MS Excel Positions-Import Projekt übergreifende Kalkulation. 1. Positionen aus MS Excel übernehmen

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1 MS Excel Positions-Import Projekt übergreifende Kalkulation 1. Positionen aus MS Excel übernehmen für Ihre Kundendokumente (Angebote bis Rechnungen), Lieferantendokumente (Preisanfragen, Bestellungen) und variable Stücklisten mit Materialtausch für Ihre Arbeitsvorbereitung und Produktion. Weiterhin: Ausschreibungen im Excel direkt in Ihr Projekt übernehmen. 2. SAP Excel Positionen übernehmen (Spezialanwendung GSD) 1. Positionen aus MS Excel übernehmen Kundenprojekt Positionen: In weniger als 1 Minute erzeugen Sie aus Ihrer Excelkalkulation eine beliebige Anzahl von Projektpositionen! Abb.1) Kundenprojekt Positionen rechte Maustaste Neu (aus Exceldatei) Auf: Exceldatei auswählen (Öffnen) (Abb.2). Abb.2) Auf Exceldatei auswählen Seite 1 von 7

2 Abb.3) Gewählte Exceldatei öffnen, im Beispiel Standard Positionen Hinweis: Ihre Exceldatei sollte unbedingt eine Spalte mit dem FaktorEK enthalten. Dies gewährleistet die Berechnung der Soll-Wertschöpfung / des Rohertrages in Ihren Projektpositionen. Abb.4) Gewünschte Spaltenköpfe von bis markieren und anschließend Exceldatei minimieren - Spaltenköpfe markieren (von bis) (Damit werden die Positionszeilen bis zur 1. Leerzeile in das Projekt übernommen). - Exceldatei minimieren. - Neues Schema erzeugen und nach der Feldzuweisung (S.5, Abb.9) Schema speichern für spätere Excel-Positionen Importe. Abb.5) Auf Neues Schema anlegen (oder vorhandenes Schema markieren und verwenden) Abb.6) Schema-Name eintragen - oder auf vorhandenes Schema anwenden klicken zum Übernehmen der darin gespeicherten Einstellungen. Schema: - Speichert die markierten Spaltenköpfe im Excel (spätere Änderungen werden erkannt!). - Speichert die Feldzuweisung aus Ihrem Excel + Ihrer H&H Datenbank (Abb.9 S. 5). Seite 2 von 7

3 Anschließend auf Einlesen (Excel Positionen) Abb.7) Zusammenfassung über die zu importierenden Excel Positionen - Name Schema: Hommel_Küchenplanung_Objekt - Arbeitsblatt Excel: HHPositionen - Kopfzeile Excel (Zellen): von B1 bis O1 - Daten: Zeile 2 bis Zeile 8 - Linkes Fenster: Excel Spaltenbezeichnungen - Rechtes Fenster: H&H Datenbankfelder Seite 3 von 7

4 Weiter: Sie klicken auf Auto-Zuweisung oder Sie markieren im linken Fenster ein Excel Feld, im rechten Fenster das zugehörige Datenbank Feld und anschließend in der Mitte auf Excel Feld mit Datenbank Feld verbinden (Abb. 8). Abb.8) Excel Felder mit Datenbank Felder verbinden. Seite 4 von 7

5 Abb.9) Excel Felder mit Datenbank Felder verbunden, Schema speichern in der Datenbank (wenn spätere Wiederverwendungen) Jetzt: Rechts unten auf Start Import. Seite 5 von 7

6 Aus den Excel Positionen werden im H&H Projektpositionen angelegt. Abb.10) Info zur Anzahl der erzeugten Projekt-Positionen, der Import ist damit beendet. Die Exceldatei schließt sich automatisch. Projektpositionen sind nun in einem Zuge angelegt. Abb.11.1) Erzeugte Projektpositionen Abb.11.2) Erzeugte Projektpositionen Wichtiger Hinweis: Wie schon kurz aufgeführt, brauchen Sie beim erneuten Import von Excel Positionen nur die Excelkalkulation wählen und anschließend das gewünschte Schema markieren und auf vorhandenes Schema anwenden klicken. Seite 6 von 7

7 Es entfallen die Markierung der Spaltenköpfe im Excel und die Feldzuweisungen zwischen Excel und der Datenbank (sind im jeweiligen Schema für die Wiederverwendung gespeichert). H&H Datenbank ausgewählte Feldbezeichnungen in der Projektposition (Ihnen stehen alle Felder der Datenbanktabelle Vorgangsposten zur Verfügung!) Artikelnummer Ausschreibungsnummer Breite Dicke_Höhe Durchmesser Einheit EK FaktorEK isoptional (Werte 0 und 1) Katalogpreis Kommissionsnummer Kurztext Langtext Länge Menge Positionsnummer SAP_Nummer VK1 2. SAP Excel Positionen bernehmen (Spezialanwendung GSD) Die Handhabung erfolgt wie unter Punkt 1). Zusätzlich: - Haken setzen bei SAP - Es braucht nur der Spaltenkopf SAP-Nr markiert werden. - Ist der SAP-Artikel in der H&H Datenbank bzw. im Artikelstamm vorhanden, werden die darin enthaltenen Texte usw. in die Projektposition übernommen. Ansonsten wird eine Projektposition nur mit SAP-Nummer angelegt. Seite 7 von 7