Was Sie schon immer über CAFM wissen wollten

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1 Was Sie schon immer über CAFM wissen wollten Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Vortrag 6.3 Mobile Lösungen - worauf es ankommt: von Rahmenbedingungen über Lösungsstrategien bis zur erfolgreichen Systemeinführung. Markus Pitteroff, GEO12 GmbH

2 Inhalt Vorteile und Einsatzbereiche mobiler Lösungen Technologien Standardfunktionen Voraussetzungen für flexible mobile Lösungen Rahmenbedingungen für mobile Lösungen Systemeinführung / Ausbau Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 2

3 Vorteile und Einsatzbereiche mobiler Lösungen Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 3

4 Vorteile mobiler Lösungen Vorteile: Durchgängig digitale Daten Durchgängige digitale Prozesse Flexibleres Arbeiten ohne Medienbrüche Verringerung von Prozesskosten und Fehlerquellen, die durch Medienbrüche entstehen Beschleunigung und Automatisierung von Arbeitsabläufen Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 4

5 Einsatzbereiche mobiler Lösungen Die Einsatzbereiche betreffen alle denkbaren Lebenslagen und Arbeitssituationen: Mail / Nachrichten Daten und Informationen immer verfügbar, z.b. in Besprechungen Auch im privaten Umfeld nahezu überall etabliert: z.b. bei Paketdiensten Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 5

6 Einsatzbereiche mobiler Lösungen Wichtige Einsatzbereiche CAFM Umfeld Informationen im Außendienst verfügbar haben Auftragsmanagement Instandhaltung, Prüfungen, Kontrollen Inventarisierung, Inventur Zählererfassung Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 6

7 Einsatzbereiche mobiler Lösungen Ergänzende graphische Komponenten CAD / GIS Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 7

8 Technologien Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 8

9 Technologien Mobile Weblösungen Browseranwendung Universell Online Unterstützung Hardware (Kamera, ) schwierig Weboberfläche, Responsive Design Via Internet ohne Installation Native Apps Native Programme betriebssystembezogen Online / Offline Volle Unterstützung der Gerätehardware möglich Eigenständige Applikationsoberfläche Via Store Installation Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 9

10 Technologien Mobile Weblösungen Native Apps Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 10

11 Technologie Cross-Plattform Lösungen Unterstützung unterschiedlicher mobiler Betriebssysteme wie Android oder IOS Unterstützung von unterschiedlichen (CAFM) Ausgangssystemen Die mobile Lösung kann auf unterschiedliche Ausgangssysteme aufgesetzt werden Die mobile Lösung kann Daten aus unterschiedlichen Ausgangssystemen, z.b. CAFM und ERP gleichzeitig nutzen, verarbeiten, modellieren Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 11

12 Standardfunktionen (Native Apps!) Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 12

13 Standardfunktionen (Native Apps!) Auskunft mit Abfrage- und Suchfunktionen Datenbearbeitung und Datenerfassung Anzeige von Dokumenten, Bildern und Multimediadateien Digitale Unterschriftsfunktion Online-/Offline-Verfahren mit automatischem Abgleich keine dauerhafte Datenverbindung zum Server notwendig Datensynchronisation kann vom Benutzer zu definierten Zeitpunkten durchgeführt werden Datensynchronisation über WLAN, GPRS/ UMTS Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 13

14 Standardfunktionen Hardwarenutzung von Kamera (auch als Barcodescanner) mit automatisierter Bildzuordnung Nutzung externer Barcode- oder RFID Scanner (über Bluetooth ) Mikrofon (Sprachnotizen) und Lautsprecher GPS-Empfänger und anderer Hardware des mobilen Gerätes Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 14

15 Standardfunktionen Wichtige Funktionen, die eine Lösung zudem bieten sollte: Metadatenbasierende (konfigurative) Steuerung Oberfläche (Buttons / Layouts) und Oberflächendefinitionen Datenstrukturen, Daten, Workflowabläufe Synchronisierungseigenschaften (Filterung, Replikation) rechtssicheres Datenmanagement Graphische Komponente GIS / CAD Unterstützung aller gängigen Geräte (Smartphones, Tablets) Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 15

16 Standardfunktionen Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 16

17 Voraussetzungen für flexible mobile Lösungen Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 17

18 Voraussetzungen für flexible Lösungen Zentral organisierte, flexibel einsetzbare und mitwachsende mobile Anwendungen: Abbildung der unterschiedlichsten Anforderungen, Aufgaben und Themen über ein zentrales mobiles Framework, z.b.: Einfache Lösung zur Datenerfassung (z.b. Inventarisierung) Fachspezifische Anwendung (z.b. Anlagenprüfung) Hausmeisteranwendung, die verschiedene Aufgabenstellungen themenübergreifend bündelt Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 18

19 Voraussetzungen für flexible Lösungen Objekte, Prozesse und Aufträge sind die zentralen Komponenten einer mobilen Lösung: An welchem Objekt ist was von wem zu tun? Dieser einfache Sachverhalt gilt für alle Objektarten in allen Fachund Themenbereichen. Objekte, Prozesse und Aufträge sind zudem die primären Informationszugänge. Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 19

20 Voraussetzungen für flexible Lösungen Objekte Alle Objekte zu Fach- und Themenbereichen wie beispielsweise: Liegenschaften, Gebäude, technische Geräte und Einrichtungen Leitungsnetze und Betriebsmittel Grün- und Außenanlagen etc. Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 20

21 Voraussetzungen für flexible Lösungen Objekte mit allen erforderlichen Informationen wie Stammdaten, Dokumente, räumliche Informationen (Karten / Pläne) zugeordnete Informationen wie z.b. Kontroll- und Prüfvorgaben, Maßnahmenkataloge, Teilaufgaben und Arbeitsschritte, Arbeitsanweisungen, Vorschriften etc. Objektbeziehungen und Abhängigkeiten wie z.b. die Vorgabe von Maßnahmen in Abhängigkeit von festgestellten Schäden. Vorgaben für die Datenerfassung, von Pflichtfeldern bis zur Erfassungsart wie z.b. über Barcode Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 21

22 Voraussetzungen für flexible Lösungen Prozesse Alle für ein Objekt erforderlichen Prozesse, wie beispielsweise Datenerfassung, sowohl Fachdaten wie auch räumliche Informationen in Karten und Plänen Inventarisierung und Inventur Kontrollgänge und (gesetzliche) Prüfungen Schadenerfassung und -dokumentation Abnahmeverfahren und Mängelmanagement Wartung und Instandhaltung sowie Ereignis- und Störungsmanagement Informationsbereitstellung und Auswertungen Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 22

23 Voraussetzungen für flexible Lösungen Aufträge Über das Auftragsmanagement werden die resultierenden Arbeiten als Aufgabe oder Auftrag mit den entsprechenden Vorgaben und Terminen an ausführende Personen oder Dienstleister über die mobile Anwendung bereitgestellt. Auftrags-, Aufgaben- und Terminverwaltung Serienaufträge, Arbeitsschritte, Arbeitsanweisungen, Statusmeldungen, digitale Unterschrift, etc. Auslösung von Folgeaufträgen / Folgeaufgabe, auch automatisiert nach definierten Regeln, Benachrichtigungen Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 23

24 Voraussetzungen für flexible Lösungen Und ergänzend auf allen Ebenen: Karten und Pläne Die Einbindung von Karten und Plänen (GIS / CAD) ermöglicht Funktionen wie beispielsweise Räumliche Identifizierung Visualisierung und Abfrage Räumliche Zuordnung Räumliche Datenerfassung Routing Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 24

25 Voraussetzungen für flexible Lösungen Lösungsframework auf Basis eines zentralen App Servers: Apps können frei konfiguriert werden Apps können frei kombiniert werden Apps sind jederzeit erweiterbar Funktionen sind jederzeit erweiterbar Individuelle Steuerung über Benutzerrechte Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 25

26 Voraussetzungen für flexible Lösungen Apps individuell in einer Anwendung bereitstellen aufgaben- und benutzerbezogen Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 26

27 Voraussetzungen für flexible Lösungen Informationszugang über Objekte, Aufträge und Prozesse ermöglicht gezielt Vorgabe von Arbeitsabläufen Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 27

28 Rahmenbedingungen für mobile Lösungen Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 28

29 Rahmenbedingungen mobile Lösungen Mobile Lösungen sollten in einem durchgängigen Prozesskontext stehen. Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 29

30 Rahmenbedingungen mobile Lösungen Einfache Lösungen, bei denen nur Memos erfasst werden, sind zwar auch digital, erzeugen aber eher unqualifizierte Daten Über definierte Prozessabläufe lassen sich dagegen Aufgabenbereiche automatisieren und gezielt dokumentieren Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 30

31 Rahmenbedingungen mobile Lösungen Auftrag mit Vorgaben für eine Inspektion: Alle Maßnahmen / Arbeitsschritte sind definiert Erledigt / Nicht erledigt fließt direkt weiter nutzbar in das CAFM System zurück Automatisierte Benachrichtigungen / Wiedervorlagen Leistungsabrechnung Erledigt nächster Prüftermin wird gesetzt Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 31

32 Rahmenbedingungen mobile Lösungen Störfallmanagement / Instandhaltung: Feststellung eines bestimmten Schadens Automatisierte Auftragserstellung an Servicepersonal aus dem CAFM / ERP System Beschaffungsvorgang Auslösen der Bestellung eines Ersatzteiles nach Lagerprüfung Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 32

33 Systemeinführung / Ausbau Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 33

34 Systemeinführung / Ausbau Die Anforderungen sollten für aktuelle und künftige Aufgaben spezifiziert werden Die Einbindung in die übergeordneten (CAFM) Prozesse sollte gegeben und definiert sein Pre-Processing Arbeitsabläufe für die mobile Lösung Post-Processing Weitere Verarbeitung der Daten aus der mobilen Anwendung Vermeidung von rein digitalem Datensammeln Über die mobile Lösungen sollten alle Medienbrüche eliminiert werden Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 34

35 Systemeinführung / Ausbau Auf dieser Basis kann entschieden werden: Welche Technologie (mobile Weblösungen / Native Apps)? Welche Geräte (Smartphones, Tablets, Schutzklassen)? Welche Anwendungen in welcher Kombination für welche Benutzer? Einführungs- / Ausbauplanung nach Erfordernis, Relevanz und insbesondere der vorhandenen Rahmenbedingungen (Datenlage, Prozesse) Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 35

36 Mehr zum Thema Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 36

37 Hinweise Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 37

38 Danke für Ihre Aufmerksamkeit Fragen? Fachkonferenz mit Open CAFM Sessions Folie 38