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1 --> Startseite zum -Anmeldung, Registrierung und Pflege des Lieferantenkontos- BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH Sehr geehrter Nutzer, vielen Dank, dass Sie sich als Lieferant im der BIM GmbH registrieren. Das ist eine Plattform, welche Grundvoraussetzung für die Zusammenarbeit mit uns ist. Für die Vorbereitung von Vergaben werden von Ihnen Informationen zum Gewerbe und Nachweise zur Eignung und Zuverlässigkeit benötigt. Nach erfolgter Registrierung, können Sie sämtliche Nachweise und Unterlagen in Ihrem persönlichen Nutzerkonto einstellen, sodass Sie bei uns präqualifiziert sind. So können wir Sie für freihändige Vergaben und beschränkte Ausschreibungen berücksichtigen bzw. können Sie für uns als Planer tätig werden. Wie die Anmeldung erfolgt und was zu beachten ist, entnehmen Sie bitte den nachfolgenden Seiten. 1. Anmeldung im Portal (ab Seite 2) 2. Welche Unterlagen bzw. Nachweise muss ich einstellen? (Seite 18) Seite 1 von 27 Stand:

2 1. Anmeldung im Portal (ab Seite 2) 1. Anmeldung im Portal Bitte gehen Sie dazu auf die Internetseite: Es öffnet sich die folgende Ansicht: Um sich als Lieferant anzumelden, gibt es nun zwei Möglichkeiten: (A) Sie melden sich als neue Firma an. (ab Seite 3) (B) Sie sind bereits als Firma registriert und haben von uns einen Benutzernamen erhalten. (ab Seite 10) Seite 2 von 27 Stand:

3 (A) Sie melden sich als neue Firma an. (ab Seite 3) (A) Sie melden sich als neue Firma an. Gehen Sie auf den Link Registrierung. Es öffnet sich die Registrierungsmaske. Seite 3 von 27 Stand:

4 Registrierungsmaske Füllen Sie nun alle Felder aus. Die rot markierten Felder sind Pflichtfelder und müssen zwingend ausgefüllt werden. Bei den Feldern Steuernummer und Umsatzsteuer-ID geben Sie mindestens die Steuernummer an ohne Verwendung von Leerzeichen (z. B. 234/567/55555). Seite 4 von 27 Stand:

5 Nachdem der Button Benutzer erstellen angeklickt wurde, erscheint folgende Information: An die hinterlegte -Adresse (siehe Bild Seite 4) wird folgende Mail gesendet, in der sich ein Link zur Bestätigung befindet. Wird die Registrierung anhand dieses Links nicht bestätigt, wird Ihr Konto nach 14 Tagen automatisch vom System gelöscht. Sehr geehrte(r) Vorname Name, bitte bestätigen Sie ihre Registrierung unter folgendem Link: Mit freundlichen Grüßen Ihr Lieferantenmanagement Hier steht dann Ihre Mail-Adresse. Seite 5 von 27 Stand:

6 Nach Bestätigung Ihrer Registrierung gelangen Sie zur folgenden Seite: Hier steht dann Ihre Mail-Adresse. Um sich einzuloggen, erhalten Sie aus Datenschutzgründen zeitgleich eine Anmeldungs- . Sehr geehrte (r) Vorname Name, bitte betätigen sie den folgenden Link für die erste Anmeldung im FM-Portal der BIM: Anmeldung. Sollte dieser Link nicht mehr gültig sein, klicken Sie bitte auf den Link Neu anfordern, um die Anmeldungs nochmal zustellen zu lassen. <- hier klicken Nach Bestätigung der Anmeldung, können Sie dann Ihr eigenes Kennwort für Ihr Konto vergeben. (siehe Seite 7) Seite 6 von 27 Stand:

7 (siehe Seite 7) Bitte vergeben Sie nun anhand der genannten Kriterien Ihr eigenes Kennwort. Seite 7 von 27 Stand:

8 Bei der Erstanmeldung müssen Sie einmalig den Nutzungsvereinbarungen der BIM zustimmen. Hinweis: Ihr Konto ist bis zur Prüfung durch die BIM für Sie nicht sichtbar!!! Seite 8 von 27 Stand:

9 Nach erfolgter Prüfung und Freigabe durch die BIM erhalten Sie nachstehende mit dem Text: Sehr geehrte Damen und Herren, die Unterlagen Ihres Lieferantenkontos auf dem FM-Portal der BIM sind unvollständig bzw. abgelaufen, bitte aktualisieren Sie diese. Melden Sie anschließend Ihr Konto vollständig. Hinweise finden Sie ggf. unter der Registerkarte "Bemerkung ext.". Mit freundlichen Grüßen Ihr Lieferantenmanagement <- hier klicken Bei erneuter Anmeldung können Sie wieder auf Ihr Konto zugreifen. (weiter siehe Seite 15) Seite 9 von 27 Stand:

10 (B) Sie sind bereits als Firma registriert und haben von uns einen Benutzernamen erhalten. (ab Seite 10) (2) Sie sind bereits als Firma angemeldet und haben Ihren Benutzernamen von uns erhalten Klicken Sie in der Registrierungsmaske unten links auf Kennwort vergessen. Seite 10 von 27 Stand:

11 Es öffnet sich ein neues Fernster. Hier können Sie Ihren Benutzernamen eingeben und absenden. Daraufhin erhalten Sie folgende Anmelde- Sehr geehrte (r) Vorname Name, bitte betätigen sie den folgenden Link für die erste Anmeldung im FM-Portal der BIM: Anmeldung. Sollte dieser Link nicht mehr gültig sein, klicken Sie bitte auf den Link Neu anfordern, um die Anmeldungs nochmal zustellen zu lassen. <- hier klicken Nach Bestätigung der Anmeldung, können Sie dann Ihr eigenes Kennwort für Ihr Konto vergeben. (weiter siehe Seite 15) Seite 11 von 27 Stand:

12 Nun können Sie sich im Lieferantenportal einwählen und Ihr Konto bearbeiten. Seite 12 von 27 Stand:

13 Geben Sie hier Ihre Anmeldedaten ein und betätigen Sie im Anschluss den Button Anmelden. Seite 13 von 27 Stand:

14 Bei der Erstanmeldung müssen Sie einmalig den Nutzungsvereinbarungen der BIM zustimmen. Seite 14 von 27 Stand:

15 (weiter siehe Seite 15) Ist der Anmeldevorgang erfolgreich, so öffnet sich die folgende Ansicht. Klicken Sie auf der linken Seite auf Lieferanten Firmendaten bearbeiten (LI). Danach können Sie per Doppelklick auf Ihren Firmennamen Ihr Lieferantenkonto einsehen und bearbeiten. (Auch eine Änderung Ihres Kennwortes ist an dieser Stelle möglich. Klicken Sie hierfür rechts oben auf die erste Zeile.) Ihr Lieferanten-Konto zum Bearbeiten öffnen Sie mit einem Doppelklick in der Zeile mit Ihren Firmennamen und Ihrer Lieferantennummer. Gehen Sie nun jeden Reiter Schritt für Schritt durch und geben Ihre Stammdaten ein. Seite 15 von 27 Stand:

16 Firma Bitte füllen Sie hier möglichst alle weißen Felder aus. (Allgemeiner Hinweis: Die rot markierten Felder sind Pflichtfelder und müssen zwingend ausgefüllt werden.) Grau hinterlegte Felder sind für Sie gesperrt. Bevor Sie den Reiter wechseln drücken Sie bitte auf den Button Speichern. Das Bearbeitungsfenster muss dann erneut geöffnet werden. Seite 16 von 27 Stand:

17 gewerbliche Daten Klicken Sie auf den Button Neu. Erst dann öffnet sich das Fenster Bescheinigungsart. Wählen Sie per Drop-Down-Menü die Bescheinigungsart aus und befüllen nach Möglichkeit alle weißen Felder. Im Feld Datei hochladen muss das jeweilige Dokument (Bescheinigungen, Nachweise, etc.) hochgeladen werden. Achtung: Fehlt Ihre Bescheinigungsart in der Auswahlliste oder Ihre Nachweise sind nicht komplett, so müssen Sie über den Button die entsprechende Bescheinigungsart komplett löschen. Eine Speicherung Ihrer bereits eingegebenen Daten ist sonst nicht möglich. Hinweis: Beträgt die hochzuladende Dateimenge mehr als 4 MB, erhalten Sie beim Speichern einen Timeout-Fehler und viele Eingaben sind nicht mehr vorhanden. Sinnvoll ist es nach jeder hochgeladenen Datei sofort zu speichern. Stellen Sie sicher, dass die Datei nicht größer als 3MB ist. Bei Scans können Sie dies erreichen, indem Sie die Scan-Vorlagen bei einer maximalen Auflösung von 300dpi und in Graustufen einscannen. Bevor Sie den Reiter wechseln drücken Sie bitte auf den Button Speichern. Das Bearbeitungsfenster muss dann erneut geöffnet werden. Seite 17 von 27 Stand:

18 2. Welche Unterlagen bzw. Nachweise muss ich einstellen? (Seite 18) 2. Welche Unterlagen bzw. Nachweise muss ich einstellen? Sind Sie präqualifiziert oder im Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis (ULV) gelistet, laden Sie nur den entsprechenden Präqualifikationsnachweis (PQ-Verzeichnis des Bundes) oder ULV-Nachweis hoch. Sind Sie in beiden Verzeichnissen registriert, bitte auch beide Nachweise hochladen. Sind Sie als Lieferanten in keines der o. g. Verzeichnisse registriert, werden Einzelbescheinigungen gemäß nachfolgender Auflistung benötigt. Folgende Nachweise für Bau-, Dienst- und Lieferleistungen: Freistellungsbescheinigung vom Finanzamt zum Steuerabzug bei Bauleistungen Nachweis, dass Sie Ihren Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern nachkommen (Steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung) Nachweis, dass Sie Ihren Verpflichtungen zur Zahlung von Beiträgen der Berufsgenossenschaft nachkommen Nachweis, dass Sie Ihren Verpflichtungen zur Zahlung von Beiträgen gegenüber Krankenkassen nachkommen Nachweis über eine bestehende Berufshaftpflichtversicherung (Versicherungsbescheinigung, wenn möglich mit Ablaufdatum) Gewerbeanmeldung/ Gewerbeummeldung Handelsregisterauszug (bei GmbH, AG, KG, e. K. oder e.g., GmbH & Co. KG) Handwerkskarte (bei eintragungspflichtigen Gewerken) Folgende Nachweise für freiberufliche Leistungen: Nachweis, dass Sie Ihren Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern nachkommen (Steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt) Nachweis über eine bestehende Berufshaftpflichtversicherung (Versicherungsbescheinigung, wenn möglich mit Ablaufdatum) Handelsregisterauszug (bei GmbH, AG, KG, e. K. oder e.g., GmbH & Co. KG) Nachweis der fachlichen Eignung Referenzangaben (mindestens 3, möglichst aktuelle Referenzen) Seite 18 von 27 Stand: > Startseite <--

19 kaufmännische Daten Befüllen Sie auch hier die weißen Felder. Wichtig: Es sollte mindestens die Steuernummer, ohne Verwendung von Leerzeichen, eingetragen sein. (z. B. 234/567/55555) Bevor Sie den Reiter wechseln drücken Sie bitte auf den Button Speichern. Das Bearbeitungsfenster muss dann erneut geöffnet werden. Seite 19 von 27 Stand:

20 Adressen Klicken Sie auf den Button Neu. Erst dann öffnet sich die Adresszeile. Befüllen Sie die weißen Felder. Setzen Sie einen Haken in dem Feld Rechnungsadresse, wenn es sich um die Rechnungsadresse handelt. Wenn Sie Zweigniederlassungen hinterlegen möchten, erzeugen Sie über den Button Neu eine weitere Adresszeile. Seite 20 von 27 Stand:

21 Kontaktinformation Bei der Erstanmeldung werden Sie als Hauptbenutzer der Firma angelegt und können hier Ihre Kontaktdaten vervollständigen. Sie sind auch berechtigt weitere Nutzer (Nebennutzer) anzulegen, wobei Sie mit der Zugriffsart die Berechtigung festlegen. Unterschied zwischen Hauptbenutzer, Vollzugriff und Vergabeakte: Hauptbenutzer kann Firmendaten ändert und weitere Benutzer anlegen. Vollzugriff kann Firmendaten ändern, jedoch keine weiteren Benutzer anlegen. Vergabeakte kann nur die Vergabeakte einsehen und ändern. Achtung: Sie haben für einen weiteren Nutzer einen neuen Benutzername vergeben und gespeichert. Der neue Nutzer ruft die Registrierungsmaske auf 1. Anmeldung im Portal (ab Seite 2) <- hier klicken und klickt auf das Feld Kennwort vergessen. Es öffnet sich ein neues Feld, wo der Benutzername eingetragen und abgesendet wird. Das Kennwort wird per zugesandt. Bevor Sie den Reiter wechseln drücken Sie bitte auf den Button Speichern. Das Bearbeitungsfenster muss dann erneut geöffnet werden. Seite 21 von 27 Stand:

22 Bankverbindung Klicken Sie hier auf den Button Neu. Erst dann öffnet sich die Zeile für die Kontodaten. Befüllen Sie alle Felder. Bevor Sie den Reiter wechseln drücken Sie bitte auf den Button Speichern. Das Bearbeitungsfenster muss dann erneut geöffnet werden. Seite 22 von 27 Stand:

23 Gewerke Klicken Sie auf den Button Neu. Erst dann öffnet sich die Gewerkeliste. Hier können Sie die Gewerke auswählen, die Sie als Firma ausführen. Sollten Sie mehrere Gewerke ausüben, so wiederholen Sie den Vorgang mit dem Button Neu. Achtung: Fehlt Ihr Gewerk in der Auswahlliste oder Nachweise sind nicht vollständig, so müssen Sie über den Button Gewerk komplett löschen. Eine Speicherung Ihrer bereits eingegebenen Daten ist sonst nicht möglich. das entsprechende Seite 23 von 27 Stand:

24 Zu den jeweiligen Gewerken bzw. Fachrichtungen laden Sie bitte die entsprechenden Nachweise an der dafür vorgesehenen Stelle hoch. Hinweis: Beträgt die hochzuladende Dateimenge mehr als 4 MB, erhalten Sie beim Speichern einen Timeout-Fehler und viele Eingaben sind nicht mehr vorhanden. Sinnvoll ist es nach jeder hochgeladenen Datei sofort zu speichern. Stellen Sie sicher, dass die Datei nicht größer als 4 MB ist. Bei Scans können Sie dies erreichen, indem Sie die Scan-Vorlagen bei einer maximalen Auflösung von 300dpi und in Graustufen einscannen. Bevor Sie den Reiter wechseln drücken Sie bitte auf den Button Speichern. Das Bearbeitungsfenster muss dann erneut geöffnet werden. Seite 24 von 27 Stand:

25 Bemerkung ext. Unter dem Reiter Bemerkung ext. können Sie mit dem Lieferantenmanagement der BIM GmbH und wir mit Ihnen kommunizieren, z. B. finden Sie dort Hinweise zur Aktualisierung Ihrer Unterlagen. Dazu geben Sie Ihre Frage/Bemerkung in das Feld Bemerkung ext. (extern) ein. Um bereits vorhandene Bemerkungen lesen zu können, müssen Sie auf den Button Alle anzeigen klicken. Seite 25 von 27 Stand:

26 Dokumente Klicken Sie auf den Button Neu. Erst dann haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Dokumente hochzuladen. Nachdem Sie alle Daten eingegeben haben, betätigen Sie den Button vollständig melden (unten rechts). Nun ist das Lieferantenkonto für Sie nicht mehr sichtbar, bis die Eingaben durch die BIM GmbH geprüft und bestätigt wurden. Wenn Sie jedoch den Button Speichern gedrückt haben, sehen Sie Ihr Konto noch und können Änderungen vornehmen. Seite 26 von 27 Stand:

27 Haben Sie noch Fragen oder Anregungen??? Unser Lieferantenmanagement steht Ihnen gern zur Verfügung. Sie erreichen uns in der Zeit von Montag bis Freitag von 09:00 13:00 Uhr. Die Telefonnummer lautet: Die -Adresse ist: Seite 27 von 27 Stand: