mysoftfolio Business Suite

Transkript

1 mysoftfolio Business Suite mysoftfolio xrm - Viele Anforderungen eine Lösung Integrierte xrm Lösungen auf allen Plattformen Sie möchten ein neues xrm Dann sind Sie hier genau richtig

2 Mehr als Customer Relationship Management Kontakt- und Vertriebsprozess Die Erfolgs GmbH macht es vor! Früher hatte die Erfolgs GmbH ihre Daten und Aufgaben in vielen unterschiedlichen Lösungen verwaltet. Die sogenannten Insellösungen mussten über aufwändige Schnittstellen miteinander kommunizieren und Daten synchronisieren. Diese Vorgehensweise war stark fehlerbehaftet und umständlich. Mit der Einführung des integrierten Softfolio xrm in die Sage Office Line wurde die lang ersehnte Gesamtlösung Wirklichkeit. Alle Unternehmensdaten sowohl ERP (Enterprise Ressource Planning) als auch xrm (Anything Relationship Management) werden zentral in einer Datenbank verwaltet und den einzelnen Benutzern zur Verfügung gestellt. Die Vertriebsleiterin Marie hat alle Informationen auf einen Blick, auch Außendienstmitarbeiter Uli kann von unterwegs auf seine Daten zugreifen. Louise stimmt ihre Marketingaktivitäten direkt aus den Echtdaten ab. Karl aus dem Projektteam managed unkompliziert die übergebenen Projekte und Tom pflegt im Service die Langzeitbeziehungen. Auch Helga als Controlling-Fan kann nun alle gewünschten Auswertungen aus einem Datenpool schöpfen und ihre Berichte generieren. Louise Uli Marie Karl Tom Als Vertriebsleiterin legt Marie besonders großen Wert auf ein Höchstmaß an Transparenz über die Vertriebsaktivitäten ihrer Mitarbeiter und die Kundeninformationen. Sie hat früh erkannt, dass für eine bedürfnisorientierte Beratung, eine abteilungsübergreifende Kundentransparenz notwendig ist. Mit der mysoftfolio Business Suite hat sie ein Werkzeug gefunden, welches allen ihren Anforderungen gerecht wird und sie optimal unterstützt. Kontakte und Korrespondenz einfach verwalten Kontaktmanagement Kundeneinstufung Kategorisieren von Kunden und Kontakten nach individuellen Kriterien Strukturiertes Abarbeiten von Aufgaben mit der übersichtlichen ToDo-Liste Wiedervorlage Terminplanung Kundenkontakte und Termine planen Erfassung von verschiedenen Aktivitäten im Kundenkontakt Aktivitäten 6. Belegwesen Belegerstellung direkt aus dem jeweiligen Kontakt heraus Auswertung der Vertriebsaktivitäten zur Erfolgsermittlung Controlling Helga

3 Kontakt- und Vertriebsmanagement Kontakt- und Vertriebsmanagement Über das integrierte Dashboard hat sie schnellen Zugriff auf alle wichtigen Kontakt- und Adressinformationen inklusive Kontakthistorie. Die Delegation von Aufgaben wird mit dem Workflow zum Kinderspiel. Auch Uli hat im Außendienst und auf Reisen Zugriff auf alle wichtigen Informationen zu seinen Adressen über einen Browser mit seinem gewünschten Medium Notebook, Tablet-PC oder auch Smartphone. Selbst Änderungen oder Ergänzungen nimmt er so vor. Dadurch sind alle Daten immer auf dem aktuellsten Stand! Auch von unterwegs kann er nun seine zu erledigenden Aufgaben über die ToDo-Liste abarbeiten. Offene Aufgaben kann sie über die ToDo-Liste strukturiert abarbeiten. Wichtige Auswertungen wie zum Beispiel seine Umsatzstatistik hat er mit wenigen Klicks parat - egal wann, egal wo. Die Anruferkennung informiert sie über alle wichtigen Details zu ihrem Anrufer. Durch die Unterstützung der Microsoft Office Suite kann sie auch innerhalb der Sage Office Line auf ihre gewohnten Office Anwendungen wie z. B. Word, Excel oder Outlook zugreifen.

4 Lead- und Opportunitymanagement Lead- und Opportunitymanagement Natürlich ist für Marie auch entscheidend wie zielführend die Vertriebsaktivitäten in ihrem Team sind. Sie muss zu jedem Zeitpunkt wissen, welche Verkaufschancen aus welcher Kampagne oder anderer Herkunft in der Pipeline sind und wie wahrscheinlich ein Abschluss ist. Hierzu setzt Marie das intelligente Lead- und Opportunitymanagement von Softfolio ein, um so einen umfassenden Überblick über alle Verkaufschancen und einen realistischen Forecast zu haben. Kampagnen mit einzelnen Phasen einfach planen Aktionen Infosammlung Für jede Kampagne die passenden benutzerdefinierten Felder automatische Kontaktanlage pro Phase Vertriebsphasen Regelwerk Status Freie Definition, wann welcher Status erreicht wird Visuelle Pipeline über alle Verkaufschancen Sales Pipeline 6. Prozessfortschritt In welcher Vertriebsstufe befindet sich die Verkaufschance Höhe der zu erwartenden Aufträge Forecast Aktionen plant Marie gezielt und versieht diese direkt mit den jeweilig benötigten Informationen in exklusiven benutzerdefinierten Feldern pro Kampagne. Leads werden nun einfach durch eine Kampagne oder einen Beleg generiert. Marie und Ihre Kollegen haben sich intern selbst ein Regelwerk geschaffen, wann eine Chance welchen Status erreicht. Die Software passt sich ihren Anweisungen perfekt an. Die visuelle Sales Pipeline zeigt alle Verkaufschancen im Überblick, welche Leads sich in welcher Verkaufsphase befinden. Die Detailanzeige der Leads verrät Marie auch mit welcher Wahrscheinlichkeit ein Abschluss erreicht wird und in welcher Höhe dieser sein wird.

5 Marketingprozess Marketing- und Informationsmanagement Louise ist für die Planung und Durchführung von Kampagnen im Direktmarketing zuständig. Bisher stellte die Zielgruppendefinition eine große Herausforderung dar. Informationen gab es zur Genüge, doch wie konnten diese strukturiert und ausgewertet werden, um auch zu einem späteren Zeitpunkt wieder zur Verfügung zu stehen? Mit dem Marketing- und Informationsmanagement kann Louise heute einfach ihre Segmente bilden, Kampagnen planen und durchführen und im Anschluss die passende Erfolgsauswertung generieren. Mit dem Informationsmanagement lassen sich im Arbeitsalltag nützliche Merkmale zu Adressen, Ansprechpartnern, Projekten, Objekten und weiteren Klassen hinterlegen. Hinterlegen von individuellen Strukturen und Informationen zu verschiedenen Klassen Informationsmanager Datensammlung Erstellen von individuellen Abfragen als Datenbasis für die Kampagne. Optionaler Export der Daten als Microsoft Excel oder Word Datei Erstellen und Überwachen von Marketingkampagnen und -aktionen Kampagnen Stapelverarbeitung Generieren von Serienbriefen, -mailings, -kontakten und -belegen Erstellen von benutzerdefinierten Microsoft Word Vorlagen Dokumentenvorlagen 6. Kontaktplanung Planen von Kontakten in bestimmten Zeitintervallen Erfolgskontrolle und Analyse der Marketingkampagnen Controlling Mit Hilfe der Kampagnenplanung erstellt Louise eine Datenbasis für ihre Kampagne aufgrund von zuvor definierten Kriterien. Ob auf Basis ihrer Stammdaten, ihrer hinterlegten Infomerkmale oder aufgrund von CRM Controls plant und erstellt Louise spielend einfach über das voll integrierte Kampagnenmanagement der Softfolio Office Edition Kampagnen und kontrolliert deren Verlauf. Auf Basis ihrer Trefferliste erzeugt sie direkt Serienbriefe, - s, -kontakte und Office Line Belege.

6 Projektmanagementprozess Projektmanagement Karl hat den Überblick über alle laufenden Projekte. Als Koordinator hat er jedes Projekt mit seinen einzelnen Projektschritten fest im Blick und auch seine Mitarbeiter wissen zu jedem Zeitpunkt wer was wann wo zu tun hat. Während die Koordination und Durchführung früher eine große planerische Herausforderung darstellte, ist die Planung bis hin zur Analyse heute ein Kinderspiel. Vorlagen erleichtern die Anlage, übersichtliche Meilensteine liefern die gewünschten Informationen über Tätigkeiten und Leistungen und individuelle Controls sichern ihn vor unangenehmen Überraschungen. Projektentwurf und Erstellen eines Projektfahrplans Projektentwurf Projektplanung Planen von einzelnen Projektschritten und deren Dauer Definition von Meilensteinen Meilensteine Ressourcenplanung Einplanen von Ressourcen auf Projektvorgänge Verbuchung von Ressourcenzeiten auf Projektvorgänge Zeiterfassung 6. Abrechnung Komplette Abrechnung der Projekte über die Sage Office Line Generierung von Abnahmeberichten, Aktivitäten und Projektbeschreibungen Dokumentation Die integrierte Projektverwaltung unterstützt Karl bei der Projektkoordination und -anlage. Ähnliche Projekte bildet er spielend einfach über Vorlagen ab und garantiert so strukturiertes Arbeiten. Die Planung anhand von Meilensteinen ermöglicht Karl eine einfache und transparente Darstellung seiner Projekte. Mit Hilfe der Plantafel kann er die einzelnen Schritte für seine einzelnen Ressourcen planen und behält dabei die aktuelle Auslastung im Blick. Mit seinen individuellen Berichten überblickt Karl stets den Projektfortschritt und holt sich mit einem Knopfdruck alle für ihn relevanten Daten. Durch die komplette Integration in die Sage Office Line erstellt Karl auch direkt die Belege wie z.b. eine Rechnung aus dem Projekt heraus. Auch die Nachkalkulation ist für Karl ein Leichtes und in kürzester Zeit umgesetzt.

7 Projektmanagement Servicemanagementprozess Auch wenn Karl für ein Projekt beim Kunden außer Haus unterwegs ist, ist er dennoch immer an sein Projektmanagementsystem angebunden. Über Notebook, Tablet oder Smartphone hat er immer alle wichtigen Projektinformationen wie Adresse, Projektvorgänge, Ressourcenzeiten, Artikelstammdaten etc. mit dabei. Durch die mobile Zeiterfassung bucht er direkt unterwegs seine benötigten Zeiten auf einen Vorgang ein und lässt diese, sowie weitere Leistungen vom Kunden über die digitale Signatur quittieren. Tom hat den Anspruch seinen Kunden eine schnelle Reaktion auf ihre Anfragen und eine professionelle Bearbeitung zu bieten. Mit dem Servicemanagement von Softfolio hat er seine Serviceanfragen fest im Griff. Er plant seine Kollegen für verschiedenen Aufgaben in der übersichtlichen Ressourcenplanung ein und sieht dabei sofort, wer wann wo verfügbar ist. Seine Servicemitarbeiter können ihre To-Dos von jedem beliebigen Ort aus bearbeiten. Dabei werden von unterwegs auch gleich die Arbeiten dokumentiert, sowie Zeiten und Leistungen erfasst, so dass die Kollegen noch vor Ort vom Kunden per digitaler Signatur ihre Tätigkeiten quittieren lassen und zur Berechnung freigeben können. Auch planbare Einsätze wie Wartungen sind einfach abbildbar und ermöglichen Tom so einen perfekten Service und eine hohe Kundenzufriedenheit. Bis hin zum Abnahmebericht wird alles unterwegs erledigt. Auch neue Projektaufgaben sieht Karl auf seiner ToDo- Liste von unterwegs schon ein. Durch die TAPI Anruferkennung den Kunden mit Namen begrüßen Anruferkennung Servicemanagement Verwalten von Servicevorgängen und Tickets zu Objekten / Geräten Einplanen von Ressourcen zu Projektvorgängen Resourcenplanung Informationsmanager Hinzufügen von benutzerdefinierten Dokumenten und Strukturen Verbuchung von Ressourcenzeiten auf Projektvorgänge Zeiterfassung 6. Leistungserfassung Erfassen von Leistungen aus der Sage Office Line zu Servicevorgängen Generierung von Servicerapports / Abnahmeberichten, Servicebeschreibungen Dokumentation

8 Servicemanagement Servicemanagement Bearbeitung Serviceanfragen Die Bearbeitung von Serviceanfragen wurde für Tom und seine Kollegen mit Softfolio zum Kinderspiel. Mit der Anruferkennung wissen sie schon bevor sie ein Telefonat entgegennehmen, welcher Kunde sie erwartet und welche Objekte dieser im Einsatz hat, inklusive Detailinformationen. Mit Hilfe von Vorlagen werden ganz einfach neue Servicevorgänge erstellt, welche bereits die passenden Checklisten und Fragenkataloge bereithalten. Durch die vollständige Integration in die Sage Office Line erfolgt auch die Abrechnung des Servicevorgangs direkt aus derselben Maske heraus. Für individuelle Dokumente nutzt Tom die Unterstützung der Microsoft Office Suite und steuert somit Excel, Word, Outlook etc. direkt aus der Office Line heraus an. Anstatt wertvolle Zeit in der Warteschleife der Hotline zu verlieren, geben Toms Kunden ihre Servicevorgänge ganz einfach über das Serviceportal der Erfolgs GmbH online auf der Internetplattform ein. Mit ihrem Kunden-Login sehen sie direkt ihre Objekte und können entsprechende Meldungen tätigen - 24 h täglich. Zur leichteren Erklärung lotst Toms Fragenkatalog direkt durch die Serviceannahme. Mit weiteren Dokumenten ergänzen sie ihre Erklärung im Uploadbereich. Da die Serviceanfragen direkt bei Tom zur weiteren Koordination landen, spart auch er wertvolle Zeit ein und übergibt die Aufgaben an den zuständigen Mitarbeiter. Auch Toms Kunden sind begeistert von der schnellen Rückmeldung, die sie jederzeit mit Bearbeitungsstatus online einsehen können. Und auch viele weitere Informationen zu verschiedenen Themen finden Toms Kunden im Infoportal zur Einsicht.

9 Servicemanagement Service Level Agreements Bei den Einsätzen vor Ort beim Kunden buchen Toms Kollegen ihre Zeiten über die mobile Zeiterfassung und können dabei auch ihre Pausenzeiten berücksichtigen. Auch Ersatzteile werden durch den Zugriff auf den Office Line Artikelstamm direkt beim Serviceeinsatz mobil mit eingebucht und korrigieren dabei in Echtzeit den Lagerbestand. Dienstleistungsvereinbarungen mit seinen Kunden bildet Tom ganz einfach mit den Softfolio Service Level Agreements ab. Das Tool ist die ideale Ergänzung, um seine Verträge professionell hinsichtlich Erreichbarkeit und Zuschlagsverwaltung zu überblicken und zu verwalten. Somit hat er jederzeit die Übersicht zu seinen Servicevorgängen, welche entsprechend bei Zeitüberschreitung selbstständig eskalieren. Tom und seinem Serviceteam wird dadurch das Handling mit Kundenvereinbarungen deutlich erleichtert. Vorlagen komplettieren die notwendige Kommunikation. Für besondere Aufwände kann er nun auch ein ganz individuelles Zuschlagskonzept hinterlegen. Der mobile Servicerapport ermöglicht den Servicevorgang direkt beim Kunden abzuschließen. Mit der digitalen Signatur unterzeichnen Kunden die entstanden Aufwände und ermöglichen dadurch eine nahtlose Berechnung. Mit der mobilen ToDo-Liste sind Toms Kollegen auch jederzeit bereit, die nächste Aufgabe unterwegs zu empfangen. Vereinbarungen zwischen Auftraggeber und Dienstleister Vereinbarung Zeitmodell definieren Berücksichtigung der eigenen Arbeitszeiten, Feiertage etc. Vereinbarte Reaktionszeiten mit dem Auftraggeber Reaktionszeiten Eskalation Stufenweise, zeitabhängige Eskalation mit Vorlagen Frei definierbare prozentuale / absolute Zuschläge Zuschläge 6. Abrechnung Abrechnung über Servicevorgang oder periodische Abrechnung Überwachung kundenspezifischer Vereinbarungen Controlling

10 Service Level Agreements Controlling Mit den Service Level Agreements kann Tom nun den kundenspezifischen Anforderungen mit der jeweiligen Vereinbarung zu einem oder mehreren Objekten gerecht werden. Es erfolgt eine zeitabhängige Eskalation, wenn der Status nicht im hinterlegten Zeitintervall geändert wird, direkt an Tom oder den definierten Mitarbeiter. Vorlagen komplettieren die notwendige Kommunikation. Frei definierbare Wochenend-, Feiertag- oder Sonderzuschläge definiert Tom nach seinen Wünschen. Dabei werden auch Staffelpreise und verschiedene Ausnahmeregelungen berücksichtigt. Helga behält das große Ganze im Blick. Die Analyse von Auswertungen und Berichten sind ihre große Leidenschaft. Während sie früher mühselig von Hand ihre Kennzahlen errechnete, hat sie diese heute auf einen Knopfdruck. Sie ist heute wesentlich flexibler und erkennt Abweichungen frühzeitig, um die notwendigen Maßnahmen einzuleiten. Heute hat Helga alles im Blick und behält das Ruder in der Hand. Individuelle Auswertungen und Berichte können über das Softfolio Control erstellt und benutzerbezogen veröffentlicht werden. Mehrdimensionale Pivotansichten kann Helga nun erstellen und beliebig erweitern. Das Eskalationsmanagement warnt Helga bei Eintreten einer definierten Situation und gibt ihr Handlungsmöglichkeiten. Helga lässt auch für ihre Kunden damit automatische Antwort s generieren.

11 Kontakt Bauknecht Softfolio.crm GmbH Rottweiler Str Schramberg Telefon: Telefax: Copyright (C) 2015 Bauknecht Softfolio.crm GmbH und Softfolio.net GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Stand Dezember 201 Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen geben die Position der Bauknecht Softfolio.crm und der Softfolio.net GmbH zum Erscheinungsdatum wieder. Die Angaben in dieser Informationsbroschüre geben keine zugesicherten Eigenschaften wieder und können ohne Vorankündigung geändert werden. Dieses Dokument dient ausschließlich Ihrer Information, die in den Beispielen verwendeten Firmen und sonstige Daten sind frei erfunden, eventuelle Ähnlichkeiten sind daher rein zufällig.