AUTONOME PROVINZ BOZEN - SÜDTIROL PROVINCIA AUTONOMA DI BOLZANO - ALTO ADIGE PROVINZIA AUTONOMA DE BULSAN SÜDTIROL. 26/01/ H22.

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1 Informationssystem für Öffenliche Verträge 26/01/ H22.1 Handbuch Transparenz Anleitungen zur Erfüllung der Veröffentlichungspflichten mittels Anwendung des Informationssystems für Öffentliche Verträge der Autonomen Provinz Bozen AUTONOME PROVINZ BOZEN - SÜDTIROL PROVINCIA AUTONOMA DI BOLZANO - ALTO ADIGE PROVINZIA AUTONOMA DE BULSAN SÜDTIROL Anleitungen Trasparenz Seite 1 pagina

2 Glossar: CIG: Identifikationsnummer der Ausschreibung ISOV: Informationssystem für Öffentliche Verträge (Landesebene) SIMOG: Sistema informativo monitoraggio gare (Staatsebene) WT: Wirtschaftsteilnehmer KST: Kostenstelle VS: Vergabestelle (Subjekt im Besitz der Steuernummer) Bezug - Art. 1 Abs. 32 Gesetz Nr. 190/2012; - Art. 37 GvD Nr. 33/2013; - Beschluss AVCP Nr. 26 vom 22. Mai 2013; - Mitteilung des Präsidenten AVCP vom 22. Mai 2013; - Mitteilung des Präsidenten AVCP vom 13. Juni 2013; - Beschluss Civit Nr. 50 vom 4. Juli 2013; - Art. 28/bis LG Nr. 17/1993; - Rundschreiben des Generaldirektors Nr. 11 vom 12. Juni 2013; - RG Nr.3 vom 2. Mai 2013; Inhaltsverzeichnis 1- Ausfüllen des Ergebnisses 1.1 Die Veröffentlichung des Ergebnisses Laufende Veröffentlichung 1.2 Beendigung des Vertrages Neue Funktion 1.3 Aktualisierung mittels CSV Neue Funktion 2- Mitteilung an ANAC und URL-Adresse 2.1 Verpflichtungen für die Vergabestellen 3- XML-Dateien 3.1 Wo zu finden im Informationssystem 3.2 Indexdatei 3.3 Korrektur Indexdatei 3.4 Korrektur XML-Datei des laufenden Jahres 3.5 Zusammenfügen XML-Dateien für Vergabestellen mit mehreren Kostenstellen Anlage 1 Anleitungen für das Ausfüllen der CSV-Datei Anleitungen Trasparenz Seite 2 pagina

3 1. Ausfüllen des Ergebnisses 1.1 Die Veröffentlichung des Ergebnisses Laufende Veröffentlichung Nachdem im Informationssystem für Öffentliche Verträge (ISOV) alle Vorgänge einer Ausschreibung, einer Bestellung über Konvention oder einer Vergabe durchgeführt worden sind, ist es möglich, mit der Veröffentlichung des Ergebnisses zum Zweck der Transparenz fortzufahren. Nachdem die erforderlichen Felder ausgefüllt worden sind, kann die Kostenstelle das Ergebnis veröffentlichen. Durch Klick auf Veröffentlichen wird das Ergebnis des Verfahrens in die Liste der Zuschläge und Vergaben übertragen, in die alle Nutzer (mit und ohne Log-in) Einsicht nehmen können. Durch diesen Vorgang führt die Kostenstelle die laufende Veröffentlichung zum Zweck der Transparenz durch. Im Ergebnis können die Felder Auftragsbeginn und Fertigstellung (der Arbeiten, Lieferungen, Dienstleistungen) sowie Summe der ausbezahlten Rechnungsbeträge weiterhin nur durch die eingeloggten Nutzer bearbeitet werden. (Sie gelangen folgendermaßen zu dem Bereich, in welchem diese Daten aktualisiert werden können: Log-in/E-procurement/Detail der Ausschreibung/Ergebnis/Verlauf Vertrag/Bearbeiten). 1.2 Beendigung des Vertrags Neue Funktion Im System gibt es eine Funktion, durch die angegeben werden kann, ob ein Vertrag beendet wurde. Dadurch kann zwischen aktiven (eine Aktualisierung der oben erwähnten bearbeitenden Felder ist vorgesehen) und beendeten Verfahren unterschieden werden. Hinsichtlich der Veröffentlichung der XML-Datei, die im Anschluss erläutert wird, kann durch diese Funktion vermieden werden, dass bereits beendete Verträge nochmals in die XML-Dateien der darauf folgenden Jahre übernommen werden. 1.3 Aktualisierung mittels CSV - Neue Funktion Anhand dieser Funktion kann im System eine CSV-Datei herunter geladen werden mit den Daten jener Verfahren, für welche das Ergebnis veröffentlicht worden ist. Der Nutzer der Kostenstelle kann in dieser Datei folgende Spalten aktualisieren: Auftragsbeginn und Fertigstellung sowie die Summe der ausbezahlten Rechnungsbeträge. In der CSV-Datei kann auch angegeben werden, ob ein Vertrag beendet ist oder nicht. Nach Beendigung der Datenaktualisierung kann der Nutzer die CSV-Datei im System hochladen. Daraufhin aktualisiert das System automatisch alle Ergebnisse mit den Daten, die in der CSV-Datei eingegeben worden sind. Die ausführliche Anleitung für das Ausfüllen der CSV-Datei ist in der Anlage 1 enthalten. Bitte lesen Sie sich diese Anleitungen sorgfältig durch Generierung der CSV-Datei Um mit der Aktualisierung mittels CSV-Datei fortzuschreiten, ist es notwendig im Menü auf Verwaltung zu klicken, nachdem man sich im System angemeldet hat. Anleitungen Trasparenz Seite 3 pagina

4 Auf Massive Aktualisierung klicken, um mit der Aktualisierung der Ergebnisse in massiver Form fortzuschreiten. Der Anwender gibt in die Felder Aktualisierung nach dem Datum, bis zum Datum und Jahr der Schließung die notwendigen Informationen ein, um jene Ergebnisse zu ermitteln, in denen die Informationen aktualisiert werden sollen. NB: Der Filter für die Suche nach allen laufenden Verträgen (noch nicht abgeschlossene) wird bei der nächsten Aktualisierung des Systems eingeführt. Um den Datenexport zu erhalten, auf die Schaltfläche Liste erstellen Ergebnisse klicken. Es wird darauf hingewiesen, dass die Verarbeitung und Vorbereitung der CSV-Datei (bereit zum download von Seiten des Anwenders) mit der Anzahl der angeforderten Datensätze/Ergebnisse im eingegebenen Zeitraum zusammenhängt. Infolgedessen hängt die Dauer der Aktualisierung der Ergebnisse von deren Anzahl ab. Von dieser Seite ist es möglich, die Datei mit allen Ausschreibungsergebnissen bezüglich des angegebenen Zeitraumes herunterzuladen und die möglichen Aktualisierungen hochzuladen. Die geänderten Daten werden nach dem Verarbeitungsprozess im Detail der betroffenen Ergebnisse sichtbar sein. Die Version der Exportdatei mit den Ausschreibungsergebnissen steht solange zur Verfügung bis keine neue Anfrage erstellt wird. Anleitungen Trasparenz Seite 4 pagina

5 Empfohlene Vorgangsweise Die Kriterien für die Erstellung der CSV-Datei beruhen auf das Datum der letzten Aktualisierung des Ergebnisses im System. Es besteht die Möglichkeit, dass ein Ergebnis im Jahre 2015 veröffentlicht oder geändert wurde. Beim Hochladen der CSV-Datei wird das aktuelle Datum als Datum für die Aktualisierung angesehen. Bei der Erstellung der CSV-Datei für die Verarbeitung der Ergebnisse wird der Zeitraum auf ein Jahr begrenzt. Um eine einwandfreie Bearbeitung der Ergebnisse zu gewährleisten, empfiehlt man folgende Vorgangsweise. Zuerst soll die CSV-Datei der Ergebnisse des Jahres 2015, dann jene des Jahres 2014, dann jene des Jahres 2013 und schließlich jene des Jahres 2012 erstellt werden: Erste CSV-Datei: vom 01/01/2015 bis 31/01/2015 aktualisierte Ergebnisse im Jahr 2015, einige könnten sich auch auf das Jahr 2014 beziehen Zweite CSV-Datei: vom 01/01/2014 bis 31/12/2014 aktualisierte Ergebnisse im Jahr 2014, einige könnten sich auch auf das Jahr 2013 beziehen Dritte CSV-Datei: vom 01/01/2013 bis 31/12/2013 aktualisierte Ergebnisse im Jahr 2013, einige könnten sich auch auf das Jahr 2012 beziehen Vierte CSV-Datei: vom 01/01/2012 bis 31/12/2012 Aktualisierte Ergebnisse Dezember 2012 NB: Die dritte und vierte CSV-Datei könnten leer sein, weil 90% der Ergebnisse für im Jahre 2014 aktualisiert wurden und sich deshalb in der zweiten CSV-Datei befinden. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Ausgearbeitete Liste Ergebnisse herunterladen stellt das System eine CSV-Datei mit folgenden Informationen zur Verfügung: CIG, Importo contrattuale, Importo delle somme liquidate (al netto d IVA), Data inizio contratto, Data fine contratto, Anno di chiusura, Codice OCP, Ente IT, Ente DE, Stazione appaltante IT, Stazione appaltante DE, Oggetto della procedura IT, Oggetto della procedura DE, Oggetto del lotto IT, Oggetto del lotto DE. Der Anwender kann nun die Feler der CSV-Datei ändern, um mit der massiven Aktualisierung der Ergebnisse fortzufahren. Informationen über die Bearbeitung der CSV-Datei befinden sich in der Anlage A des Handbuches zur Transparenz. Es wird darauf hingewiesen, dass der Anwender nur die folgenden Felder ändern kann: Importo delle somme liquidate (al netto d IVA), Data inizio contratto, Data fine contratto, Anno chiusura contratto. Anleitungen Trasparenz Seite 5 pagina

6 Nach dem Ausfüllen der CSV-Datei kann diese im System hochgeladen werden. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Verarbeiten wird die automatische Aktualisierung durchgeführt. Am unteren Bildschirmrand erscheint folgende Meldung: Massiver Datenexport in Erwartung der Verarbeitung Die Verarbeitung erfolgt über Nacht. Der Ausgang der Verarbeitung und mögliche Fehlerangaben stehen der Kostenstelle am nächsten Tag zur Verfügung. Der Ausgang für die angeforderte Aktualisierung wird dem Anwender am oberen Bildschirmrand angezeigt. Das Ergebnis der Verarbeitung wird dem angemeldeten Anwender per zugesandt. Der Anwender kann das Hochladen und die Aktualisierung durchführen. Sind bei der Verarbeitung und der Aktualisierung keine Fehler aufgetreten, kann der Anwender mit der Erstellung der XML-Datei für AVCP für das Bezugsjahr fortfahren. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Aktualisieren in Übereinstimmung mit dem Bezugsjahr 2014 kann mit der Bearbeitung fortgefahren werden. Anleitungen Trasparenz Seite 6 pagina

7 Folgende Meldung wird vom System angezeigt und der Status der XML-Datei wird auf Verarbeiten umgeschaltet. Zum Fortfahren auf die Schaltfläche OK klicken Gültige Werte und mögliche Fehler bei der Aktualisierung Bei der Aktualisierung bzw. beim Ausfüllen der zur Verfügung stehenden Eingabemasken müssen einige Parameter beachtet werden, ansonsten kommt es zur Blockierung des Systems und es erscheint eine Fehlermeldung. Im Folgenden werden die gültigen Werte, welche vom System vorgesehen sind, wiedergegeben: Gültiger Wert des Feldes "CIG": Der CIG, ist korrekt ausgefüllt, wenn er aus 10 Zeichen besteht. Folgende Fehler können auftreten: 'CIG' ist kürzer als 10 Zeichen CIG ist länger als 10 Zeichen Gültiger Wert des Feldes "Somme liquidate": Das Feld importo delle somme liquidate muss ein numerischer Wert sein und den Punkt (. ) als Dezimaltrennzeichen haben. Folgende Fehler können auftreten: Der Wert muss numerisch sein und als Dezimaltrennzeichen wird der Punkt benutzt. Gültiger Wert des Datums: Das Feld date muss folgendes Format aufweisen dd/mm/yyyy. Folgende Fehler können auftreten: 'DATA' kann kein gültiges Datum sein 'DATA' entspricht nicht dem Format 'dd/mm/yyyy' Neben der Gültigkeitsprüfung der Felder, gibt es andere Fehler, welche aufscheinen können: CIG non trovato. Der eingegebene Wert im Feld CIG ist nicht vorhanden. Die Bearbeitung wurde aufgrund der hohen Fehleranzahl unterbrochen. Der Vorgang wurde in der Zeile #$%s unterbrochen (die Höchstzahl der zulässigen Fehler liegt bei 100). Diese Fehlermeldung erscheint, wenn die Anzahl der Fehler gleich oder über 100 ist. Anleitungen Trasparenz Seite 7 pagina

8 Das Datum für den Auftragsbeginn ist genau anzugeben. Fehlende Angabe im Feld data inizio contratto. Das Datum für die Fertigstellung ist genau. Fehlende Angabe im Feld data fine contratto. Das Datum für den Auftragsbeginn darf nicht vor dem Datum des Zuschlages liegen. Das Datum für die Fertigstellung darf nicht vor dem Datum des Auftragsbeginns liegen. Das Datum für das Jahr der Fertigstellung darf nicht vor dem Datum des Zuschlages liegen. Anleitungen Trasparenz Seite 8 pagina

9 2. Mitteilung an ANAC und URL-Adresse 2.1 Verpflichtungen für die Vergabestellen Um der Verpflichtung der Veröffentlichung der Daten in einem offenen Format gemäß Art. 1 Abs. 32 Gesetz 190/2012 entsprechend den im Beschluss Nr. 26 vom 22. Mai 2013 sowie in der Mitteilung des Präsidenten AVCP vom 22. Mai 2013 angegebenen Bestimmungen nachzukommen, müssen die Vergabestellen (VS) innerhalb jeden Jahres: 1. Die Daten auf der eigenen institutionellen Webseite gemäß den technischen Vorgaben veröffentlichen; 2. Das Formular für die Erklärung (Modulo PDF per la comunicazione dell URL di pubblicazione) ausfüllen (PDF-Format, Größe 1MB) mit Angabe der Steuernummer der VS sowie der URL-Adesse, auf der die Daten im XML-Format veröffentlicht werden; 3. Das ausgefüllte Formular mittels PEC an ANAC an die Adresse comunicazioni@pec.avcp.it übermitteln; Die Vergabestellen sind verpflichtet, ANAC die URL-Adresse mitzuteilen, auf der die Dateien veröffentlicht sind. Die Formulare und Links, die nähere Informationen hinsichtlich der Veröffentlichung zum Zweck der Transparenz enthalten, stehen unter folgenden Adressen zur Verfügung: Wann wird die Mitteilung durchgeführt? Die URL-Adresse wird in folgenden Fällen an ANAC mittels PEC übermittelt: Jährlich, durch alle VS. Wie wird die Mitteilung durchgeführt? Die Mitteilung muss mittels PEC gesendet werden, wobei das unten abgebildete Formular verwendet wird. Im Formular muss die URL-Adresse angegeben werden, die für die Veröffentlichung der XML-Dateien verwendet wird. Auf den nächsten Seiten finden Sie die Anleitungen, wie die XML-Datei anhand der Indexdatei erstellt wird und welche URL-Adresse in der Mitteilung angegeben wird. Formular für die Mitteilung an ANAC, das unter oben erwähntem Link zur Verfügung steht. Anleitungen Trasparenz Seite 9 pagina

10 3. XML-Dateien 3.1 Wo zu finden im Informationssystem Nach der Auswahl des Menüpunktes Verwaltung auf dem Portal öffnet sich der Bezugsperson der Vergabe- oder Kostenstelle die Seite, welche die vom System erstellten XML- Dateien enthält. Diese stehen zum Download zur Verfügung. Im Menü auf der linken Seite unter dem Menüpunkt Datenexport XML für AVCP auswählen und die Datei anklicken um mit dem Download fortzufahren. Qui compariranno gli XML degli anni successivi Die heruntergeladene XML-Datei kann am besten mit einem XML-Editor (XML Notepad oder ähnliche) geöffnet und bearbeitet werden. Anleitungen Trasparenz Seite 10 pagina

11 3.2 Index-Datei Um die Veröffentlichung der XML-Dateien vorzunehmen ist es notwendig die Index-Datei auszufüllen. Einen Rohentwurf dieser Datei steht unter dem unten gekennzeichneten Link im blauen Fenster zur Verfügung (Login/Verwaltung/XML für AVCP). Falls es bereits eine veröffentlichte Index-Datei gibt, können die Änderungen direkt auf dieser vorgenommen werden. 3.3 Korrektur Index-Datei Sobald die allgemeine Datei datasetindice.xml heruntergeladen wurde, muss diese wie unten dargestellt, mittels eines XML-Editors (XML Notepad oder ähnliche) um alle Informationen welche die Vergabe- oder Kostenstelle identifizieren, ergänzt werden. Die Felder in gelb sind zu aktualisieren 1. Die ersten beiden Zeilen dürfen nicht verändert werden, da sie der AVCP vorbehalten sind: <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> Anleitungen Trasparenz Seite 11 pagina

12 <indici xsi:nonamespaceschemalocation="datasetindiceappaltil190.xsd" xmlns:xsi=" 2. Die mit X gekennzeichneten Felder ab der Sektion metadata müssen mit den entsprechenden Daten ausgefüllt werden. Das Verzeichnis indice enthält die Anzahl der bisher zu veröffentlichenden Dateien dataset (ID_1, ID_2,, ID_n). Die Dateien dataset.xml welche gesichert wurden, müssen ebenso mittels eines XML_Editors (XmlNotepad, notepad++ oder ähnliche) ergänzt werden: die URL wo die einzelne Datei veröffentlicht wird, muss an der mit X gekennzeichneten Stelle eingegeben werden. 3.4 Korrektur XML-Datei des laufenden Jahres Sobald die XML-Datei betreffend die Verfahren des letzten Jahres vom System heruntergeladen wurde, muss die URL welche in dieser Datei aufscheint, aktualisiert werden. Die URL in der Index-Datei und in der XML-Datei des laufenden Jahres müssen übereinstimmen (siehe unten). PEC In grün ist jener Teil der URL dargestellt, welcher von der Vergabestelle anzupassen ist. Hier handelt es sich um die Seite, auf welcher die Veröffentlichung vorgenommen wird. Ersatz der Index-Datei auf der Webseite der Vergabestelle Falls es Veröffentlichungen der vorhergehenden Jahre gibt, muss die Index-Datei mit der aktuellen ersetzt, sowie um die XML-Datei des letzten Jahres ergänzt werden. Mitteilung der URL an ANAC Die URL welche der ANAC mittels PEC (siehe Beschreibung unter Punkt 2) mitgeteilt werden muss, ist jene welche in der Index-Datei beim urlfile angegeben ist. Anleitungen Trasparenz Seite 12 pagina

13 3.5 Zusammenfügen XML-Dateien für Vergabestellen mit mehreren Kostenstellen Falls die Vergabestelle aus mehreren Kostenstellen besteht, muss eine einzige XML-Datei veröffentlicht werden. Hierfür sind die Zuschläge in eine einzige XML-Datei zu kopieren bzw. einzufügen. KOPIEREN EINFÜGEN Anleitungen Trasparenz Seite 13 pagina

14 Anleitungen Trasparenz Seite 14 pagina

15 16/01/2015 H22.1A1 Anlage1 CSV Anleitungen zur Aktualisierung der Ergebnisse mittels CSV-Datei und LibreOffice AUTONOME PROVINZ BOZEN - SÜDTIROL PROVINCIA AUTONOMA DI BOLZANO - ALTO ADIGE PROVINZIA AUTONOMA DE BULSAN SÜDTIROL Anleitungen Trasparenz Seite 15 pagina

16 Beschreibung zur Anwendung der CSV-Datei zwecks Aktualisierung der Ergebnisse Um die vom Informationssystem der öffentlichen Verträge heruntergeladene CSV-Datei zu bearbeiten, ist es notwendig, sich an folgende Anweisungen zu halten. Öffnen der Anwendung LibreOffice Calc (vom Menü Start --> Alle Programme --> Libreoffice 4.0) Öffnen der CSV-Datei (Datei -->Öffnen) Im Dialogfenster den Filter Alle Dateien (*.*) auswählen, damit auch die CSV-Dateien angezeigt werden. Die CSV-Datei auswählen und auf die Schaltfläche Öffnen klicken. Anleitungen Trasparenz Seite 16 pagina

17 In diesem Augenblick erkennt LibreOffice, dass es sich um eine CSV-Datei handelt. Es öffnet sich ein neues Dialogfenster, in dem verschiedene Einstellungen durchzuführen sind. Folgende Parameter sind einzustellen (siehe Abbildung unten): 1. Zeichensatz Unicode (UTF-8) 2. Sprache Englisch (Großbritannien) (ACHTUNG) 3. Ab Zeile 1 Trennoptionen: 4. Getrennt 5. Als Trennzeichen Semikolon wählen. Alle anderen Trennoptionen ausschalten. 6. Als Texttrenner Anführungszeichen ( ) wählen Weitere Optionen 7. Werte in Hochkomma als Text wählen Felder (WICHTIG! Einstellungen für die Felder CIG, Codice OCP, Data inizio contratto und Data fine contratto ) 8. Die Felder CIG und Codice OCP als Text einstellen. Um die Spalte zu wählen, auf die Spaltenüberschrift klicken. Bei Spaltentyp den Eintrag Text wählen. Diesen Vorgang für die Spalten CIG und Codice OCP durchführen. Die Felder Data inzio contratto und Data fine contratto müssen das Format Datum (TMJ) haben (siehe Abbildung unten) Spalte CIG auswählen - Ändern des Spaltentyps (von Standard auf Text) Die Spalte sieht dann folgendermaßen aus: Den Vorgang auch für die Spalte Codice OCP durchführen. Für die Spalten Data inizio contratto und Data fine contratto den Spaltentyp Datum(TMJ) wählen. Anleitungen Trasparenz Seite 17 pagina

18 Mit dem Klick auf die Schaltfläche OK wird die CSV-Datei geöffnet. Bevor mit der Bearbeitung der CSV-Datei begonnen werden kann, müssen noch einige Einstellungen in den Spalten für das Datum ( Data inizio contratto und Data fine contratto ) und das Dezimaltrennzeichen der Beträge durchgeführt werden. 1. Einstellung Datum Um die einwandfreie Bearbeitung der CSV-Datei zu gewährleisten, muss für das Datum als Trennzeichen zwischen Tag, Monat und Jahr der Schrägstrich (/) verwendet werden. Außerdem muss das Jahr vierstellig sein. Diese Einstellungen müssen auf die Spalten, die ein Datum beinhalten, angewandt werden, in diesem Fall auf die Spalten mit den Überschriften Data inizio contratto und Data fine contratto. Anschließend muss das Datum dieses Format haben: o Beispiel: 12/07/2014 Um das Datumsformat einzustellen sind folgende Schritte durchzuführen: 1) Die Spalte, die das Datum enthält, markieren. Die Markierung erfolgt mit einem Klick auf den Spaltenkopf (z.b. auf Spaltenkopf D ) Nach dem Klick auf den Spaltenkopf, wird die Spalte vollständig markiert und sieht dann so aus 2) Im Menüpunkt Format den Befehl Zellen wählen Menüpunkt Format -> Befehl Zellen 3) Einstellungen laut nachfolgendem Bild durchführen: a) Sprache: Englisch (Großbritannien) (ACHTUNG) b) Kategorie: Datum c) Format: 31/12/1999 Anleitungen Trasparenz Seite 18 pagina

19 1- Sprache auswählen: Englisch (Großbritannien) 2- Kategorie Datum auswählen 3- Als Format: 31/12/1999 auswählen 4. Prüfung: Falls die Einstellungen korrekt sind, erscheint das Feld Format- Code folgendermaßen: DD/MM/YYYY Bei Beendigung der Formateinstellungen erscheint jedes Datum der ausgewählten Spalten richtig ACHTUNG! Die vom System generierten Daten werden in der Spalte links angezeigt. Die per Hand eingegeben Daten werden rechts in der Spalte angezeigt. Achtung: Die gleichen Einstellungen für alle Spalten wiederholen, in denen das Datum angezeigt wird ("Data inizio contratto, Data fine contratto ) Anleitungen Trasparenz Seite 19 pagina

20 2. Einstellung des Punktes (. ) als Dezimaltrennzeichen 1. Im Menüpunkt Extras den Befehl Optionen wählen In Libreoffice wählt man Extras --> Optionen 2. Im Dialogfenster Optionen folgende Einstellungen durchführen: a. Beim Befehl Spracheinstellungen den Unterpunkt Sprachen wählen b. das Gebietsschema auf Englisch (Großbritannien) setzen c. das Dezimaltrennzeichen auf Entsprechend Gebietsschema setzen Diese Einstellung NICHT ÄNDERN!!! Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK die vorgenommenen Einstellungen bestätigen. Anleitungen Trasparenz Seite 20 pagina

21 Beim Bestätigen der Einstellungen erscheint folgende Meldung: Mit OK bestätigen 3. Nun kann mit der Bearbeitung der CSV-Datei begonnen werden WICHTER HINWEIS: Es dürfen keine neuen Zeilen hinzugefügt werden o Die neu eingefügten Zeilen werden nicht berücksichtigt Es dürfen keine neuen Spalten hinzugefügt werden o Das Hochladen der Datei würde dadurch gefährdet werden Nur jene Felder ändern, die für die Ergebnisse wichtig sind o o o Importo delle somme liquidate (al netto di IVA) Es handelt sich um den seit Beginn des Vertrages ausbezahlten Gesamtbetrag Wenn für einen Vertrag bis zum des Bezugsjahres der XML-Datei kein Betrag ausbezahlt wurde, so darf das Feld nicht leer sein, sondern muss mit einer 0 (NULL) versehen werden. der Betrag MUSS mit einem Punkt (. ) für das Dezimaltrennzeichen versehen werden und darf keine 1000er-Trennzeichen enthalten ist die korrekte Eingabe ,25 ist die falsche Eingabe ,25 ist die falsche Eingabe 152, ist die falsche Eingabe Data inzio contratto Es handelt sich um das genaue Beginndatum der Leistungen Das Datum wird in folgendem Format eingegeben: DD/MM/YYYY Wichtig: den Schrägstrich ( / ) für die Trennung von Tag/Monat/Jahr verwenden 25/05/2014 ist die korrekte Eingabe 25/05/14 ist die falsche Eingabe, das Jahr muss aus 4 Ziffern bestehen (z. B für das Jahr /25/2014 ist die falsche Eingabe ist die falsche Eingabe, LibreOffice fügt den Schrägstrich nicht automatisch ein 5/5/2014 ist die falsche Eingabe, Tag und Monat müssen zweistellig sein (z.b. 01 für Tag 1, 05 für den Monat Mai) ist die falsche Eingabe, die Trennung von Tag/Monat/Jahr darf nicht mit Punkt eingegeben werden Data fine contratto Es handelt sich um das genaue Enddatum der Leistungen Das Datum wird in folgendem Format eingegeben: DD/MM/YYYY Wichtig: den Schrägstrich ( / ) für die Trennung von Tag/Monat/Jahr benutzen 25/05/2014 ist die korrekte Eingabe Anleitungen Trasparenz Seite 21 pagina

22 25/05/14 ist die falsche Eingabe, das Jahr muss aus 4 Ziffern bestehen (z. B für das Jahr /25/2014 ist die falsche Eingabe ist die falsche Eingabe, LibreOffice fügt den Schrägstrich nicht automatisch ein 5/5/2014 ist die falsche Eingabe, Tag und Monat müssen zweistellig sein (z.b. 01 für Tag 1, 05 für den Monat Mai) ist die falsche Eingabe, die Trennung von Tag/Monat/Jahr darf nicht mit Punkt eingegeben werden o Anno di chiusura Es handelt sich um das tatsächliche Datum der Beendigung des Vertrages (Jahr in welchem die letzte Zahlung getätigt wurde) Die Ergebnisse, bei denen kein Enddatum eingegeben wird, werden in der XML-Datei des nächsten Jahres wieder aufgelistet ACHTUNG: wird ein Enddatum eingetragen, können keine Änderungen am Ergebnis mehr durchgeführt werden Das Jahr wird als 4-stellige Zahl eingegeben (z.b. 2014) 4. Speichern der CSV-Datei Um die vorgenommenen Änderungen zu speichern, genügt es auf die Schaltfläche Speichern zu klicken. Alle vorgenommenen Einstellungen bleiben erhalten. Die CSV-Datei MUSS in ihrem ursprünglichen Format gespeichert werden. Um dies sicher zu stellen, genügt es auf die Schaltfläche Speichern zu klicken. Überprüfung vor dem Speichern: - überprüfen, dass der Punkt (. ) als Dezimaltrennzeichen benutzt wurde - überprüfen, dass das Jahr im Datum vierstellig ist und dass das Datum folgendes Format hat: DD/MM/YYYY Beim Speichern erscheint noch folgende Meldung Mit einem Klick auf die Schaltfläche Text CSV Format wird die CSV-Datei im ursprünglichen Format abgespeichert. Anleitungen Trasparenz Seite 22 pagina

23 5. Hochladen der CSV-Datei in das Informationssystem für öffentliche Verträge Zum Hochladen der CSV-Datei in das Informationssystem auf Verwaltung und dann auf massiver aktualisieren klicken Über die Schaltfläche Durchsuchen die CSV-Datei auswählen Über die Schaltfläche Verarbeiten wird die CSV-Datei in das Informationssystem hochgeladen und die 4 aktualisierten Felder im System eingefügt. Die Bearbeitung erfolgt nicht unmittelbar. Das Ergebnis der Aktualisierung wird innerhalb 4 Stunden mittels mitgeteilt. Die beinhaltet eine Liste mit allen bearbeiteten CIG und dem entsprechenden Ergebnis der Aktualisierung (positiv oder negativ). Technische Merkmale der CSV-Datei: Trennzeichen für die Spalten Semikolon ( ; ) Zeichensatz Unicode (UTF-8) Dezimaltrennzeichen Punkt (. ) Datumsformat TT/MM/JJJJ Texttrennzeichen Keine Zeichen oder Anführungszeichen ( ) Anleitungen Trasparenz Seite 23 pagina