kompakt - einfach - handlich - digital - sicher - wertig - zeitsparend Kundendaten erfassen

Transkript

1 Kundendaten erfassen Alle Daten des Kunden werden von Ihrem ERP System in die Auftragsdatei importiert. 1) Wenn die Auftragsdaten (Gerät, Fehlerangaben, auszuführende Arbeiten u.s.w) im ERP- System bereits erfasst sind bzw. vorliegen, werden auch diese direkt in das digitale Serviceformular übertragen. 1) Sie können auch einen Neukunden bequem anlegen, indem Sie auf den Button Kunde Anschr. klicken. Die Adresse des Standortes, an dem Sie sich gerade befinden, wird dann automatisch eingetragen. 1) Diese Daten können jederzeit geändert bzw. korrigiert werden. Klicken Sie auf den 2. Button (ebenfalls bei Kunde Anschr. - neben Ort ) und das Programm öffnet Ihnen den Plan Ihres Standortes. 1) Sie können hier auch nach Adressen suchen, bzw. sich den Standort des Kunden auf der Karte anzeigen lassen. 1) Lassen Sie sich gegebenenfalls die Route von Ihrem jeweiligen Standort zu einer Adresse anzeigen. 1) 1 ) über WLAN oder SIM-Karte und/oder bei erfolgter Anbindung an Ihr ERP-System. kompakt - einfach - handlich - digital - sicher - wertig - zeitsparend 3

2 Angaben zum Auftrag Folgende Daten können Sie bequem per Klick (Auswahlmenü) eintragen: - Annahme Datum - Techniker - Hersteller - Gerätetyp - Modell - Fertigungsnummer - Zustand - Verpackung - Kaufdatum - Ort der Rep. Annahme (-der Installation) Die Seriennummer kann über den Barcode eingescannt werden. Bei Anbindung an die entsprechende Datenbank werden die Felder: Hersteller - Gerätetyp - Modell usw. direkt eingetragen. 4 Haben Sie Fragen? Rufen Sie uns an:

3 Angaben zum Auftrag Ebenfalls über Auswahlmenüs können Sie folgende Daten eintragen: Zustand Verpackung Annahm. Rep. KVA -Neu -gepflegt -verkratzt -Originalverp. -Fremd-Verp. -keine Verp. -beim Kunden -in Werkstatt -Rep. b. Kunden -KVA (kostenpfl.) -Kostengrenze -Pauschale Wenn Sie KVA (kostenpfl.) oder Pauschale eintragen, werden die entsprechenden Summen automatisch im Rechnungsteil erfasst. Bei Auswählen der Position: Kostengrenze wird der eingegebene Betrag angezeigt, aber nicht fakturiert! Alle Eingabefelder für Datum können bequem mit unserer Scroll-Funktion angewählt werden. Mit Hilfe der Scroll-Funktion können: - Techniker - Kaufdatum - Zubehör - Leihgerät usw. erfasst und/oder fakturiert (z.b. Leihgerät) werden. kompakt - einfach - handlich - digital - sicher - wertig - zeitsparend 5

4 Termin / Lieferung / Garantie Der gewünschte (mögliche) Termin sowie Angaben ob das Gerät abgeholt oder geliefert werden soll, kann hier einfach per Klick festgehalten werden. Angaben über einen evtl. vorhandenen Versicherungsschutz (z.b. Wertgarantie) werden abgefragt oder gegebenenfalls angeregt. Ist ein Softwareupdate notwendig? Auf welchem Stand ist die verwendete Software des Gerätes? 6 Haben Sie Fragen? Rufen Sie uns an:

5 Text- und Spracheingabe Softwareupdate zuletzt durchgeführt September Wenn Sie die Texteingabe aktivieren, haben Sie immer die Möglichkeit den Text sehr einfach über die integrierte Spracheingabe zu diktieren (funktioniert nur bei bestehender Onlineverbindung). Sprachaufzeichnung Diktieren Sie einfach in das Mikrofon. Das gesprochene Wort wird automatisch geschrieben. (Diktierfunktion) kompakt - einfach - handlich - digital - sicher - wertig - zeitsparend 7

6 Material / Arbeitszeit Erfassen Sie das verwendete Material in einer eigenen Tabelle. Die Summen werden automatisch in den Rechnungsteil übertragen. Wenn das Programm mit dem ERP-System verbunden ist, besteht die Möglichkeit, dass Sie die Materialien bequem über den Bar-Code einscannen. Ausgeführte Arbeiten können per Texteingabe- oder bequem über die Sprachaufzeichnung eingegeben werden. Die Arbeitszeit der jeweiligen Techniker werden festgehalten und sofort in den Rechnungsteil übertragen. 8 Haben Sie Fragen? Rufen Sie uns an:

7 Auftragsstatus Halten Sie abschließend den Arbeitsstatus fest. - Arbeiten abgeschlossen - Arbeiten nicht abgeschlossen - weitere Arbeiten erforderlich Welche Geräteprüfungen wurden, mit welchen Ergebnissen, durchgeführt? Erfassen Sie alle gemachten Funktionsprüfungen: Messergebnisse usw. werden ganz einfach über Klicks eingetragen. Isolationswiderstand und Spannungskurven tragen Sie nach Ihren Vorgaben ein. Die Kosten für die aufgeführten Arbeiten werden sofort im Rechnungsteil addiert. kompakt - einfach - handlich - digital - sicher - wertig - zeitsparend 9

8 Fotofunktionen Mit der Fotofunktion können Sie den Zustand des Gerätes festhalten (Status - vorher/nachher). Weil die Fotos auftragsbezogen abgespeichert werden, können Sie auch später dokumentieren wie Sie das Gerät vorgefunden bzw. verlassen haben. Es stehen Ihnen drei Speicherplätze für Fotos zur Verfügung. Mißglückte Aufnahmen können gelöscht und neu gemacht werden. Die Foto- und die Unterschriftenfunktion steht Ihnen auch offline zur Verfügung. Die Bilder werden, sobald Sie wieder online sind, auf den Server, auftragsbezogen, übertragen. So wird der Speicherplatz auf Ihrem Tablet nicht übermäßig in Anspruch genommen. 10 Haben Sie Fragen? Rufen Sie uns an:

9 Unterschriften Wie bei Paketdiensten o.ä. schon lange üblich, lassen Sie sich den Auftrag vom Kunden (rechtsverbindlich) unterschreiben. Wenn Sie das Unterschriftenfeld antippen, ploppt eine große Fläche auf, auf der der Kunde, mit einem stiftähnlichem Gegenstand, seine Unterschrift leisten kann. Diese wird als Foto abgespeichert und ist rechtlich bindend. Nach Abschluß der Arbeiten lassen Sie sich Ihre Leistung duch eine zweite Unterschrift bestätigen. Auch diese wird zusammen mit der ersten Unterschrift und den evtl. gemachten Fotos auftragsbezogen gespeichert. kompakt - einfach - handlich - digital - sicher - wertig - zeitsparend 11

10 Rechnung / Zahlung Alle kostenrelevanten Angaben über Material, Arbeitszeit, Kleinmaterial usw., welche Sie aus dem ERP-System übernommen haben, oder welche Sie während der Reparatur / Installation eingegeben haben, wurden zeitgleich im Rechnungsteil rechts eingetragen. Je nach Vereinbarung lassen Sie sich die Rechnungssumme in Bar, per Karte, oder auf Rechnung bezahlen. Quittieren Sie den erhaltenen Betrag auf unserer Bar-/Rechnung, Quittung (Bestell-Nr. 409) oder mit einem hochwertigen Rechnungsausdruck durch den transportablen WLAN-Drucker (Canon PIXMA ip110 ) 1) 1) über WLAN oder SIM-Karte und/oder bei erfolgter Anbindung an Ihr ERP-System. 12 Haben Sie Fragen? Rufen Sie uns an:

11 Abschluß Überprüfen und vervollständigen Sie die Daten Ihres Kunden (z.b. ). Lassen Sie sich die Nutzungserklärung für die Verwendung seiner Daten (Newsletter o.ä.) unterschreiben. Senden Sie dem Kunden jetzt online den Servicebericht, die unterzeichnete Nutzungserklärung und/oder die Rechnung als PDF. 1) 1) über WLAN oder SIM-Karte und/oder bei erfolgter Anbindung an Ihr ERP-System. Sie können die Zahlung mit unserer Barquittung (Bestell-Nr. 809) bestätigen, oder die Rechnung bzw. Quittung mit dem Servicebericht (evtl. auch die unterschriebene Nutzungserklärung) vor Ort ausdrucken. 1) Durch diese Maßnahmen hinterlassen Sie in jedem Fall einen kompetenten, wertigen Eindruck bei Ihrem Kunden 1) über WLAN oder SIM-Karte und/oder bei erfolgter Anbindung an Ihr ERP-System. kompakt - einfach - handlich - digital - sicher - wertig - zeitsparend 13

12 Drucker / Quittung - Lösungen Unterwegs Drucken mit besten Verbindungen Verbinden und Drucken unterwegs mit dem ultimativ mobilen WLAN-Drucker. Dieser leichte Drucker passt in praktisch jede Laptop-Tasche und ermöglicht den Druck direkt von einem Mobilgerät oder aus der Cloud - und das mit hervorragenden Ergebnissen. Mit dem PIXMA ip110 von Canon können Sie direkt beim Kunden Dokumente ausdrucken. 1 ) Eine Steckdose, ein Kabel oder die Verbindung zur firmeneigenen Datenbank ist dazu nicht unbedingt nötig. Je nach verwendetem Material können Sie in Brief- oder Fotoqualität drucken. PIXMA ip110 mit Akku you can 1) über WLAN oder SIM-Karte und/oder bei erfolgter Anbindung an Ihr ERP-System. MusterGmbH Musterstraße Musterstadt Tel Fax info@muster.de Internet: q Bar-Rechnung q Quittung q An-/Teilzahlung Selbstverständlich können Sie Ihre Leistung auch kurz und preiswert mit unserer Barrechnung (Bestell-Nr. 809) quittieren und dann in aller Ruhe im Betrieb die Rechnung erstellen und dem Kunden per Post zusenden. Herr/Frau/Firma Bemerkung Datum Alle rechtlichen, kaufmännischen Voraussetzungen sind somit erfüllt. Anzahl Artikel Einzelpreis E Gesamtpreis E Betrag dankend erhalten. Datum, Unterschrift Zwischensumme Rechnungsbetrag 14 Bei Abholung, Reklamation oder Umtausch, bitte diesen Beleg vorlegen! Ihr Kunde wird die professionelle Abwicklung seinen Auftrages zu schätzen wissen! Haben Sie Fragen? Rufen Sie uns an:

13 Wir mfv moderne formulartechnik organisieren druck und verlag gmbh Königsteinstrasse D München Fon Fax Ihre Daten Internet: Das digitale Serviceformular Software Digitaldruck Offsetdruck digitales Serviceformular Wir dirigieren Daten zu wirkungsvollen Informationen! vereinfachen Sie Ihren Arbeitsablauf zeitsparend einfach auf Ihr Geschäft abgestimmt