Aufbau von seniorkompetenzteams im Kreis Herford

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1 Engagements in Kommune EFI im Kreis Aufbau von seniorkompetenzteams im Kreis Heinz-Ulrich Borgards 0 4.Fachtagung in Würzburg

2 Engagements in Kommune Ausgang Tagung Tagung NRW NRW am am mit mit Ausarbeitung Ausarbeitung Inhalte Inhalte Weiterbildung Weiterbildung in in Vlotho Vlotho mit mit Praxisphase Praxisphase Staffel Staffel Verstetigung Verstetigung des des Modellprogramms Modellprogramms Teambildung Teambildung Strukturierung Strukturierung Abläufe Abläufe Teamarbeit Teamarbeit Projektleitung: Projektleitung: Andreas Andreas Winter Winter Konzept Konzept ppt ppt Schritte Schritte zur zur Selbstorganisation Selbstorganisation als als Diskusionsgrlage Diskusionsgrlage Ausarbeitung Ausarbeitung Praxisphase: Praxisphase: Jürgen Jürgen Heitholt Heitholt Fachtagung in Würzburg

3 Engagements in Kommune Ablauf parallel 1 Konzept Konzept ppt ppt Gewinnung Gewinnung von von Handlungsträgern Handlungsträgern In In Kommunen Kommunen erforliche erforliche Rahmenbedingungen Rahmenbedingungen Flyer Flyer Herfor Herfor seniortrainerinnen seniortrainerinnen stellen stellen sich sich vor vor corporate corporate design design Visitenkarten Visitenkarten Briefvorlagen Briefvorlagen Schreibvorlage/Maske Schreibvorlage/Maske Fachtagung in Würzburg

4 Engagements in Kommune Weiterer Ablauf 2 Organisations-Handbuch Organisations-Handbuch Teambildung Teambildung Teamsprecher Teamsprecher Rollenprofile Rollenprofile st st Kendatei Kendatei Fachtagung in Würzburg

5 Engagements in Kommune Weiterer Ablauf 3 öffentlichkeitsarbeit öffentlichkeitsarbeit Präsentationsmappe Präsentationsmappe gedruckt gedruckt als als ppt ppt Infrastruktur Infrastruktur Materielle Materielle Ausstattung Ausstattung Ausweitung Ausweitung im im Kreis Kreis 4 4.Fachtagung in Würzburg

6 Engagements in Kommune Leitbild Das bürgerschaftliche Engagement steht im Mittelpunkt unserer Tätigkeiten Als qualifizierte seniortrainerinnen unterstützen wir das bürgerschaftliche Engagement in Kommune In unserer neuen Verantwortungsrolle stellen wir unser Erfahrungswissen allen Altersgruppen in Initiativen in einzelnen Projekten zur Verfügung Dabei arbeiten handeln wir kompetent loyal allein o in Projektteams Wir verpflichten uns dem sfluss einen besonen Stellenwert einzuräumen ist Bringepflicht Lebenslanges Lernen ist für uns eine Herausforung Unsere Bereitschaft zur Teamarbeit ist geprägt durch übergreifende, partnerschaftliche Zusammenarbeit Wir arbeiten auf ehrenamtlicher Basis bei Auslagenerstattung Wir sind keinem Träger verpflichtet Wir beachten den Datenschutz 5 4.Fachtagung in Würzburg

7 Engagements in Kommune Aufgaben / Aktivitäten Aufgaben / Aktivitäten Für die Abwicklung Geschäftsprozesse sind die folgenden Aktivitäten erforlich: Verwaltung / EDV Organisation / Koordination Marketing / Projektentwicklung Kontaktpflege mit den Kooperationspartnern Auftragsabwicklung Begleitende Aufgaben / Aktivitäten Parallel zu den Abläufen Geschäftsprozesse sind die begleitenden Aufgaben bzw. Aktivitäten mit einzubeziehen Weiterbildung KVE Kontinuierliche Verbesserung von EFI 6 4.Fachtagung in Würzburg

8 Engagements in Kommune Organisationsaufbau Ablauforganisation Die Varianten Ablauforganisationen sind in den beiliegenden Grafiken dargestellt Aufbauorganisation Abgestimmt auf die Ablauforganisation dem sfluss ist eine Kenorientierte Aufbauorganisation konzipiert Durch Zusammenfassen von Funktionen in teilautonomen Teams wird ein sehr flacher Organisationsaufbau erreicht In den Anlagen sind im Einzelnen beschrieben bzw. dargestellt: Die Aufgabenbeschreibungen Zielsetzungen Das Kenorientierte Aufbauorganigramm Aufgabenbeschreibungen Zielsetzungen Die nachstehend beschriebenen Aktivitätenkreise sind als teilautonome Teams organisiert mit einem Koordinator als Teamsprecher Die Zusammenarbeit ist geprägt durch das Shop Floor Management: Management an dem Ort, an Stelle, wo die praktische Arbeit ihre Anwendung findet Selbstmanagement auf je Ebene 7 4.Fachtagung in Würzburg

9 Engagements in Kommune Lenkungsteam Organisation Koordination In Abstimmung mit Agentur ist das Team für die Organisation die Koordination des Gesamtteams zuständig Aufgabe Strukturieren Zusammenarbeit Regeln Prozessabläufe des sflusses Teamtreffen organisieren, moieren dokumentieren Verwaltung incl. EDV-Koordinierung Ansprechpartner bei Fragen Problemen inhaltlicher klimatischer Art Abstimmung Kernkompetenzen einzelnen seniortrainerinnen für mögliche Kooperationen Organisation interner Projektgruppen Anwerbung neuer seniortrainerinnen Förung Weiterbildung Ziele KVE durch Erfahrungsaustausch Weiterbildung 8 4.Fachtagung in Würzburg

10 Engagements in Kommune Lenkungsteam Marketing Projektentwicklung In Abstimmung mit Agentur ist das Team als Nahtstelle zum Ken für die Kenbeziehung die Akquisition zuständig Parallel ist das Team die Nahtstelle zu den Kooperationspartnern im EFI Netzwerk Aufgabe Akquirieren von Ken Kenbetreuung Formulierung von Anforungen Erwartungen Ken Ermittlung von Bedürfnissen im sozialen Bereich Entwicklung von Projekten Öffentlichkeitsarbeit PR Maßnahmen Korrespondenz mit den Kooperationspartnern Teilnahme an Tagungen Ziele Durch ständige Kontaktpflege praktizierter Kennähe werden Kenbedürfnisse erwartungen ermittelt, um daraus Lösungen zu entwickeln, die den Ken den größtmöglichen Nutzen bringen 9 4.Fachtagung in Würzburg

11 Engagements in Kommune Ablauforganisation für Standards I Kenkontakt Kenkontakt Formulierung Formulierung Anforungen Anforungen Erwartungen Erwartungen Lenkungsteam Marketing Projektentwicklung (Team MP) Team MP nein Erfüllung? Erfüllung? ja Team MP Ablehnung Ablehnung an an Gesamtteam Gesamtteam st st Team MP Fachtagung in Würzburg

12 Engagements in Kommune Ablauforganisation für Standards II 1 Abfrage Abfrage Möglichkeiten Möglichkeiten st st Lenkungsteam Organisation Koordination (Team OK) nein Bereitschaft die Aufgabe zu übernehmen seniortrainerin bzw. Projektgruppe ja Ablehnung Ablehnung Koordination Koordination st st Team OK Fachtagung in Würzburg

13 Engagements in Kommune Ablauforganisation für Standards III 2 Vereinbarung Vereinbarung Vertragsbedingungen Vertragsbedingungen Team MP Auftragsbestätigung Auftragsbestätigung Team OK Erfahrungsaustausch Erfahrungsaustausch Auftragsabwicklung Auftragsabwicklung seniortrainerin bzw. Projektgruppe Abrechnung Abrechnung Team OK 12 4.Fachtagung in Würzburg

14 Engagements in Kommune Ablauforganisation für individuelle Standards I Kenkontakt Kenkontakt seniortrainerin Eigeninitiative Formulierung Formulierung Anforungen Anforungen Erwartungen Erwartungen seniortrainerin nein Erfüllung? Erfüllung? ja seniortrainerin an an Team Team OK OK Vereinbarung Vereinbarung Vertragsbedingungen Vertragsbedingungen seniortrainerin Fachtagung in Würzburg

15 Engagements in Kommune Ablauforganisation für individuelle Standards II 2 1 Wie Wie Standards Standards Abfrage Abfrage Möglichkeiten Möglichkeiten st st an an Team Team OK OK Auftragsbestätigung Auftragsbestätigung seniortrainerin Lenkungsteam Organisation Koordination (Team OK) Erfahrungsaustausch Erfahrungsaustausch Auftragsabwicklung Auftragsabwicklung seniortrainerin Abrechnung Abrechnung Team OK 14 4.Fachtagung in Würzburg

16 Engagements in Kommune Ablauforganisation für Projektentwicklung Projektidee Projektidee Ke seniortrainerin Formulierung Formulierung Anforungen Anforungen Erwartungen Erwartungen Team MP nein Erfüllung? Erfüllung? ja Team MP Ablehnung Ablehnung Wie Wie Standards Standards Team MP 15 4.Fachtagung in Würzburg

17 Engagements in Kommune Kenorientiertes Aufbauorganigramm AGENTUR Gesamt- Bürgerschaftliches Engagement Team Interne Ausrichtung LENKUNGSTEAM OK Organisation Koordination Initiativen Einzelne Projekte seniortrainerinnen LENKUNGSTEAM MP Marketing Projektentwicklung Externe Ausrichtung 16 4.Fachtagung in Würzburg

18 Engagements in Kommune Netzwerke im EFI-Modellprogramm MINISTERIUM für Gesheit, Soziales, Frauen Familie des Landes NRW. Mitfinanzierung Idee Konzept Finanzierung ISAB Köln FH Neubrandenburg ISG Köln Wissenschaftliche Begleitung ProSE Projektmanagement Seniorenpolitik Koordination AGENTUR Stätte Begegnung e.v. Vlotho Weiterbildung Kreis Landrätin Schirmherrschaft senior Trainerinnen Team Arbeitsgemeinschaft Wohlfahrtsverbände im Kreis Kommunen im Kreis Kommunale Einrichtungen Freiwilligendienste Vereine / Verbände Selbsthilfegruppen Wohlfahrtsverbände im Kreis 17 4.Fachtagung in Würzburg

19 Engagements in Kommune Infrastruktur Die Selbstorganisation benötigt eine entsprechende Infrastruktur zur Unterstützung ihrer Aktivitäten: Hauptamtliche Begleitung Geeignete Räumlichkeiten Finanzielle Mittel Um die Bereitstellung Infrastruktur abzusichern, ist die Anbindung an einen Träger erforlich, folgende Möglichkeiten bieten sollte: unbürokratische Strukturen in Zusammenarbeit fachliche Anbindung hauptamtlichen Begleitung an den Träger ausreichende Räumlichkeiten Arbeitsmaterialien 18 4.Fachtagung in Würzburg