Digitale Patientenakte mit d.3 ecm

Transkript

1 mit d.3 ecm 1

2 mit d.3ecm Die IT-Landschaft in den Kliniken und Krankenhäusern hat sich in den vergangenen Jahren massiv verändert. Die Anzahl der Subsysteme und die damit verbundene Informationsvielfalt erfordert ein Umdenken in der strategischen IT-Ausrichtung. Es genügt heute nicht mehr Daten zu erfassen und zu archivieren. Vielmehr bilden die IT-Systeme komplexe Prozesse ab und unterstützen das Klinikpersonal bei der täglichen Arbeit. Schnelle Auskunftsfähigkeit ist essentiell im Gesundheitswesen, sowohl in der Verwaltung als auch in der Medizin. Je schneller und flexibler die Prozesse einer Klinik ablaufen, desto schneller können Ärzte reagieren. In der Vergangenheit stellte die Papierakte die 100%ige medizinische Dokumentation dar. Heute liegt bereits ein Großteil dieser Dokumente digital vor, teilweise jedoch verteilt über die einzelnen Systeme. Hierbei wird allerdings immer häufiger der Aspekt der Langzeitarchivierung außer Acht gelassen. Um dieser Komplexität gerecht zu werden, müssen die digitalen Daten der als Insellösungen betriebenen Systeme und die papierbezogenen Aufzeichnungen in einem System zusammengeführt werden. Die digitale Patientenakte der d.velop übernimmt genau diese Aufgabe. Sie sammelt, archiviert und verteilt Unterlagen, Untersuchungsergebnisse und mehr. Ohne die Papierakte umständlich von einer in die andere Abteilung zu transportieren, stehen die behandlungsrelevanten Unterlagen genau dort zur Verfügung, wo sie gerade gebraucht werden. Die digitale Patientenakte im d.3ecm-system kann kontextbezogen direkt aus dem führenden KIS heraus gestartet werden. Entsprechend dem Bezug öffnen sich entweder die Patientenakte, die konkrete Fallakte oder es wird direkt ein einzelnes Dokument angezeigt. Sämtliche archivierten Dokumente und Informationen zum Patienten werden entweder direkt im KIS oder in einer eigenen Anwendung, dem d.3 folder browser, bereitgestellt. Die Einbindung dieses Aufrufs in die führenden Systeme erfolgt z. B. über ein Kontextmenü oder einen Button. Über den Kontextbezug hinaus kann mit der d.3ecm Suche auch losgelöst vom KIS nach Patienten- oder Fallakten recherchiert werden. Voraussetzung ist eine entsprechende Berechtigung. Die Benutzer melden sich mit Namen und Passwort direkt am d.3ecm an und gelangen direkt in die Suchmaske. Hier kann nach Name, Geburtsdatum, Fall- und/oder Patienten-ID recherchiert werden. Eine klar strukturierte Übersicht aller relevanten Behandlungsdaten innerhalb einer einzigen Anwendung als Ergebnis einer schnellen Recherche unterstützt Ihre Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit. Die digitale Patientenakte übernimmt nicht nur Dokumente aus anderen Systemen, gleich ob intern oder extern, sie informiert auch die entsprechenden Anwender dank frei generierbarer Abonnementfunktionen automatisch über den Zugang neuer oder aktualisierter Dokumente. Diese Anbindung an Fremdsystemen erfolgt konsequent auf Basis der gängigen Standards HL7, DICOM, IHE und der zertifizierten ArchiveLink- Schnittstelle. 2

3 Der d.3 folder browser bietet einen schnellen und einfachen Zugriff auf sämtliche Unterlagen zu einem Patienten. Dank der übersichtlichen Struktur und komfortablen Suchund Filtermöglichkeiten werden Patienteninformationen einfach und schnell gefunden. Die Trefferliste: Übersicht aller in der digitalen Patientenakte enthaltenen Dokumente In der Trefferliste werden innerhalb der Patientenakte nur die Fallakten angezeigt, für die der Betrachter eine entsprechende Berechtigung besitzt. Die medizinische Dokumentation innerhalb der Fallakte ist strukturiert nach Registern, so wie Sie es heute aus der Papierakte kennen. Hinter der Registerbezeichnung finden Sie in Klammern die Anzahl der Dokumente innerhalb eines Registers. Zusätzlich zur dargestellten Sichtweise lassen sich Dokumente auch fallübergreifend, nach Dokumentart gruppiert, in chronologischer Reihenfolge anzeigen. Dokumente filtern Sind in der digitalen Patientenakte keine Filter gesetzt, werden in der Trefferliste alle vorhandenen Dokumente angezeigt. Standardmäßig vorhandene Filter wie z. B. letzte Woche, letztes Quartal, grenzen die vorhandene Treffermenge schnell ein. Abbildung 1: Abbildung der Fallakte mit Registerbildung. Abbildung 2: Hierarchische Trefferliste. Im oberen Abschnitt der digitalen Patientenakte hat der Anwender direkt die wichtigsten Informationen zum Patienten im Blick wie Name, Vorname, Geburtsdatum, Patienten-ID u. v. m. Selbstverständlich kann dieser Bereich individuell angepasst und um weitere Informationen ergänzt werden. Filter im linken Abschnitt ermöglichen ein gezieltes Finden von Dokumenten innerhalb der digitalen Patientenakte. Die Dokumentenvorschau, hier im unteren Abschnitt abgebildet, bietet mittels Wischtechnik ein einfaches und schnelles Blättern innerhalb der Dokumente. Die ausgewählte Seite kann dann per Mausklick vergrößert angezeigt werden. Hierarchische Darstellung Neben der fallorientierten Darstellung bietet die Patientenakte auch eine mehrstufige hierarchische Sortierung z. B. nach Datum, Fach-OE oder Registern. So kann der Anwender effizient durch die Struktur der digitalen Patientenakte navigieren. Auch in dieser Darstellung wird die Zahl der Dokumente mit der entsprechenden Eigenschaft angezeigt. 3

4 Notfallzugriff Einem nicht berechtigten Anwender kann ein Notfallzugriff gewährt werden, indem er ein Sonderrecht erhält. Dazu muss/kann er den Grund für den Durchbruch als Kommentar in ein Freitextfeld eingeben. Mit der ad hoc-berechtigung wird generell eine Protokolldatei geschrieben und im d.3ecm-archiv abgelegt. Protokolliert werden Windowsbenutzer des Computers, von dem der Zugriff erfolgte, der Grund des Zugriffes, der angemeldete d.3 Benutzer und ggf. ein übergebender Benutzer z. B. aus dem KIS. Abhängig vom gewählten Rechtekonzept gibt es somit drei grundlegende Rechte-Optionen: Zugriff, kein Zugriff, protokollierter Notfallzugriff. Volltext-Suche Anstatt durch Filtern der Trefferliste bestimmte Dokumente zu finden, können Dokumente in der digitalen Patientenakte auch mittels Volltext-Suche recherchiert werden. Sofern das Suchwort in den Eigenschaften zu finden ist, erfolgt eine farbliche Markierung in der Trefferliste. Wurde das Suchwort lediglich im Volltext identifiziert, wird das Suchwort, nach Öffnen des Dokuments per Doppelklick, im Text farblich hervorgehoben. Annotationen So wie Sie heute auf Papier Notizen und Haftzettel aufbringen, Markierungen vornehmen, Stempel setzen, so sind diese Verfahren elektronisch im d.3ecm verfügbar. Diese Anmerkungen/Kommentierungen verändern das Dokument nicht. Auf einem extra Layer, quasi wie auf einer Folie, werden diese dokumentiert und fest mit dem Dokument verbunden. Neben dem eigentlichen Inhalt wird gleichzeitig auch der Zeitpunkt der Ergänzung und der User festgehalten. Die Revisionssicherheit (Unverfälschbarkeit des Dokuments) ist sichergestellt: mit Hilfe von Layern können weitere Ergänzungen gemacht werden diese verändern nicht das ursprüngliche Dokument. Jedes dieser Elemente kann für eine Benutzergruppe/Benutzer als sichtbar änderbar, sichtbar unveränderbar bzw. unsichtbar definiert werden. 4

5 Abbildung 4: Recherche in Eigenschaften und Volltext. Abbildung 3: Highlighting im Volltext. Abbildung 5: Textmarker auf einem Dokument. 5

6 mit d.3ecm kurz und knapp Integration in die Klinikumgebung durch direkten Zugriff aus Fremdsystemen (kein separates Berechtigungskonzept in d.3ecm erforderlich) Multimediales Patientenarchiv (Daten, Dokumente, Bilder, Videos, ) Individueller Aktenplan zur strukturierten Ablage der medizinischen Dokumentation Patientenakte mit Differenzierung aller Aufenthalte (ambulant/stationär) Flexible Aktenansichten durch fallübergreifende Sichten auf Patientenakten (Arztbriefe, Befunde etc.) Schnelle Aktenübersicht mittels modernem Aktenbrowser mit Blätterfunktion Abbildung virtueller Akten mit automatisiertem Dokumentenzugang aus den entsprechenden Fallakten Gesicherter Notfallzugriff auf die digitale Patientenakte bei Nichtverfügbarkeit des KIS mit entsprechender Protokollierung Arbeitskorb-Service Benachrichtigung durch aktive Mitarbeiteravis über neue Dokumente Annotationen, Post-it, Markierungen auf archivierten Dokumenten Versionsverwaltung, Darstellung veränderter/ergänzter Dokumente in einer neuen Version Einfache, intuitive Bedienung orientiert an MS Standards Optional ein ausgefeiltes klinisches Berechtigungskonzept (mit LDAP/ADS-Anbindung) Freikonfigurierbarer Timeout/Session Verfall Einstellbare Passwortfunktionen wie Änderungszyklus, Anzahl der Fehleingaben bis Inaktivität, u. v. m. Input Konvertierung neben dem Originalformat zusätzliche Ablage als revisionssicheres Langzeitformat (i. d. R. PDF/A) Information LifeCycle Management Einrichtung und Überwachung von Aufbewahrungsfristen für archivierte Dokumente Exakte Zugriffsprotokollierung auf die Krankengeschichte mittels ausgefeiltem Audit-Trail Mandantenfähigkeit zum Aufbau eines digitalen Zentralarchives über mehrere Häuser Integrier- und anbindbar durch gängige Standards wie HL7, DICOM und IHE-Profilen Import von Massendaten (externe Scandienstleistung) Windows-, Web- und Mobile-Client Rechtskonforme Langzeitarchivierung gemäß den gesetzlichen Anforderungen und Datenschutzrichtlinien Kommunikationsmöglichkeiten HL7 Übernahme von Patientenstammdaten sowie Dokumenten aus dem KIS bzw. aus anderen klinischen Systemen DICOM Übernahme von DICOM-Objekten aus Anwendungen und Medizingeräten d.cold Aufbereitung (Konvertierung, Indexierung) und Übernahme von Massendaten pro.s.app archivelink SAP zertifizierte ArchiveLink-Schnittstelle 6

7 Integration in führende Systeme Flache und/oder tiefe Integration in führende IT-Systeme wie zum Beispiel MCC, imedone, ClinicCenter, i.s.h.med, medico, ORBIS, Nexus oder auch in Subsysteme im Bereich Labor, Intensivmedizin, PACS, Ausbaumöglichkeiten MDK-Akte Schnelle und strukturierte Bearbeitung der MDK-Anfragen, Übermittlung der für die MDK-Anfrage zusammengestellten Dokumente in elektronischer Form oder Abwicklung von MDK-Prüfungen vor Ort bzw. mittels externem MDK-Zugriff über eine zeitlich begrenzte Freischaltung der bereitgestellten Dokumente d.capture dialog Scan-Client für Scanner mit TWAIN-Schnittstelle zur Integration von dialogorientierten Scanprozessen (Aufnahme) d.capture batch Scan-Client inkl. Barcode und Batchverarbeitung für Scanner mit TWAIN-Schnittstelle zur Abbildung automatisierter Scanprozesse (Massenscannen von Patientenakten) d.3 batch OCR OCR-Verarbeitung von Dokumenten in d.capture batch, d.cold und d.ecs rendition service d.3 search Volltextindexierung und -recherche zur umfassenden Suche nach Inhalten und Sinnzusammenhängen d.ecs sign Rechtskonformität durch elektronische Signaturen. Es können alle Arten wie Einzelsignatur oder Stapelsignatur durchgeführt sowie Zeitstempel verwaltet, erzeugt und geprüft werden foxdox Die webbasierte Anbindung externer Zuweisungs- oder Patientenportale Aktenverwaltung Ausleih- und Lieferverwaltung für Papierakten Weitere Lösungen für den Bereich Verwaltung Neben der digitalen Patientenakte mit d.3ecm stehen für die individuellen Anforderungen Ihres Hauses weitere Lösungen bereit: Eingangsrechnungsverarbeitung Vertragsmanagement Verwaltungsarchiv Verwaltung von QM Dokumenten Personalakte 7

8 d.velop überzeugt mit einem innovativen und ganzheitlichen Produkt sowohl für den medizinischen Bereich als auch für die Verwaltung. fachspezifischem Know-how aus dem Gesundheitswesen, verbunden mit der Sicherheit aus über 20 Jahren DMS-Erfahrung sowie über Kundenprojekten. spezifischen aber auch branchenübergreifend erprobten Lösungen für Krankenhäuser, Krankenkassen, Kassenärztliche Vereinigungen, Senioren- und Pflegeheime, Pharmazie, Industrie, öffentliche Verwaltung u. v. m. Integration in die führenden klinischen Anwendungen sowie bedarfsgerechten intuitiven Oberflächen. rechtskonformer Archivierung unter Anwendung von Signaturverfahren. einem Netz aus nationalen und internationalen Niederlassungen und Partnern. d.velop ist Mitglied im: 8

9 Die 1992 gegründete d.velop AG mit Sitz in Gescher entwickelt und vermarktet Software, die dokumentenbasierte Geschäfts- und Entscheidungsprozesse in Unternehmen und Organisationen optimiert. Seit mehr als 10 Jahren nutzen u. a. auch Unternehmen im Gesundheitswesen d.velop Produkte erfolgreich. Im Gegensatz zu den KIS-spezifischen Archivsystemen setzen d.velop Kunden hierbei mit der autarken Archivierung ihrer Dokumente im d.3ecm auf ein höchstes Maß an Unabhängigkeit. Neben der strategischen Plattform d.3ecm einer modularen Enterprise Content Management (ECM) Lösung entwickelt d.velop mit der Produktlinie ecspand Services und Lösungen für Microsoft SharePoint, die dort die Funktionsbereiche ECM und DMS vervollständigen. Mit ihrer dritten Produktlinie foxdox hat sich d.velop erfolgreich den Markt für Enterprise Content Management Lösungen in der Cloud erschlossen. Kernfunktionen sind eine automatisierte Posteingangsbearbeitung mit selbstlernender Dokumentenklassifizierung, eine effiziente Dokumentenverwaltung und -archivierung sowie die komplette Ablaufsteuerung der Prozesse. Lösungen der d.velop beschleunigen Abläufe, vereinfachen Entscheidungen und verbessern nachhaltig die Wettbewerbsfähigkeit. d.velop AG Schildarpstraße Gescher Fon d-velop.de info@d-velop.de Version: April 2015 Alle Rechte und Änderungen vorbehalten. Die tatsächliche Realisierung der Lösung ist unternehmensspezifisch und kann von den beschriebenen Funktionen abweichen. 9