Karriere & Selbstmanagement

Transkript

1 Nie wieder Stapel! In fünf einfachen Schritten zum perfekt organisierten Schreibtisch! Nicole Sehl Wiley-VCH Seiten Bewertung 88 Stil Fokus 10 Umsetzbarkeit 6 Innovationsgrad Führung & Management Strategie Marketing & Verkauf Finanzen Personalwesen IT, Produktion & Logistik Karriere & Selbstmanagement KMU Wirtschaft & Politik Branchen Business weltweit Verwandte Themen Take-aways Nehmen Sie sich für das Ausmisten Ihres Arbeitsplatzes mindestens zwei Stunden Zeit. Fragen Sie sich bei jedem Blatt: Brauche ich das noch? Wenn nicht: Weg damit! Sind alle Stapel beseitigt, stellen Sie Ihr Büro um: Vom Schreibtisch aus sollten Sie die Tür gut sehen können. Besorgen Sie sich ein Headset. Es beugt Verspannungen vom Telefonieren vor. Widmen Sie die erste Viertelstunde jedes Tages dem Strukturieren der heutigen Arbeit. Ihre wichtigsten Organisationshilfen sind die Arbeitsmappe 1-31 für die Arbeit jedes einzelnen Tages und die Arbeitsmappe 1-12 für die Monatsübersicht. Legen Sie jede Arbeit auf den frühestmöglichen Erledigungstermin. Notizzettel verschwinden oft spurlos, Büroklammern machen Stapel dicker. Verwenden Sie stattdessen lieber A4-Notizzettel und Sichthüllen. Räumen Sie jeden Abend Ihren Schreibtisch auf und verlassen Sie ihn erst, wenn der Posteingang leer ist sonst packt Sie am nächsten Morgen die Panik. Sorgen Sie dafür, dass das ganze Haus nach denselben Ordnungsprinzipien arbeitet. Um Abonnements oder Unternehmenslösungen zu erwerben, besuchen Sie unsere Homepage rufen Sie uns an ( ) oder schreiben Sie an info@getabstract.com. getabstract bewertet Wissen und publiziert Zusammenfassungen via Internet. Die vollständige redaktionelle Verantwortung für alle Teile der Zusammenfassung liegt bei getabstract. Alle Rechte vorbehalten. Auszüge aus der Quelle mit der Genehmigung des Rechteinhabers. Das Urheberrecht an der Quelle verbleibt beim bisherigen Rechteinhaber. Kein Teil der Zusammenfassung darf ohne schriftliche Genehmigung der getabstract AG reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt, in irgendeiner Weise verändert oder weiterverschickt werden. 1 von 5

2 Relevanz Das lernen Sie Nach der Lektüre dieser Zusammenfassung wissen Sie:r1) wie Sie Ihr Büro ausmisten, 2) wie Sie es neu organisieren und 3) wie Sie verhindern, dass sich das Chaos wieder breitmacht. Rezension Mit deutscher Gründlichkeit rückt Nicole Sehl dem Chaos am Arbeitsplatz auf den Leib. Sie folgt dabei einer von ihr selbst entwickelten Methode, die ebenso einfach wie pragmatisch ist: Zuerst wird reiner Tisch gemacht, dann neu organisiert. Auch der ergonomischen Gestaltung des Büros widmet sie ein Kapitel. Tatsächlich verblüfft ihre konsequente und praxiserprobte Logik. Wohl jeder Leser wird davon mehr als nur ein paar gute Ideen mitnehmen. Allerdings gibt es zwei Schwachstellen: Zum einen blendet Sehl die digitale Arbeitswelt aus (sogar den allgegenwärtigen s widmet sie nur einige wenige Seiten). Zum anderen läuft ihr eindringlicher Rat, verschwenderisch mit Papier umzugehen (weil es billiger ist als Arbeitszeit), doch sehr dem Umweltschutzgedanken zuwider. getabstract empfiehlt Nie wieder Stapel dennoch vor allem Office-Managern und -Assistenten, aber letztlich jedem Berufstätigen. Zusammenfassung Ordnung ist ein universelles Grundprinzip, das jedes Atom durchzieht und belebt. Das Büro ist immer das Herz des Unternehmens. Selbsterkenntnis 80 Prozent aller Arbeitsplätze haben dasselbe Problem: Überall liegen Berge von Papier herum, Dokumente, Akten und Zeitschriften auf dem Schreibtisch, in Briefkörben, Schubladen, Ordnern, Schränken, auf der Fensterbank. Sie scheinen lebendig zu sein und ständig zu wachsen. Ihr Verstand mag damit zurechtkommen, weil er Sie davon überzeugt, dass Sie das Problem ohnehin jederzeit anpacken könnten. Ihrem Unterbewusstsein aber verursacht das Chaos Stress. Es hält die Papierstapel für unüberschaubare Arbeit und reagiert darauf mit Panik. Wird dieses Gefühl übermächtig, kann das bis zum Burn-out führen. Die Lösung ist einfach: Ist Ihr Arbeitsplatz sauber und aufgeräumt, sind es auch Ihre Gedanken. Sie müssen also die Papierberge beseitigen und zwar alle. Das fällt vielen Menschen schwer. Die Gründe sind psychologischer Natur: Besitz (worunter auch Aktenstapel fallen) gibt Sicherheit. Er poliert das Selbstwertgefühl auf. Er repräsentiert Macht. Er bewahrt die Vergangenheit. Er stiftet Identität. Doch hier schadet er Ihnen. Beobachten Sie sich einmal selbst: Haben Sie die schlechte Gewohnheit, unerledigte Aufgaben zu stapeln? Gewohnheiten scheinen uns das Leben leichter zu machen, bergen aber große Nachteile hier ist es der, dass Ihnen die Stapel über den Kopf wachsen. Gewohnheiten lassen sich jedoch nicht von einem Tag auf den anderen ablegen. Dazu gehört Disziplin. Ersetzen Sie alte, lästige Gewohnheiten durch neue, selbst gewählte Rituale. Die geben Ihnen Struktur und Sicherheit. Im Unterschied zu Gewohnheiten entscheiden Sie sich für Rituale bewusst, weil Sie sich davon einen Nutzen versprechen. So wie vom Ritual des Ausmistens: Pro Sitzung benötigen Sie mindestens zwei Stunden Zeit am Stück. Es ist wichtig, dass Sie dabei so richtig in Schwung kommen. Das geht mit weniger Zeit kaum. Am besten nehmen Sie sich einen ganzen oder wenigstens einen halben Tag dafür frei. Sorgen Sie dafür, dass nichts und niemand Sie in Ihrem Wegwerfrausch unterbricht. Sie brauchen volle Konzentration. Gleichzeitig ausmisten und strukturieren funktioniert nicht. Machen Sie erst das eine, dann das andere. Nie wieder Stapel! getabstract von 5

3 Wenn auch nur ein einziger Stapel vorhanden ist, egal an welchem Ort, dauert es nicht lange und er bekommt Gesellschaft. Sobald Sie sich an Ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen, sind Sie entspannt, leistungsfähig und effizient. Wenn ein Vorgang aus einem Blatt Papier besteht, legen Sie dieses am besten ohne weitere Hülle in Ihre Arbeitsmappe. Transparenz wie ich sie verstehe bedeutet, dass jeder sich zu jeder Zeit an jedem Arbeitsplatz zu 100 Prozent zurechtfindet. Konzentrieren Sie sich bei jedem Blatt nur auf die Frage: Behalten oder Wegwerfen? Schwelgen Sie nicht in Erinnerungen, setzen Sie auch keine Folgeschritte. Entscheiden Sie nur zwischen Ja oder Nein. Falls Ihnen das schwer fällt, fragen Sie sich: Brauche ich diesen Zettel wirklich? Wofür brauche ich ihn? Wann brauche ich ihn? Wann hatte ich ihn das letzte Mal in der Hand? Wie viel Aufwand wäre es, ihn wiederzubeschaffen? Was Sie wegwerfen, kommt in einen großen Karton, am besten in einen Umzugskarton. Was Sie einmal weggeworfen haben, ist weg endgültig. Am Anfang geht es noch zäh, schließlich finden Sie aber Ihren Rhythmus einen flotten Dreivierteltakt von Ansehen, Entscheiden, Wegschmeißen (bzw. Ablegen). Werfen Sie Firmenakten nicht ins Altpapier. Vernichten Sie sie im Reißwolf oder lassen Sie sie professionell entsorgen. Erst den Arbeitsplatz organisieren Bevor Sie Ihre Arbeit neu organisieren, nehmen Sie Ihren Arbeitsplatz unter die Lupe. Ist er wirklich ergonomisch? Sind die Möbel so angeordnet, dass Sie stets den Überblick haben? Fühlen Sie sich wohl? Hier einige Dinge, auf die Sie unbedingt achten sollten: Im Idealfall überblicken Sie den ganzen Raum. Am wichtigsten ist, dass Sie von Ihrem Schreibtisch aus die Tür sehen, am besten gerade vor Ihnen. Dieser Platz ist der typische Chefplatz. Hier lässt es sich besonders ruhig und konzentriert arbeiten. Stabilität gibt auch ein Sitzplatz im rechten Winkel zur Tür. Das ist der perfekte Sachbearbeiterplatz. Der klassische Empfangsplatz ist nahe bei der Tür und hat direkten Blick auf diese. Er vermittelt ein gutes Gefühl von Kontrolle. Aber Achtung: Jeder Besucher reißt Sie aus Ihrer Konzentration. Dieser Platz ist gut geeignet für Routinearbeiten, aber nicht für strategische Arbeit. Den schlechtesten Platz hat, wer mit dem Rücken zur Tür sitzt. Deswegen heißt er auch Praktikantenplatz. Menschen, die so sitzen müssen, sind auffallend oft krank. Bei mehreren Arbeitsplätzen in einem Raum vermeiden Sie den klassischen Schreibtischblock. Besser ist, die Schreibtische schräg in die Zimmerecken mit Blick auf die Tür anzuordnen. So behalten alle den Überblick. Sorgen Sie für ruhige Farben und wenig Ablenkung im Raum (zum Beispiel keine grellen, auffälligen Bilder an der Wand). Gegen ein paar persönliche Gegenstände wie Zimmerpflanzen, ein Foto oder ein Plüschtier ist nichts einzuwenden. Ihr Bürostuhl sollte höhenverstellbar sein. Die untere Wölbung der Rückenlehne liegt vier Fingerbreit über Ihrem Steißbein auf und schmiegt sich keinesfalls in Ihr Hohlkreuz. Die richtige Tischhöhe ermitteln Sie, indem Sie mit aufrechtem Oberkörper Ihre Arme erst hängen lassen und dann die Ellbogen im rechten Winkel nach oben klappen. Strecken Sie nun Ihre Handflächen aus. Direkt darunter sollte die Tischplatte liegen. Sinnvoll sind außerdem: ein Sideboard gleich hinter Ihrem Schreibtisch, geschlossene Schränke (offene Regale machen Sie unruhig!) und ein Rollcontainer mit drei Fächern: eins für Stifte, eins für Utensilien und eins für Hängemappen. Die obere Kante Ihres Bildschirms sollte sich genau auf Höhe Ihrer Augen befinden. Verbannen Sie Drucker, Kopierer und Server aus Ihrem Büro. Lernen Sie das Zehnfingersystem. Egal wie schnell Sie mit zwei Fingern tippen können, Ihre Schultern verspannen dabei. Leisten Sie sich ein Headset mit zwei Ohrmuscheln. Die meisten Verspannungen entstehen durch einseitiges Telefonieren. Als Schallschutz lassen Sie zementgebundene Holzwolle-Akustikplatten installieren. Sie schlucken mehr Lärm als zum Beispiel Stellwände. Nie wieder Stapel! getabstract von 5

4 Je komplexer der Vorgang und je langfristiger das Projekt, desto hilfreicher sind Checklisten. Multitasking ist wie das Schreddern Ihrer Gedanken in Ihrem Kopf. Stress entsteht häufig durch nicht getroffene Entscheidungen oder eine fehlende Terminierung, was schnell zu,schieberitis führt. Wenn Sie an Ihrem Schreibtisch anwesend sind, sollte Ihr Eingangsfach immer leer sein. Natürliches Licht ist besser als künstliches. Deckenfluter sind ebenfalls angenehm, da ihr Licht weich zurückgeworfen wird. Sorgen Sie für reichlich Sauerstoffzufuhr und für eine Temperatur um 22 Grad Celsius. Trinken Sie ausreichend. Nach 90 Minuten ohne Flüssigkeitszufuhr beginnt bereits die Dehydration. Dann die Arbeit organisieren Effektiv arbeiten bedeutet, gesteckte Ziele zu erreichen. Effizient arbeiten bedeutet, diese mit möglichst geringem Mitteleinsatz zu erreichen. Statt hektisch Multitasking zu betreiben, arbeiten Sie vorausschauend und erledigen konzentriert einen Schritt nach dem anderen. Ihre neue Organisation muss einfach sein, sonst funktioniert sie nicht. Verzichten Sie auf To-do-Listen, legen Sie lieber Checklisten an. Sie reduzieren Stress und geben Ihnen einen besseren Überblick. Entscheiden Sie sich für ein einziges Kalendersystem ob Outlook oder Papierkalender und bleiben Sie konsequent dabei. Wenn Sie sich morgens an Ihren Schreibtisch setzen, widmen Sie die erste Viertelstunde dem Organisieren der heutigen Arbeit. Nur diese darf dann noch auf Ihrem Schreibtisch liegen. Ist das Tagwerk getan, darf es maximal drei Minuten dauern, bis die Tischplatte wieder leer ist. Das Kernstück Ihrer Organisation ist die Arbeitsmappe 1-31, auch Pultordner genannt, am besten in der Farbe Rot. Sie gehört nur Ihnen, niemand sonst darf sie verwenden. Entfernen Sie sämtliche Büroklammern (weil sie den Stoß dicker machen und weil leicht Zettel dazwischenrutschen) und verwenden Sie stattdessen Sichthüllen, die oben und links offen sind. Sortieren Sie alle Unterlagen nach Erledigungstermin in die Arbeitsmappe, immer zum frühestmöglichen realistischen Datum. So haben Sie immer genug Zeitreserven. Auch Aufgaben, die keinen Erledigungstermin haben, planen Sie für den frühestmöglichen Termin ein. Sonst schieben Sie sie ewig vor sich her. Müssen Sie zur Erledigung einer Aufgabe auf eine Antwort warten, ordnen Sie ihr ebenfalls den frühestmöglichen Termin zu und forcieren Sie die Antwort so lange, bis sie eintrifft. Wenn Sie sich die Arbeit für den heutigen Tag herauslegen, sortieren Sie sie nach Kategorien, etwa nach Telefonaten oder Schriftverkehr. Bearbeiten Sie solche gleichartige Tätigkeiten en bloc. Dadurch entsteht eine Art Fließbandeffekt: Mit jedem Telefonat fällt Ihnen das nächste leichter. Sind Sie mit einem Thema fertig, machen Sie eine kleine Erholungspause, bevor Sie sich dem nächsten widmen. So arbeiten Sie den ganzen Tag ab. Jeden Abend sehen Sie, was Sie geleistet haben: ein ganzes Tagesfach voller Arbeit ist erledigt. Parallel zur Arbeitsmappe 1-31 legen Sie eine Arbeitsmappe 1-12 an. Dort hinein kommen alle Aufgaben, die Sie innerhalb der nächsten zwölf Monate erledigen wollen. An jedem Monatsletzten füllen Sie den Inhalt des nächsten Monats sauber in die Arbeitsmappe 1-31 um. So haben Sie immer den Überblick über den kommenden Monat. Zusätzlich können Sie in Ihrem Rollcontainer zehn Hängemappen anlegen, in denen Sie ergänzende Unterlagen ab einem Umfang von etwa 20 Blatt ablegen (Querverweise zum jeweiligen Projekt in Arbeitsmappe 1-31 bzw nicht vergessen!). Diese bleiben dort aber nur vorübergehend; sie werden nach Erledigung entsorgt. Nach denselben Regeln organisieren Sie Ihre Arbeit am Computer. Checken Sie den Posteingang mehrmals am Tag. Beantworten Sie s gleich oder weisen Sie ihnen feste Termine für die Erledigung zu. Löschen Sie alte Mails. Nie wieder Stapel! getabstract von 5

5 Je einfacher und reduzierter Sie die Ablage gestalten, desto übersichtlicher ist sie. Sobald die Organisation den Aufwand erhöht, funktioniert sie auf Dauer nicht. Kampf den Papierbergen Die Regel für Ein- und Ausgangsfach ist einfach: Alles, was in Papierform hereinkommt, landet auf Ihrem Schreibtisch im Eingangsfach. Dieses leeren Sie regelmäßig und legen den Inhalt in Ihre Arbeitsmappen 1-31 oder Ins Ausgangsfach kommt alles, was bis zum Abend Ihren Schreibtisch verlassen muss. Wenn Sie am Abend heimgehen, muss es leer sein. Verabschieden Sie sich von kleinformatigen Notizzetteln. Solche Zettel rutschen leicht irgendwo dazwischen und gehen so verschwunden. Schreiben Sie jede Nachricht auf ein eigenes DIN-A4-Blatt. Ist sie wichtig, wählen Sie ein rotes Blatt Papier. Gehen Sie ruhig verschwenderisch mit Papier um es kostet weniger als Ihre Arbeitszeit. Post-it-Zettel sind nur dann erlaubt, wenn die Information ruhig verloren gehen darf. Statt Zettel an die Wand zu pinnen oder Ihre Schreibtischunterlage zu bekritzeln, legen Sie Schnellhefter mit Themenblättern an Ihr persönliches Lexikon für Preisübersichten, Telefonnummern oder ähnliches. Besonders hohe Stapel werden von Zeitungen und Zeitschriften verursacht alles, was Sie irgendwann einmal lesen wollen. Der Trick: Legen Sie einen Briefkorb an, der allerdings nicht nach oben hin offen sein darf. Passt nichts mehr hinein, müssen Sie seinen Inhalt bearbeiten und zwar sofort. Wichtiges wird bearbeitet, abgelegt, nach Hause zum Lesen mitgenommen oder weggeworfen. Mit demselben Trick begegnen Sie der ungeliebten Ablage: einem Briefkorb, der nach oben geschlossen ist. Ist er voll, legen Sie den Inhalt ab: so oft wie nötig, aber so selten wie möglich. Was aufgehoben wird, kommt in Stehsammler oder einheitlich beschriftete Ordner aus Kunststoff (die halten länger). Ein für die ganze Firma einheitlicher Aktenplan regelt, nach welcher Struktur Dokumente abgelegt werden, etwa nach Name oder Thema. Die Regel lautet: Wo würde ein Externer das Dokument suchen? Ein Aktenplan ist im besten Fall eine leicht erkennbare Dokumentenstruktur, die von jedem ohne Erklärung verstanden werden kann und für das gesamte Unternehmen identisch ist. Für das ganze Haus gilt derselbe Farbcode: Rot steht für Bereiche, die mit Gewinn und Erfolg zu tun haben, etwa den Verkauf, Gelb steht für kreative Bereiche, etwa für das Marketing, Grün steht für konstantes Wachstum, etwa für Produkte, Blau steht für Kühle und Vernunft, etwa für die Verwaltung, Weiß ist neutral und steht für den Menschen. Deshalb bekommt jeder Mitarbeiter zwei weiße Ordner für seine persönlichen Themen. Für alle anderen sind diese tabu. Dieser Aktenplan spiegelt sich auch auf allen Computern und im Netzwerk. Alle müssen derselben Logik folgen. Besser als auf einzelnen Laufwerken zu speichern ist ein gemeinsames: So lässt sich alles wiederfinden. Über die Autorin Nicole Sehl hilft Einzelpersonen und Unternehmen, sich nach der von ihr entwickelten DynaLine-Methode zu organisieren. Nie wieder Stapel! getabstract von 5