Whitepaper File Server Migration

Transkript

1 Whitepaper File Server Migration und Microsoft Office Verknüpfungen in Excel, Word oder PowerPoint Automatisierte Anpassung von Verknüpfungen in Microsoft Office Dokumenten mit FirstWare-MigrateLink

2 Damit die Umstellung Ihres Dateisystems nicht im Chaos endet! Automatisierte Anpassung von Verknüpfungen innerhalb von Microsoft Office-Dokumenten Die Herausforderung Zellverweise innerhalb von Excel-Tabellen und verknüpfte Grafiken in Office-Dokumenten gehören in den meisten Unternehmen zum Standard. Gerade in den Bereichen Controlling und Business Intelligence wird gerne die Möglichkeit genutzt, externe Informationen aus anderen Dokumenten wie Tabellenkalkulationen oder Präsentationen einzubinden. Selbst in kleineren und mittelgroßen Unternehmen kommen auf diese Weise schnell Tausende an solchen internen Links zusammen. So praktisch dies bei der täglichen Arbeit einerseits ist, so groß ist andererseits die Problematik, wenn Änderungen der Dateistrukturen im Unternehmen anstehen. Dies kann zum Beispiel durch eine Reorganisation, Konsolidierung beziehungsweise Umstrukturierung der Datenablage aufgrund technischer Notwendigkeiten und Veränderungen der IT-Infrastruktur der Fall sein. Denn durch geänderte Speicherorte und neue Fileserver-Namen stimmt häufig die Zuordnung der Verknüpfungen, Zellverweise oder Vorlagenpfade nicht mehr mit der ursprünglichen Struktur überein und Datenquellen werden nicht mehr gefunden. Die unvermeidliche Folge: Die Links führen dann auf einmal ins Leere und wo eben noch die wichtigen Umsatzzahlen aus dem Jahr 2012 zu finden waren, grüßen nach dem Öffnen des entsprechenden Dokuments plötzlich nur noch Zellen mit dem Inhalt #Bezug!. Unzufriedene Anwender, die mit ihren Dokumenten plötzlich nicht mehr wie gewohnt arbeiten können, sinkende Produktivität und ein immenser Aufwand für Administratoren und Systembetreuer, wenn Verknüpfungen manuell wieder hergestellt werden sollen, sind die logische Konsequenz. Während es für die automatisierte Umstrukturierung und Migration der Daten selbst diverse Lösungen gibt, wird die Problematik der Sicherstellung von weiterhin funktionierenden Verknüpfungen innerhalb von Dokumenten bislang eher stiefmütterlich behandelt. Seite 2/8

3 Der Lösungsansatz Eine händische Bearbeitung und Anpassung der Links ist nicht nur mühsam und extrem aufwändig, sondern spätestens bei einigen Hundert Verknüpfungen faktisch nicht mehr wirtschaftlich vertretbar. Gefragt ist deshalb eine Möglichkeit, die Links automatisch an geänderte Datenstrukturen anpassen und bestehende Verknüpfungen zwischen Dokumenten wiederherstellen zu können. Die Lösung FirstWare-MigrateLink von der FirstAttribute Services GmbH wurde genau für diesen Einsatzzweck konzipiert. Die Software, die für unterschiedliche Anwendungsfälle optimal skalierbar ist, analysiert die bestehende Datenstruktur und ermöglicht eine Datenmigration unter Beibehaltung der Verknüpfungen. Dabei werden alle gängigen Verknüpfungs-Typen unterstützt, die typischerweise innerhalb von Dokumenten zum Einsatz kommen können: OLE-Links Hyperlinks Weblinks Picture Links / Bildverweise Excel-Zellverweise.lnk-Dateien (Verknüpfungen) Am Anfang stehen eine datenbankgestützte Analyse der bestehenden Datenstruktur sowie die Definition der Zielstruktur. Auf diese Weise werden alle Verknüpfungen vor einer geplanten Migration erfasst und in die zentrale Datenbank aufgenommen. Um bei großen Datenbeständen eine hohe Performance zu erzielen, können mehrere Scan-Prozesse parallel ablaufen und die Scan-Engine lässt sich auf mehreren Servern parallel einsetzen. Eine Statistik zeigt der IT-Abteilung somit bereits vorab auf, wie viele Links potenziell kritisch sind und nach der Neuorganisation der Datenablage beziehungsweise des File-Systems möglicherweise nicht mehr wie gewünscht funktionieren. Da die Link-Analyse binär erfolgt, müssen die Dokumente dafür nicht extra geöffnet werden. im Rahmen der Analyse werden keine Daten in den Dokumenten verändert. Das Datum der letzten Speicherung/Änderung bleibt auf Wunsch auch nach der Anpassung der Verknüpfungen erhalten. Während der Migration werden Verknüpfungen und auf Wunsch Dokumentenvorlagen durch FirstWare-MigrateLink vollautomatisch korrigiert und an die neue Datenstruktur angepasst. Falsche Pfade zu den Dokumentenvorlagen führen zu erheblichen Wartezeiten beim Öffnen eines Dokumentes. Für maximale Flexibilität bei der Migration sorgen individuell konfigurierbare Ausschlusslisten sowie die Möglichkeit die Migration in Teilbereichen durchzuführen. Hierzu können die Verknüpfungen sowohl in der Zielumgebung als auch in der Quellumgebung angepasst werden. Zentrale Reporting- Möglichkeiten und eine Protokollierung der Vorgänge bei der Migration machen alle Prozesse transparent und bieten größtmögliche Übersicht. Seite 3/8

4 Die Architektur FirstWare-MigrateLink ist zur Analyse und Anpassung von Verknüpfungen in Office-Dokumenten in drei Werkzeuge mit spezifischen Aufgaben unterteilt. Module FirstWare-MigrateLink: Link-Scanner Link-Manager Link-Migrator Die nachfolgende Grafik stellt den prinzipiellen Ablauf einer Migration unter Verwendung von FirstWare-MigrateLink dar: Seite 4/8

5 Link-Scanner Aufnahme und Analyse der bestehenden Dateistruktur und Ablage der Informationen in einer zentralen Datenbank. Der Link-Scanner analysiert alle gefundenen Office-Dateien und schreibt Informationen zu gefundenen Verknüpfungen in die Datenbank. Die nachfolgende Grafik zeigt einen Screenshot des Link-Scanners: Link Manager Erstellung des Mappings zwischen Quell- und Ziel-Struktur mit Hilfe einer grafischen Oberfläche oder alternativ über eine Import-Schnittstelle. Die hier konfigurierten Informationen dienen als Basis für die Anpassung der Verknüpfungen, welche durch den Link-Migrator durchgeführt werden. Die Konfiguration wird in der zentralen Datenbank abgespeichert. Die folgende Grafik zeigt einen Screenshot der Reporter-Ansicht unseres Link-Managers: Seite 5/8

6 Die nachfolgende Grafik zeigt einen Screenshot unseres Link-Managers während der Zuweisung der Quell-Ordner zu den jeweiligen Ziel-Ordnern: Link-Migrator Der Link-Migrator passt auf Basis der Informationen, die in der zentralen Datenbank abgelegt sind, die Verknüpfungen innerhalb der Office-Dokumente automatisch an. Die nachfolgende Grafik zeigt den Link-Migrator: Template-Updater Office-Dokumente werden auf Basis von Vorlagendateien erstellt, welche das Layout des Dokumentes vorgeben. Der Template Updater passt die Pfade zu den Vorlagendateien in Office-Dokumenten an, sodass diese beim Öffnen die Vorlagendatei direkt finden können und für den Anwender keine Wartezeiten entstehen. Seite 6/8

7 Das Fazit Die Integrität der Verknüpfungen innerhalb von Dokumenten stellt nach Änderungen der Dateistrukturen vielfach eines der größten Probleme für Anwender und IT-Verantwortliche dar. Durch die in der Regel große Anzahl an Dokumenten entsteht sehr schnell eine Komplexität, die manuell nicht mehr bewältigt werden kann. FirstWare-MigrateLink ist eine in der Praxis bewährte Lösung für diese Herausforderung und ermöglicht begleitend zu einer Dateimigration die automatisierte Korrektur aller internen Verknüpfungen. Zur Analyse des Gefahrenpotentials bei der Neustrukturierung von Datenbereichen bietet die FirstAttribute Services GmbH den kostenlosen LinkInspector zum Download an. Hauptvorteile von MigrateLink: Erstellung von Reports zur Einschätzung des Gefahrenpotentials Alle Verknüpfungen zwischen Office-Dokumenten und anderen Informationsquellen funktionieren auch nach der Migration einwandfrei Anpassung der Vorlagenpfade in Microsoft Word Dokumenten und somit keine Wartezeiten beim Öffnen eines Dokumentes für den Anwender Migration von Teilbereichen unter Anpassung von Verknüpfungen sowohl im Ziel als auch in der Quelle Batchverarbeitung sowie Import- und Export-Möglichkeiten zur Automatisierung der Migration in großen Umgebungen Ausführliche Protokollierung der Ergebnisse Den LinkInspector zur Analyse vorhandener Verknüpfungen können Sie sich hier kostenlos herunterladen: Seite 7/8

8 Informationen zur FirstAttribute Services GmbH Die FirstAttribute Services entwickelt und vertreibt eigene Softwareprodukte zur Automatisierung und vereinfachung von Prozessen im Microsoft Umfeld. Unsere Produkte sind bei vielen namhaften Unternehmen im Einsatz. Zu unseren Kunden gehören kleine und mittelständische Unternehmen ebenso wie große Konzerne. Einen Auszug unserer Referenzliste senden wir Ihnen gerne auf Anfrage zu. Weitere Informationen zu unseren Produkten finden Sie auf unserer Homepage unter: Sollten wir Ihr Interesse geweckt haben, sprechen Sie uns bitte an! Kontakt FirstAttribute Services GmbH Am Hexenturm Idstein Telefon: Fax: [email protected] Copyright by FirstAttribute Services GmbH, Am Hexenturm 3, Idstein Abdruck sowie Vervielfältigung nur nach vorgehender schriftlicher Genehmigung. Alle innerhalb dieser Dokumentes genannten Marken- und Warenzeichen unterliegen uneingeschränkt den Bestimmungen des jeweils gültigen Kennzeichnungsrechtes und gegebenenfalls den Besitzrechten der jeweiligen eingetragenen Eigentümer. Seite 8/8