Handbuch zur Demoversion stepnova

Transkript

1 Handbuch zur Demoversion stepnova 1. LogIn-Bildschirm und Hauptmenü Geben Sie im LogIn-Bildschirm Ihre persönlichen Zugangsdaten ein. Die Zugangsdaten erhalten Sie von ergovia. Sie gelangen in den Arbeitsbereich Teilnehmerdaten. Führen Sie einen einfachen linken Mausklick auf das stepnova-logo aus, um in das Hauptmenü zu wechseln. Seite 1 von 23 Stand:

2 Über das Hauptmenü gelangen Sie zu den Editoren, Bereichen und Arbeitsbereichen. Die Editoren bezeichnen wir als Baukasten von stepnova. Hier können Sie umfangreiche individuelle Anpassungen und Erweiterungen für Ihre Datenbank vornehmen. So lassen sich beispielsweise über den Gruppeneditor über differenzierte Freigabemöglichkeiten datenschutzrechtliche Vorgaben sehr einfach umsetzen. Die Editoren stehen in der Regel nur Benutzern zur Verfügung, die über umfangreiche Kenntnisse in stepnova verfügen. In den Bereichen bietet Ihnen stepnova globale Funktionen wie z.b. Such- und Ausgabemöglichkeiten an. Fügen Sie über das Dokumentenarchiv digitalisierte Unterlagen zu Ihrem Teilnehmer hinzu. Nutzen Sie den Bereich Nachrichten für den mit Ihrer Arbeitsagentur. Richten Sie sich über das Kontaktarchiv eine umfangreiche Betriebs- und Kontaktübersicht ein. In den Arbeitsbereichen dreht sich alles um den Teilnehmer. Dies sind die klassischen Werkzeuge für MitarbeiterInnen, die in der Maßnahmedurchführung eingesetzt sind. Unter Allgemein beenden Sie stepnova oder ändern Ihr Kennwort. Über die Bildschirmeinstellungen passen Sie das Bildformat an Ihren Bildschirm an oder wechseln in den Expressmodus. Um einen Editor, Bereich oder Arbeitsbereich zu öffnen, klicken Sie auf das entsprechende Symbol. Hauptmenü Seite 2 von 23 Stand:

3 2. Intuitive Bedienung durch Ihre ständigen Begleiter in stepnova Eine einfache, intuitive Bedienung und damit eine schnelle Einarbeitung sind uns für stepnova besonders wichtig. Die ständigen Begleiter von stepnova helfen Ihnen sich schnell zurecht zu finden. Der typische und immer wiederkehrende Aufbau in stepnova gliedert sich in Themeninseln (1) Hauptschalterleiste (2) Eingabebereich (3) Übersichtsliste (4) Schnellnavigationsleiste (5) (schneller Wechsel in einen anderen Bereich) Arbeitsbereich Beratung 2 1 Seite 3 von 23 Stand:

4 Themeninseln Im rechten Bereich finden Sie die Themeninseln. Über diese Inseln erhalten Sie Informationen zum ausgewählten Subjekt (z.b. ein Teilnehmer oder im Kontaktarchiv ein Betrieb). 1 Die Themeninsel Details (1) zeigt Ihnen im Arbeitsbereich Beratung Details zum ausgewählten Teilnehmer an. Klappen Sie die Insel über den 2 Pfeil aus, um weitere Informationen (z.b. ein Teilnehmerphoto) einzublenden. Über die Themeninsel Produkt (2) erfahren Sie, welche Maßnahme Ihr Teilnehmer durchläuft. In stepnova kann sich ein Teilnehmer zeitgleich in mehreren Maßnahmen befinden. Über die Themeninsel Teilnehmergruppe (3) 3 haben Sie Zugriff auf die Ihnen freigegebenen Teilnehmergruppengruppen. Eine Schnellsuche sowie Filtermöglichkeiten helfen Ihnen bei größeren Gruppen die Übersicht zu behalten. In der sehen Sie sofort welche Teilnehmer über em@w abgebildet werden. Die Stoppuhr zeigt Ihnen Fristabläufe bzw. Wiedervorlagen zu einem Teilnehmer an. Hauptschalter Über die Hauptschalterleiste stehen Ihnen alle zentralen Funktionen von stepnova zur Verfügung. Diese Schalter befinden sich bereichsübergreifend immer an der gleichen Stelle. Übersicht über die wichtigsten Schalter: Schalter Entfernen : Ausgewählte Daten entfernen. Schalter übertragen auf : Ausgewählte Daten auf einen oder mehrere Teilnehmer übertragen 1. Schalter Speichern : Daten abspeichern (Schalter blinkt rot auf, wenn Daten neu eingegeben aber noch nicht abgespeichert wurden). Schalter Neu : Neue Daten anlegen. 1 Funktion steht nicht überall zur Verfügung Seite 4 von 23 Stand:

5 Schalter: Nachrichtenvorschau : öffnet die Nachrichtenvorschaukarte (Ansicht von: em@w-ereignissen, Fristabläufen, interne Nachrichten von stepnova-benutzern) Schalter Hauptmenü : Wechsel ins Hauptmenü Eingabebereich und Übersichtslisten Im Eingabebereich tragen Sie Ihre Daten ein. Sind zu einem Teilnehmer mehrere Einträge möglich (wie hier am Beispiel von Beratungsgesprächen), werden Ihnen diese in einer ausklappbaren Übersichtsliste angezeigt. Die für stepnova typischen Filter- Sortier- und Schnellsuchfunktionen helfen Ihnen auch hier die Übersicht zu behalten. Seite 5 von 23 Stand:

6 3. Umgang mit Anzeige von neuen (Nachrichten) stepnova macht Sie sofort auf neu eingegangene aufmerksam und hilft Ihnen dabei, keine wichtigen Informationen zu übersehen. a) Themeninsel: ein gelber Stern auf -Symbol signalisiert Ihnen: zu diesem Teilnehmer liegt eine neue em@w-nachricht vor. b) Lauftext in Hauptschalterleiste: der Lauftext zeigt die neu eingegangenen Nachrichten an. +++ BvB-Anmeldung: Benjamin BvB +++ Einfaches Anlegen von em@w-teilnehmern durch Datenübernahme Über den Schalter Nachrichtenvorschau können Sie sich von jedem Ort in stepnova die neuen Nachrichten in den Vordergrund holen (1). Selbstverständlich ist auch diese Übersicht filter- und sortierbar. stepnova bietet Ihnen hier einen komfortablen Datenübernahmedialog für em@w-teilnehmer an (2). Steuern Sie mit Hilfe dieses Dialoges, welche Daten Sie in welcher Qualität in Ihre Datenbank übernehmen möchten. Selbstverständlich ist auch diese Übersicht filter- und sortierbar. 1 Seite 6 von 23 Stand:

7 2 Auszug aus Datenübernahme Ereignis BvB-Anmeldung Über diesen Dialog lässt sich übrigens auch ein ursprünglich manuell angelegter Teilnehmer nachträglich zu einem definieren, ohne dass die zuvor angelegte Dokumentation verloren geht! Alle auf einen Blick Für eine schnelle Übersicht aller teilnehmerbezogenen rufen Sie den Arbeitsbereich auf (alternativ führt Sie auch ein Klick auf das oben -Symbol in der Themeninsel in diesen Arbeitsbereich). Die Übersichtsliste im Arbeitsbereich em@w zeigt Ihnen alle ein- und ausgegangenen em@w-ereignisse zu einem Teilnehmer auf einen Blick an. Die erfolgreiche Übermittlung wird Ihnen in der Spalte Status angezeigt. Gestaltet sich Ihre Liste bei längerer Verweildauer des Teilnehmers umfangreicher, nutzen Sie auch hier die in stepnova gewohnte Filter- und Sortierfunktion. Weitere em@w-informationen finden Sie in den Registerseiten weitere Afa-Daten und Anlassinformationen. Seite 7 von 23 Stand:

8 4. Erstellung einer Leistungs- und Verhaltensbeurteilung (LuV) Eingabe der Daten im Arbeitsbereich FöP/LuV Der Arbeitsbereich FöP/LuV erspart Ihnen doppelte Dokumentation. Hier können sie mit einem Mausklick steuern, welche Einträge in den Förderplan und welche in eine LuV einfließen. Die Kennzeichnung der Registerseiten mit -Symbol zeigt Ihnen, welche Eingabebereiche für eine LuV relevant sind. Tragen Sie in der Registerseite Ergebnisse Einschätzungen und Förderbedarfe für Ihre Teilnehmer ein: Seite 8 von 23 Stand:

9 Ihre Einträge werden in einer übersichtlichen Liste dargestellt. Legen Sie in der Spalte LuV-PDF fest, ob und in welchen LuV-Typen (z.b. Start-LuV ) Ihr Eintrag ausgegeben werden soll. In der Spalte Drucken mit dem Druckersymbol können Sie den Eintrag alternativ oder zusätzlich zur LuV in einen Förder- und Qualifizierungsplan ausgeben. Per Doppelklick auf einen Eintrag können Sie diesen nachträglich bearbeiten. Die aus den Förderbedarfen resultierenden Zielvereinbarungen nehmen Sie in der gleichnamigen Registerseite vor. Lassen Sie sich von stepnova erinnern, wenn eine Frist abläuft. Seite 9 von 23 Stand:

10 Eine schnelle Übersicht über die Aufgaben der handelnden Akteure erstellen Sie in der Registerseite Schritte zur Zielerreichung. Das Feld Zielbezug hilft Ihnen bei der Zuordnung von Aufgaben zu Zielen. Konkretisieren Sie Ihre Umsetzungen der Ziele für Ihren Förder- und Qualifizierungsplan, indem Sie in der Registerseite Kursplan passende Kurse an Ihre Ziele hängen. Kursergebnisse lassen sich gleich hier eintragen. Seite 10 von 23 Stand:

11 Ausgabe einer Leistungs- und Verhaltensbeurteilung ergovia liefert Ihnen eine Druckvorlage, die exakt nach den Vorgaben der Bundesagentur für Arbeit erstellt wurde. Über den Hauptaktionsschalter Ausgabe gelangen Sie in den gleichnamigen Bereich. Wählen Sie die Druckvorlage aus, die Sie mit Ihren eingegebenen Daten füllen möchten. Geben Sie im Dialog Ausgabe die relevanten LuV-Daten ein. Seite 11 von 23 Stand:

12 Auszug aus gefüllter Druckvorlage BvB Verlaufs-LuV Seite 12 von 23 Stand:

13 5. Dokumentation der Anwesenheiten im Arbeitsbereich Anwesenheit Im Arbeitsbereich Anwesenheit planen und pflegen Sie Berufsschultage, Ferien/Urlaube, Prüfungstage und sonstige Anwesenheiten. Dank der Planungsfarben von stepnova unterscheiden Sie schnell zwischen geplanten und tatsächlichen Anwesenheiten. Der stepnova Sammeleintrag erleichtert Ihnen die Eingabe für Planungsfarben und Anwesenheitskürzel. Planungsfarben werden von stepnova in die entsprechenden übersetzt, so dass sie von Ihrer Arbeitsagentur verwertbar sind. Dies geschieht im Hintergrund, so dass Sie sich darum nicht kümmern müssen. Seite 13 von 23 Stand:

14 Arbeitsbereich Anwesenheit Die Tagesvermerke bieten Ihnen die Möglichkeit Notizen zur Anwesenheit eines Teilnehmers einzutragen. Über den roten Balken (sie Abbildung oben) erkennen Sie schnell, zu welchen Tagen Tagesvermerke existieren. Seite 14 von 23 Stand:

15 6. Pflege einer Betriebs- und Kontaktdatenbank mit dem Kontaktarchiv von stepnova Mit stepnova haben Sie alle maßnahmerelevanten Daten in einem System greifbar. Nutzen Sie das Kontaktarchiv zur Pflege von Betrieben, Auftraggebern, Schulen und sonstigen Netzwerkpartnern. Stellen Sie Verknüpfungen von Teilnehmern zu Schulen und Betrieben her. Die Ampelfarben in der Themeninsel Kontaktgruppe helfen Ihnen Ihre Kontakte regelmäßig zu pflegen. Bereich Kontaktarchiv Über den Akkordeonbereich Tätigkeitsbereich hinterlegen Sie freie Ausbildungs- und Praktikumsstellen zu Ihren Betrieben. Seite 15 von 23 Stand:

16 Eine schnelle Übersicht aller Gespräche und Vermerke zu einem Kontakt erhalten Sie im Akkordeonbereich Kontaktpflege. 7. Abbildung von Betriebsphasen von Teilnehmern Betriebsphasen von Teilnehmern, wie zum Beispiel Praktika oder Ausbildungen, können Sie einfach und schnell im Arbeitsbereich Beruf hinterlegen. Hierbei müssen Sie nichts doppelt dokumentieren. Greifen Sie einfach auf Ihre Einträge im Kontaktarchiv zurück. Wählen Sie die komfortable Serienterminfunktion im Einzelterminmodus, wenn Ihre Wochenstruktur parallel zum Praktikum auch Berufsschultage und Präsenzen in Ihrer Einrichtung vorsehen. Eine Übersichtsliste liefert Ihnen einen schnellen Überblick über den Praktikumsverlauf Ihres Teilnehmers. Seite 16 von 23 Stand:

17 8. Ausgabe eines Qualifizierungs- und Förderplanes für Ihren Teilnehmer Mit stepnova erhalten Sie eine Druckvorlage, in der Sie sämtliche förderplanrelevanten Einträge ausgeben können. Neben den Einträgen im AB_LuV gehören hierzu u.a. auch: Kurseinträge, Praktikumsverläufe mit Ergebnissen, Teilnehmergespräche und Eingliederungsergebnisse. Den Bereich Ausgabe erreichen Sie über das Drucker-Symbol. Auszug aus Qualifizierungs- und Förderplan BvB: Kursübersicht mit Ergebnis Seite 17 von 23 Stand:

18 Auszug aus Qualifizierungs- und Förderplan BvB: Übersicht der Betriebsphasen mit Vermerken Praktisch: In einer Vertretungssituation freut sich der Kollege über eine schnelle Übersicht zu einem Teilnehmer ohne sämtliche Bereiche einzeln anklicken zu müssen. Seite 18 von 23 Stand:

19 9. Neu ab : ICF- und LBR-Dokumentation Seit ist es möglich innerhalb einer Software die zu bedienen, ein ICF-basiertes Screening 2 abzubilden sowie LBR-Leistungen 3 für die Deutsche Rentenversicherung (DRV) zu erfassen. ICF-Gesamtkatalog einsehen und neue Zusammenstellungen erzeugen Über den neuen Katalogeditor haben Sie Zugriff auf den aktuellen ICF-Katalog der WHO 4. Passen Sie diesen Katalog Ihren Bedürfnissen an, indem Sie eigene Zusammenstellungen anlegen. Klicken Sie hierzu auf Neu-Zusammenstellung 2 ICF = International Classification of Functioning, Disability and Health 3 LBR = Leistungsklassifikation für die berufliche Rehabilitation 4 WHO = World Health Organisation Seite 19 von 23 Stand:

20 Bewegen Sie den Mauszeiger auf ein Item und klicken auf das Bearbeiten-Symbol, um die Beschreibung zu diesem Item einzusehen. Optional können Sie eine eigene Erläuterung hinzufügen, um Ihren MitarbeiterInnen zusätzliche Hilfestellung zu geben. Seite 20 von 23 Stand:

21 Ergebnisse des ICF-Screenings in stepnova abbilden Im neuen Arbeitsbereich ICF-Screening hinterlegen Sie die Ergebnisse von Screenings nach ICF-Kriterien und passendem Codierungsschlüssel für die Ausprägung. Greifen Sie auf die individuell für Ihre Einrichtung angepassten Zusammenstellungen zu. Die dort hinterlegten Beschreibungstexte helfen Ihnen bei der Arbeit. Endlich wird Ihre digitale Teilnehmerakte in stepnova komplett. Keine Paralleldokumentation mehr in anderen Systemen! Neue Einträge legen Sie über Neu-ICF an. Einen Beispiel-Eintrag können Sie sich bei ICF, Muster anschauen. Sehen Sie auf einen Blick, wo noch Bewertungen fehlen, indem Sie die bereits ausgefüllten Einträge ausblenden. Eine Bewertung mit 1 kann einen niedrigen Förderbedarf, eine 5 einen hohen Bedarf anzeigen. Ihre Eintragungen können mit wenigen Klicks in ein Excel-Format exportiert werden (nicht in der Demo-Version enthalten). Seite 21 von 23 Stand:

22 Leistungsklassifikation in der beruflichen Bildung (LBR) Die Erfassung der LBR-Leistungen kann jetzt ebenfalls in stepnova abgebildet werden: hinterlegen sie eine Leistung, den passenden Schlüssel ermittelt stepnova für Sie. Stellen Sie sich im Katalogeditor Ihre benötigten LBR-Codes zusammen, auf die Sie bei teilnehmerbezogenen Erfassung zurückgreifen möchten. Die Leistungserfassung kann im gleichen Schritt mit der inhaltlichen Dokumentation erfolgen und erspart Ihnen damit Zeit. Hierzu haben wir im Arbeitsbereich Beratung eine Verknüpfung eingebaut. Erfassen Sie die Leistung (z.b. Aufnahmegespräch ) und tragen im gleichen Arbeitsgang den Inhalt des Gesprächs ein. Selbstverständlich ist die LBR-Dokumentation auch ohne inhaltliche Eintragung in diesem Arbeitsbereich möglich. Klicken Sie hierzu auf Neu-Beratungsgespräch. Seite 22 von 23 Stand:

23 Einen Beispieleintrag finden Sie bei LBR, Muster. Ihre Eintragungen können mit wenigen Klicks in ein Excel-Format exportiert werden (nicht in der Demo-Version enthalten). Seite 23 von 23 Stand: