dem wir die aktuelle Ordnung ändern müssen. Zum Glück können ganze Zeilen und Spalten ohne Probleme neusortiert werden. Falls vorher nicht anders festgelegt, werden dabei auch alle Formel und Bedingungen mit umsortiert.

13 Ein- und Ausblenden Wie Sie bereits wissen, können Bereiche in der Tabelle verschoben werden. Manchmal ist es jedoch für eine bessere Übersicht notwendig, Bereiche auszublenden. Mit Hilfe dieser Funktionen können wir, beispielsweise beim Drucken, optimalere Ergebnisse erzielen. Um die Spalte wieder einzublenden, markieren Sie den Bereich (zwischen Spalte A und C) und klicken auf "Spalten einblenden". Zeilen können über den gleichen Weg ein- oder ausgeblendet sowie kopiert oder ausgeschnitten werden. Hier markieren Sie anstatt der Spalte die Zeile.

14 5. Automation Auto- Eingabe Bei der Eingabe von Texten erkennt Excel automatisch wiederkehrende Texte und schlägt diese vor. Bei größeren Auswahlmöglichkeiten kann auch das Kontextmenü (Rechtsklick) > Auswahlhilfe verwendet werden.

15 Tipp: Mit Alt- erscheint die Auswahlliste.

16 Automatisches Ausfüllen Mit Hilfe der Logik von Excel können Eingaben automatisiert werden. Dabei versucht Excel zu erkennen, was in den folgenden Zellen stehen könnte. Hierfür gehen Sie mit der Maus an den unteren rechten Rand der Auswahl und ziehen diesen nach unten.

17 Das funktioniert sowohl mit Spalten als auch mit Zeilen.

18 6. Arbeiten mit Tabellen Fixieren Bei langen Tabellen ist es sinnvoll, bestimmte Bereiche zu fixieren. Bei Excel heißt diese Funktion "einfrieren". Damit lässt sich beispielsweise die oberste Zeile einer Tabelle, die erste Spalte oder jeder beliebige Bereich fixieren. Dass eine Zeile fixiert ist, erkennt man an der dünnen Linie unterhalb der entsprechenden Zeile.

19 Tabellen teilen Da der Bildschirm nicht unendlich groß ist, aber dennoch der obere linke Teil zeitgleich mit dem unteren rechten Teil gesehen werden muss, gibt es die Möglichkeit, Tabellen (Ansichten) zu teilen.

20 Es besteht die Möglichkeit, zeitgleich auf verschiedene Bereiche einer Tabelle zu schauen.

21 Ausschnitte Ähnlich dem Fixieren der obersten Zeile kann auch ein Bereich innerhalb der Tabelle als "Dreh- und Angelpunkt" verwendet werden. Am folgenden Beispiel wird der Bereich links neben und über "Inga" fixiert. Wird nun nach rechts und/ oder unten gescrollt, bleiben die Bereiche fixiert. Man spricht von "Ausschnitten"

22 Titel (Kopfzeilen) Um einen Titel oder eine Kopfzeile hinzuzufügen, gehen wir zu dem Register "Einfügen" und klicken auf "Kopf- und Fußzeile". Dabei erscheint ein neuer Register "Entwurf". Gleichzeitig ändert sich unsere Ansicht der Tabelle. Hier können Sie von "Normal" zu "Seitenlayout" wechseln.

23 Die Kopfzeile wird nur in der Seitenansicht bzw. auf dem Druck angezeigt. Hier sehen Sie zugleich die aktuelle Druckaufteilung - und zwar eine schlechte. Aber dazu mehr im Kapitel "Ausgabe".

24 Kommentare Kommentare können an beliebigen Stellen eingeführt werden. Sie können über das Kontextmenü (Rechtsklick) erstellt, bearbeitet und auch gelöscht werden. Nachdem ein Kommentar hinzugefügt wurde, erscheint ein kleines rotes Dreieck in der Zelle. Sollen automatisch alle Kommentare angezeigt werden, können Sie das im Register "Überprüfen", in der Gruppe "Kommentare", einschalten. Kommentare werden standardmäßig nicht gedruckt. Sollte das gewünscht sein, muss es unter "Seite einrichten" explizit eingeschaltet werden.

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26 7. Kalkulation Mathematische Formeln Jede Formel und Funktion beginnt mit einem Gleichheitszeichen "=". Beginnen Sie mit diesem Zeichen, erwartet Excel eine Formel. Excel erwartet hierbei Zellbezüge. (Ein Zellbezug bedeutet einfach gesagt, eine bestimmte Zelle.) Wenn Sie die Summe zweier bestimmter Zellen berechnen wollen, schreiben Sie einfach: =SUMME(Zelle1, Zelle2) Das Prinzip ist für alle Formeln gleich. Sie wählen die Formel aus und sagen, welche Zellen (Zellbezug) Sie in die Berechnung einfließen lassen wollen.

27 Natürlich können Sie auch einfache mathematische Operatoren wie "+, -, *, /, ^," benutzen. Weitere Funktionen sind: Mittelwert: Anzahl: Max oder Min: arithmetisches Mittel bzw. der Durchschnitt ermittelt die Anzahl der Zellen (kein Text) ermittelt den höchsten bzw. den niedrigsten Wert

28 Eigene Formeln erstellen Um eigene Formeln zu erstellen, ist es wichtig Variablen zu definieren. Beispielsweise wollen Sie die Mehrwertsteuer als Variable verwenden. Aktuell liegt sie in Deutschland bei 19%, evtl. ist sie im nächsten Jahr höher oder niedriger. Hierfür können Sie dann einfach Ihre Variable ändern, ohne weiter in die Formel eingreifen zu müssen.

29 Variablen werden im Reiter "Formel" > Gruppe "Definierte Namen" > "Namens- Manager" festgelegt. Beispielsweise können Sie den Nettowert bei 19% USt. Folgendermaßen berechnen: Bruttowert / 119 * 100

30 8. Diagramme Diagrammtypen Wie immer gilt auch hier, weniger ist mehr. Versuchen Sie so wenig wie möglich und so viel wie nötig zu zeigen. Ein unübersichtliches Diagramm führt ausschließlich zu Verwirrungen. Es gibt folgende Diagrammtypen zur Auswahl: Säulendiagramm Balkendiagramm Kreisdiagramm Liniendiagramm Flächendiagramm

31 Jedes Diagramm benötigt einen Datenbereich, aus denen es die Diagramme erstellt. Sie müssen, bevor Sie das Diagramm erstellen, einen Zellbereich markieren. Tipp: Um ein Diagramm wieder zu löschen, dieses auswählen und auf Tastatur "Entf" ("Del") drücken.

32 Beim Markieren des Zellbereiches sollten Sie immer darauf achten, dass auch die jeweilige Bezeichnung markiert wird. Andernfalls hat das Diagramm keine spezielle Bezeichnung. Diese kann jedoch später verändert werden.

33 Diagramme bearbeiten Wenn Sie ein Diagramm erstellt haben, können Sie es im Nachhinein verändern und anpassen. Dafür klicken Sie auf das entsprechende Diagramm. Es erscheint nun wieder das kontextbezogene Menü oben rechts. Hier können Sie sowohl das Aussehen ändern als auch weitere Bereiche in das Diagramm einfließen lassen. Unter "Daten auswählen" kann der Zellbereich beispielsweise erweitert werden.

34 9. Ausgabe Druck (- versuch) Es ist nicht immer ganz einfach, das Tabellenblatt ordentlich auf Papier zu bringen. Benutzen Sie den Button "Seitenlayout"! Bevor Sie drucken, schauen Sie sich an, wie die Tabelle auf typischem A4- Format aussehen könnte. Hier zeigt sich bereits, dass ein einfacher Klick auf "Drucken" nicht das gewünschte Ergebnis erzielt hätte. Das Diagramm wäre auf zwei Seiten verteilt gedruckt worden. Bei der Druckvorschau sehen Sie beispielsweise auch, dass die normalen Linien standardmäßig nicht gedruckt werden. In dieser Vorschau können wir uns das komplette Druckergebnis anschauen. Für eine bessere Übersicht, können Sie auch in den "Ganzer Bildschirm"- Modus gehen.

35 Tipp: Um die Vollbildschirm- Ansicht wieder zu verlassen > Escape (Taste o.l) Angenommen Sie haben eine sehr lange und sehr breite Tabelle Excel würde standardmäßig erst alle Spalten (z.b. A - E) vertikal bis zum Tabellenschluss drucken und dann zur nächsten Spalte (F - J) springen und diese drucken.

36 Druckbereich Alternativ können Sie auch einen Druckausschnitt festlegen oder die ganze Mappe (inkl. aller Tabellen) drucken.

37 Um die normalen Gitternetz- Linien zu drucken, klicken Sie im Reiter "Seitenlayout" auf "Drucktitel". Jetzt werden die Linien auch in der Druckvorschau angezeigt.

38 Hier können auch die Zeilen- und Spaltennamen eingeschaltet werden. Wie aus anderen Programmen bekannt ist, kann Excel auch im Querformat drucken. Das stellen Sie unter Format im Bereich "Drucken" ein.