ISBN Preis: 17 Euro / 20 CHF. Schmücker/Dujat/Seidel

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1 ISBN Preis: 17 Euro / 20 CHF AUSGABE 2012 Schmücker/Dujat/Seidel Dokumentenmanagement, digitale Archivierung und elektronische Signaturen im Gesundheitswesen Gekürzte Vorabversion mit Anbietern und Lösungen aus dem Markt Das Standardwerk für Geschäftsführer, CIOs, IT-Leiter, IT-Mitarbeiter, Archivleiter, Organisatoren, Dokumentare, Datenschutzbeauftragte, Berater und Juristen

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3 Dokumentenmanagement, digitale Archivierung und elektronische Signaturen im Gesundheitswesen Ausgabe 2012 Arbeitsgruppe Archivierung von Krankenunterlagen der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie (GMDS) e. V. Stand: 5. April 2012 Herausgegeben von Paul Schmücker 1 Carl Dujat 2 Christoph Seidel 3 unter Mitarbeit von Jörn Erdmann 4, Rüdiger Gruetz 3, Anke Häber 5, Andreas Károlyi 6, Henning Kopp 7, Heino Kuhlemann 8, Markus Neumann 9, Alfred Winter 10, Andreas Zimolong 6 1 Hochschule Mannheim, Fakultät für Informatik, Institut für Medizinische Informatik 2 promedtheus AG, Erkelenz 3 Städtisches Klinikum Braunschweig ggmbh, Geschäftsbereich IT und Unternehmensentwicklung 4 Charité Facility Management GmbH (CFM), Berlin 5 Westsächsische Hochschule Zwickau, Fachbereich Physikalische Technik / Informatik 6 Synagon GmbH, Beratung für das Gesundheitswesen, Aachen 7 DS DATA SYSTEMS GmbH, Braunschweig 8 ehealthopen Limited, Zweigniederlassung Deutschland, Schliersee 9 Dr. Neumann & Kindler Ltd. & Co. KG, Bochum 10 Universität Leipzig, Institut für Medizinische Informatik, Statistik und Epidemiologie

4 Vorwort zur gekürzten Vorabversion Anmerkung der Redaktion Die Gesamtausgabe erscheint in wenigen Wochen Im Bereich der klinischen Dokumentation nimmt der Grad originär digital erstellter Bestandteile immer stärker zu. Dies gilt auch für den Umfang gescannter Papierdokumente. Für die optimale Verwaltung der dort entstehenden Dokumente ist eine rechnerunterstützte Dokumentenverwaltung erforderlich. Ohne solche rechnerunterstützte Hilfsmittel können Dokumente nur schwer verwaltet, wiedergefunden und reproduziert werden. Mit der Zunahme des Digitalisierungsgrades stellt sich die Frage nach der Einführung einer digitalen Archivlösung. Vor diesem Schritt stehen derzeit immer noch viele Krankenhäuser, insbesondere da die konventionelle Archivierung mit einigen Schwachstellen (Raummangel, Wiederauffindungsraten, Öffnungszeiten der Archive etc.) verbunden ist. Außerdem wollen viele Krankenhäuser zukünftig auf den Ausdruck rechnerunterstützt erzeugter Dokumente möglichst ganz verzichten. Krankenhäuser und sonstige Einrichtungen des Gesundheitswesens, die bereits elektronische Archivsysteme unter Routinebedingungen einsetzen, beabsichtigen in der Regel, diese auszubauen, zu optimieren oder durch andere Lösungen zu ersetzen. In dieser Situation sind funktionale, technische, architektonische, organisatorische und rechtliche Richtlinien und Empfehlungen für die Vorbereitung und Durchführung der Einführung oder des Ausbaus von rechnerunterstützten Dokumentenmanagement- und Archivierungssystemen gefragt. Dieser Informationsbedarf stellte immer wieder sicher, dass die sogenannten Archivtage, die in der Regel zweimal jährlich von der Arbeitsgruppe Archivierung von Krankenunterlagen der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie e. V. (GMDS) durchgeführt werden, bei jeder Veranstaltung zu einem großen Erfolg wurden. In der vorliegenden Ausgabe sind die Ergebnisse der bisherigen 34 Treffen der GMDS-Arbeitsgruppe Archivierung von Krankenunterlagen zusammengefasst worden. Aufgrund der Tatsache, dass digitale Archive zunehmend eine Verbreitung finden, wird der vorliegende Leitfaden auch einen Ausblick auf erwartete künftige Entwicklungen geben. Rechnerunterstützte Dokumentation, Archivierung und Organisations - unterstützung sind Voraussetzungen für wirtschaftliche DV- Lösungen im Rahmen von medizinischen Kompetenzzentren, Disease-Management-Programmen, Integrierter Versorgung, Hausarztmodellen etc. Um die Kommunikation zwischen den verschiedenen Einrichtungen des Gesundheitswesens zu verbessern, werden einrichtungs- und sektorenübergreifende Elektronische Gesundheitsakten eingeführt. Zur Verbreitung der Elektronischen Gesundheitskarte sind noch Lösungen für den Aufbau Elektronischer Patientenakten und digitaler Archive zu konzipieren und zu entwickeln. Die Herausgabe des Praxisleitfadens war nur möglich, weil viele Personen Beiträge als Autoren lieferten und fast alle im Gesundheitswesen tätigen Anbieter von digitalen Archivierungs - lösungen ihre Produkte präsentieren. Hierfür danken die Herausgeber allen Beteiligten. Der vorliegende Praxisleitfaden soll zu einem späteren Zeitpunkt ein weiteres Mal überarbeitet und an die aktuellen Gegebenheiten angepasst werden. Dabei soll er u. a. auch verstärkt zu einem Referenzhandbuch ausgebaut werden. Für Anregungen sind die Herausgeber sehr dankbar. Den Lesern wünschen die Autoren viel Spaß beim Lesen und zahlreiche Anregungen für die tägliche Arbeit. Mannheim, Erkelenz, Braunschweig, im April 2012 Paul Schmücker, Carl Dujat, Christoph Seidel Partner des GMDS-Praxisleitfadens 37 Authentidate 44 Citrix 13 d.velop 51 ehealthopen 6-7 DMI 45 EMC Frankenraster Fujitsu Technology Solutions 48 Heydt Verlag HYDMedia Agfa HealthCare ITH icoserve ID 50 März EDV 18 Marabu 36 Meierhofer 20 Optimal Systems 40 procilon 52 promedtheus 16 SER secrypt 8-9 Siemens synedra timeproof 30 TA Triumph Adler Visus 26 Telepaxx Zenon 4 Antares Computer Verlag GmbH 2012

5 Zusammenfassung Im deutschen Gesundheitswesen werden durch sich ständig wandelnde politische Rahmenbedingungen und die rasante technologische Weiterentwicklung hohe Anforderungen an die Arbeit aller am Behandlungsprozess Beteiligten gestellt. Dies betrifft auch in hohem Maße die Prozesse zur Dokumentenerstellung, -verwaltung und -archivierung, die im Rahmen des gesamten Behandlungsprozesses eines Patienten in Krankenhäusern und Arztpraxen notwendig sind. Die zurzeit am Markt verfügbaren Anwendungs - systeme können in der Regel den gesamten Anforderungen nicht alleine gerecht werden, da sie entweder vorwiegend auf die Unterstützung der medizinischen Dokumentation und Organisation oder auf die Unterstützung der digitalen Archivierung ausgerichtet sind. Diese beiden Komponenten müssen zukünftig zu einer Gesamtlösung integriert werden. Für die Entscheider in Krankenhäusern, Arztpraxen und Versorgungsnetzen stellt sich dabei die Frage, worauf bei der Beschaffung, der Einführung und dem Betrieb von Anwendungssystemen für das rechnerunterstützte Dokumentenmanagement und die digitale Archivierung geachtet werden muss. Die vorliegende Ausgabe des Leitfadens soll hier als Orientierung dienen. Sie beinhaltet notwendige Definitionen und eine Darstellung der Ist-Situation, beschreibt Grundsätze, rechtliche Rahmenbedingungen, Zugriffsberechtigungskonzepte, das Datenmodell, inhaltliche Anforderungen und sinnvolle Standards und gibt einen Überblick über notwendige Funktionalitäten. Architekturansätze, Integrationskonzepte und technische Lösungen führen schließlich zu Gestaltungsvorschlägen und Maßnahmen für die Umsetzung. Die letzten Kapitel beschäftigen sich mit den Nutzen und Kosten von Dokumentenmanagement- und Archivierungssystemen und geben einen Ausblick auf erwartete Entwicklungen. Von großem Interesse sind hier vor allem auch die Entwicklungen im Rahmen der Einführung der Elektronischen Gesundheitskarte (egk), sektorenübergreifender arztgeführter elektronischer Fallakten (efa), persönlicher elektronischer Gesundheitsakten (ega), elektronischer Signaturen und Zeitstempel, des Outscourcings von elektronischen Archiven durch Dienstleister sowie von Zugriffsmöglichkeiten auf Archive mit mobilen Endgeräten. Besondere Bedeutung in der aktuellen Ausgabe haben die Beweis- und IT-Sicherheit von digital erzeugten und gescannten Dokumenten in digitalen Archiven. Die Beweissicherheit kann durch Elektronische Signaturen und Zeitstempel sichergestellt werden. Zur Gewährleistung der IT-Sicherheit dient ein Regelwerk für die ordnungsgemäße und revisionssichere Aufbewahrung von digital erzeugten und gescannten Dokumenten und das ersetzende Scannen von Papierdokumenten. Die Zahl der Anwendungsgebiete im Gesundheitswesen hat sich in den letzten Jahren beträchtlich erweitert. Zusätzlich zur digitalen Langzeitspeicherung von Patientenakten und Bildunterlagen werden digitale Archive auch im Rechnungs-, Personalund Vertragswesen sowie im Qualitätsmanagement, im Rahmen der -archivierung und bei Klinischen Studien eingesetzt. Ferner werden digitale Archive auch im Laborbereich, beim elektronischen Rechnungs- und Posteingang sowie als Portale für Ärzte und den Medizinischen Dienst der Krankenversicherung (MDK) genutzt. Ziel aller Entwickler und Nutzer sollte es sein, ein elektronisches Universalarchiv dergestalt zu entwickeln, in der Praxis einzuführen oder auszubauen, dass alle Daten, Dokumente, Bilder, Signale, Filme und anderen digitalen Objekte verwaltet und aufbewahrt werden können. Das elektronische Archiv sollte eine Synthese aus Dokumentenarchiv sowie medizinischem DICOM- und Multimedia-Archiv sein. Es sollte den Anforderungen des Datenschutzes, der Beweis- und IT-Sicherheit, der Benutzerfreundlichkeit sowie der klinischen Behandlungsprozesse gerecht werden. In Zukunft sollte es auch Daten beinhalten, die im Gegensatz zu den rein dokumentenorientierten Archiven auch auswertbar sind. An den produkt- und herstellerneutralen Teil des Praxisleit - fadens schließen sich Präsentationen der im Gesundheitsmarkt verfügbaren Produkte und Firmen für die digitale Archivierung an. Diese Produktübersicht gibt annähernd einen vollständigen Überblick über die derzeitige Marktsituation im Gesundheitswesen. Antares Computer Verlag GmbH

6 Aus dem Markt Professionell und gut beraten bei allen Fragen rund um die Archivierung Die promedtheus AG fokussiert seit nunmehr fast 15 Jahren erfolgreich auf die neutrale und hersteller-unabhängige IT- Beratung von Institutionen des Gesundheitswesens, insbesondere von Krankenhäusern. Inzwischen wurden von der promedtheus AG ca. 150 Einrichtungen des Gesundheitswesens erfolgreich zur IT- Strategie, zu IT-Konzepten und in IT-Auswahl-Projekten beraten. Das Beratungsangebot der promedtheus AG umfasst dabei eine in der Regel vollständige IT-Projektbetreuung: Detaillierte Projektplanungen und -dokumentationen, IT-Strategieplanungen, Prozessreorganisationen, Systemanalysen vor Ort, Marktanalysen, die Erstellung von Pflichtenheften, die Durchführung von Ausschrei bungen, Produktauswahlprozesse, Budget planungen und ein/e abschließende/s Vertragsgestaltung und -controlling gehören ebenso zu unserem Portfolio wie ein kundenorientiertes unterstützendes Projektmanagement bei der Umsetzung von IT-Lösungen und bei Bedarf ein kompetentes IT-Interims- Management. Dr. Carl Dujat, Vorsitzender des Vorstands Einen wesentlichen Schwerpunkt unseres Portfolios stellen seit jeher professionell umgesetzte Beratungskonzepte und Auswahlprojekte für die konventionelle Archiv(re)organisation, ein/e digitale/s Dokumentenverarbeitung und -management, die digitale Archivierung, elektronische Patientenakten sowie seit einigen Jahren auch verstärkt die Einführung und Umsetzung digitaler Signaturen dar. Rund 70 Krankenhäuser wurden von der promedtheus AG bei der Lösung von Problemstellungen in den Bereichen Archivierung und Dokumentenmanagement bereits erfolgreich beraten. Nachfolgend nur ein kurzer Auszug aus unserer Kundenliste im Bereich Archivberatung : Landeskrankenhaus Andernach Klinikum Aschaffenburg Krankenhäuser der Barmherzigen Brüder Bayern Städtische Klinikum Braunschweig Klinikverbund Gesundheit Nord Bremen Klinikum Bremerhaven Kreiskliniken Esslingen Landeskrankenhaus Feldkirch/Österreich Klinikum Fulda Universitätsmedizin Göttingen Universitätsklinikum Halle Universitätsklinikum Heidelberg Hochtaunuskliniken Städtisches Klinikum Karlsruhe Kreuznacher Diakonie Lahn-Dill-Kliniken Klinikum der Stadt Ludwigshafen Maria Hilf Kliniken Mönchengladbach Kliniken im Mühlenkreis AöR / Klinikum Minden Klinikum der LMU München Klinikum Rechts der Isar der TU München Kliniken der Stadt München Prof. Dr. Kurt Becker, Vorstand Universitätsklinikum Münster Klinikum Offenbach Universitätsklinikum des Saarlandes Klinikum Stuttgart Universitätsklinikum Frankfurt am Main Universitätsklinikum Tübingen Universitätsspital Zürich/Schweiz Kontakt: promedtheus AG Dr. Carl Dujat Vorsitzender des Vorstands Scheidt 1 D Erkelenz Tel. +49 (0) Fax +49 (0) Mobil +49 (0) dujat@promedtheus.de 52 Antares Computer Verlag GmbH 2012

7 Herausgeber Prof. Dr. Paul Schmücker Hochschule Mannheim Fakultät für Informatik Institut für Medizinische Informatik Paul-Wittsack-Straße 10, D Mannheim Mail: hs-mannheim.de Präsident des Berufsverbandes Medizinischer Informatiker e.v. (BVMI), seit stellvertretender Vorsitzender des Competence Centers für die Elektronische Signatur im Gesundheitswesen e.v. (CCESigG), seit 2009 Vizepräsident des conhit-kongresses, seit 2010 stellvertretender Vorsitzender des Lenkungskreises der "Gesellschaft für Unternehmensführung und IT im Gesundheitswesen" (GuiG, "Entscheiderfabrik") und seit 2011 stellvertretender Vorsitzender des Fachverbandes Health care im Bund Deutscher Unternehmensberater e.v. (BDU). Neben seiner Tätigkeit als Leiter des Instituts für Medizinische Informatik und des Studiengangs Medizinische Informatik an der Hochschule Mannheim ist Prof. Dr. Paul Schmücker unter anderem seit 1997 Mitglied im Fachausschuss Medizinische Informatik der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie (GMDS) e.v, seit 2004 Leiter der GMDS-Arbeitsgruppe Informationssysteme im Gesundheitswesen (KIS) und seit 2008 stellvertretender Leiter der GMDS-Arbeitsgruppe Archivierung von Krankenunterlagen. Von 1993 bis 2007 war er Leiter der GMDS- Arbeitsgruppe Archivierung von Krankenunterlagen. Seit 2009 ist Prof. Schmücker Vorsitzender des Beirats des Competence Centers für die Elektronische Signatur im Gesundheitswesen e.v. (CCESigG) und seit 2011 Mitglied des Präsidiums der conhit, des jährlichen IT-Branchentreffs mit Industrie-Messe, Kongress, Akademie und Networking, in der Messe Berlin. Am 01. Oktober 2011 hat er das Amt des 1. Vizepräsidenten in der GMDS übernommen. Außerdem war er 23 Jahre in leitender Funktion für das Informationsmanagement der Universitätsklinika Gießen und Heidelberg zuständig. Dr. Carl Dujat promedtheus Informationssysteme für die Medizin AG Scheidt 1, D Erkelenz Mail: Nach über 10-jährigen leitenden Tätigkeiten im Informationsmanagement der Universitätsklinika Heidelberg und Aachen ist Dr. Carl Dujat seit 1999 als Senior Berater und seit 2000 als Vorstandsvorsitzender der promedtheus AG beratend im Gesundheitswesen tätig. Seine Schwerpunkte liegen in der strategischen und operativen Beratung von Institutionen des Gesundheitswesens, insbesondere Krankenhäusern, zu den Themen Archivierung / Elektronische Patientenakte, Krankenhausinformationssysteme, Strategische und operative IT-Planung, IT-Organisation, IT-Interimsmanagement und IT-Ausschreibungsmanagement. Dr. Dujat war u. a. von 1995 bis 2007 stellvertretender Leiter der GMDS- Arbeitsgruppe Archivierung von Krankenunterlagen. Seit 2008 ist er Dr. Christoph Seidel Städtisches Klinikum Braunschweig ggmbh Geschäftsbereich IT und Unternehmensentwicklung Geschäftsbereichsleiter und CIO Freisestraße 9/10, D Braunschweig Mail: c.seidel@klinikumbraunschweig.de Nach 16-jähriger Tätigkeit als Wissenschaftlicher Angestellter und Akademischer Rat am Klinikum der Universität Göttingen ist Dr. Christoph Seidel seit 2001 als CIO und seit 2007 als Geschäftsbereichsleiter IT und Unternehmensentwicklung am Städtischen Klinikum Braunschweig tätig. Seit 2004 ist er Lehrbeauftragter am Peter L. Reichertz Institut für Medizinische Informatik der Technischen Universität Braunschweig und der Medizinischen Hochschule Hannover und seit 2006 stellvertretender Leiter der Arbeitsgruppe "Archivierung von Krankenunterlagen" der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie e.v. (GMDS). Von 2009 bis 2011 war er Sprecher des Arbeitskreises Informationstechnologie der Arbeitsgemeinschaft kommunaler Groß-Krankenhäuser (AKG). Seit 2009 ist er Vorsitzender des Competence Centers für die Elektronische Signatur im Gesundheits wesen e.v. (CCESigG) und Vizepräsident des Berufsverbandes Medizinischer Informatiker e.v. (BVMI) sowie Mitglied des Beirats "ehealth" des Niedersächsischen Ministeriums für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr. Antares Computer Verlag GmbH

8 Impressum (gekürzte Vorabversion, analog zur endgültigen Fassung) GMDS Praxisleitfaden Dokumentenmanagement, digitale Archivierung und elektronische Signaturen im Gesundheitswesen Ausgabe 2012 ISBN Herausgeber Deutsche Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie e. V. (GMDS), Arbeitsgruppe Archivierung von Krankenunterlagen Vorsitzender des Herausgebergremiums Prof. Dr. Paul Schmücker, Institut für Medizinische Informatik, Hochschule Mannheim Verlag Antares Computer Verlag GmbH Geschäftsführung: Hartmuth Wehrs Giessener Straße 4, D Dietzenbach Tel.: / Fax: / antares@medizin-edv.de Idee Prof. Dr. Paul Schmücker, Michael Reiter M.A. Layout Dipl.-Des. Stefan Witzel, sw-mediadesign Die namentlich gekennzeichneten Beiträge stehen in der Verantwortung des Autors. Nachdruck, auch auszugsweise, ist nur mit Genehmigung der Redaktion und mit Quellenangabe gestattet. Für unaufgefordert eingesandte Manuskripte und Abbildungen übernimmt der Verlag keine Haftung. Dem Verlag ist das ausschließliche, räumlich, zeitlich und inhaltlich uneingeschränkte Recht eingeräumt, das Werk / den redaktionellen Beitrag in unveränderter Form für sämtliche Zwecke beliebig oft selbst zu nutzen. Dieses Nutzungsrecht bezieht sich sowohl auf gedruckte wie elektronische Medien unter Einschluss des Internets wie auch auf Datenbanken/Daten - träger aller Art. Sämtliche in dieser Ausgabe genannten und/oder gezeigten Namen, Bezeichnungen oder Zeichen können Marken oder eingetragene Marken ihrer jeweiligen Eigentümer sein. Einzelpreis 17,00 EUR / 20 CHF zzgl. MwSt. und Versand Printed in Germany Objektleitung und verlagsseitige Realisierung Michael Reiter M.A. reiter@medizin-edv.de Anzeigenabwicklung Bernhild Daimer b.daimer@medizin-edv.de 54

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